航运公司SMS审核不符合规定情况报告评析(2012年3月30日定稿)ppt

MaritimeSafetyAdministrationofPeople’sRepublicofChina2012年3月不符合规定情况报告评析浙江海事局审核办浙江海事局2012年审核员知识更新培训一、不符合的概念理解《不符合规定情况报告》是审核员在文件审核或活动审核后，在对所发现的问题进行综合分析、评价的基础上，根据问题的性质、事实以及判定依据，对于构成不符合的问题,按照开列不符合的相关要求，所形成的一种审核文书。评价审核中发现的问题，开列不符合是审核过程的重要环节。在ISM/NSM规则中，给出了不符合规定情况的定义，即“指客观证据表明不满足某一具体要求的可见情况”。因此，不符合至少应包括两方面的内容：一是要有证据证明的背离事实；二是要有具体的不符合判定依据。在安全管理体系审核中通常认为，不符合是指审核中发现的客观证据表明不满足某一具体规定要求的情况，即有客观证据表明不满足规定的观察结果。不符合按其性质可分为一般不符合、严重不符合和重大不符合。浙江海事局2012年审核员知识更新培训（一）一般不符合判定一般不符合是指性质轻微的不符合。通过对审核观察结果分析,如果确定所发现的不符合属人为疏忽或具体规定偶未遵守，且是孤立的、对航运公司安全管理体系运行效果不产生明显影响，这类不符合可判定为一般不符合。（二）重大不符合判定通过对审核观察结果分析,如果确定所发现的不符合对人员或船舶安全构成严重威胁或对环境构成严重危险，并需要立即采取纠正措施；或未能有效和系统执行《国际安全管理规则》/《国内安全管理规则》的有关条款，这类不符合可判定为重大不符合。（三）严重不符合判定严重不符合是指其性质介于一般不符合和重大不符合之间的不符合。浙江海事局2012年审核员知识更新培训二、不符合的形成原因造成不符合产生的原因主要有以下几方面：一是安全管理体系（或称为SMS）文件与ISM/NSM规则不符，不能保证船舶、船舶营运和船员配备符合法定规则的要求；——符合性二是SMS文件未覆盖对法定规则和IMO、主管机关、船级社和海运业组织认定的风险建立安全防范措施；——覆盖性三是涉及安全和环境保护的管理和操作活动，未执行SMS的规定或实际执行不符合SMS文件规定或相关强制性规定；——操作性四是虽然按SMS文件规定操作，但缺乏有效性，造成安全和环境保护不可靠。——效果性浙江海事局2012年审核员知识更新培训三、开列不符合的一般原则（一）在判定不符合时，应注意掌握以下的判定原则：一是事实准确原则（出处、事实），严格遵守依据客观证据的原则，凡是证据不足的，不应判定为不符合，可以作为问题提请公司和船舶注意；——事实二是依据准确原则（ISM、强制性规定、公司SMS文件）判定不符合必须以ISM规则、适用的法定规则、主管机关的特殊要求和公司的SMS文件条款作为依据，如果发现的问题不能用ISM、强制性规定、公司SMS文件的具体条款来判定，那就不能构成不符合；——依据浙江海事局2012年审核员知识更新培训三、开列不符合的一般原则（二）三是促进改进和完善的原则，对于审核中发现的问题，应从如何能促进公司和船舶不断改进和完善安全管理体系的角度出发，来进行判定不符合的性质；——引导性四是有针对性原则，在判定不符合时，应针对公司及船舶的安全和防污染管理特点（包括航线、船种、承载的货物等），评价所发现的问题，来确定不符合；——针对性五是系统性原则，应综合分析所有审核观察结果，尽可能针对系统性的问题开列不符合。——系统性浙江海事局2012年审核员知识更新培训四、开列不符合的注意事项（一）开列不符合时，应注意以下几个方面：一是不符合事实应有明确的出处。对于不符合中所阐述的事实，必须是经过审核查实的，不能以审核员主观推断或未经核实的事件作为不符合的事实。——出处二是不符合事实应表述清楚。对于文件不符合，应指出体系文件的名称、章节及具体规定；对于活动不符合应指出不符合发生的时间、存在的场所或岗位、具体的事实等。——清楚三是不符合的描述中要使用确定性语言，避免使用模糊概念语言。不符合中应尽可能避免使用“多数”、“少数”、“不够”、“不全面”、“可能”等词语，对于“部分”、“等”、“个别”等词也应慎用，如果确实需要使用，只能用在对前面所列举的情况进行程度上的进一步说明的场合。——用词浙江海事局2012年审核员知识更新培训四、开列不符合的注意事项（二）四是不符合判定依据准确，包含以下两层意思：其一，确定不符合要有明确的判定依据，通常确定文件不符合的依据主要是强制性规定（包括ISM/NSM规则），确定活动不符合的依据主要是公司的体系文件（在公司直接将外部强制性规定纳入体系时，外部强制性规定可视同体系文件的一部分），也可直接引用强制性规定的具体要求；其二，不符合的判定依据明确且与不符合的事实部分有必然的联系，即不符合中所描述的事实明显背离不符合的判定依据。——依据浙江海事局2012年审核员知识更新培训五、不符合案例之一审核项目：文件审核不符合描述:中华人民共和国船舶载运危险货物安全监督管理规定于2004年元月1日实施后，“船舶装载危险货物监督管理规则”废除，仍然被列入“SMS有效文件总清单”相关国内强制性规定，不符合ISMC11.2.3。浙江海事局2012年审核员知识更新培训点评：从表面上看：这份不符合中所要阐明的事实基本清楚，问题确凿且描述清楚，不符合判定依据也很明确，很可能认为这是一份合格的不符合。但如果通过深入分析，不难看出这份不符合中存在的问题，分析如下：一、从活动审核的角度更为贴切。在审核过程中，审核员发现上述问题后首先应查看公司体系文件中针对ISMC11.2.3是否做出了规定，其次还要看是如何规定的，最后才看公司的活动是否满足体系文件的要求。如果体系文件没有保证“被废止的文件应及时清除”的相关规定，显然文件存在不能满足ISMC11.2.3要求的情况，就可以文件不符合的形式开列不符合项，但在不符合的描述上，应就“公司未针对废止的文件如何清除做出规定”开列文件不符合。浙江海事局2012年审核员知识更新培训如果公司体系文件的规定满足规则要求，该不符合的问题就应该是公司的活动未得到有效开展造成的，这时就不应该再给公司开文件不符合了，而应该进一步审核负责文件管理的部门为何未及时清除废止文件并及时修订《SMS有效文件总清单》，在接下来的活动审核中检查该岗位相关工作的完成情况，核实出现问题的事实和原因，以体系文件的具体规定为依据，开列活动不符合。二、不符合的内容描述的公文语法不规范。对于强制性规定的名称，审核员应加以书名号，且应将强制性规定的文号也予以描述。浙江海事局2012年审核员知识更新培训如何开列不符合规定情况针对审核中发现的问题，可以将不符合描述如下：查XXX部门外来文件的收集及废止文件的清除工作发现，《中华人民共和国船舶载运危险货物安全监督管理规定》（交通部令[2003]第10号）已于2004年1月1日生效，但是已经废止的《船舶装载危险货物监督管理规则》（[81]交港监字2060号）却仍被列入《SMS有效文件总清单》国内强制性规定的清单中，不符合公司XXXX文件XXXX款关于“XXXXXXXXXXX”的规定。浙江海事局2012年审核员知识更新培训五、不符合案例之二审核项目：活动审核不符合描述:无客观证据表明：大副对船舶锚机进行了定期保养。不符合QSP0602《船舶设备维护程序》的规定。浙江海事局2012年审核员知识更新培训点评：这份不符合中的问题较多，主要体现在如下几个方面：一、不符合的事实描述不清。未说明通过哪些事情或现象反映大副未按规定对船舶锚机进行定期检测，审核员应在不符合事实部分的描述中增加已“进行了哪些方面审核”以及“查阅了多长时间段的证据”等内容的描述，增强不符合的信服力。二、使用了“无客观证据”这类模糊语言，造成了不确定性。是检测了未留下记录，还是根本未做检测，审核员应核实清楚，并在报告中明确描述。浙江海事局2012年审核员知识更新培训三、不符合的判定依据不准确。《设备维护程序》一般只规定共性的内容和原则的要求，对于设备维护具体要求，一般情况规定在公司的《船舶设备维护手册》中，审核时应该使用最直接、最贴切的规定作为判定依据。此外，审核员还应该将所依据体系文件的章节、条款号以及具体要求进行简明扼要的描述。四、在这份不符合中，对于证据的认定也是值得审核员注意的。在设备的维护上，在体系文件对记录有要求的前提下，维护记录是在审核时需要查阅的证据，但设备维护的实际效果同样也是船舶运行体系的证据，而且比记录更直接、客观，更有说服力。浙江海事局2012年审核员知识更新培训如何开列不符合规定情况针对审核中发现的问题，我们可以将不符合描述如下：查XXX轮20XX年X月至X月的维护保养记录发现，缺少锚机维护保养的记录，经现场查看发现锚机XX部位锈蚀严重/油漆标识脱落等现象，表明XX（岗位）未按规定对锚机进行定期维护。不符合公司《XXXX须知》XXXX款关于“XX每X个月对锚机进行维护保养一次”的规定。浙江海事局2012年审核员知识更新培训六、不符合解析（文件类）：1、查SMIA02《SMS文件和档案管理须知》及其它体系文件，规定高级船员的在船考核由海务/机务主管负责进行，缺少船长对高级船员的考核，削弱了船长对船员进行日常训练和考核管理的权利，同时也未对普通船员在船考核作出规定。不符合《中华人民共和国船员条例》第二十二条第五款的规定。——解析：表述到位，点出存在的主要问题。引导公司从加强船长对船舶的管理入手，规范和明确管理行为；引导公司加强对强制性规定的处理。浙江海事局2012年审核员知识更新培训2、公司管理的是油轮，按照《船舶与海上设施法定检验规则》的规定，液货船应配备测定氧气及可燃气体浓度的手提式仪器，即测氧仪、测爆仪；公司体系文件中《进入封闭舱室作业及急救须知》中也规定进入封闭舱室作业前需要检测氧气含量。但查《船舶和设备计划维护保养须知》及“船舶和设备检修、维护分工明细及周期表”等相关文件，发现没有将测氧仪、测爆仪纳入日常维护保养工作中，不能保证上述仪器工作可靠性。不符合NSM规则10.3的规定。——解析：表述得相当细，有出处，有依据，有事实，前后因果关系成立——精细化作风。浙江海事局2012年审核员知识更新培训3、公司在2009年7月8日新设了副总经理岗位，并在《安全管理岗位职责》明确了其安全管理职责，但在《人员培训程序》、《船舶紧急情况反应程序》等多个程序和相应须知文件中未明确其履行职责的途径，难以保证其有效履行职责，不符合NSM规则第3.2的规定。——解析：引导公司对体系文件进行通盘考虑。这种思路值得推广，如果能够点明该副总经理分管部门和主要工作与所列明的相关程序之间的关系更具有说服力。浙江海事局2012年审核员知识更新培训4、《新聘和转岗人员熟悉职责程序》（AY/SP03）6.2款规定对新聘和转岗的岸基人员和船长培训结束必须进行书面考核以确保完全熟悉公司SMS文件，仅规定成绩达到70分为合格。不能保证船长的完全熟悉，不符合NSM规则6.1.2的规定。——解析：应该来说以70分作为评定标准更加细化，更具有可操作性，但未说明70分与完全熟悉体系之间彼此关系，简单据此开列不符合从导向来说可能会产生负面影响。取消该不符合。浙江海事局2012年审核员知识更新培训5、查公司体系文件总清单，该清单已于2009年12月更新，但旧的体系文件总清单并未按规定从体系文件中清除，不符合体系文件《SMS文件管理须知》3。2。2的规定。——解析：问题未描述清楚，审核中发现了一份文件清单还是两份文件清单。两个不同的概念：未更新和未清除。浙江海事局2012年审核员知识更新培训6、查公司体系文件《SMS有效性评价和复查程序》，该程序仅规定了在公司有效性评价和管理复查发现的问题需确定纠正措施，但未规定对发现的问题如何进行原因分析，不符合NSM规则第九条的规定。——解析：不符合不成立，规则并未要求对问题进行原因分析。同时也说明对规则条款的理解存在问题，