14档案室建立方案

1档案室建立方案按照集团公司有关档案工作文件精神，我部组织对各部门档案数量情况进行了摸底汇总，见下表：档案数量情况调查统计表部门名称档案资料类型档案资料数量（柜子数量）备注综合部集团公司书籍、文件、人事档案、报工表、出库单、库房部门计划单、验收单10经营部工程档案6合同档案2会计凭证8进煤磅单14424/每年*6年计调部调度档案、驻站档案、信息化档案、销售档案、员工信息档案、铁路信息档案6安监部安全资料3质检部原始记录、报表1武保部纸质文件、资料等5储运工区无0后勤队环保、园林相关文件；食堂原始票据1工程部晋东物流园设计、规划资料投标资料，前期调研资料、立项、备案手续，公司证件、施工图纸、会议记录、文件等4合计190备注：档案资料数量：以柜子1.2m×0.8m×0.5m大小为单位。2根据摸底情况，对档案室提出如下建议：方案1：为强化档案管理，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，按照公司安排，特制定办方案：一、地点档案库房面积要求满足单位档案管理需要，要达到“八防”要求：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等），建议设置地点为：A：活动室旁会议室二、人员设置：1人，具有相关档案管理专业知识。三、主要设备：定制或者购买档案室设施设备：（1）档案盒：使用无酸纸封底面、档案盒；（2）档案柜（架）20个：①档案柜（架）以能放A4规格的为好；②档案柜（架）以密集柜为主、书架为辅。（3）档案管理软件：方正博通档案信息综合管理系统，现为集团公司较多单位所采用。（4）相关设备：电脑一台。四、管理范围：1、常用资料建议不归档管理。2、鉴于财务会计凭证机密性及磅单数量较大，建议仍由3经营部自行保管。3、其他资料以拟定的档案管理办法要求按时间归档。方案2：按照档案管理要求，档案存放应满足20年存放要求，以方案1所提档案管理地点过于狭小，无法满足长期档案存放要求。鉴于目前物流项目开工，相关规划正在设计之中，建议在规划中加入档案室，按照相关要求设计，一次性投资，从而达到管理要求。在档案室未设立之前，仍然实现归口管理，由综合部牵头，指导各部门档案管理，按照公司拟定的档案管理办法及时收档，为档案室设立打下良好基础。为避免重复投资造成资源浪费，建议采纳方案2。