竣工资料档案系统操作文档(单机版)

系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第1页竣工资料档案管理系统单机版使用手册广州科怡信息科技有限公司2009-08-12系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第2页目录第一章系统安装…………………………………………………………………………3第二章启动………………………………………………………………………………6第三章档案管理…………………………………………………………………………73.1档案管理的概念…………………………………………………………………73.2档案录入模块操作说明…………………………………………………………73.2.1档案录入基本功能说明…………………………………………………73.2.2档案数据录入……………………………………………………………123.3档案调整…………………………………………………………………………133.3.1案卷调整…………………………………………………………………133.3.2插入卷内信息……………………………………………………………143.3.3卷内调整…………………………………………………………………163.4原文管理…………………………………………………………………………163.5报表打印…………………………………………………………………………183.6档案检索…………………………………………………………………………193.6.1分类查询………………………………………………………………….203.6.2自定义查询……………………………………………………………….203.6.3多表查询………………………………………………………………….21第四章文件添加扫描……………………………………………………………………234.1添加原文…………………………………………………………………………234.2删除原文…………………………………………………………………………234.3扫描添加…………………………………………………………………………234.4浏览原文…………………………………………………………………………234.5多页文件管理……………………………………………………………………244.6打印扫描设置……………………………………………………………………254.7修改描述信息……………………………………………………………………254.8调整原文次序……………………………………………………………………26第五章电子原文检测……………………………………………………………………26第六章数据管理…………………………………………………………………………266.1数据导入…………………………………………………………………………276.2数据导出…………………………………………………………………………276.3数据备份与恢复…………………………………………………………………286.3.1数据备份…………………………………………………………………286.3.2数据恢复…………………………………………………………………29第七章移交接受………………………………………………………...………….……307.1档案移交……………………………………………………………………307.2档案接收……………………………………………………………………32系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第3页第一章系统安装第1步：将安装光盘放入光驱，系统自动弹出“安装界面”，如图1-1图1-1档案系统安装界面第2步：点击安装按钮，进入系统安装欢迎界面，如图1-2图1-2档案系统安装欢迎界面第3步：点击“下一步”进入“通过许可证协议”如图1-3，如果同意安装，就点击“是”进入“简要说明”窗体，如图1-4否则退出安装程序系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第4页图1-3通过许可证协议图1-4简要说明第4步：在“简要说明”点击“下一步”，进入“用户信息”窗体，如图1-5，在该窗体填写用户名、公司名称、序列号（序列号存放在安装目录名为SN.txt文件中）图1-5用户信息第5步：填写完整后，点击“下一步”，进入“安装程序安装文件存入文件夹设置”窗体，如图1-6，在该窗体点击“浏览”按钮可以对安装路径进行修改，如图1-7系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第5页图1-6选择路径安装图1-7安装文件夹选择第6步：安装路径设置完成后，点击“下一步”，进入“选择安装类型”窗体，通常选择为“典型”如图1-8图1-8选择安装类型第7步：安装类型选择后，点击“下一步”，进入“选择程序文件夹”窗体，如图1-9，在该窗体通常不用选择，直接点击“下一步”图1-9选择程序文件夹第8步：系统开始安装档案管理系统应用程序文件，如图1-10系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第6页图1-10系统开始安装应用程序文件第9步：应用程序安装完成后，客户端安装完成，如图1-11图1-11档案系统安装完成第二章启动直接双击桌面上的“档案管理系统”图标，启动本系统。出现登录界面如图2-1，输入用户代号和密码后即可登录系统，图2-2为登录后的档案系统主界面（初始化密码和用户代号一样，均为isa）。图2-1档案系统登录界面系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第7页图2-2档案系统主界面第三章档案管理3.1档案管理的概念档案管理是本系统的核心模块，它主要涵盖了档案管理中最重要的业务处理过程，包括档案的录入、组卷、调整和制作目录等。图3-1为档案管理主界面图3-1档案管理主界面3.2档案录入模块操作说明3.2.1档案录入基本功能说明档案录入”提供了项目档案中前期依据性文件、设计基础文件、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、科研文件的录入。系统通过对这些案卷目录和卷内文件目录的系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第8页录入来形成数据集，在此基础上，再进行数据的查询检索，打印出各种目录报表。另外，还提供对案卷/文件目录的批量修改，界面设置等功能。图3-2为数据著录界面图3-2档案数据著录主界面工具条的相关功能说明：：点击该按钮，即可新增一个条目信息；：点击该按钮，可对已录入的信息进行修改；：点击该按钮，可删除信息；：点击该按钮，可进入到回收站，对已删除的信息进行彻底删除或恢复；：点击该按钮，可将回到浏览界面的第一页；：点击该按钮，可将在浏览界面显示的信息往前翻一页；：点击该按钮，可将在浏览界面显示的信息往后翻一页；：点击该按钮，可将回到浏览界面的最后一页；：点击该按钮，可将浏览界面的信息翻至指定的页面；：点击该按钮，即弹出简单查询对话框，可对信息进行查询；：点击该按钮，即弹出排序对话框，可对信息进行有效排序；系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第9页：点击该按钮，可对当前操作的内容刷新；：点击该按钮，可对查看已添加的电子文件；：点击该按钮，可退出当前的操作窗体。关联：工具条中的“关联”项表达的含义就是在一个案卷和它所包含卷内文件之间的关系，点击“关联”项出现“有关联”，指的是需整理的案卷与其卷内文件建立了相互对应的档号编制规则。再点击出现“无关联”则表达案卷级和卷内文件档号的编制关系尚未建立。简单查询：也就是查询条件和比较关系都比较简单。作为一种查询过滤工具，在系统中许多地方都可用到。图3-3档案管理—简单查询其操作说明如下：1.选择目录数据表。在分类查询中选择要查询的档案实体类型，或者在自定义查询和多表查询结果选择已定义的数据表；2.选择菜单项“记录”--“简单查询”或工具条中的“查询”按钮，所查询的实体类目如果对应多层数据表，此时系统会打开如下“选择范围”提示框，那么您就要在这里选择要进行查询的目录表；3.以上选择完成之后点击“确定”钮，系统将打开相应的“简单查询”对话框；。4.在此对话框中你可以进行以下设置：a.用户可根据实际需求，点击“设置查询项（S）”，添加非查询项或移出查询项，组合成适应自己查询文件需求的简单查询项目，同时查询项的顺序可通过最右边的上下箭头，进行排序；b.选择查询范围，方法是点击“全部范围查询”前面的复选框，选择复选框表示全部查询（查询所有符合条件的记录）；不选择复选框，表示层递查询（在上一次查询结果的基础上再次查询）。以上设置完成以后,在以上各项输入框中输入要查询的值,再点击“查询”按钮，系统则将符合条件的记录列于当前数据表中。组合查询：是一种非常有用的功能，在系统中应用非常广泛，利用它可以对大批量的数据进行筛选和过滤，查找出您想要的数据记录。系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第10页图3-4档案管理—组合查询其操作说明如下：1．查询字段选择要查询的字段，比较关系选择比较关系的“大于等于”等，比较数值项目中输入或选择要比较的数值，点击“添加条件”按钮，以上条件就会列于条件列表中；2．如果有多个条件，则在“连接关系”中选择“与”或“或”，并且依照以上方法输入各项条件；3．对于两项以上的条件，可设置添加优先级关系，方法是用鼠标拖动选中有关两个条件或两个以上条件，使其底色变蓝。点击“添加优先关系”后，所选区域底色变黄，表示这两个条件会先执行；4．组合查询中空条件为查询所有记录。5．组合查询的设置查询项功能与简单查询的设置查询项相同。6．点击“查询”按钮，以上满足条件的记录就会列于编目表中，“组合查询”操作完毕。翻页浏览：为了方便快速地浏览数据，系统对档案库的所有数据进行分页设置，同时您还可以根据自己的习惯自行设置每页显示的记录数。举例说明：如果一页装载的记录为100条，那么在每页中只能浏览100条记录，每点击一次工具条中的“后页”按钮，就向后翻一页，直至最后一页；点击“前页”按钮则往前翻页，直至首页；点击“首页”按钮则到第一页；点击“末页”按钮则到最后一页。在底部的状态栏系统会提示：第X页/共Y页（Z条），这表示的是当前数据表记录的状态。如果您想自己重新设置以上每页装载的记录数，则可点击菜单“设置”中的“设置显示记录数”，系统打开如下提示框，在输入框中输入每页所包含的记录数，点击“确定”按钮系统则按以上设置来显示数据表中的记录。点击“取消”按钮则取消当前操作。指定页：如果您觉得一页一页地翻动记录太浪费时间，并且知道要查找记录的大概页数，还可直接指定跳转到该页。方法是：点击工具条中的“指定页”按钮，系统打开如下“设置页号”对话框，在其中输入要浏览的页号，再点击“确定”按钮即可。排序：通过排序设置您可以将要浏览或打印的数据按一定的次序排列出来。单击“排序”按钮，系统会打开如下“选择范围”提示框；选择您所要的范围，点“确定”按钮，弹出排序条件设置窗体，在该窗体“数据源”列表框中的字段是系统提供的可以用来排序的字段，“列名”列表框中的字段是已选择的要进行排序的字段。系统使用手册广州市科怡信息科技有限公司业务操作手册共34页，当前第11页图3-5档案管理—排序在左边数据源列表框单击选择想排序的字段名，点击“添加”按钮，也可双击想选择的字段名，选中的字段会自动转入列名列表框中，每个字段后有一升序和降序复选框，选择升序复选框则表示按升序排列，选择降序复选框则表示按降序排列，由小到大排列为升序，由大到小排列为降序如果发现在“列名”列表框中有不需要的字段，可以选择它，然后点击“删除”按钮，将其退回“数据源”列表框中。如果想查看最近5次以内的排序记录，则可单击“《”按钮从后往前调出最近的排序记录，用“》”形按钮和“《”形按钮可在最近5次的排序记录之间进行切换。系统可以按多个字段排序，排序时按列名列表框中从上到下的字段顺序排序，点击上图中的“确定”按钮确定排序条件并退回制作目录界面，点击“取消”按钮则取消此次操作。批量修改：为方便用户修改档案/文件著录项目中大批量相同的内容，本系统也提供批