医药信息系统及其应用

医药信息系统及其应用一、信息系统的概念•信息系统是与信息加工，信息传递，信息存贮以及信息利用等有关的系统。信息系统可以不涉及计算机等现代技术，甚至可以是纯人工的。但是，现代通信与计算机技术的发展，使信息系统的处理能力得到很大的提高。在现在各种信息系统中已经离不开现代通信与计算机技术，所以现在所说的信息系统一般均指人、机共存的系统。信息系统一般包括数据处理系统，管理信息系统、决策支持系统和办公自动化系统。•数据处理系统是由设备、方法、过程，以及人所组成并完成特定的数据处理功能的系统。它包括对数据进行收集、存储、传输或变换等过程。例如，在数据变换这一范围内就有一系列操作都属于数据处理，像数据的识别、复制、比较、分类、压缩、变形及计算活动等。一个数据处理系统可能包含几个子系统，其中有些子系统本身就是数据处理系统。•管理信息系统是收集、存储和分析信息，并向组织中的管理人员提供有用信息的系统。它的特点是面向管理工作，提供管理所需要的各种信息。由于现代管理工作的复杂性，管理信息系统一般都是以电子计算机为基础的。按照它所面向的管理工作的级别，可以分为面向高层管理、面向中层管理和面各操作级管理的三种类型。•决策支持系统是把数据处理的功能和各种模型等决策工具结合起来，以帮助决策的电子计算机信息处理系统。它能够在复杂的迅速变化的外部环境中，给各级管理人员或决策者提供有关的信息资料，并协助决策者制定和分析决策。决策支持系统使用的电子计算机技术是数据库、模型库以及可能进行实时处理的计算机网络系统。•办公自动化系统是由计算机、办公自动化软件、通信网络、工作站等设备组成使办公过程实现自动化的系统。计算机也叫办公处理机，它是整个系统的核心，包括硬件设备、操作系统；数据库和网络软件等。二、信息系统的类型•信息系统随着电子信息技术、通信和数据处理技术的发展而发展，在处理信息资源及提供服务方面不断进步。从技术应用的角度上，信息系统主要分为信息检索系统，管理信息系统，办公自动化系统，决策支持系统四类。（一）信息检索系统（IRS）•计算机信息检索，更确切地说，是以计算机为基础的信息的存储与检索。从整体上看，信息检索系统(InformationRetrievalSystems，简称IRS)采用计算机作为技术装备，随着电子计算机的发展，30多年来，经历了脱机、联机和联机普及三个发展阶段。•多年来，美国的IRS一直处于领先地位。在世界规模的IRS中，美国占大半以上。欧洲各国都可以通过电信线路与EURONET接通，进行联机检索。目前正发展成为大型网络。日本电话电信联机综合事务计算机服务社的DRESS系统和日本电话电信联机科学技术计算服务社的DEMOS系统首先在日本开始联机服务。（二）管理信息系统•管理信息系统(ManagementInformationSystems，简称MIS)是为实现整体管理目标，对管理信息进行系统化综合处理，并辅助各级管理人员进行管理决策的信息系统。因此，MIS的开发面对整个组织的管理职能，而其中各项信息处理技术的应用，如计算机软、硬件系统的配置，网络及通信设施的配置，都服从于管理过程和决策过程的要求。••MIS的发展是与管理科学和计算机的发展密切相关，其发展大致经历了三个阶段，即单项数据处理阶段、综合数据处理阶段和系统数据处理阶段。•MIS的主要任务是搜集能准确地、有效地用于管理部门的各种数据，利用这些数据分析结果给各级管理人员提供综合性的、有价值的信息和资料。MIS的主要任务•(1)用统一的标准处理和提供信息，排除使用前后矛盾的不完整的数据；•(2)利用指定的数据关系式分析数据，用以预测未来；•(3)完整地、及时地提供在管理和决策过程中应用的数据；•(4)向各级管理机构提供详细程度不同的报告，缩短分析和解释时间；•(5)以最低的费用最快的速度提供精确而可靠的信息，提高经济效益。现行MIS的缺点•不能及时获取所需要的信息。搜集信息时层层上报需要时间，分析原因时检索信息又要花时间。这种情况下，当关键信息出现异常时，就需通过全面的经济技术信息分析来寻找原因。此外，现行的信息系统还有其他一些缺点：信息冗余量大，冗余信息易于产生差错。计算机应用于管理信息系统解决了及时性、有序性、有效性等问题，但是现行信息系统结构和信息流程都需要改造。从目前情况看，要使信息能有效地为提高经济效益服务，还要建立包括开发应用软件包在内的管理信息系统软件开发中心。（三）办公自动化系统•办公自动化系统(OfficeAutomationSystems，简称OAS)是指在办公中应用计算机和通信技术，搜集、存储、处理和传递办公所需的大量信息的系统。我们知道，在办公室中工作的有三种人，即文书、专家和管理人员。因为支持对象的不同，办公室自动化系统中可使用两种支持系统：支持文书工作的系统，即文件处理支持系统；支持专家和管理人员的系统，即知识工作支持系统。根据办公室业务的需求，OAS应具有功能。•(1)完善的文字处理功•(2)较强的资料处理•(3)声音处理功能。•(4)图形、图像处理功能•(5)网络功能。（四）决策支持系统•决策支持系统（DecisionSupportSystems,简称DSS）就是针对这类问题而迅速发展起来的一种信息系统。20世纪80年代以来，DSS的研究和发展十分迅速，一些研究和开发的系统已经得到应用。DSS结构由交互语言处理系统、问题求解系统和知识系统构成。•(1)交互语言处理系统。•(2)问题求解系统。•(3)知识系统。第二节常见医药信息系统及其发展概况•一、GSP药品经营管理信息系统(一)医药零售与连锁行业概述•2001年，我国成功加入世界贸易组织，在轰轰烈烈的市场表面现象之下沉淀了中国医药连锁经营业形成发展的理性。如果说中国医药连锁经营业的发展源于积极的市场刺激而蔚为壮观，那么这座冰山下面所蕴含的力量是连锁经营发展的驱动力。近一两年内，医药连锁业出现了前所未有的投资热潮，医药零售领域已成为继IT业之后的又一资本聚集新洼地，我国医药连锁经营发展何去何从也成为了大众瞩目的焦点。•目前，包括世界排名前15位的跨国医药公司总部在内的众多国际医药企业已经进入我国，其连锁组织经营的形态远优于国内的医药流通企业。医药产业的竞争将向“大集团、大品种、大市场”战略方向靠拢。国家经贸委2000年底时就提出要在中国扶持建立5家至10家面向国内外市场、多元化经营、年销售额达50亿元左右、具有现代营销水平和高度文化内涵的大型医药流通企业集团。•而医药是特殊商品，医药流通的特点是有市场准入限制，也是政府管制、行业管制、行政监督较强的行业，相应的法规、标准也日趋成熟。在医药流通市场化的同时，行政执法机关将严格执行《药品流通监督管理办法》、GSP、《药品经营企业许可证》等验收标准。(二)医药连锁企业的现状•药品种类繁多。•统计数量大。•药品作为一种特殊的商品，对批次号和有效期的管理要求很高，手工操作使管理者很难及时了解哪一批次号的商品是否超过有效期，给企业带来了许多不必要的损失。•销售门店多。(二)医药连锁企业的现状•企业经营管理决策缺乏有效的数字依据，计划定制盲目、不合理，加大企业经营风险。•销售前端关键业务信息收集与反馈速度缓慢•连锁总部远离客户的趋势明显•不能及时、准确了解各层次连锁机构的销售情况和库存情况??•如何合理调配企业海量的信息和复杂的销售流程？•如何整合利用各部门信息资源，加强企业管理？•如何提高生产效率，降低成本，在医药行业激烈的市场竞争中，立于不败之地？•如何在医药连锁体系中实施严格的质量管理，贯彻GSP标准？国家管理政策导向•2000年4月30日，国家药品监督管理局颁布了《药品经营质量管理规范》（英文缩写GSP）是药品经营业员企业在药品购进、储运和销售等环节全面实施质量管理，建立质量体系，并使之有效运行的药品经营质量管理基本准则。《药品经营质量管理规范》手册于2000年7月1日起实施。同年11月发布了《药品经营质量管理规范（GSP）认证管理办法（试行）》，并提出了GSP认证的具体时间要求：要求在2004年年底，完成对全国大中型药品批发企业和零售连锁企业以及大型零售企业，所有地市级以上城市的药品批发企业、零售连锁企业和中型零售企业，全国药品经营企业的GSP改造并完成GSP认证工作。GSP药品经营管理信息系统的功能•GSP药品经营管理信息系统的功能，要融合GSP规范和GSP认证，涵盖客户关系、GSP认证管理、药品采购、药品销售、药品库存和应收款/应付款管理等业务环节，自动完成GSP所需的各种记录和表格。满足医药行业独立的零售店、全国范围的连锁企业、独立的药品批发企业、批零兼营的药品企业和大规模的综合性药品经营集团的管理需求，.1．信息管理：•1）商品管理：可对商品进行分级分类管理。对商品的描述全面，包括编号、品名规格、产地、批准文号、商标、生产厂家、简码、药品保质期、条码、多计量单位、GSP属性和变价台帐等。可为商品设置库存上下限、质量验收分类、质量检验分类、特殊药品分类，针对不同客户设置不同的销售价格，记录商品的变价情况等。商品简码自动按拼音生成，并支持商品的条码管理；1．信息管理：•2）供应商管理：可对供应商进行多级分组管理，详细记录供应商的基本档案，包括名称、联系人、地址、电话等基本信息。以电子表格形式记录与供应商签订的质量保证协议，通过资格认证鉴别客商是否有资格经营药品。和供应商的历次业务往来及货款结算均有记录并可随时查询，自动生成与供应商的往来帐；1．信息管理：•3）客户管理：支持对客户的多级分组管理，管理客户的基本档案，如名称、联系人、地址、电话等基本信息，可以给每个客户设置信用额度、应收款天数和业务员应收限额，以便在日常业务中作为系统自动提示依据。通过资格认证鉴别客商是否有资格经营药品。和客户的历次业务往来及货款结算均有记录并可随时查询，自动生成与客户的往来帐；ü人员管理：记录企业管理人员的基本情况，如隶属部门、技术职称、工作岗位、岗位认证情况、学历、历次健康检查和培训记录等基本信息，可为人事及岗位变动提供准确、详实的依据。业务员的应收余额自动计算；1．信息管理：•4）GSP专项管理：以电子表格形式记录GSP认证所需提交的各种档案性的表格，包括人员培训、库房设施、设备管理、商品养护和首营药品的申请、审批记录等各种认证所需的电子表格。2．采购管理:•1）根据与客商之间协商的询价单制定购货计划和购货合同并可随时查询；•2）采购流程严格按照GSP规范进行，包括来货登记、药品质量验收、药品质量检验、付款、收发票、验收入库、首营药品及特殊药品必须由双人验收等；•3）对于在药品质量验收和检验中不合格的药品，系统自动进行来货拒收，自动生成相应的纪录以备查询；2．采购管理:•4）支持一次采购商品分多次入库，货物入库支持含税和不含税两种方式；•5）支持采购费用管理，所有采购发生的费用均可详细记录和随时查询统计；•6）付款方式灵活多样，可以预付款、针对一张或多张订单付款、也可以按具体的商品数量付部分款；收发票也可以针对多张订单进行，并且可以分期收回各种订单的发票；2．采购管理:•7）提供全面的采购查询和统计报表，可以按照客商、业务时间范围、单据类型、业务员、单据状态和货款票的状态等条件查询采购单，并同时显示该采购单的入库、付款、收发票情况；所有查询出来的结果均可以打印出来，并且可以将查询出的数据直接输出到excel表格中或以网页的形式存储到公司的网站上；•8）发生进货业务的同时产生相应的GSP记录查询，包括来货记录查询、进货退回记录查询、验收单查询、检验单查询等。3．销售管理:•1）包括普通销售、销售退回、代销业务和代销退回业务的管理，可以查询到每笔业务的收款、开发票、货物是否出库等状况；ü开销售订单时，系统根据不同的客户给出不同的价格等级，并可及时查询商品的批发价、零售价、最近进价和最近交易价格；当商品库存不足时，系统将自动提示；•2）支持一张销售单分批、分库房出库，系统自动计算销售出库成本；3．销售管理:•3）支持销售费用管理，所有销售发生的费用均可详细记录和查询统