电子文件归档与管理

电子文件归档与电子档案管理目录一、电子文件概述二、电子档案三、归档电子文件整理四、电子档案移交与接收五、电子档案利用六、电子档案销毁一、电子文件概述（一）基本概念电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（二）电子文件生成方式1、计算机系统生成（1）办公系统(如office系统）（2）各类业务信息系统2、数字加工设备生成（1）扫描文件（2）拍照（3）采集（三）电子文件的分类1、文本文件：在计算机上使用文字处理软件和在磁介质上生成的文件，如Word、Wps文件。2、数据文件：用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等，一般是以数据库的形式存在的。3、图形文件：采用计算机辅助设计（CAD）或绘图获得的静态图形文件，如设计模型、图纸、图画等文件。4、图像文件：采用扫描仪、数码相机等生成的静态图像文件，如bmp、jpg文件。5、影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件，如数字影视片、动画片等。6、声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的记录声音的文件。7、命令文件：即计算机程序，如常用的office、金山办公软件等。1、真实性原则：就是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。（四）电子文件管理原则2、完整性原则：是指保证电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等必须没有缺损。包括两个方面：一是作为记录社会活动真实面貌，并且数量齐全；二是每一份电子文件的内存、结构和背景信息没有缺损。3、有效性原则是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，它主要包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。4、全程管理原则电子文件归档管理不是电子文件归档后的管理，而是按照文件的生命周期理论，对文件整个生命周期过程中各阶段进行管理。二、电子档案（一）电子档案的含义电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。1、电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。2、电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。3、电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。4、电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用。（二）电子档案归档方式1、逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变原储存方式和位置而实现将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。2、物理归档：把带有归档标识的电子文件按照规定的格式，集中拷贝（刻录）至耐久性好的载体上，脱离原载体。物理归档与逻辑归档的区别：物理归档安全性高，是以定期方式把电子文件及其储存载体一起移交归档；逻辑归档操作方便快捷，可以实现在线归档，但安全性较低。（三）归档时间与范围1、归档时间逻辑归档可在加工完结生成正式的电子文件时即收集归档。物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。2、归档范围电子档案归档范围原则上与纸质档案的归档范围相同，凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的电子档案均属归档范围。但考虑到电子档案的特性，应注意下述文件的收集和归档：（1）纸质档案不能代替的电子档案。对于纸质档案不能代替的电子档案，要特别注意归档，并且注意制备一定数量的电子档案备份同时存放。（2）与纸质档案内容相同的电子档案。在今后相当长的一段时期内，纸质档案和电子档案，纸介质和磁介质两种载体也许会长期并存。同样内容的文件有纸质文件形式也有电子文件形式，应当注意将两者同时归档。电子档案的查询速度快、可复用性好，这些特点会在档案利用中发挥作用。这类电子档案归档时应注意和相应的纸质档案建立对应关系。三、归档电子文件的整理基本要求：归档的电子文件文字版本目前要转换成Word格式，同时转换成纯文本（Text）格式一份。同时，必须使电子文件的文件名与归档的电子文件的题名一致。（一）电子文件归档基本方法1、归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件以件为单位，按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。2、电子文件的归档可分两步进行。对实时进行的文件先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。（二）逻辑归档方法：1、可以在任何逻辑硬盘（除C盘以外）上建立一个以本单位全宗名称命名的文件夹，然后在该文件夹中再建立三个分别以“永久”、“30年”、“10年”为名称的子文件夹。2、按照归档的纸质文件的保管期限对应地将电子文件以word格式复制到该对应的文件夹中同时转换成一份纯文本（TXT）格式。3、最后在根文件夹中建立一个所有归档的电子档案的说明文件（Text格式），在目录中注明每一份归档的电子文件的背景信息和元数据信息。XX单位文书类归档电子文件说明文件年度永久30年10年办公室史志科业务指导科文件目录其他照片、声像类电子文件的逻辑归档方法和的文书版电子档案的逻辑归档方法是一样的。需要注意的是：形成的图像、声音等电子文件，需按照形成时间的顺序排列归档。举例：数码照片收集、整理。分类采用年度---组（事由、专题）排列顺序年度---组---张（1）不同年度所形成的照片，按年代先后顺序排列。（2）一年内所形成的照片按组排列，组与组按形成的时间顺序排列。（3）每组内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序排列。照片编号：全宗号---年度---组号---张号（三）物理归档方法1、电子档案存储载体电子文件完成逻辑归档后要定期把符合归档条件的电子文件，按照档案管理要求的格式存储到可长期脱机保存的载体上（即物理归档）。电子文件存储的载体类型有磁带、磁盘、光盘等方式。磁带存取速度慢、工作效率低，不能满足电子计算机快速运算的需要；硬磁盘宜作为网络数据传输的在线存储载体，而不宜作为档案长期存储载体；软磁盘受环境影响，易变形而发生存取错误，从而使数据丢失，所以软磁盘也不宜作为电子档案的长期保存载体;光盘是新近发展起来的最重要的数据存储载体。光盘适用于存储大容量和利用率高的文件，也适用于多媒体系统的存储载体，可作为长期保存电子档案的载体。建议各单位需要长期保存的电子档案要刻录成光盘保存。2、电子档案归档套数由于电子文件材料在使用中易损坏等原因，故至少应归档3套。一套用作封存，另一套用作提供利用，第三套作异地保存）。3、电子档案保管要求（1）光盘的选择刻录光盘的选择根据规定只能选取一次写入金色光盘，在购买光盘时一定要购买品牌的有黑色底盘盒的金盘。（2）光盘的标签的制作存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等项目。决不允许在光盘上粘贴口取纸一类的小纸贴。随县档案局2010年度电子档案全宗号：类别：办公室、业务科、史志科保管期限：永久、30年、10年存入日期：序号：2010001随县档案局2010年度电子档案全宗号：类别：办公室、业务科、史志科保管期限：永久、30年、10年存入日期：随县档案局2010年度电子档案序号：2010001（3）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。（4）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。（5）应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、磁带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。（6）环境温度选定范围：15℃－25℃；相对湿度选定范围：35％－45％。（7）归档电子档案的份数实行三套制。电子档案按规定须归档三套，一套归档保存，一套提供利用，一套异地保存。这是因为电子公文在利用时可能造成其损坏，必须有一套保存不用；电子公文归档后存储载体很难长期保存，必须多套保存，以防不测；电子公文如仅在一处保存，如遇档案安全事故就无法恢复全部档案。四、电子档案的移交和接收（一）移交、接收要求对归档电子文件，应按有关规定进行认真检验。在检验合格后按要求如期移交至档案保管部门，进行集中保管。在已联网的情况下，归档电子文件的移交和接收工作可在网络上进行，但仍需履行响应的手续。档案移交前检验项目包括：1、载体有无划痕，是否清洁；2、有无病毒；3、核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；4、核实登记表、软件、说明资料等是否完全；5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门会按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，将退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。（二）移交手续档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、验收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案部门自存。五、电子档案利用（一）利用电子档案的主要方法1、直接利用电子档案2、提供复制件3、采用通信传输手段利用（二）电子档案利用过程中的管理工作1、审查使用权限2、管理及回收供利用的复制件3、利用中的安全管理电子档案利用的安全与保密，比纸质档案更加难以控制。因此，应特别注意以下几点：1、利用方法应视用户的情况而定，不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法。2、依据电子档案的密级，进行有效管理，一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制复制的方式提供利用，对于提供利用的复制复制件制作，必须在有效控制下进行。3、采用通信传输或直接利用等利用方法，必须对内容信息进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期折更换。4、无论采用何种利用方法，都应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为利用工作查证的依据。5、利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作而带来不可挽回的损失。三个确保要保证电子档案的有效利用，必须做到“三个确保”：1、确保电子档案可存取可采用通用的技术、转换软件技术、“打包”方法等解决电子档案的可存取性问题。2、确保电子档案被人理解电子档案的内容要完全被理解，就需要保存与其内容相关的信息。这些信息主要指一些相关文件的名称、电子档案中所引用参考资料的出处、在自然语言中不常用的词语解释、必要的与电子档案内容相关的背景信息注释等。3、确保电子档案能够使用即指其存储在载体上或数据库内的信息，能够通过计算机系统一人们可以识别的形式读取。六、电子档案销毁（一）鉴定：归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。（二）销毁：销毁前必须要进行编目造册，经有关部门批准后，方可进行销毁。属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。注意事项1、在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境的有效性，软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等，要定期检查计算机系统，如有病毒应及时清除。2、盘带应定期检查，定期清洁和定期复制。软磁盘存到一定的时间，即需将磁盘带复制一次到新带上。对旧磁带和旧磁盘要确保及时清除其数据和消磁。已损坏的盘带要确保及时销毁。3、装卸搬运磁带应遵从有关操作规定，手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。4、使用、移动软磁盘时，不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。