3会议管理

会议管理目录•成功会议的五种策略•会议中的沟通与反馈技巧•常见会议效率不高的原因和解决方案•早会、午会、晚会该如何开展成功会议的五种策略1.如何做开场白2.如何分配发言时间3.如何掌握议事进度4.如何达成决议——决策方式5.如何圆满结束会议1.如何作开场白定义：3-5分钟的谈话，系统，简洁及有明确宗旨内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序提供与讨论有关的资讯、规范议程提定会议记录者征求对议程设计的意见2.如何分配发言时间一次会议，一般存在以下情况，只有80%的时间在真正开会，15%的时间大家在沉默，5%的时间有人抢着发言如何能更有效地分配发言时间？原因一，对议题较熟原因二，地位高，声音大原因三，负担较多的行政责任一次会议只有80%的时间可用，如果将80%的时间分给7个人，每人只能讲11分种，如果主持人滔滔不绝的话，其它人就没有机会说话了会议中往往是主持人说话最多，这是为什么？我们建议主持人的发言时间应掌握在20/80，要尽量保证每个人发言机会均等，尽量形成一种互动的会议氛围。3.如何掌握议事进度掌握议事进度对一次会议的成功可谓至关重要。控场也就成为一个主持人最应训练的技巧之一。掌握议事进度主要包括2种方式：语言方式与非语言方式。语言方式语言方式是指主持人用一些比较有技巧的话语来控制会议的议事进度。例如，面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人可以凭借对其的了解，让其先发言，使其尽量缩短发言的时间。具体做法如：“能不能用3分钟的时间给我们简单的说一下？”当他说到5分钟的时候，你可以再说：“嗯，已经5分钟了，你说的正是我们需要的。”或者可以采用一带而过的方法，例如“你刚才说的内容非常好，你对下一问题怎么看？”这样就可以把他从一个问题带到另一个问题，或是可以转移说话对象，如“你说得很好，坐在您旁边的这位怎么看呢？”通过语言方式，主持人可以有意识的、合理的控制议事进度。非语言方式更有效的掌控议事进度的方式是用非语言性的方式，即通过眼神、手势等面部表情告诉发言人说多了或者别说了，或者是说得不够接着说等。比如主持人把目光转向别人，就可能是在提示正在说话的人可以停止说话了；不耐烦的敲桌子，也可以提示结束发言；用比较不礼貌的方式，如不停的看手表，也能达到同样的效果。语言和非语言这2种形式的合理运用，可以做到有效的控场，使会议既不会太短，也不会太长，准时开始，准时结束。4.如何达成决议——决策方式四种团队决策法四种群体决策彼德·德鲁克决议法彼德·德鲁克是世界著名的管理大师，他通过多年的学习研究，总结出了达成协议的如下步骤。通过这些步骤的有效执行，能够顺利达成协议。用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者成达共识列举或图示各提案并开始讨论之客观比较各提案的优劣，避免意气之争估计各提案之获益率评估有无采集更多参考资料的必要征求反对意见以中立角度检视正反意见寻求与会者对各提案之认同对提案做适当的修整与妥协确认议事结果组成或指定议案执行的监督单位彼德·德鲁克决议法四种群体决策权威决策共识决策无异议决策少数服从多数决策权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。四种团队决策法如何圆满结束会议预留5-7分钟做会议总结确定工作分配妥当准时结束会议圆满结束会议，一定要做到以下几点：会议中的沟通与反馈技巧•一、会议中的沟通技巧沟通漏斗沟通金三角在三角形的底端，“自己”和“对方”在两边说话，你谈你的事儿，我谈我的事儿，这种沟通只是在对话，是不会成功的；只有在金三角的顶端，只有开会沟通的双方采用换位思考的方式，使谈话双方都站在对方的角度上，设身处地的为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通，所以沟通的关键在于换位思考。有效沟通原则沟通的成功得益于在沟通时，双方都有明确的沟通目标，并且有明确的时间约束。在沟通前，有充分的准备工作。在沟通过程中，彼此积极主动，善于倾听对方，注重双方的每一个细节，并且双方为达成目标而不断努力。只有掌握了这些沟通原则，才能促进沟通的顺利进行。会议中的反馈技巧•正面指导反馈——积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。•建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。批评三步曲：首先表扬特定的成就、指出做得不好的地方、以肯定和支持来结束。常见会议效率不高的原因和解决方案•会议效率不高通常由以下7种原因造成。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。•这3种原因是：主持人的技能、会议的地点以及会议的准备工作。会议效率不高的原因及具体表现项次原因具体表现（1）时间安排得不合适会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。（2）地点安排得不妥当会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。圆桌封闭会议式最优（3）开会对象选择不对必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。（4）主持人影响力不够会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能不够参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。（6）准备工作不够开会前没有通知参会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。（7）目的和结果不明确开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。预防性管理效率不高的原因预防性管理措施会议时间会议一般应安排在周二至周四上午或者下午两点半以后，避免安排在周一或周五。地点地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象的选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参加者几类。主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议的准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。分享篇几种必开的会：1、批评与自我批评，如变换形式为自我总结。2、你希望拥有的团队3、与老员工的定期交流（近期大家关注事及本月需做的事重中之重是需要领导协助的事）4、与组长的任务讨论及定期的心态的分析5、定期培训月底的工作总结(部门负责人讲给组员）此项视情况而定开会时常出现的问题：拖延时间，跑题，无人响应（冷场沉默）或掌声稀稀拉拉，内容无吸引力，讨论无结果，重点不祥例如：够幽默：感谢大家稀稀拉拉的掌声，以及没有鼓掌默默支持我的朋友！一阵热烈的掌声惊醒多少梦中人！多用案例支持演讲内容，例如陈安之多多表扬，提高积极性和其他部门或者组员做对比，赞扬本部门的优点冷场时可换下一话题，过会用其他方式重新表述，引导大家积极发言会议主题及目标及时间告知参会者，大家共同控场结束时总结及任务分配的再次确认（例如到岗人数及时间等具体,确定的数据等)会后必鼓掌早会、午会、晚会该如何开展•明确或多变的主题交替•内容需要提前设计，应该成为一种制度•例如：第三十七页光电运营部韩冬雪