浅析XX药业公司存货管理

1浅析XXXX药业公司存货管理[摘要]存货是一项重要的流动资产，它的存在势必会占用企业大量的流动资金。实施正确的存货管理方法，降低企业平均资金占用水平，提高存货的流转速度和总资产的周转率来提高企业的效益显得尤为重要。存货管理是企业内部控制的重要环节，是企业实现经营目标，维护流动资产安全完整，保证财务收支合法、会计信息真实性的一种内部自我协调、制约和监督的控制系统。本文试着从XX药业有限责任公司的存货管理普遍存在的问题以及存货管理的手段和方法入手，分析并纠正不合理的存货管理现象，通过本文的分析相信会对XX的存货管理有所帮助，以提高存货管理的水平。[关键词]XX药业存货管理存货是指企业在生产经营过程中为销售或耗用而储备的资产，包括库存中的、加工中的和在用中的各种原材料、燃料、包装物、产成品以及发出产品等。企业为了保证经营过程的连续必须有计划地购入、耗用和销售存货。存货是反映企业流动资金的晴雨表①，因此做好存货管理降低企业经营成本，提高企业管理效率显得非常重要。XX药业有限责任公司是位于XX市城站路的一家以经营药品和中药饮片为主的中外合资公司，既有自己的中药饮片厂，也有储存成药的仓库，公司主要经营中成药、西药、生物制剂等等，存货管理对于XX这种又要对外进货，又自己生产中药饮片②的公司来说是提高企业效益的关键。一、XX药业存货管理的现状XX药业虽然有多年的药品销售经验，但是在药品存货的管理上却仍不尽如人意。引进③药品的时候，采购部门在采购药品时，未详尽地做市场分析，引进药品的结构不合理。采购部门同时购进几个品牌，其中只有一个品牌为知名产，其它品牌的产品很难销动，最后滞销成近效期药品。同品种药品采购量过大，非品牌的药品得不到顾客的认可，长期不动销。季节性药品采购时期控制不到位。某季节性药品，在某一季节销量很大，采购部门大量购进。结果此季节一过，此类药品很难销动，造成大量积压，成为近效期药品。如夏季流行性结膜炎发病率高，大量购进某抗病毒眼药水，流行期一过，大量积压成近效期药品。应对国家政策变化的能力不够及时、敏锐。近年来国家药监部门对处方药销售监控力度加大，尤其是抗生素限售令的实施，百姓在药店可以随便买到抗生素的现象得以控制，加①晴雨表指的是道琼斯平均指数，他认为当时的两大平均指数基本反映了股市整体的运行状况。②中药饮片就是中草药经过中药厂的加工，（如：切片，去泥，蒸，炒，炙，酒制;）之后出厂的就称为中药饮片③引进，不只是指进货，也表示在这个地区首个经营新品种2之其处方来源又很少，抗生素销售量在零售药店急剧下降。因此，仍按原计划购进的大量抗生素品种滞销，成为近效期药品。广告药品购进未顺应药品广告计划。当今广告效应普遍，老百姓用药跟着广告走。某一药品近阶段广告力度大，便大量购进广告药品。一旦厂家停止广告，药品便销声匿迹，百姓不再认可，滞销成近效期药品④。门店顾客订购的药品未及时跟踪销售情况。此类药品多为专业性较强的药品，因顾客订购后未及时来取货，采购部门又未及时跟踪销售，造成所订购的药品无法销售，成为近效期药品。采购部门未根据门店需求进行合理地库存调整。门店不但要设法销售更多的药品，也要设法做到更少的报损⑤，而后一点往往体现在门店的药品库存是否合理，品类管理是否到位。门店经理若未采用品类管理方法来调整药品库存，未及时与采购部门沟通进行滞销药品的调整，就会造成各门店库存不合理，部分药品在个别门店成为近效期药品。如某门店开业时，未及时进行市场需求分析，但为加大其库存，形成满陈列，而从公司配送中心及其他门店调人大量药品。正常营业后，由于药品结构不合理，造成部分药品积压，门店经理又未与采购部及时沟通进行库存调整，结果造成大量药品成为近效期药品。近效期药品未做到及时管理。当部分药品因滞销成为近效期药品后，门店未指派专人管理，近效期药品处于自然销售状态，最后过期报损。二、XX药业存货管理存在的问题及原因分析XX药业存货的现状暴露出其在管理上存在诸多问题。（一）存货管理制度不完善，管理模式僵化企业内部管理不善：企业内部缺乏一整套有关存货管理的规章制度，有了制度也不能很好执行。虽然企业设有内部控制机构,其职能也严重弱化,内审人员的主要职能仍然是记账、算账、报账,不能正确评价企业财务信息和管理部门的绩效,导致各级管理部门更加有恃无恐,趁机钻了内部控制的空子。管理模式僵化,管理观念陈旧。例如:库存管理谈不上有什么技术手段可言,仓库除了一本账簿记载着药品存货的收、发、存数量外,货品其他方面的基本资料很不建全,信息的收集与交换主要依靠手工来进行,使得存货管理的信息化程度低。XX公司在这部分做地比较完备，都使用电脑等工具，使管理起来不容易出错。但是管理模式做的还不够成熟，因为企业的存货管理系统和统计表经常处在更换当中。所以没有很明确的存货管理模版，对于管理人员来说也是经常要去接受新的存货记录方法。（二）无科学的采购计划企业采购计划是存货采购环节中的薄弱环节。企业在采购中出现采购频繁，没经过市场调查就采购一些非顾客急需、非季节性的药品回来，而药店一下子又很难销售出去，申购环节上不是根据实际需要来申报采购计划，而是这个厂家的业务员来一说，凭感觉，觉得④近效期，这里指有效期6个月以内的药品⑤报损，填写报损单，经过质检部门核对审批后，过期或有质量问题的再反厂3好的就马上采购了回来放着，这样就造成了资金的枳压。产品滞销，效益低下：产品滞销是由于大多数采购管理人员不负责导致的。盲目和没有计划的采购，会导致产品的枳压，然后就分配到各个药店，以为这样就算销售出去了。其实药店并没有销售出去，过了三个月又退回，这样就忽视了存货的成本和资金占用率，没有采用存货的限额责任管理。在采购顾客急需的药品时，也没有科学的存货采购计划，一般由药店负责人提出顾客急需的药品名称，但采购员却没有及时采购回来，导致药店顾客流失之后才回货，导致XX公司存货采购环节比较凌乱，没有程序可言。没有采购计划和目标，有时候通常会造成存货太多，造成堆积。有时候又太少，临时又要去采购，给存货管理带来很多不便。三、XX药业加强存货管理的方法与措施药品是一种特殊商品⑥，与其他商品最主要的区别是有严格的效期规定，超过了效期的药品，不但其有效成份的稳定性降低甚至产生毒性，也就称为劣药⑦了。因此加强药品存货的管理也就显得更为重要了。（一）制定好采购计划制定好的采购计划对公司尤为重要。XX抓采购进货环节。把住近效期药品产生的源头。采购部门采购药品时与门店销售挂钩。这就要求采购部对门店的库存进行详细的品类分析，对所有门店的药品结构要了如指掌，根据各门店的个性化库存需求进行药品的采购。从源头上减少门店近效期药品的数量。严把效期药品进货关。公司质量管理部对供应商所提供的药品有效期有严格的规定。对即将过期的药品，也就是离效期还有6个月的药品（近效期药品），保持高度的警惕。对有效期1年的药品，供货时间离有效期不能少于8个月；对有效期2年和2年以上的药品，其供货时间离药品有效期不能少于1．5年。验收员按照此规定对所有入库的药品进行验收，杜绝了接近有效期的药品入库。质量管理部直接控制采购。每月质量管理部门对各门店上报的近效期药品月报表进行分析，对近效期药品数量及其正常药品的库存、所有门店三个月总销量进行统计，对近效期药品数量大，三个月总销量小于总库存的药品，即为滞销药品，要求采购部门停止采购，并直接加停购标识。采购员再次进货时，看到标有停购标识的药品，将停止采购，若有特殊情况，经质量部门审核同意后方可取消停购标识。此方法将有效监控采购部门对滞销药品的进货。减少门店近效期药品的促销压力。对质量部已提出控制采购量的药品，严格按存销比进货。尤其是对季节性购进的药品、广告药品要严格按采购计划进货，并跟踪销售情况，及时与供应商协商退货。重视收集国家政策及法规信息。质量部门定期与采购部门共同学习国家政策性法规文件，领会精神，适当调整处方药采购计划。重视订购药品的跟踪销售，顾客订购的药品，由⑥特殊商品，这里寓意可以治人，也可害人，与人性命攸关⑦劣药只是不好的药，并不是假药4采购部门派专人跟踪销售情况，如在一周内未销售，要立即与供货商协调退货，减少治疗范围过窄药品的库存。（二）建立适合自身发展需要的计算机存货管理系统企业要根据自己的需要，建立适用的存货管理系统，以便可以实时、动态了解企业的存货信息，提高存货运营效率。按统一的会计制度规定进行核算，对存货的核算应及时、准确和完整。应该先统计出药品一年的总用量，然后计算出周用量，以周用量为最低下限，设置药库最低下限，然后叫电脑老师设计出采购计划软件，一按就会导出低于下限的药品品种，并显示出各药房库存，然后根据库存做采购计划！还应综合考虑。包括库房库存、药房库存以及部分药品的用药周期性，一般为一月量略大些，常用药还应结合包装。做到尽量保障供应但又不积压失效过期。所以标准库存与最小库存的设置显然非常重要，并须经常重新检验。一个较好的方法是采用ABC分析法。A类品种少，金额比重大，约10%品种占金额比重80%；B类品种约15%，金额比重15%；余C类品种数多，但金额比重很小。控制库存其实主要控制A类品种就可以了。电脑管理方法是：取近3个月或6个月出库数据，进行ABC分析，同时确定各单品种月耗量。设置最小库存与标准库存，如：最小库存7天（月耗量*7/30），标准库存A类1月，B类2月，C类3月。则总库存金额约为80%*1+15%*2+5%*3=1.25月用药金额。如要求严格甚至可以把标准库存减半，并不怎么影响临床用药。精确控制库存的好处就是不断货，不过期，不会造成积压，这种方法值得一试。也可将管理资源集中于重要的“少数”而不是不重要的“多数”。如对A级药品（指品种只占库存总数约10%、库存成本占总数60%～70%的贵重药品，也包括麻醉、精神等特殊药品）可进行每天盘点，严格控制库存；B级品种只占库存总数约20%～30%，库存成本占总数的20%；C级药品（品种约占60%～70%，库存成本约占总数的10%～20%）。库存量则可以放宽，以减少每次购药品种。对于那些处于新、老品种⑧交替时期使用量急剧减少的老品种，要特别注意控制，可对新品种的供应进行调节及与医师直接联系，以减少老品种药品过期报损。对周转率大于30天（以货款回笼30天为例）的药品确保合理库存量是减少医院资金积压的重要手段，同时合理库存量也是减少降价造成损失的重要方法。如要求严格甚至可以把标准库存减半，并不怎么影响临床用药。（三）建立健全存货管理制度针对企业内部控制环节薄弱这一问题企业应当建立健全存货管理制度严格规定存货的购进计价方法、发出方法、盘存方法,并且严格按照企业会计准则的规定：首先企业应当根据各种存货的销售情况制定存货最低库存量。⑧新老品种是表示新批号和老批号，也表示已经有一些新药可以代替，老药将要被淘汰5最低库存量=（进货在途天数+销售准备天数+存货陈列天数+保险机动天数）÷平均日销售量或最低库存量=n个月的销售量之和÷n=∑（n1、n2、n3、n4…nn）÷n→以销定产制定最低库存量当存货低于最低库存量时，仓库部门需要填写采购申请单。然后采购部门根据采购订单确定：订购多少货物，订购对象，订购什么货物，采购时间，采购方式，供应商的选择，采购价格，结算方式。最后仓库部门在验收入库时，要根据采购合同或送货清单验收，并根据实际入库的货物登记入账。选出有问题的货物，上报采购部门与财会部门处理。验收完货物之后，填写入库单连同外单位的送货单交与应付账款会计记账付款。仓库部门对新进存货进行建档记账工作，并保证帐卡实三者相符。仓库部门对存货的保管要注意保持适宜的温度、防水、防火、防虫、保持清洁。定期盘点货物，及时对存货的盘盈盘亏做出相应的处理。确保帐卡实相符。业务员根据客户下的采购订单，出具送货单交与仓库部门进行备货。仓库部门根据送货单出货，保证出货正确率与出货速度。出货时需记账，以备查账。（四）明确各岗位职责企业应设置明确的请购、购进、付款、销售、收款、保管等岗位职责对于人员较少的小单位来说,有的岗位职责可能会交叉,对于交叉的这些岗位,管理当局更应该关注职员的