会计电算化第5章1讲

第5章会计报表子系统分析与用友UFO报表系统的应用武汉大学经济与管理学院欧阳电平教授2012年秋主要内容：一、手工会计报表编制业务分析二、会计报表子系统实施分析三、通用会计报表子系统需求分析四、通用会计报表子系统设计五、通用会计报表子系统的报表编制过程六、用友UFO报表系统的应用教学目标：1）了解会计信息系统中会计报表编制的原理、方法、过程；2）掌握报表定义中“表元”的取数函数和运算公式的意义和作用；3）掌握报表编制工具的应用。一、手工会计报表编制业务分析（1）按报表的用途可分为：对外会计报表——编制方法、内容、报表结构统一规范，受《会计准则》和会计制度约束。一般不经常改变。对内会计报表——编制方法、内容、结构灵活，主要根据企业内部经营管理的需要编制。经常改变报表编制需求。（一）会计报表主要特征分析（2）会计报表结构特征不论是对内还是对外会计报表，共同的表结构特征是：二维表。一张会计报表由4个部分组成：1）标题——报表的名称，包括副标题、修饰线；2）表头——报表的栏目行，指明报表由哪些项目组成，用来描述报表的整体框架；3）表体——会计报表的主体，由表体各项数据（表元）及分隔线组成；表元：用二维坐标（x,y）定义其在报表中的位置，按表元取值的不同，可分为：固定表元——其值相对稳定，不随时间的变动而变动；变动表元——其值需要根据有关账、证、表等会计资料计算填列，但其值的计算方法、获取数据的来源相对稳定。4）表尾——表体以下对报表进行辅助性说明的部分。（一）会计报表主要特征分析（二）手工会计报表编制业务流程清查财产调整会计记录结账核对账目取得（或制作）空表对会计记录试算、编制工作底稿根据表内项目和填表要求计算填入（1）专用会计报表系统对每张会计报表的生成分别单独编写程序。操作简单、对用户要求低，难以适应报表的变化修改，维护困难，工作量大。（2）电子报表系统通用的表处理软件，如Excel、Lotus1-2-3。提供了非常强大的表处理功能：编辑、运算、统计分析、图形处理等；提供了与其他软件系统的数据接口或取数函数，以便于数据传递共享。没有考虑会计报表编制的特殊要求。二、会计报表子系统实施分析（一）实施方法（3）通用会计报表子系统给用户提供了一个设计报表结构的工具和平台；由用户自己定义每张报表的格式、内容，表内数据的生成方式；计算机根据用户的定义从相关数据库中提取数据（或通过输入），自动生成会计报表。基本能满足编制各种报表的要求，通用灵活，适应报表的变化和修改，自定义操作复杂、对用户的要求高。（一）实施方法二、会计报表子系统实施分析（二）实施特点：（1）合法性（2）保证会计信息的正确可靠（3）报表应满足一定的勾稽关系（4）报表数据来源及计算公式有严格的要求（5）实施步骤分两步，重点在报表定义（即报表的初始化）报表定义要对每张报表的信息结构进行详细描述：格式、内容、每个表元的取数来源、计算公式等；系统正常运行后，可以联机随时生成报表（自动生成），不受报告期限制。二、会计报表子系统实施分析三、通用会计报表子系统需求分析通用会计报表子系统会计人员新表登记信息报表栏目描述信息表体表元定义信息勾稽关系信息报表其他数据账户核算数据企业其他子系统对外报表对内报表其他数据相关报表使用者内部报表使用者会计核算子系统（a）通用会计报表子系统顶层数据流图（一）数据流图（DFD）（1）新表登记信息＝报表编号＋报表名称＋……（2）报表栏目描述信息＝栏目名称＋栏目类型＋栏目宽度＋栏目小数位宽度（3）表体表元定义信息＝表元行号＋表元列号＋表元属性＋表元取值表达式表元属性＝G：固定表元|B：变动表元（4）勾稽关系信息＝左方项目运算表达式＋勾稽关系符＋右方项目运算表达式勾稽关系符＝|=|=||=（5）对外报表＝资产负债表|损益表|利润分配表|现金流量表………………三、通用会计报表子系统需求分析（二）数据字典（DD）加工名：报表生成加工编号：5激发条件：报表运算（输出）命令加工逻辑：根据报表运算命令检索报表注册库文件；When检索报表结果为真根据报表注册库的记录形成该张报表的头部等信息并保存；根据该张报表编号检索报表栏目定义文件并生成表文件结构；用该张报表编号检索表体表元定义库；when非文件尾根据表元取值表达式的描述，从相应数据库中取数并计算，将计算结果填入该张报表库文件相应位置；直到所有表元处理完毕；三、通用会计报表子系统需求分析（三）加工描述参考教材《电算化会计》P127四、通用会计报表子系统设计基本的功能模块结构1)新表登记2)定义报表栏目（报表结构）3)定义表体表元4)定义报表勾稽关系5)报表生成（报表编制）6)报表输出（一）功能模块设计参考教材《电算化会计》P128四、通用会计报表子系统设计变动表元的取数来源：1）账务系统各科目发生额和余额（本套，异套）2）其他会计核算子系统的数据（固定资产等）3）本表数据的运算4）其他报表中取数5）手工直接输入（管理会计与成本会计）（二）表元运算公式设计（不同的软件设计不同）变动表元的取数函数取数函数的一般形式：函数名（参数1，参数2，……...参数n)功能:从何处,取何数,取数条件,做何运算处理四、通用会计报表子系统设计勾稽关系表达式由表元运算公式和勾稽关系符组成勾稽关系符：===（三）勾稽关系（审计公式）设计用来存储报表的名称、结构、编表方法等特征信息。（1）报表注册库用于存储每张报表的编号、名称等基础信息。例：报表注册库文件结构（四）数据库文件设计（不同软件设计方案不同）表编号标题名字体分页表分隔线居中行号(N,3)(C,40)(C,1)(C,1)(C,1)(C,1)(N,1)001资产负债表DNYY0001—————ANY1001编制单位：XXBL2001工会01BR2……………………四、通用会计报表子系统设计（2）报表栏目定义库用于存储每张报表各栏目（列或字段）的名称、类型、宽度、小数位等信息。例：报表栏目（报表格式）定义库文件结构表编号栏目层号栏目名栏目类型栏目宽度小数位数(N,3)(N,1)(C,40)(C,1)(N,3)(N,3)0011资产C300011行数N20011年初数N1620011年末数N162……………………（四）数据库文件设计（不同软件设计方案不同）四、通用会计报表子系统设计（3）表体表元定义库用于存储每张报表各表元的取数来源及运算公式的描述。例：表元取数定义库文件结构表编号表元位置表元属性表元取值式(N,3)(C,9)(C,1)(C,40)001(1,1)G流动资产001(2,1)G货币资金001(2,2)G1001(2,3)BQZCBNC(*.*)；……………………取上期资产负债表年初数（四）数据库文件设计（不同软件设计方案不同）四、通用会计报表子系统设计（4）报表勾稽关系库用于存储报表项目勾稽关系的描述，以便程序进行自动审核。例：报表勾稽关系库文件结构字段名类型宽度小数稽核期C1左方表达式C40稽核关系C2右方表达式C40稽核结果C6稽核说明C40（四）数据库文件设计（不同软件设计方案不同）四、通用会计报表子系统设计（5）报表数据文件每张报表通过其报表栏目（格式）定义文件生成库文件结构；存放随机生成的报表数据；如果要做报表分析或传输，则需要备份报表数据文件；报表生成后要立即查看或打印输出；要修改每张报表的结构，需要修改报表定义。（四）数据库文件设计（不同软件设计方案不同）四、通用会计报表子系统设计五、会计报表子系统报表编制过程新表登记（定义报表名称、编号、表头、表尾信息等）定义报表各栏目名称、类型、宽度报表生成（报表运算）生成报表库文件结构（生成一张空表）按报表勾稽关系自动审核按报表格式输出信息取得表元的操作数并按运算规则计算填入报表数据库中报表管理（归档、备份等）定义表体中各表元的数据来源和运算规则日常编表循环一般操作流程汇总会计报表（由总公司或行政主管部门编制）1.汇总会计报表的方法（1）根据所属会计报表相同指标迭加直接获得汇总会计报表同一指标数据；（2）按变化的计算口径重新计算（有条件进行汇总处理）。2.汇总会计报表过程初始化（定义汇总会计报表的格式、各汇总项目的计算公式等）采集基层单位报表数据（电子报表、手工录入）对基层单位的报表进行审核按初始化定义的汇总条件自动汇总输出汇总会计报表五、会计报表子系统报表编制过程合并会计报表1.合并会计报表的编制方法（1）母子公司统一会计期间，决算日期、会计政策（2）编制抵销分录以抵销内部投资、债权债务等内部会计事项对个别会计报表的影响；（3）根据抵销后的数据编制合并会计报表2.合并会计报表编制过程初始化（建立合并工作底稿）数据导入（将子公司会计报表数据导入工作底稿库文件中）输入抵销分录、审核、保存分录定义合并公式（合并报表中某些合并项的计算公式）报表合并计算，生成合并会计报表输出（屏幕、打印、文件）合并会计报表五、会计报表子系统报表编制过程六、用友UFO报表系统的应用单元：由行和列交错而确定的一个空位（表元），单元是组成报表的最小单位。•单元属性：单元类型,对齐方式,字体颜色等。•单元公式:计算公式,审核公式,舍位平衡公式.三种类型的单元:(1)数值单元:报表的数据,在数字状态下输入,也可直接输数,也可由单元中存放的公式生成。(2)字符单元:数据状态下输入,也可直接输字符,也可由单元中存放的公式生成。(3)表样单元:报表的格式,对所有表页有效.格式状态下输入和修改.（一）基本概念六、用友UFO报表系统的应用报表（表页）：一个二维表,具有相同格式,数据不同的每张报表称为一个表页。报表文件:包含多张报表(相同的报表格式)的文件.例如:”资产负债表.rep”.在报表文件中找数据:先找表页号(名),再确定在该页的行号和列号。格式状态：用于设计报表格式、单元公式。数据状态：用于管理报表的数据。关键字：是游离于单元之外的特殊数据单元，是识别表页间的唯一标志，如单位名称、年、月、季、日等。（一）基本概念（1）变动表元的取数函数取数函数的一般形式：函数名（参数1，参数2，……...参数n)功能:从何处,取何数,取数条件,做何运算处理用友报表子系统提供的财务函数的基本格式:函数名(“科目码”,会计期,[借/贷],[账套号],[会计年度],[编码1],[编码2])[]表示可以省略,编码与科目的核算帐类有关,可取辅助帐的编码。如:取应收账款的期初余额函数:QC(“1122”,全年,,,年,,)（2）表元（单元）运算公式的组成：一般由运算符、函数组成。如：取货币资金的期末余额函数的运算公式:QM(“1001”,月,,,年,,)+QM(“1002”,月,,,年,,)+QM(“1012”,月,,,年,,)(二)表元运算公式设计六、用友UFO报表系统的应用(三)用友UFO报表系统的操作操作过程：（1）在【文件】菜单中单击【新建】（系统自动生成一张空白表）（2）在【格式】菜单中单击【报表模版】，在对话框中选择报表名称，单击【确认】（3）生成报表数据切换到数据状态：在【数据】菜单中单击【帐套初始】，（输入帐套号；会计年度），单击【确认】在【数据】菜单中指向【关键字】单击【录入】（输入单位名称，年，月，日）系统提示“是否重算第1页”，单击“是”，系统自动根据公式计算并生成报表数据。六、用友UFO报表系统的应用报表模版：会计报表系统提供的多种常用的会计报表的格式及公式，即详细设计了每张报表的表元如何取数及运算，用户可以对模版进行修改。（1）套用报表模板操作(2)修改报表公式操作过程：转换到格式状态下：双击要修改的单元格，先删除错误公式，再利用公式向导进行公式编辑。公式向导的应用：点击公式向导-〉选择函数分类-〉选择函数名-〉点击下一步-〉点击参照-〉录入相关内容-〉点击确认六、用友UFO报表系统的应用(3)增加表页增加表页指在当前表页后插入一张空表，或在最后一张表后增加N张空表。操作过程：在数据状态下，在【编辑】菜单中指向【追加】，单击【表页】