第五节 函、会议纪要

第五节函、会议纪要一、函（一）函的概念函是用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准时使用的一种公文。凡下级机关向上级机关询问问题，请示批准事项；平行或不相隶属机关之问相互商洽工作；上级机关答复下级机关来文、催办交代事项等，都可使用函。（二）函的特点行文的多向性功能的多用性写作的灵活性（三）函的种类1．按作用可分为商洽函、询问函、答复函、邀请函四种。商洽函，用于平行机关、不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜。如商洽干部、洽谈业务、联系参观访问等。询问函，用于向上级或平级机关询问情况或向下级机关催办事宜。答复函，用于答复下级或平级来函询问、商洽的问题。邀请函，用于任何机关之间邀请外单位代表和个人参加会议或活动。2．按行文方向分为去函、复函两种去函是为商洽工作、询问事项，主动给其他机关发函。复函是针对来函作复，为被动行文。函一般不具备批示作用，但上级给下级的复函，在业务上有指导作用，下级机关应按复函中的要求执行。（四）函的结构和写法函由标题、主送机关、正文、落款日期等部分组成。1．标题函的标题包括发文机关、事由和文种(函或复函)三部分。如《国务院办公厅关于中国科学技术协会设立科技开发型企业问题的复函》。也可以省略发文机关。2．主送机关即接受函的机关。复函的主送机关与来函的发文机关是一致的。3．正文开头,交代写函的根据。发函要写清发函的起因，复函一般只写“××××××（批年号）××字××号函悉。”，然后用“经研究，复函如下”等惯用语过渡到下文。主体部分,提出要商洽、询问、答复、周知的事项。发函要将商洽、询问的事项交代清楚，语言要注意分寸，讲究礼貌。复函要针对来函，简短、扼要、明确地给予答复。复函结尾常用习惯语有“此复”、“特此函复”结束全文。4．落款和日期正文结束后写上发函机关全称和成文日期。（五）撰写函应注意的事项叙事简洁，要求明确。用语得体，注意分寸。开门见山。适当使用习惯用语。二、会议纪要（一）会议纪要的概念会议纪要是对会议讨论研究的工作事项的成果择要整理而形成的公文。会议纪要起着沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。（二）会议纪要的特点纪要性纪实性约束性（三）会议纪要的类型根据会议的内容划分，可分为专题会议纪要和综合性会议纪要。根据会议性质来划分，可分为工作会议纪要，代表会议纪要、座谈会议纪要、联席会议纪要、办公会议纪要、汇报会议纪要、技术鉴定会议纪要、科研学术会议纪要、现场会议纪要、商贸会谈会议纪要等。（四）会议纪要的结构和写法会议纪要的结构，一般包括标题、开头、正文和结尾四部分。1．标题常见的有以下几种形式：一是把会议的主要内容在标题中提示出来，如《房地产价格管理工作的会议纪要》。二是会议名称加纪要。如《全省房改工作座谈会议纪要》、《建筑施工现场会议纪要》。三是正副标题式。如《今年的党风要有决定性的好转——中纪委关于加强纪检工作座谈会议纪要》。2．开头部分一般要用简练的语言写明会议召开的形势与背景，会议的指导思想及目的要求，会议的名称、时间、地点、与会人员和主持者，会议的主要议题或解决了什么问题，对会议的评价等。3．正文部分一般要写清楚会议讨论了哪些问题，有何决议；有哪些遗留问题，今后如何处理等。文字表述宜重点突出，详略得当。4．结尾部分结尾的内容，一般包括对会议的评价、会议的倡议或号召、对会后工作或下次会议的意见或建议或是对有关单位、有关人员的表彰或感谢等。结尾要根据会议的实际情况，可要可不要。会议纪要一般没有“落款”。如果在标题中没有标明制发机关名称，在结尾后必须标明制发机关的全称和成文日期。（五）大型会议纪要常见的形式有两种：一是分列小标题式。开头概述会议的基本情况，正文分几个部分撰写，每个部分标上小标题。这样条理清楚，内容清晰。二是分块式。开头部分概述会议的基本情况，分述部分分为几大块，每一大块的前面标上中文数码。三是分条列项式。开头概述会议的基本情况，正文部分把会议的主要内容分条列项的叙述，共十条。像这样具有指导性、法规性的会议纪要用分条列项式来写，既显得条理清楚，又便于贯彻执行。（五）撰写会议纪要应注意的事项如实纪要。注重语言环境，要做到真实、准确。要点突出。突出会议主旨，择要表述。简明清楚。纪要的语言要简明精当，准确严密；层次分明，条理清楚。本章小结行政公文是机关的通用文书。撰写行政公文，首先要熟悉公文的格式，熟记公文格式的数据在载体上的排列顺序，必须做到格式符合标准。根据所拟定的内容、行文关系，恰当地选择文种，拟好标题。准确选择主送单位和抄送单位。撰写公文正文时，开头要根据需要写导语，正文事项要条理清楚，不能交叉。语言要准确、简明、得体。