创卫档案整理标准与规范定 (1)

创卫办档案组主讲人—段志强2013年1月肥城市创建国家卫生城市档案资料整理规范前言档案资料是展示单位创卫成果的基本依据，是总结经验、提高创卫水平的有效手段，是创卫工作规范管理的重要体现，是接受上级机关检查、考评的重要依据，各专业组、各单位必须高度重视档案资料的建立、完善和管理工作。为加强肥城市创建国家卫生城市(以下简称创卫)工作档案资料建设和管理，使创卫工作档案资料管理纳入制度化、规范化、科学化轨道，依据《肥城市创卫档案资料参考目录》和《肥城市创建国家卫生城市档案资料管理工作程序》标准和规范，制定此具体整理标准。机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织（以下简称“单位”），在创建国家卫生城市的活动中，为了实现创卫目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门标准整理规范的各种载体形态的历史记录。创卫档案定义创卫档案资料重要性1、国家卫生城市考核的重要内容。2、长效机制建立情况的反映。3、创建过程的见证。4、创卫档案资料的质量直接影响我市创建目标的实现。为顺利完成市委、市政府交给的工作任务，通过国家卫生城市技术评估专家组的验收，全市创卫档案资料在标准和规范上实行“三统一”：一、整理标准全市统一。二、档案装具使用全市统一。三、档案管理方式全市统一。创卫档案资料总要求一、创卫档案资料的补充和完善根据了解和调查，目前我市大部分单位创卫档案资料管理最迫切的工作是补充完善必查档案资料，这是整理规范的前提和基础。没有资料，档案整理工作根本无法开展；缺乏资料，会大幅度影响创卫档案整理工作的进度。因此，各专业组应按照《国家卫生城市标准》、《肥城市创建国家卫生城市迎接技术评估工作任务分解表》等要求，细化标准，落实责任，督促全市各单位加紧对创卫档案资料的补充完善，做到宁多勿缺，不在材料上丢分。①各单位均要补充完共性档案材料：爱国卫生组织管理、病媒生物防治和健康教育三大类材料；各专业职责单位要在建立共性档案的基础上，根据职责建立相应的专业档案材料；各街镇、高新区、指挥部等要根据本单位承担的职责建立相应的创卫档案；五小单位要根据国家卫生城市标准的细则，准备相应的创卫档案。②各单位要补充完善至少三套创卫档案材料。③凡是有现场的地方，均要按照国家卫生城市标准建立相应的创卫档案。1、工作要求①符合创卫时间要求：根据有关要求，各类档案资料至少从2010年开始进行收集、整理和建档。凡2010年以前颁发的、与创卫有关、目前仍有效的各种法规、条例、规定、决定，不受时间限制，可纳入相应资料类别中归档。2012年以后形成的创卫材料根据工作进度及时收集、整理和归档。所以，在补充资料的时候，要按照我们的创卫时间来补充，即从2010年开始补充完善。2、标准要求②创卫档案资料的补充完善要做到格式符合标准、用纸用墨规范。③内容准确，符合逻辑。这是档案材料的核心，必须让专家看不出问题，只有这样，才是合格的文件。文件内容的准确性，要依赖于相关专业人员的把关定夺，甚至是某些单位的主要负责同志把关、拍板、定夺。材料内容除了准确外，还必须符合逻辑，简单说就是相互不矛盾。④材料补充完善要按时完成。档案材料的补充、完善和规范整理，要和现场同时进行，而且要比现场提前完成，因为最后创卫办还要上解充实并对部分材料进行深加工。二、创卫档案资料的整理与规范整理步骤：（一）创卫档案资料的收集（二）创卫档案资料的分类与组卷（三）创卫档案资料的装订与编目（四）创卫档案资料的装盒和排列（一）收集1、档案资料收集时间根据市创卫办的有关要求，各类档案资料至少从2010年开始进行收集、整理和建档。凡2010年以前颁发的、与创卫有关、目前仍有效的各种法规、条例、规定、决定，不受时间限制，可纳入相应资料类别中归档。2012年以后形成的创卫材料根据工作进度及时收集、整理和归档。2、档案资料收集要求必须按照《国家卫生城市标准》进行收集。包括文字、图表、声像等历史记录，都在收集之列。具体收集范围，按照肥创卫办字【2012】23号《肥城市创建国家卫生城市工作基本档案参考目录》收集归档。做到：一、创卫资料齐全完整；二、做到格式符合标准、用纸用墨规范。三、内容准确，符合逻辑。四、条理清晰，真实有效（形式）（二）创卫档案资料的分类与组卷1、创卫档案资料的类别根据创卫技术要求和标准，创卫档案资料包括共性档案和专业档案两种，其中共性档案是：爱国卫生组织管理、健康教育、病媒生物防制；专业档案根据肥城市创建国家卫生城市职责分工的要求进行建档。爱国卫生组织管理公共场所、生活饮用水卫生食品卫生城中村及城乡结合部卫生社区和单位卫生环境保护市容环境卫生肥城市创卫档案资料分类方案健康教育病媒生物防制传染病防治2、创卫档案资料的分类本单位创卫档案材料，根据《国家卫生城市标准》和《肥城市创卫档案资料参考目录》进行划分大类，然后再在每个大类中按照标准进行细分。每个大类分别按照年度进行整理。大类下面，根据国家卫生城市标准，分小类进行排列。注意：以下所有的步骤，均在某大类、每个年度分别进行。3、组卷创卫档案采用案卷格式，就是将一组有密切联系、有逻辑联系的文件组合在一起。所谓密切联系，就是严格按照卫生城市标准的检查细则，按照最细打分标准分类进行组卷。除文件材料组合特殊需要外，组卷厚度一般不超过2厘米。如：各种表格，表名一样的一般可以组合在一起，计划、总结可以组合在一起等等。卷内文件的排列，要首先按照打分标准最细分解目录顺序，结合联系性和逻辑性进行。4、固定卷并编写页号组卷完成后，要暂时固定下来，然后按照卷内文件的排列顺序从1开始编写页号。在材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。5、编制并填写卷内目录卷内文件目录的式样如图1所示。序号文号责任者题名日期页号备注图1：卷内文件目录式样序号：卷内材料依其排列先后填写序号。文号：填写卷内材料上标注的发文字号。责任者：填写卷内材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长，可采用通用简称。题名：即文件标题，一般照实抄录。卷内材料没有题名或题名不完整，不能反映材料内容的，可自拟或重新拟写题名，外加“〔〕”号。日期：填写形成材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的材料应考证清楚后填写。页号：填写卷内每份材料的起始页号(最后一份文件填写起止页号)。备注：对卷内材料需要说明的，可加备注。（三）创卫档案资料的装订与编目案卷组织完毕后，在固定形式的基础上，首先排列顺序，然后编写案卷封面并装订。排列顺序我们采用大类排列法，就是一个大类排一个流水号，按照年度和小类进行排列。依据检查细则，从最细的细则开始排列，然后一年一年的分别按照这个规则进行排列。排列结束，可以临时用铅笔编制一个总流水号，然后依据我们制定全市统一的创卫档案编号规则，进行编号。这个编号涵盖了单位、大类、小类等。1、案卷的排列创卫档案材料排列健康教育类2010---2011----2012爱国卫生组织管理类2010---2011----2012病媒生物防制类2010---2011----20122010---2011----2012市容环境卫生环境保护2010---2011----2012公共场所、生活饮用水卫生2010---2011----2012食品卫生2010---2011----2012社区和单位卫生城中村及城乡结合部2010---2011----20122010---2011----2012传染病防治2010---2011----20122、编制案卷号创卫档案资料中的案卷号，形式上和档案管理中的档号基本一致。是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。它既反映了创卫档案的数量，也是确定某卷在整个排列中的位置的符号。档案编号统一格式为：FCCW□□□□□□□□□□，用阿拉伯数字填写。①前两位数字为八大系统或街镇的代号:党群系统:01;综合系统:02;经贸系统:03;商贸系统:04;建设系统:05;农业系统:06;宣教系统:07;政法系统:08;新城街道:09;老城街道:10;王瓜店街道:11;高新区:12;仪阳镇:13；火车站指挥部:14档案编号②第三四位为单位代码，为防止重复和遗漏，全市所有单位实行属地管理的原则。各系统和街镇、高新区按照要求对辖区内所有单位（独立单位）进行统一编号。③中间两位数字为国家卫生城市标准的项目代号：爱国卫生组织管理（包括单位基本情况）：01；健康教育：02；市容环境卫生：03；环境保护：04；公共场所与饮用水卫生：05；食品卫生：06；传染病防治：07；病媒生物防制：08；社区和单位卫生：09；城中村及城乡结合部卫生：10。④后四位数字为档案序号，每一类下面按年度排列从0001开始编流水号,每一类编一个流水号。同一大类不同年度编制一个流水号。例如：创卫办第一大类爱国卫生组织管理，2010年档案案卷编号到FCCW0000010100,2011年爱国卫生组织管理的起始号为FCCW0000010101。1、各系统、各街镇、高新区在对下属各单位进行编号的时候，一定要详细摸清单位的数量。保证把所有单位都纳入到编号体系中。2、各单位下属独立单位和主管部门一样，分配独立的编号。3、五小单位不纳入编号体系。注意案卷封面，是体现创卫档案资料规范管理的最直接的形式，在一定程度上，决定了创卫档案资料的规范化程度。为提升创卫档案资料管理水平，我们统一制定了案卷封面格式，并规定了用材、尺寸和项目。3、编制案卷封面①案卷封面采用统一的皮纹纸打印，格式符合要求。②使用塑料拉杆进行塑封装订。③项目格式不得变动。④皮纹纸颜色不得变动。⑤拉杆塑料颜色至少保持一个大类统一。要求档案编号：FCCW0000010001肥城市创建国家卫生城市档案资料爱国卫生组织管理各网格包保单位发挥优势加大投入情况统计表肥城市创建国家卫生城市领导小组办公室2012年案卷号：填写根据要求编制的创卫档案编号。案卷分类名称：按创卫档案分类标准确定档案分类名称，如“爱国卫生组织管理”、“健康教育”等。案卷题名：案卷题名就是一个案卷的名称、题目，它是以简练准确的语言概括揭示卷内文件的内容与成分，既要简明扼要、提纲挈领，又要全面、准确反映卷内文件内容。具体要求：文字简练、内容概括。一个案卷中有若干份文件，每份文件都反映一定的内容，要想一一列举是不可能的，也无必要。应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来。案卷题名的字数一般保持在三、四十个字之内，最多不超过五十个字。案卷封面填写单位名称：填写建档单位全称或通用的简称，如肥城市档案局等。年度：填写卷内材料的形成日期。对于一卷有多个日期的，填写最主要文件的日期。根据创卫档案工作实际需要，我们制定了创卫档案总目录（格式如下）。各相关单位在档案整理完毕后，均要按照项目要求，认真填写创卫档案总目录。同时，填写创卫档案上报总目录，报送市创卫办。填写索引目录类号卷号案卷题名序号文件标题12345123456712345肥城市创建国家卫生城市档案资料总目录单位编码类号：按照单位编码中的类号填写，如：爱国卫生组织管理为01；卷号：填写编写的案卷号，如0001；案卷题名：填写相应案卷的案卷题名；文件标题：相应案卷内文件的题名；档案总目录各相关单位，要在填写本单位创卫档案总目录的基础上，编写创卫档案上报目录，以便创卫办能及时掌握各单位创卫档案材补充和整理情况。上报总目录肥城市创建国家卫生城市档案资料报送总目录单位编号：类别卷号案卷题名序号页号日期文件标题123412341类号：按照单位编码中的类号填写，如：爱国卫生组织管理为01；卷号：填写编写的案卷号，如0001；案卷题名：填写相应案卷的案卷题名；页号：填写案卷编写的页号，只写起始页号，最后一件填写起止页号；日期：填写文件日期，用8位阿拉伯数字填写，如20121017；文件标题：相应案卷内文件的题名（四）创卫档案资料的装盒和排列1、创卫档案盒的选择对于整个创卫档案管理具有非常重要的作用，统一、美观、质量上乘的创卫档案盒对于提高创卫档案的规范化程