新法下员工手册制订技巧及风险控制

新《劳动合同法》下员工手册制订技巧及风险控制前言《员工手册》是企业管理员工关系的重要文件，它集各项管理制度于一身，是企业“员工管理法典”。合法的、完善的员工手册，可以建立和谐的企业与员工关系，调动员工工作积极性；可以作为人民法院审理劳动争议案件的法律依据。2008年1月1日，《劳动合同法》实施。该法对于企业规章制度的制订和效力做出了明确的规定。制订完善的、具有法律效力的企业规章制度，将成为企业管理者在新法环境下的一项重要工作。员工手册的定义《员工手册》是用人单位处理员工关系的规章制度的集成，是用人单位人事管理的法典；是由用人单位依法制订并发布实施的，适用于本企业内部管理和员工行为的各类规定的集合；是对国家法律、法规的有效延伸和补充，其在企业内部，具有普遍约束力。用人单位应当依法建立和完善规章制度，保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务。----《劳动法》第四条用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。-----《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第十九条《员工手册》的作用1.《员工手册》是用人单位规范化、制度化管理的基础和重要手段；2.《员工手册》是劳动者的行为规范，是用人单位的管理依据；是稳定、构建和谐劳动关系的基础；3.《员工手册》与《劳动合同》互相配合、相辅相成，共同构成员工关系管理的重要依据；4.合法、有效的《员工手册》可以成为司法机关审理劳动争议案件的法律依据；企业立法权的体现•《员工手册》的制订，是企业立法权的体现。用人单位有权根据自己的经营状况及管理的需要，依法制订有关规章制度。•企业立法权的局限性：用人单位制订规章制度，必须符合法定程序，且内容不得与法律法规的强制性规定相抵触。•企业立法权的延展性：企业规章制度是对法律法规的细化，是企业根据法律法规制订的实施细则。•企业立法权的权威性：合法有效的规章制度是司法机关审理、裁判劳动争议案件的法律依据。法律对于员工手册制订的要求一、范围：有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项。《员工手册》生效条件一、程序合法经民主程序制定并向劳动者公示二、内容合法不与法律法规相抵触二、程序：1.起草：用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。2.讨论：经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见。3.协商：与工会或者职工代表平等协商确定。4.公示：用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度和重大事项决定公示，或者告知劳动者。-----------------法律对于员工手册制订的要求法律赋予员工参与手册制订的权利一．讨论权：职工代表大会或全体职工二．授权权：工会或职工代表三．修改建议权：在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。制订《员工手册》程序图示※所谓平等协商，指的是任意一方无最终决定权，须双方协商一致。企业起草草案经职工代表大会或全体职工讨论，提出方案和意见企业研究与工会或职工代表平等协商公示企业起草员工手册需注意的问题做到：1.详细定义，列举详尽；2.语言精练、准确；3.逻辑严密、清晰；4.措辞委婉。规避：1.大而全：如有下列行为之一，单位有权警告、罚款、处分、降职降薪，直至解除劳动合同。2.滥用术语：如单位有权予以除名、开除。《员工手册》应具备的特性1.保证条款的可操作性和执行性；2.逻辑性和递进性；3.延展性（余地）；4.授权性（进一步的实施细则）；5.转嫁性（矛盾转嫁、效力转嫁）；《员工手册》民主程序的技巧1.全面讨论的保障；①公告②函告2.利用法律对职工代表概念的缺失；①代表比例；②选举方式；③巧用民主投票权3.充分利用工会职权的作用《员工手册》的公示1.公示的重要性2.公示的方法①公告②阅读③学习、考试④下发、送达《员工手册》制订程序证据的保留1.讨论的证据①关于员工手册讨论的通知、公告②讨论的回复2.平等协商的证据①职工代表选举的证据②会议记录----需与会者签字3.公示的证据①员工手册领取签字②员工手册考试答卷③员工手册学习签到…………………特别提示1.制订、修订规章制度时应遵守程序，没有工会的应尽快推选职工代表。否则法院将很可能否认用人单位规章制度的效力和适用。2.现有规章制度应重新履行《劳动合同法》规定的制订程序。《员工手册》的内容1.前言（企业的历史传统、经营理念、企业文化等）2.一般规定（制订依据、制定目的、适用范围、法律地位等）3.员工招聘管理制度＊4.劳动合同管理制度＊5.新员工录用考核制度＊6.工作时间、加班管理与考勤管理制度＊7.休息休假与病假、事假管理制度＊8.特殊群体管理制度＊9.工资与福利待遇管理制度＊10.在职培训与考核制度11.保密制度12.劳动纪律与奖惩制度＊13.其他管理制度（行政管理、财务制度、生产管理、安全卫生制度等）14.附则（制度的解释权、修订权、生效时间等）员工招聘管理制度一、本制度订立的必要性1、明确新员工招聘录用的职权2、明确增员的审批程序3、有利于与《劳动合同法》第四十一条第二款的衔接•注：用人单位在6个月内重新招用人员的，应当通知被裁减人员，并在同等条件下优先招用被裁减人员。员工招聘制度二、员工招聘制度应明确的内容1、非人力资源部门，任何部门不得擅自招聘、录用新员工；2、未经审批程序，人力资源部门不予办理新员工的招聘和录用手续；3、制度中需明确不得录用的人员范围；4、明确通知面试、通知录用的负责人；5、明确面试、录用程序。员工录用及新员工试用期考核制度一、本制度订立的必要性1、录用程序、证据保留；2、考核标准、考核程序；二、本制度必备内容1、录用原则与录用禁忌2、录用流程3、应聘资料审核内容及程序4、录用条件5、试用期规定6、试用期工资7、试用考核内容、方法及流程8、终止试用的程序员工录用及试用期考核制度三、员工录用及试用期考核制度容易出现的问题1、试用期限与劳动合同期限的问题*了解法律关于使用期限与劳动合同期限关联的规定*不可签订《试用期劳动合同》*对于法律规定的X年以上含与不含的准确定义2、延长试用期的问题*试用期不得延长，试用期满或解除或转正3、试用期不签订劳动合同的问题*试用期包含于劳动合同期限之内，未签订劳动合同的试用期属于事实劳动关系员工录用及试用期考核制度4、试用期不缴纳社会保险的问题*建立劳动关系，必须依法缴纳社会保险*用人单位未依法缴纳社会保险，劳动者可随时解除劳动合同，并要求企业支付解除劳动合同经济补偿金5、试用期待遇的问题*试用期工资不得低于约定工资的80%6、转正手续的问题*转正手续不是法定手续，不是必须手续*试用期满当日24时，如用人单位未与劳动者办理解除劳动合同手续，视为建立正式劳动合同关系员工录用及试用期考核制度7、终止试用期（解除劳动合同）的问题*被证明不符合录用条件，则应告知原因，办理解除劳动关系手续*必须符合法定解除条件，并持有不符合录用条件的证据*身体不能适应工作需要，经调整岗位后仍不适应，可以作为解除试用期劳动合同关系的理由员工录用及试用期考核制度四、员工录用及试用期考核制度制订技巧1、建立录用标准及考核标准签字、承认方式（赵抒案）2、建立试用考核结果签字方式3、利用民主程序制定严格的考核制度员工录用及试用期考核制度五、员工录用及试用期考核制度实施及执行技巧1、及时订立劳动合同2、应聘资料个人签字3、应聘资料真实性确认4、试用期辞退书面告知理由特别提示•相对于现行劳动法，新法增加了双方的如实告知义务以及禁止担保等规定。用人单位应注意：1、在虚假告知基础上签订的劳动合同可能导致无效。合同无效，一方有过错，且给对方造成损失的，一方应承担赔偿责任；2、强化内部管理，杜绝扣押证件及担保。劳动合同管理制度一、订立本制度的必要性1、明确劳动合同订立规程2、明确劳动合同生效条件二、本制度的必备内容1、劳动合同签订时间和地点2、规范查验劳动者解除、终止劳动关系的证明3、规定劳动合同签订的要求4、明确代表企业签订劳动合同的签订人5、规定代表企业签订劳动合同的签订人的权利与义务6、规定劳动者拒绝签订劳动合同的后果7、规定劳动合同保管制度8、规定劳动合同变更、解除、终止、续订的程序劳动合同管理制度三、劳动合同管理制度需要注意的问题1、劳动合同订立的时间*自用工之日起一个月内签订*逾期支付双倍工资2、劳动合同变更的程序及记载方式*变更劳动合同的协商程序*变更劳动合同应使用书面方式3、劳动合同附件的构成*明确附件的内容（员工手册、规章制度名称）*明确劳动合同附件的法律效力劳动合同管理制度4、劳动合同续订或终止的程序和手续*终止劳动合同是否需要提前通知（参照本地区地方法规）*终止时间（约定终止日期24时之前）*规定转移社会保险和人事档案的程序劳动合同管理制度四、劳动合同管理制度执行时应注意的问题1、严格履行制度规定的程序2、禁止劳动合同一方借阅企业持有的劳动合同；禁止无关人员借阅他人劳动合同（流动魅力案）3、解除或终止劳动合同时，应办理相关书面手续，并保留备查；4、劳动者提出解除或终止劳动合同，必须以书面形式；（王杰案）5、解除或终止劳动合同后，必须及时办理社会保险和人事档案的转移。友情建议1、订立劳动合同的最佳时机是办理入职手续同时；2、在制度中明确在劳动合同主文中不得做任何修改，任何修改均属无效；3、明确劳动合同任何部分均不得手写；4、尽量不要录用不能提供解除、终止劳动合同证明的求职者；5、务必在劳动合同终止日前办理终止或续订手续；6、制度规定的劳动合同企业方保管人不得保管自己的劳动合同考勤管理制度一、本制度的重要性1、考勤管理制度，是企业确定作息时间的基本制度；2、是确定员工加班的标准与依据；3、是员工管理的基本依据之一；4、是加班费争议的裁判依据；5、是关系到劳动合同关系稳定性的重要依据之一。考勤管理制度二、考勤管理制度的制订要点1、考勤记载方式；2、时间明确；3、逻辑清晰，递进完善；4、定义准确，无歧义；5、加班定义精确，加班程序完善；6、语言精练、用语准确。考勤管理制度三、考勤管理制度必备内容1、作息时间（午休时间）以及考勤记载载体（中电加成案）2、漏打卡的补救措施3、迟到的界定4、早退的界定5、旷工的界定（社科院案、黄雪莲案）6、加班审批程序（美佳物业案）7、倒休规定考勤管理制度四、考勤管理制度制订的禁忌1、上下班时间前后的准备与收尾时间；2、员工生理需求时间不计入考勤；（三洋电气、苏州案）3、法定节假日补休；（万家乐案）4、每周至少休息一天的误解。（万家乐案）特别提示1、要求员工对考勤管理制度签字确认；2、考勤记录必须保留至少两年备查；3、非正常考勤状况尽量让员工签字确认。休假管理制度（可与考勤制度合并）一、制订本制度的意义1、与考勤管理制度共同构成对员工工作时间管理的重要制度；2、确定员工假期及请假规程的依据；3、计算员工加班费的依据。二、休假管理制度的内容1、假的种类（病假、事假、带薪年休假、婚假、产假、丧假、探亲假等）；2、休假规则；3、休假审批程序。休假管理制度三、休假管理制度应注意的要点1、病假请假程序；2、不应对病假时间加以限制；3、对探亲假的法律适用；（云腾宾馆案）4、批准假期不应与法律法规相抵触。（万家乐案）特别提示•法律对于病假的认定缺乏明确的规定，而在实际工作中，泡病号、假病假等现象比比皆是。•针对这种情况，法律并不禁止企业对于员工请病假的条件加以限制。建议在制订休假管理制度时对于病假的诊断机构、病假诊断证明的附加文件等做出规定。（小盛案）特殊群体管理制度一、本制度制订的目的1、对于劳动关系中特殊群体管理的规范2、明确待岗人员、长期病假人员、内退人员、女职工的权利义务。二、本制度制订应注意的问题1、待岗与报到；（安居物业案）2、产假的假期；3、人性化管理。工资支付规定一、工资支付制度的特殊意义1、完善、健全、合法