档案管理

档案管理2018年7月目录档案概念档案种类档案作用与价值第一章档案概念4档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的起源：档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。文字的出现为档案的产生创造了条件，但并非有了文字就有了档案，只有当人们用于生产记录的时候，严格意义上的档案才开始产生。5档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的演变：古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。6档案概念档案种类档案作用与价值档案概念中国档案名称的变化：商代：册周代：中秦代：典籍汉魏以后:文书、文案唐宋以后：文卷、案卷、案牍清代：档子、档案7档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的概念：1一种是法律定义，根据1996年7月第八届全国人大常委会修正的《中华人民共和国档案法》第二条规定:档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案在我国，对于档案的定义，目前有两种权威的表述法。8档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的概念：2二种是学术定义。根据国家档案局2000年12月发布的中华人民共和国档案行业标准DA/T1-2000《档案工作基本术语》的表述，档案是“国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”这两种对档案的定义是一致的，揭示了档案的本质属性，也对档案的形成、档案的形式和范围作了表述。通俗的讲，档案就是原始的历史记录。9档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的概念：一定要知道什么是档案，档案不是文件，是记录，档案是历史、文化和知识的沉淀与载体，是原始的历史记录。在现代社会，人们时时刻刻都要接触到、应用到各种各样的档案资料。可以说，档案与人们的日常工作、生活、学习密不可分。国家与国家之间的交往，机关行政工作，科研、基建、生产、经济活动，医疗、诉讼、财会工作，乃至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料。这些原始记录保存起来就是档案。这个定义实际上分了三段式，一段是主体，涵盖了整个社会，二段是社会活动，三段是什么样的东西称其为档案。10档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的特点：第一，档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成。也就是说，档案是社会的产物，是社会中的组织和个人在政治、军事、经济及科技生产等各种社会活动中形成的。组织在执行各项任务的过程中，每处理一方面的工作，办理一起案件，召开一次会议等等，都应当形成一定的文件材料，最后有条理的归存起来。一定个人和族系，如著名人物、重要的社会活动家、科学家、艺术家等在其专门活动中，也形成一定的档案，如手稿、信件、家谱、族谱等。档案中记录了大量事物，档案内容极其丰富。一个组织的档案，反映一个组织不同时期的各种活动。整个国家的档案，反映了从古至今社会经济、政治、法律、军事、外交、科学技术、文化教育等各方面的情况。11档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的特点：第二，档案是备查的文件。“文件”这一概念有广义和狭义的用法，这里指广义的概念。即不仅指常规的文件，也包括技术文件、各种手稿等工作中直接使用的原始记录材料。不是所有的原始记录都能成为档案，能成为档案的只是其中具有保存价值的那一部分。人们常说，“今天”的档案就是“昨天”的文件，“今天的文件就是“明天”的档案。这是对档案与文件之间关系的一种句通俗的概括。文件作为档案保存一般需要三个条件。一是，办理完毕(或叫处理完毕)的文件才能作为档案保存。正在承办中的现行文件不是档案，现行文件具有现行的效用，档案一般是完成了传达和记述等现行使命而备查考的文件。从这个意义上说，现行文件是档案的前身，档案是现行文件的归宿;是，对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文件，才有必要作为档案保存:三是，按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。以现在一般的档案来说，它是经过选择而集中保存起来的文件体系。因此，归档和保存，是人们自觉积累和留存档案的重要程序和条件，从一定意义上说，也是现行文件或半现行文件成为档案的一般标志。12档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的特点：第三，档案内容的记录方式和载体是多种多样的。档案的内容和载体是构成档案的两个基本因素。档案的载体是指载录档案信息的物质材料，我国古代遗留下来的有龟甲首骨、竹简木牍、金石、贝叶、缣帛等档案，后来有以纸张为主的书面电文等传统形式的档案，还有胶片、磁带、磁盘、光盘等现代形式的档案。档案内容的记录方式也是各式各样的，从记录内容的方法来看有文字的、图像的、声音的和数码的;从传达内容的文体表达方式来看，有法律、宣言、条例、决定、决议、指示、通知、请示、会议记录、条约、协议书、合同等各种形式。可见档案的形式是丰富多彩的，档案的范围是广泛的，既包括常规的公文，也包括簿册、技术图纸、影片、照片、录音带、录像带、磁带、磁盘、光盘等各种形式的文件。一定的条件和需要形成一定形式的文件，因而档案的形式又是不段变化的。档案的形式在档案的形成和档案工作的发展中起重要作用，档案的信息表达方式和载体的革新，标志着档案和档案工作发展的不同阶段，也反映了社会文明发展的水平。13档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的特点：第四，档案具有原始记录性。这是档案的主要特点和本质属性。档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性，所以档案具有很高的查考价值。档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的具有保存价值的文件，不是事后编撰或随意收集的材料，因而具有原始性的特点。所以档案注重原本、原稿，而且往往只有一份孤本，这也是档案更为宝贵的原因。而历史著作、理论文章或文学作品等，对社会活动仅具有间接的记录、记载作用(且往往伴有作者的主观倾向性)。可见，直接的原始记录性是档案区别于其他同类事物(图书、报刊、情报等文献)的本质特征。14档案概念档案种类档案作用与价值档案概念档案的形成：档案是由文件材料有条件地转化而来的。转化条件有三点:(1)办理完毕的文件才能成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的前身，档案是文件的归宿”(2)具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的基础，档案是文件的精华”不是“有文必档”。(3)按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。从这个角度来说，“文件是档案的因素，档案是文件的组合。第二章档案种类16档案概念档案种类档案作用与价值档案种类我国目前最古老的档案是甲骨档案。河南安阳殷墟出土的距今三千多年的殷商时期的甲骨刻辞。后期还有青铜铭文档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案，以及今天所看到最多的纸质档案。近百年来，由于科技的发展，档案的形式日渐增多，出现了大量的照片、录音、录像、缩微、光盘档案等。17档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：1依据档案的形成分：国家机构档案；党派团体档案；企业单位档案；事业单位档案；名人档案等。18档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：2根据档案内容性质分：立法档案;行政档案;诉讼档案;军事档案;外交档案;经济档案;科学技术档案;艺术档案;宗教档案等等。19档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：3根据档案的载体形式分泥板档案;甲骨档案;金文档案;简牍档案;锦帛档案;羊皮档案;蜡板档案;棕榈叶档案;桦树皮档案;纸质档案;纸草档案;胶片档案;磁带档案等等多种新型的载体20档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：3根据档案的载体形式分泥板档案甲骨档案金文档案简牍档案21档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：3根据档案的载体形式分锦帛档案纸质档案金文档案羊皮档案22档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：3根据档案的载体形式分蜡板档案棕榈叶档案胶片档案桦树皮档案磁带档案23档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：4按照记录信息分：文字档案；图形档案；声像档案；24档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：5根据档案所有权形式分：公共档案：国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案，其具体文件形态主要是公务文书，如法律、法规、行政公文等。私人档案：只人们在私人或私人组织在社会活动中形成的档案，其主要形态是私人文书，如日记、文稿、信函、票据、账单、笔记等。25档案概念档案种类档案作用与价值档案种类档案的种类：6其他常见档案种类划分：文书档案：指行政管理档案，也成党政档案，是机关、团体、企事业单位在社会行政管理活动中形成的行政性或政治性档案，例如国家行政机关和其他单位组织发出和收到的指示、请示、报告、批复、决定、决议、通知等。科学技术档案：指人们在科技生产活动中形成的纯业务性的档案，如图纸、图表、设计任务数、计算材料、科研报告等。专门档案：指除文书档案、科技档案以外的，所有在专业职能中形成的档案，如人事档案、会计档案、诉讼档案、病历档案、婚姻档案等。26档案概念档案种类档案作用与价值档案种类党政机关公文种类主要有:决议、决定、命令(令公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函纪要等15种。1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.决定。适用于对重要事项作用决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。27档案概念档案种类档案作用与价值档案种类5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公报和公告的不同点主要表现在:公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要;而公报的内容一般比较详细、具体地报道某一-重要会议或重要事项的内容。6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。党政机关公文种类主要有:28档案概念档案种类档案作用与价值档案种类10.报告。适用于向.上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。11.请示。适用于向.上级机关请求指示、批准。12.批复。适用于答复下级机关请示事项。13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。党政机关公文种类主要有:29档案概念档案种类档案作用与价值档案种类非规范性公文对应于规范性公文，其制发程序和公文体式没有严格的规定，且种类繁多，经常使用。包括规章制度类、计划类、总结类、简报类、合同类、书信类表册类、记录类、讲话稿类。规章制度类:如为约束组织成员或规范行为而制定的章程、条例、规定、守则、办法等。计划类:包括规划、纲要、方案、要点、打算、安排、设想等。总结类:常见的有年度工作总结、专项工作总结和工作汇报提纲等。简报类:常见的有简报、内情通报、信息、快报、情况反映、参阅件、摘报等。非规范性公文:30档案概念档案种类档案作用与价值档案种类合同类:常见的合同有:劳务合同、购销合同、借款合同、租赁合同、委托代办合同、建筑工程承包合同等。书信类:介绍信(人员调动、分配时的行政关系和组织关系介绍)、贺电、贺信、慰问信、倡议书、建议书等。表册类:常见的有党务部门的《中国共产党党内统计报表》组织人事部门的《干部编制统计表》、《干部任免呈报表》、《干部职工花名册》等。记录类:如会议记录、领导人讲话记录、电话记录、值班记录、大事记等。