订单发货方案

合同、订单、发货管理方案签发：为了规范合同、订单、发货的管理，明确相关工作流程，提高工作效率和明确相关责任，根据科学管理原则结合本单位的情况，特制定本管理方案。一、合同的管理方案（一）、合作意向1、客户代表受理加盟合作意向时，不论其是口头、电话、面谈方式，都应将客户的信息记录备案；2、客户代表要及时跟进有合作意向的客户，了解其情况，及时通报相关领导，并将跟进情况记录在案；3、客户代表与客户达成口头合同后，应将合同谈判情况记录在案，以备签订书面合同的依据；（二）、加盟合同（主合同）的订立生效、执行1、客户代表与订立书面加盟合同时依据合作意向表里签定合同情况记录填写；2、合同条款签定完毕后，由客户方先签字，再由客户代表签字，经总经理签字后，方可盖章，盖章后合同即生效；3、合同生效后，合同中约定先付款的（后付款按照合同中的约定执行），必须在客户履行付款义务后，客户代表方可发放授权书、相关资质证书、技术资料等相关材料；4、客户代表要及时跟进客户，做好客户工商税务、装修、设备采供、食材酒水的采供、开业促销方案的开业前准备指导工作，并将跟进情况记录在案；5、客户开业后，客户代表要和客户、驻店人员随时沟通，将开业期间上客量、营业额、促销效果、客户满意度等情况记录在案，及时汇报有关领导，以便采取有效措施；6、合同期间，客户代表及时跟进客户的经营情况，发生较大经营波动和非常情况应当记录在案，及时汇报有关领导，以便采取有效措施；7、合作期间，客户单方面不愿合作的（包括转让的），原合同即行终止，转让合同的受让方应与公司从新签订合同，合同期限按原合同期限计算，合同政策采用原合同政策执行；8、合同期满，客户在履行完有关义务的方可续签合同，续签合同的应当按新的合同政策执行(原合同有特殊规定的除外)。（三）、附带购销协议（从合同）的生效、执行1、加盟合同（主合同）签订生效后，购销协议（从合同）的即行生效；2、客户代表要及时了解客户对购销协议（从合同）的履行情况，对不按公司技术方案和“VI”管理体系自行采购物料的，客户代表要及时通知有关部门采取停货等相关措施；3、客户代表要及时通知客户关于公司物料供应和促销活动的安排，对于公司统一供应的物料必须从由公司统一采供，对于建议统一供应的客户可自由选择，对于公司不采供的一律不予供应；4、购销协议（从合同）的具体执行以订单（合同）的内容为准，但不得违背加盟合同（主合同）和购销协议（从合同）的强制性条款的规定；5、加盟合同（主合同）的终止，购销协议（从合同）的即行终止。（四）、订单（合同）的生效和执行1、订单员应当和客户对订货通知单的内容确认达成共识后，订单（合同）及时生效；2、订单（合同）及时生效后，相关部门应当围绕订单展开工作，保证其履约率；3、客户在发货前订单（合同）后，变更订单（合同）内容的，订单员应当和公司内部有关部门沟通，在不影响正常工作秩序的情况下最大限度的满足客户需求，内部达成一致的，作为订单（合同）的变更，按变更后的约定执行；4、公司内部不能履约的，各部门应当及时通知订单员，订单员接到通知后，应当及时和客户沟通，达成谅解后，将结果通知相关部门，作为订单（合同）的变更，按变更后的约定执行；5、客户不能履约的（特备是结算方式和金额），应当请示有关领导，经领导许可方可办理发货事宜。6、按照订单（合同）的内容，完成备货、发货、收款的，订单（合同）即终止（“三包”按相关规定办理）二、订单管理方案（一）]定单受理1、客户应当向订单员（特殊情况由客户代表转下订单，转下订单的应采用书面形式）直接下订单，下定单的方式包括口头形式、书面形式、电话形式，各种方式均有效具有同等效力；2、订单员接到客户订单时，应当辨认客户身份，对于和公司签订加盟合同（主合同）和购销协议（从合同）的（对于没和公司签订的不予受理）应当将订单内容在口头&电话订单记录单做记录，并和客户二次确认品名规格、单位、数量，发货方式、发货时间等，且告知客户我方对上述内容的承诺和结算方式、付款方式、付款时间、付款金额(包括前欠款)，达成共识，订单（合同）即生效；3、订单（合同）即生效后，定单员应当将其内容填写书面订货通知单（填写内容包括客户区域、客户名称、联系电话、品名规格、单位、数量、单价、金额、总价、结算方式、付款方式、付款时间、代收款项、货运方式、到货地址，发货时间、联系人及其电话等有关内容），传递到相关部门以便有内部协同工作。4、因客户变更订单（合同）内容、公司内部不能履约、客户不能履约而变更订单（合同），协商一致后，应当予以受理（二）定单传递1、订单员填写完订单后，经审核后，将由订单传递到结算员，结算员应当核对单价、金额，总价，往来款欠款和预付情况，确认符合结算政策的签字，作为准予发货的依据；2、订单员将经结算员签字后订货通知单传递到仓储员，仓储员核对库存后，确认不缺货的签字，备货，作为出库前的准备；3、订单员将经结算员、仓储员签字后的订货通知单传递到物流员，物流员应当核对货运方式，发货时间，确认客观上可以履约的签字、备车，作为发货前的准备4、订单员依据结算员、仓储员、物流员的签署意见，经和客户充分沟通，达成一致的，即可开发货单，予以发货5、订单员予客户达不成一致的，应当尽量协调内部工作，将协调意见并下达各部门和客户，各部门应将订单员最终意见标注到订货通知单上，作为变更的依据，各部门按变更后的执行。（三）定单的执行1、订单员将最新有效的发货单传递到结算员、仓管员、物流员后，相关部门按照订单内容有做好工作计划；2、订单员依据订单内容开具发货单，订单的具体执行以发货单为基准，各部门要根据定单内容核对发货单，有异议的及时和订单员沟通。3、发货单执行完毕，订货单即兴终止。三、发货管理方案（一）发货的受理1、订单员依据签字生效的定单，开具发货单，传递到相关部门；2、相关部门接到发货单，即使组织收款、出库、（内部）物流工作；3、物流员发货前，核对发货单上注明已付款的即可发货，未标明的在必虚在接到由订单员转发结算员确认客户履行完付款义务后方可出厂。（二）发货单的传递1、订单员将发货单传递到结算员，结算员将其与订单核对，确认后后签字，作为准予发货的依据。2、订单员将发货单库房联传递到仓管员，仓管员和发货联核对，一致后，签字发货3、订单员将发货单发货联和客户联（密封）传递到物流员，物流员同仓管员核对，一致后，签字装货4、物流员将发货单经客户签字发货联和货运单传递到结算员,有代收货款的出具收据，结算员核对无误后，作为确认销售的依据。5、结算员将发货单记账联、收据、发货联及货运单传递到会计员，会计员核对无误后作为原始凭证编制记账凭证，登记账簿，编制报表6、出纳员将结算员处的现金收回，并在缴款单上签字，由结算员交予会计员。（三）收款1、现金的，由结算员收款后，在记账联上注明“收讫”,作为收款凭证。2、汇款的，由结算员通知订单员通知客户汇款，款到后，在记账联上注明“收讫”,记账量、作为收款凭证。3、货到收款的，由物流员将现金交与结算员，在记账联上注明“收讫”,作为收款凭证。4、预收款的，收到款后由结算员出具收据（注明预付款），作为发货单冲预收的依据5、代收款的，收到货运部代收款时，由结算员出具收据（注明代收款），作为客户付款的依据6、欠款发货的，收到回款的，由结算员出具收据（注明欠款），作为客户付款的依据7、挂账的，收到回款的，由结算员出具收据（注明挂账款），作为客户付款的依据（四）出库(及退库)1、仓管员收到发货单仓管联合和物流员所持的发货联及订货单核对，确认无误的，发货。2、每日营业结束后，将所有应发未发的发货单，退回订单员，再次发货时由订单员更正日期或重新开具。3、退货时，由物流员所持客户的退货单开具“红字“的发货单，仓管员验收签字后办理退库。（五）物流1、物流员收到发货单的发货联时和仓管员的仓库联及订货单核对，确认无误的，装货。2、提货的，物流员应当在装货完毕后，让客户在发货联上签字后返回结算员，作为已发货的依据3、送货的，物流员应当在到达后卸完货后，让客户在发货联上签字后返回结算员，作为已发货的依据。需要收款的同时收取款项，交予结算员4、托运的，物流员送达货运部，收取货运单，作为已发货的依据，将货运单和发货联一同交与结算员，需要收代收款的同时收取款项，交予结算员。5、每日营业结束后，将所有应发未发的发货单，退回订单员，再次发货时由订单员更正日期或重新开具。6、退货时，由物流员所持客户的退货单开具“红字“的发货单，经仓管员验收签字后，将发货联交予结算员，作为冲减收入和应收账款的依据。本方案适用于本公司。本方案从年月日起执行，执行起与之相关的规章制度同时作废。2012年4月15日