办公室公文写作培训课件.ppt

课件综合室公文是国家机关、社会团体、企事业单位，用于行政管理，具有法定效力和规范体式的文书。公文具有：政策性和权威性、规范性和约束性、针对性和指导性、程序性和严密性、对应性和定向性五大特点。公文的作用：1、指导工作，传达意图2、联系工作，交流情况3、请示工作，答复问题4、总结工作，推广经验5、记载工作，积累史料1、实事求是原则发文要务实，要根据实际需要发文办文要切实，要细化办文规范拟文要朴实，文字要简炼精确2、准确规范原则认真把好公文的质量关认真把好公文的程序关认真把好公文出入关3、精简高效原则坚持少而精的标准坚持快而好标准4、安全保密原则确保公文使用和传递安全确保公文保管安全确保公文销毁安全种类：我们常用的公文有通知、请示、批复、决议、命令、决定、公报、公告、通告、通报、报告、意见、议案、函、会议记要等共15个文种。行文规则上行文——下级单位向上级单位的发文如：请示、报告等平行文——平级单位或不相隶属单位之间的发文如：通知、函等下行文——上级单位向下级单位的发文如：通知、批复、命令、决定、决议、指示、通报等一、请示的写法请示：下级向上级请求指示、批准（上行文）。请示的结构１、标题：事由＋文种（关于***的请示）２、请示对象：一般使用全称３、主体：（１）介绍基本情况或背景（２）阐明理由（３）提出请示事项4、结尾用“当否，请示”请示应注意的事项1、“理由”部分简明扼要2、主要内容在正文中表述3、要有倾向性意见，且具可操作性4、一事一请示、不越级、不多头请示、请批对应5、送往上级部门的请示要注明联系人和联系电话通知：适用于批转至各乡镇、各单位的公文，转发上级部门的公文；传达要求各乡镇、各单位办理的事项会议通知；人事任免等。通知的分类：1、批转性通知2、转发性通知3、印发性通知4、指示性通知5、一般性通知6、事务性通知7、会议性通知8、任免性通知主要特点1、适用范围广、适用性强、形式灵活2、适用频率高3、专项性强一、标题：制发机关＋事由＋通知二、正文：通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经××批准，现将××，具体通知内容如下。通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。三、通报的写法通报：适用于向下级部门传达信息（下行文）。通报常用的两种类型1、表彰性通报2、批评性通报通报的格式1、标题：事由＋文种（如：关于……的通报）2、发文单位3、正文：开头＋主体＋结尾通报应具备的几个要素1、引言部分2、事实部分3、分析处理部分4、要求部分报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。特点：1、广泛性，适用范围广泛2、陈述性，内容以陈述为主3、单向性，下级机关向上级机关单向文4、事后性，“事前请示、事后报告”汇报工作报告：汇报例行工作，成绩经验，问题教训，今后打算，上级交办的事项完成情况等；反映情况报告：报告特殊、重大、突发事件等；答复询问报告：被动行文，答复上级机关询问事项。结构标题+主送机关+正文+落款+成文日期1、标题：发文机关+事由+文种主送机关：有隶属关系的上级领导机关或上级业务主管部门。2、正文：发文缘由：写明报告的意义、背景或根据。报告事项：①汇报工作报告：例行工作，成绩经验，问题教训，上级交办的事项的完成情况，进度等；②反映情况报告：事件的原因、经过、结果、性质和建议等；③答复询问报告：答题式的回复，问什么答什么。3、结尾：今后工作的意见；对事件原因的总结五、函的写法函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项（平行文）。适用范围及分类：１、适用于不相隶属单位之间商洽工作（商洽函）２、适用于同单位各部门之间工作联系（联系函）３、询问或答复问题（问答函）函的格式1、标题：事由＋文种“**关于**的函”2、函件编号（部门+年份+数字）3、正文：开头＋主体＋结尾函的要求1、对于同级单位，提倡大胆用函。2、根据不同的收文单位和要办的事情，采用不同的语气和结尾方式（如，要到对方所在地区考核学习时，语气应尽可能客气一点）。3、商洽函和问答函必须有回复函，并在其中注明原函编号（如：**单位的******号函已收悉，现答复如下）。六、会议纪要的写法会议纪要：用于记载会议主要情况和议定事项标题：主要反映会议的性质和范畴。1、会议名称+会议纪要（例行会议）如:**会议的会议纪要2、关于***问题+会议纪要（专项会议）如:关于**问题/事宜的专题会议纪要具体格式如下：一、导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般会议名称、时间、地点、主持、出席、缺席、记录和主要内容等。二、主体：这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。（切记不要把会议纪要写成会议记录。）2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。3、会议纪要中用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议认为”、“会议决定定”、“会议指出”、“会议强调”等。4、会议纪要没有落款，在最后要明确参会人员及记录人员。主体：这是会议纪要的核心部分。主要介绍会议议定事项。1、重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳，做到条理清楚，简明扼要。不要把会议纪要写成会议记录。2、要正确地集中会议的意见。没有取得一致意见的，一般不写入纪要。会议没讨论的不得写入会议纪要。3、会议纪要用“会议”作主语，即“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议认为”、“会议确定”、“会议指出”、“会议强调”等。4、会议纪要须以第三人称的语气来拟写。5、会议纪要没有落款。一、页面设置版面：上白边为37mm，下白边35mm,左白边为27mm，右白边27mm。无页眉无页脚页码：罗马数字、页面底端右侧二、正文格式标题字体：方正小标宋_GBK（二号字体）正文字体：方正仿宋_GBK(三号字体）段落格式：30磅，首行空两格序号的运用一级标题一、二、三、方正黑体—GBK(三号字体）二级标题（一）（二）（三）方正楷体—GBK(三号字体）三级标题1、2、3、TimesNewRoman(三号字体）四级标题（1）（2）（3）TimesNewRoman(三号字体）五级标题①②③TimesNewRoman(三号字体）数字的用法公文标题、引用文件名中有日期的，必须用阿拉伯数字；公文最后的落款日期必须用阿拉拍数字（如：2016年9月10日）；正文中凡涉及到日期、数字等一律只能用阿拉拍数字。公文写作，简明扼要很重要，要加强这种功力的修炼。语言忌夸张。要努力追求“清水出芙蓉，天然去修饰”的语言境界，夸张的修饰是写作文，不是写公文。掌握格式是有效途径。标题的草拟很重要。标题要与正文相一致，一目了然。要学会用分列项式起草公文。学会用序号区分。一件事一段文字，逻辑要清楚，忌混乱。