公文写作基础知识培训资料

公文写作基础知识培训四川光域电力设计有限公司2014年8月27日公司公文写作与管理存在的问题？•公司发布的“《文件管理制度》（光域电力〔2013〕5号）”•１、规定了些什么内容？有那些附件？•２、实际使用时是否得到控制？•３、在实际使用中存在些什么问题？•培训大纲•一、公文是什么•二、报告怎么写•三、请示怎么写执行标准1、国务院《国家行政机关公文处理办法》（2001-1-1施行）；2、国标GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》。公文的概念公文，全称公务文书，是指行政机关、社会团体、企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录事务作用的载体。广义公文的范围包括机关、团体、企事业单位的各种文件、电报、报表、会议文件、调查资料、记录、登记表册等。狭义公文的范围包括通用公文和专用公文。公文的作用第一、指导作用。公文是上级机关对下级机关的工作进行领导与指导的一种工具，上级领导机关通过制发公文来部署工作，对下级的工作进行具体的领导与指导。第二、管理作用。公文具有管理公务的基本职能，各机关通过制发公文来表达意图，传达、组织、协调、指挥、控制等各方面的意向，实现起管理职能。第三规范作用。首先，公文是法律规范的体现形式，而法律规范是人们的行为准则。其次，法律文件是我们进行各项工作、开展各项活动的基本依据。第四沟通作用。上下级或平行单位利用公文开展工作、交流信息。第五凭证作用。公文具有法律效力，可以作为办事的依据、工作的指针。俗话说：“按红头文件办事”就是这个意思。同时，公文也是作为工作的记录和保存。公文种类（13种）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。当前，我们公司规定了多少种？公文种类命令（令）、决定、公告、通告、通知1、行政公文通报、议案、报告、请示、批复、意见函、会议纪要等决议、决定、指示、意见、通知2、党的机关公文通报、公报、报告、请示、批复条例、规定、函、会议纪要等通知、通报、规定、请示、3、企业常用应用文报告、批复、函、会议纪要讲话稿、简报、计划、总结等请示、报告性公文是我们工作中常用的文体，属于上行文，即上报领导审阅的文件。小到物资采购申请，大到年度工作报告，都要用到这类文体。那么，如何写出一篇标准的报告性公文呢？“报告”目录一、“报告”公文的分布详解与写作要点二、“报告”公文格式学习三、“报告”常见问题的友情提示一、“报告”公文的分步详解与写作要点报告是向上级报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文，不要求上级批复。报告和总结、调查报告的写法大同小异。1、【标题】：“事由+报告”2、【主送机关】接受报告的直接上级，在标题下面一行顶格写起，加冒号。只写一个，如需同时送其他部门，应用抄报（在文末左下角写明）形式。3、【正文】A、总结性报告的正文写法：（1）、情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。开头主要交待报告的缘由，概况说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将XX情况报告如下”一语转入正文。（2）、成绩做法：这是主体。可以简要讲述工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。（3）、经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例已经理论分析。常常占五分之一篇幅。（4）、今后计划。往往写今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。B、专题性报告正文写法：（1）、概述情况。讲述工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。（2）、说明理由、做法和反映,或取得的成绩和经验，或分析存在的问题和原因，或说明工作做法，或写出员工反映。（3）、提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。4、【结尾】一般用“特此报告”、“以上报告，请指示”等习惯用语，有的不写。5、【印章、发文时间】6、【写作要点】（1）、部门及个人工作总结报告应符合总结性报告的写法；（2）、着重汇报某项工作或某个问题因符合专题性报告的写法；（3）、报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合；（4）、重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。二、“报告”公文格式学习公司内部报告，在公司文件管理中，只规定了标题的距离等，内容方面没有作规定。三、“报告”常见问题的友情提示1、字号：标题为小二宋体居中，如有副标题则为三号宋体居中；正文字体为宋体，字号为小四号，标题为正文之间空一行。2、正文内小标题的编号：正文内一级标题：一、二、三…….；二级标题：1、2、3、….如有需要，可在一、二级标题之间增加使用标题(一)、(二)、(三)正文内小标题的字号与正文一致，字体可根据需要加粗。3、版式：页边距：上下左右均为2cm;行间距：1.5倍行距；字间距：标准；页码：页脚正中。4、凡正式公文，装订是应距纸张左边线0.5cm距离处，垂直钉入两个书钉，且两书钉之间的距离恰在纸张三分点上。不可简单地在左上角倾斜装订一个书钉。本人归纳公文中的一些容易忽视问题，与大家共享：1、标题：习惯性的用“报告”，这是不符合公文写作基本格式的。常用规范报告的标题一般是“关于XXXX的报告”，标题要求可以一目了然的知道报告的基本内容，就是简明扼要的概况此项工作的目的。2、主送机关：一是只写受文机关的名称，不写领导个人名字（领导特别要求的除外）；二是只能写一个主送机关（调查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别明确，除了要求有主送机关的，可以不写主送机关）（讲通俗些：一心不能二表）；三是行文关系，只能逐级行文，不能越级行文（如要上报省政府文件，一般只能由市政府转报；比如站里上报了“管理处”，一般由管理处上报“梨温公司”）。3、正文：对一项工作性的汇报情况，常犯口语话错误，这也是不可取。情况报告叙事简单归纳：时间、地点、人物、事情。例如：“我到工程现场看了看”，这是口语化的描述，改为“安全员/质量到工程现场检查后发现…….”更妥当些。再举个常见的例子：个人档案一栏中的家庭成员，习惯口语中的“爸爸”、“老婆”、“奶奶”的称呼，正确的填写是：“父亲”、“妻子”、“祖父”（以《婚姻法》中规定的法律关系为准。）公文的用语用字要求简明、准确、朴实、得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主，据事说理，言之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆渲染、大量的想象，细致的描写，这些都是公文忌讳。同时正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并力求深刻。4、称谓：⑴文件中称谓过于简单：⑵文件称谓过繁：⑶文件称谓不明确：⑷文件称谓不统一：⑸文件称谓因循守旧：⑹文件称谓不妥当：5、标点符号使用规范：该用逗号用逗号，该用句号用句号。需要慢慢积累琢磨。6、数字和计量单位使用规范。一般用阿拉伯数字。前后要统一，不能一时大写，一时用小写。7、成文时间及盖章要求：成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”成文时间右空4字。公文印章使用注意事项：加盖印章应上距正文一行之内，也就是不到一行的空白端正、居中下压成文时间；当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右空7字，印章之间互不相交或相切，相距不超过三毫米。当联合行文需加盖3个以上印章时，防止出现空白印章，两方不得超过版心；当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。请示怎么写？请示是下级向上级请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。请示必须具备以下三个条件：1.必须是下级向上级机关的行文。2.请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的。3.必须是为了向上级请求批准。请示一般由标题、主送、正文、发文部门、日期五部分组成。请示的正文，主要由请示的原因、内容、要求三部分组成，请示时应将理由陈述充分，提出的解决方案应具体，切实可行。请示的注意事项除其特点中所述之外，还应注意请示与报告的区别，切忌用报告代请示行文；请求的内容若涉及其他部门时，在正常情况下应事先进行协商，必要时还可联合会签，如有关方面意见不一致，应如实在请示中反映出来；另外请求拨款的应附预算表；请求批准规章制度的，应附规章制度的内容；请示处理问题的，本部门应先明确表态；正式印发请示送上级时，应在文头注明签发人姓名。请示注意事项：1.请示用于向上级请求指导、批准，上级接文后一定要给予批复。2.请示内容具体单一，要求一文一事，必须提出明确的请求事项。3.请示涉及事项是没有进行的，等上级批复后才能处理，必须事前行文，不能先斩后奏。4.批准性请示，上级未作出答复前，成文单位无权安排和办理。请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：1.首部。主要包括标题和主送两个项目内容。（1）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文名称、事由和文种构成。如《关于××工程费用预算的请示》；另一种是由事由和文种构成，如《关于开展中秋家企联欢活动的请示》。（2）主送。请示的主送是指负责受理和答复该文件的。每件请示只能写一个主送，不能多头请示。2.正文。其结构一般由开头、主体和结语等部分组成。（1）开头。主要交代请示的缘由。它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级批复的根据。原因讲的客观、具体，理由讲的合理、充分、上级才好及时决断，予以有针对性的批复。（2）主体。主要说明请求事项。它是向上级提出的具体请求，也是陈述缘由的目的所在。这部分内容要单一，只宜请求一件事。另外请示事项要写的具体、明确、条项清楚，以便上级给予明确批复。（3）结语。应另起段，习惯用语一般有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”或“妥否，请批示”等。3.落款。一般包括署名和成文时间两个项目内容。标题写明发文的，这里可不再署名，但需加盖单位公章，成文时间××××年××月××日。公文语言.doc国家行政机关公文格式.doc有关资料文件管理制度.doc朋友们，同事们：因时间关系，今天的交流准备不充分，主题不明确，内容不详实，互动不多。今天交流的内容是我个人见解，有不对不妥之处，请大家批评指出。今天是我作的主题发言，权作抛砖引玉之用，希望大家思考以下几个问题，周六交流：１、公文写作的技巧有哪些？２、如何提升公司公文管理水平？３、如何做到做事与做文结合，做到口头汇报与书面交流结合？谢谢大家！