社会保险业务档案操作规程

社会保险业务档案管理操作规程第一章档案业务材料的收集、整理、立卷在社会保险业务经办过程中形成的已办结的各种文件材料，按照《新疆维吾尔自治区社会保险业务档案管理实施细则（试行）》进行收集、整理、立卷。第一节档案资料的收集档案资料的收集是指相关责任人（业务人员或兼职档案员），把分散在本单位业务部门和业务经办人员手中的具有保存价值的档案资料按照规定的范围和办法集中归集，确保安全、完整，实行统一管理的工作。一、档案资料的收集范围各地按照《新疆维吾尔自治区社会保险业务档案管理实施细则（试行）》制定的《社会保险业务档案保管期限表》所列内容进行收集，就是收集业务工作过程中日常已办结的、按照规定具有保存价值的专业性文字材料、申报凭证、审核表单、结算凭证、电子文档、图表、声像、实物等不同载体的原始记录。二、档案资料的收集要求1、做到办结一件收集一件，不同的业务资料分类存放，每类资料按办理的时间顺序扣放在专用的整理箱（架）中。当文件累积到一定厚度时，按照规定的案卷厚度整理齐整后，用金属夹分类夹起存放，一般案卷厚度不超过35mm。2、收集过程中必须审核每份资料的构成要素（包括名称、签章、日期、项目）并审核档案资料的主附件是否符合相关业务规定，确保档案资料的真实性、完整性、有效性。3、收集过程中必须审核每份资料是否符合长期保管的质量要求。包括纸质、墨水、字迹的清晰度等是否符合存档要求，如不符合要求需进行相应处理。4、平时注意收集具有保存价值的业务文件、会议纪要、会议决议决定、照片、声像资料等，避免有价值的档案资料遗失。第二节档案资料的整理档案资料的整理是指对收集到的档案资料去除杂物、统一规格、托裱、复制并进行分类、排列和编目，使之整齐美观、排列规范，组成有序体系的过程。一、档案资料的整理原则社会保险业务档案，由业务经办人员将收集的档案资料，遵循业务经办的规律和特点，保持文件之间的内在联系，依照《社会保险业务档案保管期限表》，采取以案卷为单位，按“年度―业务环节”或“年度－险种－业务环节”的分类方法进行整理。遵循不同年度、不同保管期限、不同类别、不同险种的档案资料归入不同案卷，不得混合组卷。二、档案资料的整理步骤1、将收集的档案首先去除金属物、装订绳、多余的卷皮封底，展平褶皱页。2、修复、托裱破损文件资料。用易褪变材料书写的档案资料应予复制，材料的规格过小（小于B5）的应粘贴在A4纸上，大于A4的应裁剪或折叠。裱贴时，应在左边留出20－25mm装订边。案卷所有材料统一规格，整理齐整。字迹不清或用易褪色墨水、传真热敏纸等无法长期保存材质形成的档案资料要同时留存复印件。3、多部门留存同一资料时，多份文件资料原则不上得重复归档。部门间通过协商确定归档部门，原则上一式多份或多个环节办理的经办资料由业务办结的部门负责归档。4、非纸质资料要附文字说明，实物与其文字说明一并归档，少数民族文字或外文资料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。5、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件随同电子文件一并归档。6、组卷。（1）同一年度、同一保管期限、同一类别、同一业务环节的档案资料可以放在一个案卷中。（2）单一主表档案资料数量较多的可组成多卷。（3）同一年度、同一险种、同一保管期限、同一类别的页数较少的不同主表，可以组成一卷。卷内文件资料，应按照主表在前，附件在后；审核结果在前，审核依据在后；重要凭证在前，次要凭证在后；办结时间早的在前，办结时间晚的在后的原则排序。（1）一笔业务办理多人的明细表或汇总表，应按照明细表或汇总表的顺序整理主、附件。（2）社会保险审计稽核档案资料，根据工作流程按工作方案、稽核（审计）通知书、工作记录、工作底稿、稽核（审计）报告、整改意见书顺序排列，可一事一卷，亦可多事一卷。7、编写页码。凡有图文的卷内文件材料页面均需编写页码、避免重码、空码、过码。与本材料无关内容的图文不需编码。页码位置在正面的右上角，反面的左上角，用铅笔使用阿拉伯数字按顺序编流水页码，多张材料粘贴在一张纸上的应按材料逐件编码。一个主表页较多或一个主表的附件较多而组成若干卷的，应编一个大流水页码。8、按照以上步骤整理完成后，要将每卷档案资料趸齐并用金属夹夹起，集中摆放在整理箱中，避免发生新的错乱和丢失。第三节档案资料的立卷档案资料的立卷是指各部门专、兼职档案员将所属单位组卷整理后的档案资料，根据年度和内容确定其类别、保管期限、案卷封皮、案卷目录、备考表的过程。1、确定类别。社会保险业务档案分为十类，所有业务资料都要归入这十类之中，要根据业务所属环节确定档案资料类别。资料大类内容见下表：社会保险业务资料基本大类表类别类别代码社会保险管理类GL社会保险费征缴类ZJ养老保险待遇类YL失业保险待遇类SB医疗保险待遇类YB工伤保险待遇类GS生育保险待遇类SY社会保险稽核监管类JH社会保险基金收缴结算类JS社会保险业务统计报表类TJ2、确定归档年份。档案资料应归入档案形成的年度，业务的办结时间、审批时间即是档案的形成时间。3、确定保管期限。根据卷内主表对照《社会保险业务档案保管期限表》，准确划分各类档案资料的保管期限，同一案卷具有两个以上主表时，保管期限确定原则“就长不就短”。4、编制卷内目录。卷内文件目录是提示文件内容和成分的一览表，按照卷内文件的排列顺序编写，置于案卷的首页（见附件2）。目录的输入要完整、规范、建立卷内目录要把每一份主件都列入目录之中，不能漏录，合并录入、简化录入，附件不录入卷内目录中。要充分利用案卷内档案资料主件上所具有的信息，建立卷内目录要以有利于查询和准确定位为原则。（1）序号：资料序号，以主件为单位，一事一件（一笔一件）、一件一号。（2）单位代码：一级单位代码。（3）单位名称：一级单位全称或通用简称。（4）身份证号：参保人的身份证号，如无身份证号或发现身份证填写不正确的应采取相应措施加以补救。（5）文件题名：同一保管期限、同一类别的不同主表组合立卷的，录入每份资料的实际名称，并逐件录入。（6）日期：文件资料形成日期，即办结日期或审批日期，填写8位，如：“2011.01.01”。（7）页号：填写每份文件资料所在的页号。最后一份资料的页码填写起止页。5、填写备考表。卷内备考表是用以说明卷内文件存在状况的表格，置于案卷的末页（见附件3）。（1）备考表中的件、页：填写卷内文件材料的实际件数和总页数；（2）填写本卷在整理和管理过程中有需要特殊说明的问题，包括卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。如果无情况，可不填写；（3）立卷人：完成立卷后，由立卷者签名；（4）检查人：由案卷质量检查人（各部门兼职档案员）签名；（5）立卷时间：填写完成立卷的时间，包括年月日。第二章档案的交接、定档编目、装盒上架档案管理部门作为本单位专业档案管理部门定期组织各部门交接档案，按照档案专业管理要求确定档号（定档），编制案卷目录、归类装盒，按照一定规律将档案排列上架。第一节档案案卷的交接一、业务人员与兼职档案人员交接业务经办人员将档案资料移交兼职档案员前，需按文件材料顺序编制《业务档案资料收集目录》一式两份，与档案案卷一并移交本部门兼职档案员（此表系经办过程中形成的业务资料过录表，由业务人员填写）。兼职档案员根据《业务档案资料收集目录》逐件清点文件份数和页数，检查案卷资料整理和立卷是否符合收集整理立卷归档要求，经审核确认无误后予以接收；清点每一个业务人员移交档案资料件数并进行登记，填写《社会保险业务档案交接单》一式两份，并和业务人员履行交接及签字手续，完成档案资料部门内部交接过程。如文件材料整理分类立卷不符合归档要求，兼职档案员可以拒绝接收并提出整改意见。二、各部门兼职档案员向业务档案管理部门移交交接前要编制本部门当次的《社会保险业务档案移交清册》一式三份（档案管理部门二份，兼职档案员留一份），在移交档案同时将《社会保险档案移交清册》连同部门所有业务人员的《档案资料收集目录》（一份）一并移交档案管理部门。档案管理部门设专人接收档案，按要求对档案进行验收审核，具体审核以下内容：1、核对案卷的数量、卷内文件的件数及页数；2、案卷内文件材料是否齐全、完整；3、卷内文件材料的分类、排序、编码、卷内目录、备考表等是否符合规定要求。经审核合格后，履行签字交接手续。如经审核发现档案质量不合格或账物不符，接收责任人有权拒绝接收，填写《社会保险业务档案整改通知书》，提出整改意见，退回有关部门重新整改，在规定时间内填写《社会保险业务档案移交清册》重新交接。三、接收后资料归档档案管理部门将接收的档案转入定档编目装盒上架程序，将《社会保险档案业务移交清册》归入全宗卷。档案盒统一采取翻盖式。第二节档案案卷的定档档案案卷的定档是指将接收后的档案案卷根据档案管理的要求，填写案卷封皮和案卷档号的工作。案卷封皮内容包括：案卷题名、卷内文件起止日期、卷内页数、保管期限、立档单位名称、档号。案卷题名又称案卷标题，用以概括和揭示卷内文件的内容和成分，是识别、检索文件的重要标记，也是编制各种检索工具的重要依据。具体内容包括：1、卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早日期和最后的日期。2、卷内（件）页数：装订的案卷填写其总页数；不装订的案卷填写总件数。3、保管期限：填写为该卷划定的保管期限。根据《社会保险业务档案保管期限表》要求，可填写：永久、100年、50年、30年、10年。4、立档单位：本单位标准全称。例如“新疆维吾尔自治区社会保险管理局”。5、编写档号。档号是档案管理部门在整理和管理档案的过程中赋予档案实体的一组位置号或存址号，一般包括全宗号、类别号、年度、保管期限、顺序号。档号是档案实体最基本的秩序号，在档案管理中起着基础性的控制作用。具体填写详解如下：（1）全宗号－填写所在地档案馆给予本单位的全宗号。（2）类别－大类＋属类。详细内容见《新疆维吾尔自治区社会保险业务档案管理实施细则（试行）》之附件：《社会保险业务档案保管期限表》。如：“××单位社会保险登记卷”填写：GL01。（3）年度－档案形成的年度（例：2011年）。（4）保管期限－业务档案的保管期限划分为：Y－永久；H－100年；C－50年；Z－30年；D－10年。档案的保管期限自形成之日次年1月1日起开始计算。（5）顺序号－同一年度、同一保管期限、同一大类下顺序排列案卷号。用阿拉伯数字填写案卷的实际编号。每一年度重新排列顺序号，顺序号做到不重、不空、不漏。第三节档案的编目及装订档案的编目是指档案管理部门接收档案后对档案进行著录、组织、制作索引目录的工作。一、档案编目的任务1、要充分体现档案多级著录的原则。所谓档案多级著录是指档案著录必须首先从全宗著录起，由全宗逐级向下著录至类别，然后再由类别著录至案卷、文件。2、编制案卷目录，将卷内目录转录档案部门检索系统，为档案保管利用提供基本工具。检索建立方法，主要有下列几个步骤：①分析利用要求；②选定检索工具，确定检索途径和方法，可按业务关键字、档案分类、标题，或按责任者、年代以及其他途径建立索引。二、档案编目方法和步骤1、进行全引目录的组织和编制。编制案卷目录分不同的保管期限，分年度或混年度编制。同步档案要求分年度编制。2、档案库指南、全宗指南、专题档案指南等报道工具，一般采用文字叙述形式而非条目排列形式，采取编撰方法而不采取表格和目录。随着计算机管理信息系统在档案管理工作中的应用，为档案编目提供了便利。三、档案案卷的装订档案案卷在完成前期归档立卷后，如需扫描可暂不装订，扫描后装订应遵循文件材料横向的标题向左，文件材料纵向的标题向上，左侧纵向活页装订档案材料，以免散落丢失。装订档案材料左、下趸齐，按要求采用“三孔一线”办法进行装订，距纸张左边缘15mm，上中下孔位居中，装订应结实整齐，不压字、不丢页、不损坏文件、不影响阅读。第四节档案装盒上架档案整理完毕后要及时装入盒内，不同年度、不同保管期限、不同类别、不同险种的档案材料分别装盒，不得混装。按照装盒案卷填写盒脊的相关内容，按照档案库房整体布局及区域划分情况确定上架原则及时上架。一、档案装盒1、装盒原则每个档案盒内可根据案卷厚度装一