重大建设项目档案专项验收课件

重大建设项目档案专项验收2013年10月神华河北国华定洲发电有限责任公司董红岩验收依据《重大建设项目档案验收办法》档发〔2006〕2号《火电建设项目文件收集及档案整理规范》DL/T241档案专项验收主要内容（共计：五章二十四条）第一章总则（5条）第二章验收组织（2条）第三章验收申请（4条）第四章验收要求（10条）第五章附则（3条）附件(2个)第一章总则1、办法制定的目的、依据2、办法的适用范围3、项目档案的定义4、项目档案验收工作的地位5、项目档案工作的基本要求第二章验收组织6、项目档案验收工作的组织（分级管理）7、项目验收组的组成（不少于5人的单数）注：凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。注：13.2.3码头、铁路专用线等火电厂配套项目，档案专项验收应符合政府部门的相关规定。项目档案专项验收时，可邀请配套工程相关单位档案主管部门一同参加，也可单独组织验收。组织项目验收的单位组织档案验收的单位验收组组成备注国家发改委国家档案局国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门国家发改委委托中央主管部门（含央企）、省级政府投资主管部门中央主管部门（含央企）、省级档案行政管理部门中央主管部门（含央企）档案机构、省级档案行政管理部门验收结果需报国家档案局备案省级及以下各级政府投资主管部门同级档案行政管理部门同级档案行政管理部门、项目主管部门第三章验收申请8、申请与答复（申请表、10个工作日）9、申报条件（4个方面）13.2.1项目档案专项验收应在基本完成项目档案的收集、整理、归档工作，在消防、环保、安全设施、职业卫生、劳动保障、水土保持等具备专项验收条件后，才能申报验收。10、自检11、申请报告的内容（5个方面）第四章验收要求12、验收时间（竣工验收3个月前）13.2.5项目档案专项验收应在机组投产后一年内完成13、验收形式（会议）14、与会人员13.3.2项目档案专项验收会应有设计、施工、监理、调试和生产运行单位的分管领导及技术负责人、档案人员参加，其他相关部门的有关人员列席。15、会议议程（5项）（两会一查）16、检查方式、数量、重点（不少于100卷）13.3.1.3现场检查，应根据各阶段档案形成数量按比例抽查调卷，抽查案卷数不得少于总卷册的10%。17、验收依据DL/T241（DA/T28）、GB/T1182218、验收意见的内容(3部分)19、验收结果（合格与不合格）20、合格13.2.2列入城建规划范围内的火电建设项目，应邀请城建档案馆人员参加项目档案专项验收。报鲁班奖的项目，应取得城建档案馆出具的《建设工程竣工档案预验收意见》。13.2.4按照国家有关工程质量管理（第三方检验）规定，申报国家优质工程奖和鲁班奖的项目，《重大建设项目档案验收申请表》应有地方省档案主管部门的验收签章。21、不合格（复查程序）第五章附则22、解释单位23、参照范围24、实施时间附件：1、《重大建设项目档案验收申请表》2、《重大建设项目档案验收内容及要求》项目档案验收程序自评申报验收组织听取汇报综合评价抽查档案现场查看验收意见合格不合格复查程序档案专项验收内容及要求项目档案的基础管理工作1.项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。6.采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。7.保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。项目档案的完整、准确、系统情况1.按照DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB／T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。项目档案的安全1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。4.采取有效措施保证档案实体和信息安全。如何顺利通过项目档案专项验收迎检需要准备内容档案基础管理工作1.项目档案管理机构以及档案领导小组成立文件；根据国家法律法规、行业标准和上级单位有关要求制定的档案管理制度和工作标准；2.建设单位关于档案管理网络管理及定期开展活动的记录（如档案会议纪要、评比活动、定期检查记录、培训记录等）；同步管理方面（参加设备开箱、参加阶段性检查等活动）；3.提供相关领导的岗位责任制、解决档案工作实际问题的事例。负责档案部门及领导的岗位责任制、形成的有关文件材料。相关部门和人员的岗位责任制、形成的有关文件材料。提供考核记录、总结、通报等；4.提供主设备和主标段合同中有关档案方面的条款；5.提供专职档案员学历、职称、上岗证书；6.现场检查采用的档案管理软件，以及应用程度（全文数字化水平、网络查询利用情况等）；7.编制经费列表，现场查看服务器、计算机、打（复）印机及声像器材等必备的办公设备；档案的完整、准确、系统情况（必查资料准备好）项目档案的安全（以实地查看为主）迎检要求1、上述资料准备齐全，放到检查场所。2、迎检人员到位。（项目档案专项验收会应有设计、施工、监理、调试和生产运行单位的分管领导及技术负责人、档案人员参加，其他相关部门的有关人员列席）3、配合检查人员要分工合作。要求熟悉档案相关标准和所负责部分的档案分类排架情况，能够快速调档。（调卷速度：5分钟原则）4、为验收组提供良好的检查环境及所需工具（项目档案编制说明、机读目录、案卷目录或全引目录等）。验收中常见问题及注意事项文件收集齐全完整性差1、项目立项文件（项目核准及相关文件、选址文件、项目投资方招投标文件）缺失或无效（1）项目核准文件是工程项目建设合法性的依据和凭证。选址文件（文物、矿产、渔业、航道、军事设施、航空等）是项目办理“建设项目选址意见书”的依据性文件。现在很多项目由于申报核准的时间周期过长、投资方（股东方）变更、项目管理人员流动，很容易造成文件的丢失。（2）项目核准文件、项目投资方招投标文件很多情况下，原件多数情况下存放于上级主管单位档案室，项目部档案室存放的为复印件。这些文件是工程竣工验收、达标、创优检查中必查内容。2、新旧标准归档范围不同，造成归档不全例如：未中标单位投标文件的不归档。原来执行的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002对未中标单位投标文件归档未作明确归档，很多单位因此未归档。新标准DL/T241-2012中对此作了归档，为短期保存。有效技术标准清单等3、只归档批复或备案文件，漏归支持性文件（1）专项验收文件包括消防专项验收、职业卫生专项验收、劳动保障专项验收、环境保护专项验收、水土保持专项验收、档案专项验收等收集归档时，不仅要归档验收证书、备案文件，要同时收集请示文件、支持性文件。以安全设施竣工验收为例需要收集归档文件包括：国家安全生产监督管理总局出具的安全验收评价报告备案函、申请备案的请示、项目安全设施竣工验收意见、安全验收评价报告审核意见、安全验收评价报告等（2）质量监检文件省、市、自治区电力质监中心站组织的监检项目归档文件应包括正式质量监督检查报告（省电力质监中心站出具）、正式监督检查请示、整改要求（问题清单）及改进工作建议、整改记录、汇报材料；预监检报告、预监检申请、问题清单及整改记录等。4、外围项目归档不全例如：铁路专用线工程、港口工程（码头、引桥、航道、港池、防浪堤、填海工程等）、取水工程（拦河坝及水闸、取水口、引水渠（管）、桥涵等）原因：一般这些项目距离厂区较远管理不方便；采用的标准不同意。5、没有将科技创新、技术进步等相关内容纳入归档范围6、进口材料设备的商检证明、报关文件是进口设备重要的质量保证文件，出现质量问题也是事故分析及向厂家索赔的依据性文件之一。大家往往重视进口设备开箱文件、图纸、说明书的收集，容易忽视进口材料设备的商检证明、报关文件的收集。要及时从物资管理部门或进口设备代理机构收集。提醒：要求提供中文说明书7、招标代理机构提供文件往往提供的都是复印件合订本，原件存于招标代理机构。需要盖章8、对技术标准不了解，造成归档不全例如：沉降观测文件，测量人员的资格证复印件、测量仪器检测很合格证复印件要附在报告的后面，以说明报告的有效性。9、部分针对项目的文件归入文书档案GB/T11822-20084.3.1条规定“针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。”现在，公文都是通过办公自动化软件（OA）流转文件。在项目档案整理之前，文书已按年度归入文书档案，特别是一些改扩建项目，已按年度归入文书档案。提示:前期文件、项目管理机构文件等及时收集竣工图及各项竣工设计文件不符合要求工程建设项目竣工图是项目竣工验收以及电厂生产、运行、维护、改建与扩建的重要依据。因此，工程建设项目竣工图编制必须完整齐全，必须真实而准确的反映项目竣工时的实际情况，做到图实相符、技术数据可靠、签字手续完备、符合档案管理的规范。要求：内容要与施工图设计、设计变更、施工验收记录、调试记录等相符合。1、竣工图编制深度和出图范围不满足要求。一般设计单位会按按DL/T5229规定编制竣工图，该标准的出土范围小于施工图的出图范围，建设单位应在合同中对竣工图编制深度和出图范围进行约定。2、竣工图修改不到位。原因：建设单位收集变更依据不齐（设计变更通知单及回复、工程变更洽商单、材料代用单、工程联系单等）；设计变更单本身存在变更内容未完全执行、或者再次变更等，审核确认工程存在问题；修改过程中，施工图设计人员与竣工图修改人员不是同一个人，容易出现问题。竣工图审查不到位。3、关于竣工图折叠问题。竣工图应按GB/T10609.3规定折叠，图纸折叠图幅向里，图标栏应外露。（DL/T2417.2.5）4、引进项目及进口设备竣工图不符合要求引进项目及设备竣工图一般由外商提供，根据国际惯例，施工图最终版直接转化为竣工图。并且一般不提供纸质图纸，从其提供的网站和密码下载。要求：需外方代表在图纸上签字解决办法：（1）在合同中约定签字确认（2）图纸应采用工程专用纸打印，以保证图样清晰、耐久保存（3）采用其他变通形式施工技术文件整理标准不统一整理：按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。对于火电建设项目来讲，系统庞大，参建单位众多，档案人员水平参差不齐，对标准的理解也不尽相同。例如：8.3.1.1组卷应按文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，合理组卷。组卷要求可参考附录A。8.3.1.2组卷应根据卷内文件的内容和按文件的多少组成一卷或多卷。卷内文件内容应相对的独立完整。如何保证组卷标准统一?1、首先由建设单位对国家、行业标准进行细化，制定实施细则或制度，2、加强各参建单位档案人员的培训工作3、立示范卷对特殊载体档案重视程度不够通常我们说的特殊载体档案就是对非纸质档案的统称，包括照片档案、声像档案、光盘等（电子档案）、实物档案等。一是内在质量二是整理质量特别是在DL/T241中又增加了与工程相关的实物档案。金属探伤底片的整理与保存，有DL/T869规定；而地质矿样、高温高压监察段管道、吹管靶板等实物的整理与保存没有找到相关规定，建议按其他实物档案整理要求按种类编号，与