如家酒店管理集团

如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第一节备用金.....................................1第二节存货.......................................2第三节固定资产...................................3第四节棉织品.....................................6第五节房租.......................................8第六节维修费.....................................9第七节店长GOP、资产负债表、利润表...............10第八节费用报销、付款审核........................11第九节审批流程..................................12第十节系统操作(PMS、OA、NC、POS机)..............13第十一节用章管理.................................14第十二节其他.....................................15如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第1页第一节备用金1.店长离任交接时，应如何结算店长备用金？答：店长离任交接时，离任店长需按以下步骤对离任时店长备用金进行清理：(1)离任店长必须在离任交接前对店长借款（店长存折及店长备用金）进行交接确认，现金部分存入酒店基本户。(2)店长填列并确认《酒店店长个人借款确认表》，确认截至离任时最后一天的备用金余额、在途单据金额、已报销未上报单据金额，审核三项金额合计数与店长备用金借款总数一致。将尚未寄出的费用报销单据和本确认表快递至结算中心。结算中心审核确认，同时存折视同销户。接任店长以其名义重新申请备用金，按照以上“首次申请运营备用金”。《酒店店长个人借款确认表》：a.现金：填写目前保险箱内现金余额；b.存折余额：根据店长存折余额填写；c.店长借款：填写店长申请的备用金金额；d.校验：不用填写，该表格自动生成，如果不正确，请查明原因及时处理；正确校验：店长借款：-备用金总额明细1-5、其他明细1-4、店内已报销，尚未递出的单据总额（酒店需将相关发票传真至结算中心）3、单据已递出，款项尚未收到（备用金支出明细表号码）—XXXX#2、存折余额1、现金金额项目正确校验：店长借款：-备用金总额明细1-5、其他明细1-4、店内已报销，尚未递出的单据总额（酒店需将相关发票传真至结算中心）3、单据已递出，款项尚未收到（备用金支出明细表号码）—XXXX#2、存折余额1、现金金额项目如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第2页第二节存货1.某酒店厨房原材料除实行大宗送货外，早餐的个别品种需要零星采购（例如：水饺、点心、粽子等），按照运营的要求应该进行分类（类别是食品）办理出入库，但是财务却要求按实际食品明细来填写出入库单，请问哪种正确？答：应按照运营的要求（类别是食品）填写出入库单，不需要再细分到食品明细。如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第3页第三节固定资产1.酒店购置固定资产，需要将哪些单据及时寄至结算中心？答：分为以下两种情况：(1)中央采购物品：新店依据《筹备开业酒店运营费用概算表》上的物品、数量来验收货物。验收无误后，及时将“资产验收入库单”、“签字的送货单”快递至结算中心；(2)非中央采购物品：店长填写《固定资产请购单》，并报上级领导审批后方可进行采购；固定资产采购到货后，由资产保管部门签收，并填写《固定资产验收入库单》，店长及时将“固定资产请购单”、“资产验收入库单”、“签字的送货单”、“申请审批邮件”、“支付审批邮件”、“发票”和“付款申请单”快递至结算中心；2.《固定资产验收入库单》如何编号？答：《固定资产验收入库单》编码规则：酒店编码+年度+月份+编号，如：上海世纪公园2010年5月的第3笔资产：021001201005003。3.按审批流程规定固定资产IT设备的审批需要技术部AVP审批，请问IT设备的范畴是指哪些？答：IT设备是指IT相关设备配件或整体产品，属于IT行业的产品，如电脑、服务器、路由器、读卡器、打印机、交换机、鼠标、键盘等，复印机、传真机、防火墙等。酒店在开业时技术部会提供针对该酒店需购置的IT设备清单。4.固定资产报废新购流程注意点？答：按如家财务审批流程，先报废后申购，邮件审批至COO助理及COO，填制固定资产报废新购单、固定资产申请单、固定资产入库单，并对其进行编号（xxxxxx酒店编码-xxxx年-xx月-xxx如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第4页固定资产编码）。参见《如家直营酒店审批权限及操作流程图》第9页：酒店（开业后）固定资产—报废/再购置流程备案/审批审批审批审批申请/评估财务结算中心付款是否预算内报废结束COO助理复核资产报废预算区域财务经理审核是否折旧摊销期满财务结算中心会计主管审核填写付款申请店长提出报废申请财务提供资产数据店长审核审批开始职能部门评估能否报废未折旧完金额酒店承担50%，年终结算GOP。区域财务经理统计备案。财务结算中心作报废帐务处理终止报废程序否决同意预算外折旧期满期未满是报废后再重置预算内附注：1.开业后酒店均须上报本年度资产报废预算，经COO审批同意后的资产报废预算报财务部和COO助理备案。2.资产若折旧期未满，则未折旧完金额由酒店承担50%，年终结算GOP；由区域财务经理统计备案。3.本流程分报废申请阶段和支付阶段，通过申请的报废再购置方可申请支付。4.酒店由店长提出报废申请（财务提供资产原值、折旧金额、资产入帐日期等资产数据）后，需报公司职能部门进行报废评估（IT类设备报技术部、工程/设备类报维护部、运营类报资深店长或城市总经理确认），评估同意报废后，再进行后续申请。5.若实际发生金额大于报废资产原始金额，则须说明原因报COO审批同意后，方可申请支付。6.支付时需提供审批件（邮件或其他书面资料）；同时须提供合规发票和验收单，若有合同，请提供合同复印件。报废申请阶段再购置支付阶段是否大于2万元否是是CEO审批COO审批是否大于2万元是否大于5万元CFO审批否否如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第5页5.某酒店涉及房型改造，资产为租赁，在去年盘点时已上报部分资产差异情况。今年下发的盘点表中还存在这些资产，由于改造后闲置的资产放置走道部分也由于质量问题出现损坏，请问该如何填写使用状态？答：酒店目前的操作步骤：根据下发的盘点表进行盘点，将差异明细上报结算中心。1、非数量缺少的差异，店长请在上报结算中心后7个工作日内关注是否收到总部会计的回复邮件，若未收到回复邮件请与结算中心分管费用会计联系；2、闲置的资产放置走道部分由于质量问题出现损坏的，请将损坏明细及原因在盘点后的2个工作日内上报上级主管总经理、COO审批，审批同意后转发结算中心分管费用会计。固定资产盘点差异处理：1、如果是规格、品牌、名称上的差异（非数量缺少），店长上报差异明细至结算中心，结算中心2个工作日转发总部会计，总部会计会在一周内回复店长确认差异并在财务系统中进行资产修改（店长收到总部会计的回复后，差异处理才算完成）。2、如果是资产遗失或缺损，店长须在盘点后2个工作日内向上级主管经理汇报盘点差异及原因，并经上级主管、COO审批后转发结算中心，结算中心转发总部会计，总部会计在财务系统中进行资产修改（总部会计收到审批邮件后才会进行差异处理）。如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第6页第四节棉织品1.棉织品如何计算店长的GOP？答：分为以下两种情形：(1)新店的棉织品自运营部宣布开业后从存货中领用，领用金额按照12个月进行分摊，计入每一个月店长GOP；(2)成熟酒店自运营宣布开业后的第13个月开始，按照以下公式计算金额孰低进行预提：月营业收入×1.2%与（2.4元×标准间数+1.8元×大床房数）×每月天数×月实际出租率，计入每一个月店长GOP。年底，若预提费用出现借方余额（按年计算的实际购买棉织品金额大于按年计算的棉织品预提金额），补充计提棉织品费用到预提费用借方余额为零，补充计提的金额计入店长GOP。当年计提未使用完的余额部分是否冲回GOP或第二年继续使用，请参考当年运营部的相关规定。2.棉织品的报废申购流程注意点？答：按如家财务审批流程，先报废后申购，报废金额需大于申购金额，若申购金额超出报废金额需邮件审批至COO，店长有权对于每月2000元以下的棉织品进行报废处理。参见《如家直营酒店审批权限及操作流程图》第14页：如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第7页酒店棉织品报废、报损、购买审批流程审批账务处理审批审批申请/审批店长审核审批财务结算中心付款结束申请审批支付审批审核填写付款申请区域财务经理审核财务结算中心会计主管审核是否大于2万元是是店长现场审核审批是否超过年度计提总额财务结算中心当月账务处理大区总经理或运营总监审批是否大于月度报废原值2000元是否大于月度报废原值1万元资深店长或城市总经理现场审核且在报废总表签字管理人提出报废/报损申请资深店长或城市总经理审批开始准备申请购买是是否否否否是是是资深店长审批是否大于1000元否城市总经理审批大区总经理或运营总监审批店长审核审批否是否大于1万元否管理人提出新购申请是否超过年度计提总额开始报废报损申请新购申请附注：*购买支付时需提供原先报废审批件。*购买实际金额大于报废原值:若购买实际金额大于报废原值，须说明原因报大区总经理或运营总监审批同意后方可进入支付程序。*新购申请定义：1.酒店开业未按标准配比配置需补足棉织品的。2.由于酒店增加客房或房型变动而需新购棉织品的。如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第8页第五节房租1.酒店支付房租时，酒店是否还需再进行邮件审批？答：不需要再进行邮件审批，发票由店长寄至结算中心。详细规则请参见《如家酒店租金流程（直营酒店）》。如家酒店租金流程（直营酒店）.doc如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第9页第六节维修费1、成熟酒店月末预提中维修费新的计提方式是怎样的？答：酒店部分：（房间数*基数*出租率+考核收入*0.7%）/2公司部分：考核收入*3%-酒店部分2、如何确认维修费用为酒店大维费用？答：界定酒店维修费用是否属于大维统筹费用，最终需要有毛兆兵的审批邮件。如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第10页第七节店长GOP、资产负债表、利润表1、酒店餐饮毛利率计算？答：酒店的(餐饮收入-餐饮成本)/餐饮收入。2、当月入账电话费为什么比当月实际支付的电话费高？答：每月的电话费是按上一个月实际发生的电话费进行预提。举例说明：5月底电话费按4月份实际发生的电话费100元进行预提，6月份实际支付5月份的电话费为120元，那么6月底预提电话费按照5月份实际支付的120元预提，再补提5月份实际支付和预提之间的差异20元（120-100），由此6月份入账的电话费为140元，但是实际支付的电话费为120元。3、店长如何确认每月的资产负债表，利润表及GOP率？答：需审核的如家财务报表具体有：利润表、营业收入明细表、营业费用明细汇总表、财务费用明细表、管理费用补充表、GOP指标表；财务结算中心向总部会计部上报报表之前，提前一个工作日将酒店报表邮件上报给酒店店长审阅，抄送资深店长和城区总，酒店店长须在一个工作日内完成报表的审阅工作，如有疑问一个工作日内和结算中心沟通确认，也可以通过使用NC系统的科目余额表查询相关费用。结算中心如在规定店长审阅的一个工作日内未收到店长任何回复，视同店长审阅通过。如家酒店管理集团酒店财务工作Q&A第11页第八节费用报销、付款审核1.上个月出具的发票这个月是否可以报销？答：①存货类费用，上月账务已经做计提的次月可以填写付款申请单申请报销；②费用类的应在发生后及时付款报销；③酒店费用不得跨季度（自然季度），否则需上报COO审批同意后方可付款。2.员工体检费单据报销需要提供哪些附件？答：报销单，体检发票，人事部福利费审批邮件。3.门店申请付款时，是否可