星级酒店活动作业准则

叶予舜汇整1饭店赞助活动作业准则在国际性的观光大饭店中,经常会举办许多各式各样的活动及节目,有些是饭店自己举办,有些则是配合厂商共同举办,也就是厂商赞助下的活动或节目.本饭店也不例外但因赞助时往往有许多物品是由厂商以免费的方式提供,容易与饭店内本身之存货或资产相混淆,为使各项活动能顺利,并对赞助物品作有效之管理,特别制定下列作业准则:第一章:总则第一条:目的为使本饭店与厂商共同举办之各类活动及节目能顺利进行,并对赞助物品作有效而快速之管理,进而使活动及节目能成功,提升本饭店之业绩与声誉,特订定本办法.第二条:定义凡饭店外之个人或团体与本饭店共同利用本饭店场所,所举办之节目,展示聚餐等各类活动均属之.第三条:经办及协办单位1.各类赞助活动由市场行销部门或营业部门作为发动单位.2.管理部门之各单位则为赞助活动之配合单位,必要时将与发动单位会同参与活动.3.与有涉及采购系统之事项,必须先知会采购部协同办理.第四条:授权所有各类活动由发动单位与赞助或互惠之厂商谈妥活动内容及互惠条件,并同损益预估分析,呈总经理核准,并由总经理与厂商签定合约后,方可执行合约内容.第五条:知会1.凡活动确定核准后,发动单位必须知会相关单位.2.若有赞助物品时,必须知会采购,验收,资材,成控等单位.3.合约正本须交财务部存档.4.赞助物品之饮料部份,一律由饮务组统筹处理(接洽,向仓库领取,管理作帐)第二章:作业程序及内容各类活动之作业,可分为下列十八项动作(其作业之流程图及细节如附件)叶予舜汇整21.接洽.2.拜访行程计划.3.促销日期及餐厅之选定.4.损益分析预估.5.呈核.6.与协助厂商签约.7.食物饮料之进口.8.外籍人事之安排.9.需进口之现场促成物拟定.10.综合广告行销案拟定.11.开幕酒会计划.12.菜单及酒单敲定.13.活动通知相关单位.14.餐厅布置及装饰.15.现场工作准备.16.员工训练.17.促销活动开始.18.促销活动效益分析.第三章:赞助物品之管理准则(流程图如附表)1.凡厂商提供赞助物品时,一律由采购部负责联络交货事项.2.厂商依采购部通知之时间,将物品送到验收课,由验收课验收其数量,并立验收证明.3.厂商将物品提供,经验收后,双方在验收单上签名物品直接送到资材课,由资材课管理人员签收后,厂商,验收,资材,采购,及成控各执一份存查.4.物品经仓库签收后,由仓库列账单独管理(不并入原有的存货)并立即通知使用单位填写领料单领取,饮料则由饮务组统筹领取管理.5.使用单位或饮务组对所领出部份,须列册管理,并详载活动其间每日物品之进出情形.6.活动结束后剩余之物品,若不退回厂商,一律列入为公司之资产或存货,由公司造册列管,可销售之存货,则归被赞助单位继续销售或各案处理.7.活动结束后之各案处理,则请发动单位于发起活动计划之时,就先行决定以利于活动结束后可以立刻执行,若有异动时,再由发动单位另行通知修改.第四章:效益评估活动结束后由主办单位提出检讨报告,针对各案活动之得失,提出检讨评估,以作为下次活动之参考改进事项.叶予舜汇整3F&B促销活动接洽1拜访行2程计划促销日期及3餐厅之选定损益分析4预估呈5核需进口之现9场促成物拟定与协助厂6商签约综合广告行10销案拟定外籍人事安排8食物饮料之7进口开幕酒会11计划活动通知各相13关部门菜单及酒12单敲定现场工作准备14餐厅布置及装饰15员工训练16促销活动开始17促销活动效益18叶予舜汇整4程序需要天数承办单位1.接洽对象大使馆观光局航空公司旅行社其它大饭店厂商7天餐饮部2.拜访行程计划搜集简介,照片,促成物.菜单及酒单食谱,服务用具及器皿布置装饰物或图案设计选择制服搭配饰物音乐或娱乐之数据14天餐饮部业务部3.最佳日期选择决定合适餐厅选定1天餐饮部4.损益分析预估每日人数平均消费额(不含税及服务费)食物及饮料的百分比餐饮总收入去年同期促销活动营业额比较相关支出费用,乐队其它薪资,装饰费用等从营业额中扣除之相关支出费用2天餐饮部5.损益分析由上级呈核认可1天总经理6.与协助厂商签约需由国外进口之促成物形式及数量决定决定送货日期10天总经理7.食物及饮料之进口通关程序付款条件送达日期10天采购部验收8.外籍人事安排薪水决定食宿安排交通及行李旅行文件及签证地方性惯例保险费到达及离开日期10天人事部餐饮部客房部9.预估装饰物(布置)或服务用具器皿到达或装7天餐饮部叶予舜汇整5作妥日期与航空公司签约采购部总经理10.综合广告行销案拟定及制作综合广告精彩活动表DM大厅海报,电梯海报促销现场促成及DM赠品或摸彩品30天│40天公关美工11.开幕酒会计划贵宾邀请鸡尾酒会记者招待会印刷物之准备3天业务部公关美工12.菜单及酒单之敲定食物试吃饮料试喝食谱成本计算决定售价6天餐饮部13.准备工作通知全体员工迎接即将来临的促销活动其传统及主题1天餐饮部14.现场工作准备食物及饮料服务方式及规定餐桌器皿,桌布决定餐桌装饰,盆花,蜡蠋服务人员制服2天餐饮部15.餐厅布置及装饰餐厅及各单位装饰的草图食物与饮料展示设计传统配合之装饰物以及有关促销活动之促成物典型展示物品展示乐队表演位置（乐队舞台地点）,与木匠协调工程部协调,声光,音响2天餐饮部公关工程部16.员工训练负责工作及职掌区分明确指示促销活动日期事先现场预演1天餐饮部17.促销活动开始视活动期限餐饮部18.促销活动效益分析与预估目标额比较叶予舜汇整6分析顾客意见公关及业务效果分析对下次举办同类型之促销活动之建议2天餐饮部成本控制旅馆食物节庆之计划与执行食物之计划与实行一、与特定国家联络1.以信件与对方之大使馆、观光局、航空公司及饭店联络。2.餐饮部经理应做通盘的了解。二、食物节之预估损益表1.选择最佳日期2.食品成本之分析3.最后决定适合推出之节庆三、与有关之合伙人签合约1.广告材料2.食物及饮料的进口3.从国外雇用人员4.当地的各种装饰及服务用具四、广告概念、促销及公共关系1.混合广告2.开幕酒会的准备五、有系统有组织的准备工作1.与特定国家代表开会讨论有关此国文化遗产及食物节庆之主题2.菜、酒单之决定3.主题、附件展示物品及制服之设计4.餐厅的布置5.工作及职责的分派六、食物节之执行及评价1.节庆之开始2.整个节日成败之衡量叶予舜汇整7职责划分等级总经理100-199餐饮部经理200-299市场督导300-399采购分析员400-499人事经理500-599