凯捷-如何撰写职位描述文件

如何撰写职位描述文件凯捷中国2005年5月2©2004Capgemini-Allrightsreserved职位描述文件是公司进行人力资源管理和开发的重要工具，是规范管理、提高工作绩效的基础招聘/调配绩效管理薪酬回报职业发展任职资格干部培养职位培训选择怎样的人？如何选？建立怎样的队伍？如何建？关键绩效怎样考核？怎样达成任职标准？员工何去何从？怎样报酬员工？职位评估评估依据？如何培训？怎样培训职位描述招聘/调配3©2004Capgemini-Allrightsreserved目录•什么是职位描述文件•如何撰写职位描述文件•职位描述文件示例4©2004Capgemini-Allrightsreserved•职位描述文件是用书面语言表述职位的工作目的、职责等基本信息，其中职位职责是从工作内容中提炼出来的反映工作表现的标准，而不是通常意义上的工作任务的全部•须经工作持有人与主管讨论，双方达成一致•如果工作发生重要变化或因组织变化而受到影响时，要对过去的职位描述进行重新检查，看是否仍然符合新的要求什么是职位描述文件5©2004Capgemini-Allrightsreserved职位描述文件是提供有关任务、职责等关键信息的文件职位识别信息职位名称工作地点职位编号所在城市所属部门出差要求□无□偶尔□经常□常驻版本号生效日期工作网络关系直接上级职位其它汇报职位直接下级职位薪酬直接下级人数绩效□无□建议权□决定权直接管辖团队人员管理权限配备□无□建议权□决定权业务指导职位受外部哪些机构影响将影响哪些外部机构职位目的与职责职位目的（存在的理由，限制和目标）职责范围(名称、定义、该职责所要达到的结果/目标)责任级别（全部/部分/协助）衡量标准(数量、质量)战略层面1.2.3.战术层面1.2.3.4.业务类操作层面1.2.3.4.5.管理类1.2.3.任职资格教育程度专业方向工作经验行业经验培训经历特殊知识通用技能要求专业技能要求6©2004Capgemini-Allrightsreserved目录•什么是职位描述文件•如何撰写职位描述文件•职位描述文件示例7©2004Capgemini-Allrightsreserved指职位的基本属性特点，包括职位名称、部门、工作地点、出差要求及有效性标识等基本信息。定义详释•职位名称：指该职位的名称，是对职位职责的高度概括，格式为：限定词+名词，如：研发工程师、财务部经理、培训专员等•所属部门：指次于公司级的组织(部门)或子公司，如：营运中心、华北公司财务部等•职位编号：指按照公司统一职位编码原则确定的职位编码•工作地点：指该职位在公司内部何处开展工作•所在城市：指该职位工作地点所在的城市•出差要求：指该职位是否需要出差以及如果出差，其频率将大致怎样•版本号：指本职位描述文件的版本编号•生效日期：指本职位描述文件经过审核批准后开始生效的日期职位识别信息撰写要点职位识别信息职位名称所属部门职位编号工作地点所在城市出差要求□无□偶尔□经常□常驻版本号生效日期8©2004Capgemini-Allrightsreserved指职位的内外部工作关系网络，包括与该职位相关的上下级职位名称、管理幅度、对下属员工的人事管理权限以及与外部机构的工作关系。定义详释•直接职位：指该职位的直接上级领导职位名称•其它汇报职位：指该职位存在双重领导时的非直接上级职位•直接下级职位：指该职位直接管理的下级职位名称•直接下级人数：指该职位直接管理的下级职位的任职者数量•直接管辖团队：指该职位直接下级中属于团队领导者的职位数量，其中团队领导者指至少管理3个下属（不包括秘书，助理）的职位，2个下属时可计为0.5工作网络关系撰写要点工作网络关系直接上级职位其它汇报职位直接下级职位人员管理权限薪酬□无□建议权□决定权直接下级人数绩效□无□建议权□决定权直接管辖团队配备□无□建议权□决定权业务指导职位对职位产生影响的外部机构受到职位影响的外部机构9©2004Capgemini-Allrightsreserved详释（续）•人员管理权限：描述该职位对直接下属的人力资源管理权限•薪酬：该职位对直接下级有无薪酬建议和决策权限•绩效：该职位对直接下级有无绩效结果的建议和决策权限•配备：该职位对直接下级有无人员招聘/解雇/内部调动的建议和决策权限•业务指导职位：指该职位需要对哪些跨部门职位进行业务上的指导•对职位产生影响的外部机构：指该职位受到哪些外部机构的影响，包括相关政府部门、产业链上下游企业及其它相关单位等•受到职位影响的外部机构：指该职位将对哪些外部机构产生影响工作网络关系撰写要点（续）工作网络关系直接上级职位其它汇报职位直接下级职位人员管理权限薪酬□无□建议权□决定权直接下级人数绩效□无□建议权□决定权直接管辖团队调配□无□建议权□决定权业务指导职位对职位产生影响的外部机构受到职位影响的外部机构指职位的内外部工作关系网络，包括与该职位相关的上下级职位名称、管理幅度、对下属员工的人事管理权限以及与外部机构的工作关系。定义10©2004Capgemini-Allrightsreserved职位目的与职责撰写要点－职位目的简单、准确地说明该职位存在的理由，受到的限制及其存在对于组织的贡献，及工作最终要达到的目标和效果。内容注意事项•不要将怎样完成结果的过程写入目标陈述•是对职位职责的高度概括•撰写目标陈述时通常始于一个动词，以此动词继续陈述这一动词起着什么样的作用，受到何种限制，要到达什么目的例•常务副总裁的工作目标：主持公司的日常营运，以达到董事会、执行委员会要求的计划、方针和营运目标•销售员工作目标：按销售计划执行销售任务，回收货款，以实现公司年度销售目标职位目的与职责职位目的（存在的理由，限制和目标）职责范围(名称、定义、该职责所要达到的结果/目标)责任级别（全部/部分/协助）衡量标准(数量、质量)业务类战略层面战术层面1.操作层面1.管理类11©2004Capgemini-Allrightsreserved职位目的与职责撰写要点－职责范围职位目的与职责职位目的（存在的理由，限制和目标）职责范围(名称、定义、该职责所要达到的结果/目标)责任级别（全部/部分/协助）衡量标准(数量、质量)业务类战略层面战术层面1.操作层面1.管理类•为达到工作目标，需完成哪些工作，以及为完成这些工作个人所负有的责任•需要将工作内容分为业务类和管理两大类：•业务类指该职位在职位业务领域中在战略、战术和操作三个不同层面中的主要工作内容•战略层面指该职位在公司战略方面的主要工作•战术层面指该职位在业务运作方面的主要工作•操作层面指该职位在具体工作环节/流程方面的主要工作•管理类指该职位对所在部门所辖下属职位的主要管理工作内容12©2004Capgemini-Allrightsreserved职位目的与职责撰写要点－职责范围（续）职位目的与职责职位目的（存在的理由，限制和目标）职责范围(名称、定义、该职责所要达到的结果/目标)责任级别（全部/部分/协助）衡量标准(数量、质量)业务类战略层面战术层面1.操作层面1.管理类注意事项•总的来说代表了工作的主要产出•描述了工作的成果而非全过程•每一说明描述了单独的、不同的最终结果构成要素•行为动词：组织、主持、制定、拟订、参与、协助等•对象：什么工作•最终结果：实现什么结果例•战术层面－主持质保体系建设工作，完成日常体系运行督查，确保体系正常运行并通过复审13©2004Capgemini-Allrightsreserved职位目的与职责撰写要点－责任级别在职责范围内担负的责任程度，分为全部、部分和协助三类。内容构成要素•全部：通过行使行政权力，来组织直接下属或协调其它职能部门完成某项工作，或者独立完成某项工作，对工作结果完全负责•部分：辅助或与别人共同完成某项工作，对工作成果承担局部责任•协助：支持别人完成某项工作，对结果只承担间接责任例•人力资源主管主要负责绩效管理工作，承担全部责任•人力资源主管配合人力资源经理进行人员配置，承担部分责任•人力资源主管参与建立人力资源计划体系，承担协助责任职位目的与职责职位目的（存在的理由，限制和目标）职责范围(名称、定义、该职责所要达到的结果/目标)责任级别（全部/部分/协助）衡量标准(数量、质量)业务类战略层面战术层面1.操作层面1.管理类14©2004Capgemini-Allrightsreserved职位目的与职责撰写要点－衡量标准衡量职位职责完成情况的数量、质量等指标。内容例•衡量项目部职责完成情况需要考虑项目成本•衡量财务人员职责需要考虑报表的及时性和准确率•衡量辅助性职能部门职责完成情况需要考虑员工满意度职位目的与职责职位目的（存在的理由，限制和目标）职责范围(名称、定义、该职责所要达到的结果/目标)责任级别（全部/部分/协助）衡量标准(数量、质量)业务类战略层面战术层面1.操作层面1.管理类15©2004Capgemini-Allrightsreserved描述职位目的与职责的常见标准行为动词举例如下标准行为动词•主持：协调、指导两个及以上有不同职能部门参予而共同完成的某项工作•组织：协调、指导两个及以上下属共同完成某项工作•指导：通过安排单个下级而完成的某项工作•审核：检查下属工作成果及建议，报上级批准•审批：终审下属工作成果及建议，并作出决定•制定：根据公司惯例及个人经验，结合实际情况独立完成某个方案或计划，不需上级批准•拟订：根据公司贯例及个人经验，结合实际情况独立完成某个方案或计划，报上级批准•完成：按照既定程序，独立取得某项工作的成果•参与：与别人共同完成某项工作，活动中处于平等地位•协助：配合别人完成某项工作，活动中处于从属地位例•主持合同评审•组织完成年度经营计划编制工作•审核月度财务报表•审批制造本部内人员调动•制定月度部门工作计划•拟订经营分析报告•完成当月成本核算工作•参与供应商评审•协助总裁完成年度工作计划16©2004Capgemini-Allrightsreserved指任职者的最低准入条件，“最低”指如果再低于这个资格条件就无法胜任该职位要求的工作，任职资格包括教育背景、工作经验、专业知识与技能。定义构成要素•教育程度：指任职者最高学历的下限要求•专业方向：指任职者所学专业方向要求•工作经验：指任职者的从业年限下限要求•行业经验：指任职者在制定行业或专业领域的从业时间下限要求•培训经历：指任职者经过培训具备的非学历资质要求•管理技能：指任职者需要具备的相关管理能力及水平要求•专业技能：指任职者需要具备的相关专业能力及水平要求•通用技能：指任职者需要具备的基础能力素质要求例•管理技能：高级项目管理技能•专业技能：中级商务谈判能力•通用技能：高级计算机及网络应用能力职位描述文件的内容和撰写要点－任职资格任职资格教育程度专业方向工作经验行业经验培训经历管理技能通用技能专业技能17©2004Capgemini-Allrightsreserved目录•什么是职位描述文件•如何撰写职位描述文件•职位描述文件示例18©2004Capgemini-Allrightsreserved职位描述文件示例19©2004Capgemini-Allrightsreserved内容回顾•什么是职位描述文件•如何撰写职位描述文件•职位描述文件示例20©2004Capgemini-Allrightsreserved21©2004Capgemini-Allrightsreserved谢谢大家！