秘书工作环境

秘书的工作环境秘书工作的宏观环境秘书工作的中观环境秘书工作的微观环境办公模式的选择秘书工作的环境环境：是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境：是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。秘书工作环境特点的有以下几点：1．复杂和多样性2．差异性3．变异性秘书工作的宏观环境宏观环境，又称为一般环境，或大社会环境，是指处于所有组织之外，并对组织发生影响的外部环境。它是一种必须监测和适应的不可控制的环境。秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环境、经济环境、科技环境、文化环境等。（一）政治法律环境与秘书工作法律环境包括党的政策、国家的法律及WTO规则等。（二）经济环境与秘书工作经济环境主要包括经济体制、经济实力。秘书工作的内容与性质常随着经济环境的改变而又互动的发展。（三）科技环境与秘书工作科技的进步为秘书工作提供了完成工作的工具、设备和方法，特别是办公自动化设备的使用，改变了秘书工作。（四）文化环境与秘书工作文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性特点。概括性是指文化所指的内容十分概括，几乎无所不包；抽象性是指文化是一种抽象观念，并非指哪种具体的事物；模式性指一个社会或一个国家由于历史背景、民族性格、生活状况等条件的不同，其文化表现出来的特色便存在差异；功能性是指文化对社会及人生有莫大的功能和作用，对人群生活及行为有很大的影响及支配力。秘书工作的中观环境中观环境是指的秘书所处组织的性质、制度与结构方面的环境。它对秘书工作有着重要的影响。（一）企业企业是从事生产、流通、服务等经济活动，通过为社会提供所需商品或服务来实现盈利，进行自主经营，实行独立经济核算，具有法人资格的经济组织。（二）企业的组织结构现代企业是以现代企业制度为基础的，是在国家《公司法》的规定下组建的，其组织模式就是《公司法》规定的几种形式，包括有限责任公司、国营独资公司、股份有限公司等。秘书工作的微观环境微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。（一）办公室的种类及对秘书工作效率的影响环境包括：第一，办公室的空间环境，是指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家具的布置；第二，办公室的视觉环境，包括色彩、光线；第三，办公室的听觉环境，指办公室所处空间的有益或无益声音；第四，办公室的空气环境，指由生理空气因素（温度、湿度、空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；第五，办公室的健康与安全环境。（二）办公室环境的管理原则办公室环境的管理是指对办公室环境加以合理的设计、组织和控制，使其达到最符合秘书工作的需要，进而提高工作效率，完成组织欲达到的使命。在对办公室环境进行管理的过程中，要坚持以下的原则：1．方便；2．舒适整洁；3．和谐统一；4．安全。（三）办公室的空间设计所谓办公室的空间设计是指组织为节省成本，有效的利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。办公室空间设计的内容包括以下几个方面：1．各职能部门的场地设计2．工作中心的设计3．开放式办公场地的布局4．办公房间的空间设计（四）办公室的视觉环境管理办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。1．覆盖物它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等上面的覆盖物。它们对秘书工作人员的心理状态有直接影响，因而也对他们的工作效率产生影响。2．照明是指为完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。光线系统的管理主要目的是：提供有效的、舒适的照明和安全的位置，有助于提高视觉舒适感，并建立一个从审美观点上看引人注目的工作区。为了达到这些目的，办公室既要有合适的光量，还有要有合适的光线质量。（五）办公室的听觉环境管理听觉环境指办公室所处的有益声音或有害声音。有益的声音如伴奏音乐和愉快交谈的声音；噪音，比如办公机器的振动声为有害的声音。声音的强度单位为分贝（db），一般说来超过70分贝即为噪音，超过130-140分贝使人耳痛，超过150分贝使内耳结构破坏，以致耳聋。（六）办公室的空气环境管理空气环境是指由生理空气因素（温度，湿度，流通与净化）造成的办公室的整个气氛。办公室的空气环境管理，又叫空气调节办公室，是指为了减少人们的精神消耗，增强舒适性而经过精心调节过空气的办公室。1．温度一般说来，秘书工作环境中最舒适并有益于健康的工作温度是15-20摄氏度。2．湿度相对湿度是指空气中所含水气的百分比。如果办公室内空气湿度高会使秘书人员感到冷天更冷、热天更热。一般来讲，最适宜的湿度为40%—60%。3．空气流通办公室内的空气应该是流通的，新鲜的，充足的。在这样的空气环境中秘书人员才能精神愉快，不感疲倦，工作效率因而提高。一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。4．空气的净化完整的空调系统可以净化空气，排除空气中不需要的成分，如尘埃、臭气等。（七）办公室的保健与安全环境管理组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下一些：1．定期健康检查2．灌输卫生知识3．采取疾病预防4．保持环境整洁5．推行健身运动6．举办康乐活动办公模式的选择（一）办公模式的类型及管理方法1．在家工作2．远程工作3．虚拟办公室4．临时办公桌5．弹性时间6．兼职工作7．合同工作8．交叉工作9、项目团队（二）导致办公模式变化的原因1．办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创造最高的效益。2．城市中日益严重的交通拥挤问题和上班高峰时段的困难，使人们在工作模式上重新安排。3．高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公场所也能相互沟通。4．企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需要聘用长期的正式员工。5．企业间竞争的加剧，使得企业不断压缩工资费、管理费、旅差费等人工成本。6．一些企业的组织结构进行了改变，需要用人制度相应改变。7．在宽松的社会环境中，人们希望最大限度地发挥自己的才干，多做工作，也需要不同企业实施多种模式的工作方式。（三）不同办公模式的特点1、在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。2、弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。缺点：难以监督员工3、远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。4、虚拟办公。优点：减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。缺点：难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。5、兼职工作。优点：兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。缺点：控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。6、定期合同制。优点：能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。缺点：难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。7、交替工作。优点：能激励工作人员。缺点：交接不当，会出现工作混乱。8、临时办公桌。优点：节省资金也节省了员工的时间。缺点：员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。选择办公模式的工作程序1、深入调查现有办公模式所面临的问题2、根据调查结果确定相应的新型办公模式3、根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4、先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式5、不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失