NBZ01004公文、公文系统管理办法解析

2008年10月1日发布2008年10月1日实施第1页共25页南通宝钢钢铁有限公司管理文件文件编号：NBZ01004第1版签发：姜敏公文、公文系统管理办法1总则南通宝钢钢铁有限公司（以下简称：公司）公文（含纸质公文和电子公文）是管理过程中所形成的规范体式；能被计算机处理、拷贝、存贮和现代数据通信技术传送的电子文件，是依法行政和进行公务活动的重要工具；公文系统是电子公文流转的平台；在非特殊情况下，公司内部公文通过公文系统流转。为使公文管理工作规范化、制度化和科学化，充分发挥公文系统的效用，确保公文系统安全、正常、规范运行，根据《中国共产党机关公文处理条例》、国务院《国家行政机关公文处理办法》和《宝钢集团有限公司公文管理办法（BSZ01030）》，结合公司的工作实际，制订本管理办法。2主要公文种类2.1按功能分类：2.1.1决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。2.1.2适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。2.1.3通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。2.1.4通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.1.5通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。内部资料注意保存2008年10月1日发布2008年10月1日实施第2页共25页2.1.6报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。2.1.7请示适用于向上级机关请求指示、批准。2.1.8批复适用于答复下级机关的请示事项。2.1.9意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。2.1.10函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。2.1.11会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。2.2按来源分类：公司公文按来源分为党委发文、行政发文以及外来文和内收文。其中党委发文、行政发文指以党委、行政名义下发的红头文件；外来文指公司外上级机关下发的文件或平级单位发来的函、传真等；内收文指公司内部的其他文件。3管理职责3.1公司综合管理部办公室（以下简称：公司办公室）是公文处理的主管部门并负责：3.1.1指导、检查、督促各部、室、厂的公文处理工作。3.1.2公文系统的新用户建立、用户名的变更和销户，在报公司办公室领导批准后实施。3.1.3公文管理、考核工作。3.1.4组织公文系统相关人员进行维护培训、交流，以及协调其他有关事宜。3.2公司综合管理部运营改善室是公司管理文件的综合管理部门，具体负责控制程序的制订、修订；对管理文件有效性、合理性的检查、跟踪、协调、推进文件执行过程中的有关问题的解决；对各部门拟订和修订的公司级管理文件进行审核。3.3管理文件、会议纪要按《南通宝钢钢铁有限公司管理文件及会议纪要控制程序》（NBZ01001）执行。3.4公司综合管理部运营改善室是公文系统运行维护管理部门，主要2008年10月1日发布2008年10月1日实施第3页共25页负责：3.4.1公文系统专业维护与保驾的管理，并制定相应的维护细则。3.4.2公文系统服务器终端、网络设备、系统客户终端的专业点检、维护管理。3.4.3公文系统数据备份管理工作。3.4.4跟踪计算机病毒发展趋势，对用户提出指导意见。3.4.5服务器、网络设备发生重大故障应及时报告公司办公室。4公司主要公文标识4.1中共南通宝钢钢铁有限公司委员会文件4.2中共南通宝钢钢铁有限公司纪律检查委员会文件4.3南通宝钢钢铁有限公司文件4.4南通宝钢钢铁有限公司管理文件4.5南通宝钢钢铁有限公司会议纪要5公文格式公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、报送机关、印发单位和印发日期等部分组成。5.1涉及国家与公司秘密的公文应标明密级和保密期限。一般分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“企业秘密”、内部保密资料等，密级文件还应标明份数序号。5.2公文应根据紧急程度分别标明“特急”、“紧急”、“急”字样。5.3发文单位标识，主送、报送单位名称应当使用全称或规范的简称；联合行文，主办单位排列在前。5.4发文字号由单位代字、年份、序号组成。联合发文，只标明主办单位发文字号。5.5上报公文必须标识签发人姓名，联合发文以主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名按发文机关顺序从第二行依次顺排。下发公文不标识签发人姓名。5.6公司公文文种编号均按大流水号顺编。5.7电子公文如有附件，应当标注附件的顺序和名称，如有附注应加括号标注。5.8“会议纪要”和“电子公文”不加盖印章。公司公文和联合上报的纸质公文，由主办单位加盖印章；公司公文与联合下发的纸质公文，2008年10月1日发布2008年10月1日实施第4页共25页发文单位都应加盖印章。5.9成文日期以主管领导签发的日期为准。传真电报以发出日期为准。5.10当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距措施予以解决，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。5.11公文的文字从左到右横写、横排，标题用2号小标宋字体加粗，正文用3号GB仿宋字体。5.12页码用4号GB仿宋字体标识，页码左右各放一条4号一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。5.13电子公文统一使用国际标准A4型纸张（210mm×297mm）和格式，纸质文件左侧装订。5.14页面设置（页边距）上、下3.3cm，左2.8cm、右2.6cm，页眉1.5cm、页脚3.2cm。格式中行距的最小值29磅。5.15公文中各组成部分的标识，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。6公文处理6.1公文处理流程（流程图见附件一）6.1.1行政、党委发文处理流程：由职能部门拟稿，部门负责人审核同意后报办公室，办公室主任核稿后呈报公司领导审签，公司领导审签后的文件由办公室统一编号分发各有关部门执行，并由办公室进行归档。6.1.2外来文处理流程：由办公室负责签收、开拆、登记、拟办、呈阅，公司领导阅批或办公室主任直接阅批后由办公室根据阅批意见分发有关部门，并进行督办、催办、归档，各有关部门按批示要求执行和反馈办理信息。6.1.3内收文处理程序：由职能部门拟稿，部门负责人审核同意后报办公室，办公室呈报公司领导阅批，公司领导阅批后由办公室根据阅批意见分发有关部门并归档，各有关部门按批示要求执行和反馈办理信息，办公室根据需要进行督办和反馈。6.2公文处理规则6.2.1上级发来的文件及注有密级的简报、传真、资料和平级发来的文件，均由公司办公室统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，由公司办公室主任处理。6.2.2凡上报公司的公文，必须通过公文系统传送。如附件进不了公文2008年10月1日发布2008年10月1日实施第5页共25页系统，请在电子公文中标明“另有附件”字样。纸质附件应及时送公司办公室。6.2.3领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，由公司办公室立卷归档。6.2.4拟稿要求：（1）要符合国家的方针、政策、法律、法令、法规和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。（2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。（3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。（4）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。（5）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二为“（一）”，第三层为“l”，第四层为“（1）”。（6）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要用简称。6.2.5公文审核：公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送公司办公室核稿。审核的重点如下：（1）是否需要行文。（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法规、法令，与本单位发过的公文是否衔接。（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。（5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改。6.2.6公文签发：（1）公司公文、公函由总经理、副总经理审签。（2）公司党委公文由党委书记审签。（3）公司党委与公司行政联合发文，由党委书记审签。（4）公司党委与公司行政会议纪要，由公司助理以上领导审签。（5）签发后的公文不得再作任何修改，若确需修改，必须重新送签。（6）对于纸质公文，由机要室负责打印、盖章、装订、登记、分发。2008年10月1日发布2008年10月1日实施第6页共25页打印文件要符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。（7）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。6.2.7办理公文：（1）公文经公司领导批示后，原件（纸质）除必须转承办单位外，其它相关单位一律送电子复送件。（2）承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。公文按照“特事特办、急事急办”、“三天有回音、七天有答复”的原则处理，不得延误。各单位收到急件时，应在3个工作日内办结；一般要办理的文件，7个工作日内应办结；需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复公文制发部门。（4）凡需办理的公文，应先送办公室签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。（5）对转、交有关部门处理的公文，承办单位在办理结束后，必须记录办理结果。对于公司领导的批示意见，承办部门必须在7个工作日之内落实措施或办结，并同时反馈公司办公室办结情况。办公室负责催办，做到紧急文件跟踪催办、重要文件重点催办、一般文件定期催办，办理单位应及时向公司办公室反馈办理意见。6.2.9公文归档：（1）根据《中华人民共和国档案法》和集团公司档案有关规定，公文处理完毕后，应及时整理（立卷）、归档，个人不得私自保存应存档的文件。（2）文件材料的归档，应根据其相互联系、特征和保存价值等，进行整理；文件材料要齐全、完整，以便于保管和利用。（3）外来文原则上由公司办公室归档。（4）公司制发的公文原稿由公司办公室归档。上报公司领导的“请示”、“报告”等，原稿由上报单位归档。（5）归档的公文，由归档单位确定保管期限。（6）存贮涉密公文信息的介质，按密级公文进行管理，标明并造册登记后归档。（7）由于机构的调整变化，单位在合并时，公文也应随之合并管理。2008年10月1日发布2008年10月1日实施第7页共25页单位撤销时，应归档的公文在整理后按规定移交档案管理部门。（8）不具备归档和存查价值的文件、资料，经过鉴别并经单位负责人领导批准，予以销毁。（9）绝密、机密、秘密公文、资料销毁，应登记造册后并经单位主管领导和公司保密办批准，方可销毁。销毁时应按规定到指定地点，并由二人以上监销。7行文规则7.1行文应注重实效，坚持精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。必须严格执行国家保密法律、法规及其它有关规定，确保公司秘密的安全。7.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。7.3公司公文用于对上级机关以及公司下属各部、室、厂的行文。7.4公司公函用于单位之间商洽工作、联系事项、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项所用的公文。7.5各部门之间应加强预协调，对有关问题和事项要在充分协调的基础上会签后，由牵头部门行文上报公司领导。如协商未取得一致意见，要在请示或报告中如实写明不同意见，报公司领导裁定，但不得各自向下行文。7.6公文都通过办公室呈报有关公司领导，各