会计电算化-账务处理子系统功能模块设计

WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide1内容回顾关于第三章，前面我们学习了账务处理概述，账务处理流程分析，总账子系统的总体设计，以及总账子系统的初始设置。复习：1、总账子系统需要设计哪些主要的数据文件？2、临时凭证文件有什么作用？WeifangUniversity会计电算化2007年4月8日星期日Slide22020/2/102第四节账务处理子系统功能模块设计本讲主要内容：凭证处理模块设计记账和结账模块设计账表输出和系统服务WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide3第一节账务处理概述第二节账务处理的流程分析第三节总账子系统的总体设计第四节总账子系统的初始设置第五节凭证管理第六节出纳管理第七节期末处理与账表输出第八节辅助管理－往来和项目核算和管理第九节总账系统的改进---动态会计平台的构建主要内容WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide4凭证处理模块设计凭证处理模块的功能主要是完成对凭证的日常处理工作，它又可划分为凭证输入、凭证审核、凭证查询打印，凭证汇总、记账等功能模块。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide5（一）凭证录入凭证录入模块是账务处理子系统中凭证处理模块下的一个重要子模块，它的功能是将记账凭证的格式显示在屏幕上，以供财会人员通过键盘输入凭证。在凭证录入过程中需要对会计科目等进行正确性检查；当凭证输入完成之后存盘时对金额进行检查；如果检查凭证正确无误，则将凭证保存在临时凭证文件中。否则，拒绝保存，等待财会人员修改。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide6凭证录入模块设计时要考虑的内容1、记账凭证格式设计在手工方式下，各单位的记账凭证有不同的分类，如收款、付款、转账等，每一类凭证具有不同的格式。在IT环境下，不可能也没有必要设计那么多凭证格式。目前，通用总账子系统通常采用的方法是：允许财会人员根据需要设置凭证类型，但一般各种凭证均采用统一的凭证格式。2、凭证录入时的控制机制设计WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide7凭证录入与控制机制凭证类型和凭证号。凭证号是记账凭证的标识，按会计制度要求，不同类型凭证每月分别从1开始连续编号，不能有重号、漏号。因此，当用户输入凭证类型后，其控制机制为：系统检查出该类最后一张凭证号，自动加一后生成当前凭证号。凭证日期。凭证日期用于标识经济业务发生的时间，凭证日期必须为公立日期，凭证日期应该随凭证号递增而递增等。因此，其控制机制为：凭证日期为公历日期，输入日期不能为已结账月份的日期，而且应该大于等于最后一张凭证的日期。附单据数。即本凭证的附件张数。摘要。输入本笔分录的业务说明，摘要要求简洁明了。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide8凭证录入与控制机制－科目科目是经济业务分类的主要依据，凭证录入模块提供对科目编码设置一系列的控制机制：存在性检查：即检查凭证中科目编码是否存在。财会人员在输入记账凭证时，输入一科目编码，如果财会人员在进行初始设置（科目设置）时设置了该科目编码，即“科目文件”有该科目编码存在，那么检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide9是否是明细记账科目的检查：检查凭证中科目编码是否为最底级科目编码或记账明细科目。在IT环境下，科目是分级的。输入记账凭证时，只能输入记账明细科目或最底级科目，不能输入控制性科目或父科目。如果输入记账明细科目，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。凭证录入与控制机制－科目WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide10与凭证类型是否相符的检查：即检查输入的借方科目或贷方科目与凭证类型是否相符的检查。特定的凭证类型有时要求凭证中必须出现某些科目。如付款凭证中贷方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目；收款凭证中，借方科目必须出现“现金”或“银行存款”科目。若满足上述条件，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。凭证录入与控制机制－科目WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide11凭证录入与控制机制－金额任何一张凭证都满足“有借必有贷，借贷必相等”的原则。因此，对每一张凭证存入凭证文件之前，其控制机制为：自动进行借贷平衡检查。如果平衡，检查结果为“正确”或“真”，否则，检查结果为“错误”或“假”。只有当所有检查结果都为“正确”或“真”，该张凭证被计算机接收，否则计算机拒绝接收。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide123、辅助核算和管理数据的输入在科目设置时，为了满足辅助核算和管理的需要，给有关科目设置了辅助核算属性，如外币、数量、单位往来、项目核算、个人往来、供应商往来、部门核算等。在凭证录入过程中，当输入了具有辅助核算属性的会计科目后，系统应自动弹出辅助信息输入窗口，提示并要求财会人员输入或者选择不同的辅助核算数据。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide13各种辅助数据的输入（1）辅助核算为外币:系统应提示输入外币金额和汇率（2）辅助核算为对账:系统应提示输入票据日期等（3）辅助核算为单位往来:系统应提示输入往来单位等（4）辅助核算为部门:系统应提示输入单位信息（5）辅助核算为个人往来:系统应提示输入个人信息（6）辅助核算为项目:系统应提示输入项目信息WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide14操作举例1、4日，财务部王晶从工行提取现金8000元，作为备用金（现金支票号XP001）2、6日，收到泛美集团投资20000美元，汇率1:8.625（转账支票号ZPW001）3、7日，供应部白雪采购空白光盘1000张，每张2元，材料货款以银行存款支付（转账支票号ZPR001）4、12日，供应部白雪从南京多媒体研究所购入“学习革命”光盘100张，单价60元，货税款暂欠，商品已验收入库（适用税率17%）WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide15凭证录入模块设计中的其他功能设计（1）科目联机查询功能。（2）计算器功能。（3）常用摘要输入功能。（4）凭证修改功能：可以对凭证进行有痕迹修改和无痕迹修改。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide16（二）凭证审核凭证审核模块主要是完成对录入的记账凭证进行正确性、合法性、有效性审核，对审核无误的凭证做标记以示审核通过，如果审核员想取消审核，也可以用该模块来完成。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide17凭证审核的目的和功能对记账凭证进行审核的目的主要有两个：一是发现凭证在输入过程中无法发现的错误；二是为记账提供一个标记。只有经过审核的凭证才能记账。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide18凭证审核的方法（1）静态屏幕审核法：是指计算机自动依次将未审核的凭证显示在屏幕上，审核人员通过目测等方式对已输入的凭证进行审核的方法。这种方法受操作员业务水平的影响较大，而且长时间目测会引起眼睛疲劳，效率比较低。（2）二次输入校验法：是将同一凭证输入两次，通过计算比较两次输入的凭证是否相同，从而检查输入错误的一种审核方法。这种方法查错效率较高，但是输入时间花费较多。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide19凭证审核模块应具备的控制功能（1）无论是审核签字还是取消审核，审核人和制单人不能是同一人。（2）凭证一经审核，就不能修改、删除，只有取消审核后才可以。（3）取消审核只能由审核人自己完成。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide20凭证的查询与打印查询打印模块的功能主要是完成对各种凭证（未审核凭证、已审核凭证）的查询和打印；按日期对凭证汇总，生成“凭证汇总表”显示和打印，或者按凭证类型汇总，生成凭证汇总表显示和打印等。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide21记账和结账模块设计——记账记账模块的功能是根据临时凭证文件中已审核的凭证，自动更新账务数据文件，得到账簿和报表所需要的汇总信息和明细信息。记账方式（即可一天记数次账，也可多天记一次账。）WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide22典型的记账处理流程记账流程职能记账凭证检验（1）记账指令临时凭证文件正确吗？NO保存记账前状态（2）状态文件取一张凭证并记账（3）已审核凭证汇总文件历史凭证文件科目文件企业银行账文件临时凭证文件的记录执行完？(4)更新（5）追加（6）已审核凭证做记账标志（7）YES删去已记账凭证（8）结束WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide23典型的记账处理流程（1）记账凭证的检验（2）保护记账前状态（3）开始记账（在不同工作区打开有关文件）（4）取“临时凭证文件”中已审核的凭证的一条记录，如果文件没有结束，继续执行，否则转到第（8）步。（5）以该条记录中的科目编码为关键字查找在“科目文件”和“汇总文件”中相应的记录并进行更新。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide24典型的记账处理流程（6）将该记录追加到“历史凭证文件”。（7）将临时凭证文件中的该记录做记账标记，返回（3）。（8）从“临时凭证文件”中删除有记账标志的所有记录。（9）关闭所有文件，结束记账过程。临时凭证文件科目编码借贷金额，，，科目文件科目编码科目性质父科目，，，历史凭证文件科目编码借贷金额，，，汇总文件科目编码余额发生额，，，，，企业银行账文件科目编码借贷金额，，，记账过程中文件之间的数据传递关系WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide26结账结账是一种批处理，只允许每月结账日使用。结账功能模块包括期末转账处理、月结，年结。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide27结账的步骤1、保护结账前状态保护结账前的所有数据到硬盘备份目录。这样做的目的是为了防止结账过程被中断，一旦断电或其他原因造成结账过程中断后，可以自动恢复到结账前状态。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide28结账的步骤2、结账前做的准备工作：（1）上月未结账，则本月不能结账。（2）本月还有未记账凭证时，则本月不能结账。3、如果是结十二月份的账,则必须产生下年度的空白账薄文件,并结转年度余额。4、做结账标志。如果某月有结账标志，则不能再输入该月凭证并记该月账。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide29账表输出账务处理的最终目标是产生各种账簿和报表，账表输出模块的功能就是根据企业管理和会计制度的要求对账务数据文件进行排序、检索和汇总处理，最后输出所需要的账表。输出的账表主要包括：日记账、明细账、总账、综合查询结果以及相关报表。输出的方式主要包括：账表的打印输出、账表的屏幕显示输出，以及账表的磁盘输出。WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide30帐表输出历史凭证文件汇总文件打印输出账簿和会计报告查询输出磁盘输出其他相关文件WeifangUniversity会计电算化2020年2月10日星期一Slide31日记账输出模块设计日记账输出模块的功能是根据财会人员输入的会计科目、日期，