常用公文格式标准

1常用公文格式标准为进一步规范公司公文格式，参照《国家行政机关公文格式》，结合公司工作实际，特制定本标准对几种常用公文格式进行规范。一、请示报告请示报告适用于向公司领导请示工作，请求答复、批准。1、标题采用“关于×××××××的请示报告”字样，用小2号宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字写上“公司领导”（可加粗），之后标全角冒号，再下1行开始写正文。3、正文用4号宋体字，要简明扼要、层次清楚。4、正文结尾单独一行左空2格写“妥否，请批示”。5、若有附件，在正文下空1行左空2字，标识“附件”，后标全角冒号和名称。公文仅有1个附件时，附件名称前不标识序号，有多个附件时，应在附件名称前用阿拉伯数码标识序号（如“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。6、最后以“××部门”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文日期的标识位置应居右空4字。7、请示报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名，签名置于成文日期之下。8、请示报告的具体格式样本见附件1。2二、报告报告适用于向平级职能主管部门提交需求申请，需要主管部门给予明确的审核意见。涉及到费用的报告均提交给财务信息部，由财务信息部进行审核后向总裁提交专项请示报告，请示报告中写明审核结论和意见建议，并附上申请部门的报告原件（或复印件）。人员调动申请向人力资源及管理部提交报告；办公物品采购申请向综合办公室提交报告。1、标题用“关于×××××××的报告”字样，用小2号宋体字（可加粗），可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字（可加粗）写上“财务信息部（或人力资源及管理部、综合办公室）”，之后标全角冒号，再下1行开始写正文。3、正文用4号宋体字，每自然段左空2字，回行顶格。4、若有附件，格式见前文。6、最后以“××部门”和日期结束，格式见前文。7、报告必须要有起草部门负责人的亲笔签名，签名置于成文日期之下。8、报告的具体格式样本见附件2。三、通知通知适用于传达公司领导的指示；部署工作；下达各类计划；要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项。1、通知的标题为“关于××××的通知”字样，用小2号宋体字3居中排列（可加粗）。2、标题下空1行，左侧顶格用4号宋体字写上“商管公司各部门(或特定的部门)”，之后标全角冒号，再下1行开始写正文。正文格式参照前文所述。3、以“商业管理有限公司（或发文部门）”和日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；日期的标识位置应居右空4字。4、通知的具体格式样本见附件3。四、工作联系函工作联系函适用于商管公司与集团公司、商管公司各部门之间相互商洽工作、询问或答复问题，向有关平级或不相隶属的部门请求解决处理问题。工作联系函分为两类：一是发往集团公司相关部门的函件（含集团来函）；二是商管公司内部各部门之间往来的函件。工作联系函的行文要把需解决的问题描述得清清楚楚，让接收部门明白函件所要表述的意思。发函前，必须与对方进行充分沟通，并在函件开头写明双方沟通的情况。凡是涉及到费用问题的函件必须经总裁签字以后方可发送。1、发往集团公司的联系函：1.1、标题为“商业管理公司工作联系函”，用2号宋体字加粗，居中排列，左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。1.2、标题下空1行标注“报：董事长，总裁”，再下一行标注“送4接单位：集团配套部”，之下4mm处印一条与版心等宽的反线。1.3、反线下左侧顶格用4号宋体字写上“××××（部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写函件正文。1.4、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果，可以这样写“×年×月×日，经与贵部××商讨，就××问题达成如下意见：”。1.5、若有附件，见前文中规定的格式。1.6、另起一行写“要求工作完成时间：××××”，突出标明要求完成的时间节点。1.7、正文最后以“商业管理有限公司××部门”和日期结尾，日期格式参照前文。1.8、日期后另起一行写“函件起草部门负责人：××”，由起草部门负责人亲笔签名确认。1.9、下一行写“综合办公室负责人：××”，由函件转发部门综合办公室负责人亲笔签名。之下，印一条与版心等宽的反线。1.10、反线下分别写“接收部门（签收）:××”、“行政秘书（签收）××”字样。1.11、发往集团的工作联系函具体格式样本见附件4。2、商管公司内部各部门之间往来的工作联系函：2.1、标题为“商业管理公司工作联系函”，用2号宋体字加粗，居中排列，左侧定格加上“沿江一号”的LOGO。2.2、标题下空1行左侧顶格用4号宋体字写上“××××（部门）”，之后标全角冒号，再下1行开始写函件正文。重要函件也可以报送总裁5（格式参照前文）。2.3、函件正文开始要写明双方事前沟通的情况和结果。再叙述问题，提出意见和要求。2.4、若有附件，见前文中规定的格式。2.5、另起一行写“要求工作完成时间：××××”，突出标明要求完成的时间节点。2.6、正文最后以“××部门”和日期结尾，日期格式参照前文。2.7、日期后另起一行写“函件起草部门负责人：××”，由起草部门负责人亲笔签名确认。之下，印一条与版心等宽的反线。2.8、反线下写“接收部门（签收）:××”字样。2.9、内部往来的工作联系函具体格式样本见附件5。五、公司正式红头文件公司的正式红头文件由眉首、主体、版记三部分组成。置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。1、眉首文件头使用“商业管理有限公司文件”字样，使用一号宋体字，居中排列，用红色标识。下一行为发文字号，由发文代字、年份和序号组成，用小3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。62、主体红色反线下空1行写公文标题，用小2号宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题下空1行，写主送部门“商管公司各部门(或特定部门)”左侧顶格用4号宋体字标识，部门名称之后标全角冒号。主送部门名称下1行，开始写公文正文，每自然段左空2字，数字、年份尽量不回行（可采用改变字体间距的办法进行调整），使用4号宋体字。公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。若附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。主体部分以发文部门和成文日期结束。日期要用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文日期的标识位置应居右空4字。正式文件还应在发文部门和成文日期上加盖公章。3、版记，包括主题词、抄送部门、印发部门和印发日期。“主题词”用小3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用4号宋体字；词目之间空1字。再依次分行写“发：各部门经理”、“送：各副总裁、各总监”、“报：董事长、总裁”、“存：档案室”。7印发部门和印发日期，位于“存:档案室”之下占1行位置；印发部门写“商业管理有限公司××部门”；印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。4、正式红头文件具体格式样本见附件6。六、会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。1、标题为“商管公司××××会议纪要”，用1号宋体字居中排列，红色标识。2、标题下写“商管（×）字﹝××﹞××号”，红色标识，用4号仿宋字居中排列，发文字号格式参照前文，之后印一条与版心等宽的红色反线。3、反线下用4号宋体字左顶格依次分行写上“会议时间：××××”、“会议地点：××××”、“参加人员：××××”、“会议主持：××××”、“会议记录：××××”。4、之后正文部分用4号宋体字写明会议主要内容。5、最后附上版记，格式参照前文。6、物业公司的会议纪要参照上述要求执行。7、会议纪要具体格式样本见附件7。七、附则1、本标准由综合办公室负责制定并解释，自批准下发之日起执行。82、本标准仅用于商管公司内部印发的公文，所有报送政府机关部门的公文函件一律按《国家行政机关公文格式》要求执行。附件：1.请示报告的格式样本2.报告的格式样本3.通知的格式样本4.发往集团的工作联系函格式样本5.商管公司内部往来的工作联系函格式样本6.正式红头文件的格式样本7.会议纪要的格式样本9附件1关于×××××的请示报告公司领导：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。妥否，请批示。××（部门）二〇一〇年×月×日（部门负责人签字）10附件2关于×××××的报告财务信息部（或××部门）：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××以上内容，请审核。××（部门）二〇一〇年×月×日（部门负责人签字）11附件3关于×××××的通知商管公司各部门：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××商业管理有限公司××××（部门）×年×月×日12附件4：（发往集团的函件格式）商业管理公司工作联系函报：董事长，总裁送接收单位：××（部门）：（首先要写明双方事前沟通的情况和结果，然后开始写正文内容）附件：××××××要求工作完成时间：××商业管理有限公司××部门×年×月×日函件起草部门负责人：综合办公室负责人：接收部门（签收）：行政秘书（签收）：13附件5：（内部函件格式）商业管理公司工作联系函××（部门）：（首先要写明双方事前沟通的情况和结果，然后开始写正文内容）附件：××××××要求工作完成时间：××××部门×年×月×日函件起草部门负责人：接收部门（签收）：14附件6商业管理有限公司文件商管﹝2010﹞×号×××××（标题）商管公司各部门：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××商业管理有限公司×年×月×日主题词：××××发：各部门经理送：各副总裁、各总监报：董事长总裁存：档案室商业管理有限公司××部门×年×月×日印制15附件7商管公司×××会议纪要商管（×）字﹝2010﹞××号会议时间：××××会议地点：××××参加人员：××××会议主持：××××会议记录：××××会议内容主题词：会议纪要发：各部门经理送：各副总裁、各总监报：董事长总裁存：档案室商业管理有限公司××部门×年×月×日印制