档案与档案工作概述

作为一个档案工作者必须首先弄清两个最基本的概念––档案与档案工作。一、档案“档案”在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了，人们在自己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。国家与国家的关系，机关工作，科研、基建、生产活动，医疗、诉讼、财会工作，甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料，保存起来就是档案。对档案的概念仅有感性的认识是不够的，我们还要进一步了解档案一词的来源，并从理论上探究它的内涵和外延，这样才会对档案有一个较深刻的认识，才能更自觉地珍爱档案，积极地利用档案。（一）档案的词源档案从起源到今天已经有几千年历史了，但是“档案”一词使用和有明确解释的历史，却并不久远。这里主要介绍一下中国档案的词源。中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“簿书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。至于“档案”一词，可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。1．“档案”一词的最早出现。其文字材料见于现存清代档案康熙十九年（1680年）《起居注册》的记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。’”这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。2．“档案”一词的最早解释。其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边纪略》。该书说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”这是迄今所见最早对“档案”一词的说明。3．语义学意义上的“档案”一词。应当说，“档案”一词具有形象的和内在的意义。“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。由此引伸，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。4．最早登录“档案”词条的辞书––《亚欧语鼎》。这是日本图书馆学家高桥井保于1813年编撰的外文词典，收藏于日本国立公文书馆。该书使用汉文（假名式日本语）、满文、荷兰文、俄文（部分的）4种文字，语种跨亚欧两洲，故称《亚欧语鼎》。全书分部、类排列词条，“档案”一词排列在“书”类下。当时由于政治的原因，这本书没有正式出版，但在编纂辞书时能将“档案”作为专门词条予以登录，这充分说明当时“档案”一词在书面和口语交流中，使用已经相当频繁，这才有必要将它编进辞书，以便对照查阅。（二）档案的定义目前有两种表述法：1．法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条的表述：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”2．学术定义：国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1–92《档案工作基本术语》的表述：“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。”可简易表达为：“档案是原始的历史记录。”（三）档案定义表达的含义上述档案定义表达了七个含义：1．档案形成的时间（历史性）；2．产生的主体（多元性）；3．来源渠道（广泛性）；4．形成的特点（原始性）；5．保存的目的（价值性）；6．表现的形式（多样性）；7．本质属性（记录性）。下面归纳成四个方面加以认识。1．产生档案的主体和来源（1）产生档案的主体：产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人，表现出多元性的特点。由于主体不同，就产生了档案的不同所有权––分别属于国家、集体、公共、私人（个人、家庭、家族）所有。（2）来源渠道：档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的广泛性。2．档案的基本属性––原始记录性（1）原始性：档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。（2）记录性：可从内容和形式两方面来看。内容上，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果。形式上，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。3．档案的价值性价值性即有用性。档案有两种基本价值：（1）历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。（2）情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。体现档案基本价值的主要作用有六个方面：l机关工作的查考凭据；l生产建设的参考依据；l政治斗争的必要手段；l科学研究的可靠资料；l宣传教育、文化建设的生动素材；l维护合法权益的法律证据。4．档案形式的多样化从三方面来认识：（1）记录方式，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码等；（2）阅读方式，有直读的、机读的；（3）载体形式，古今中外形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。从档案形式的多样化中可以看到，档案是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配，中外档案经历了大致相同的演变发展过程，即：最初由自然物作为记录材料，后来发展到以纸张为记录材料，进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程，反映了社会的进步和发展。二、档案工作档案工作是伴随着档案的产生和发展而同时产生和发展起来的，经历了数千年漫长的历史。我国是世界文明古国，在长期的历史进程中，积累了极其丰富的档案工作经验，为世界档案事业的建设和发展，做出了卓越的贡献。然而我国的档案工作真正发生质的飞跃，是在中华人民共和国成立后的半个多世纪，而改革开放以来的二十多年，则是我国档案事业建设中成就最辉煌的时期。本章主要阐述当代我国档案工作的性质、构成、体制及有关情况。（一）档案工作的概念及其构成档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。1．档案事业管理：包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。2．档案资源管理：是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理工作。档案实体管理工作：对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。档案信息管理工作：对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。档案资源管理工作由各机关、各单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。（二）档案管理工作的性质档案管理是一项专业性、服务性、机要性的工作。1．专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范；2．服务性。档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展；3．机要性。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系。（三）档案工作的基本原则《档案法》指出：我国档案工作“实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”。统一领导、分级管理是我国档案工作的管理体制，有三层含义：1．全国档案工作在各级人民政府领导下，授权各级档案行政管理机关统一组织、监督和指导；2．国家全部档案由各级档案保管机构分别集中管理；3．党政档案和党政档案工作实行统一管理。维护档案完整与安全，便于社会各方面利用，是统一领导、分级管理的根本目的。（四）档案工作的组织体制1．我国档案工作机构的种类（1）档案管理工作机构；（2）档案专业教育机构；（3）档案科学研究机构；（4）档案宣传出版机构：（5）档案外事工作机构；（6）群众性档案学术机构。2．档案管理工作机构的设置（1）单位档案室––各级各类机关、团体、企业、事业单位和其它组织内设立档案室；（2）文件中心––集中保管并提供利用机关、事业单位处理完毕的文件的机构。文件由文件中心管理的单位，原则上不再设立档案室；文件未纳入文件中心管理的单位，应设置档案室管理档案。（3）各级各类档案馆––中央和各省、市、县综合档案馆（公共档案馆），中央和国家各部门档案馆，专门档案馆，企业档案馆；（4）各级档案局––国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门，《档案法》的执法主体。3．档案工作机构之间的相互关系（1）国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导；（2）上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系；（3）各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系；（4）各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工作具有执法监督和业务指导关系；（5）同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具有依法移交和接收档案的关系；（6）单位档案室与单位档案室之间只有协作关系。二、档案的整理与编目一、档案整理概述（一）档案整理的概念和基本要求档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。档案整理的基本方法有两种：1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。二、文书材料的整理文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。（一）以案卷为单位整理以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。1、分类按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。（2）分类别：将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和（3）分问题：将文书材料按其内容所反映的问题分开。二级类目分开。（4）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。2、组合组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。组合的基本方法：（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多