第三节 学会写通知

第三节学会写通知•通知是上级机关与下级机关沟通公务信息的常用工具，是上级领导指导下级工作的重要方式。在社会组织的行文实践中，通知的使用频率最高，发文量最大。有人统计说，在领导机关的发文总量中，近70%是通知这种文书。可见，通知与日常工作联系级为密切。•一、通知的用途和类型•通知用来批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项、任免人员等。在各单位的对外发文中，使用频率最高，应用范围最广的就是通知。•根据通知的性能与用途，可分为如下几类：•１、指示性通知。用于传达领导机关的指示精神，部署任务以及要求下级机关执行的事项。例如，中共十六大刚刚闭幕，《中共中央关于认真学习贯彻党的十六大精神的通知》就下达到全国各地，对于全党全国学习贯彻十六大精神的工作作出重要部署。•２、规定性通知。用于对某些方面的工作制定政策措施，提出贯彻落实的规范和要求。它侧重于对具体操作层面的内容作出明确规定，说明在什么时间，做什么工作，应当怎样做，不应当怎样做，具有很强的规范作用。•３、知照性通知。用于要求有关单位周知的临时性活动或一般事项以及沟通公务信息等。如要求下级机关报送文件，召开会议，调整机构，安排节假日，变更电话号码等都要制发通知，告知有关单位和相关人员。•４、批转，转发，发布性通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布条例，规定等规范性文件。如《国务院批转环保总局关于三峡库区水面漂浮物清理方案的通知》，《北京市人民政府办公厅转发国务院办公厅关于严格控制举办诚实周年庆典活动文件的通知》，《北京市人民政府办公厅关于印发北京市遏制与防治艾滋病行动计划实施方案的通知》等。•５、聘任通知。专门用于任免干部和聘用有关人员。•二、通知的特点•（1）广泛的适用性。从行文主体来说，各级各类机关、单位及社会团体都可以使用；从公文内容来说，既可以传达上级指示意见，批准和发布行政法规，也可以部署重要的工作任务，告知重要公务信息；从行文关系来说，用于下行文和平行文均可。•（2）主题的单纯性。通知具有主题单一的特点，恪守一文一事的原则，一个通知只涉及一件工作、一个问题、一项公务活动。•（3）内容的时效性。凡是下达通知，收文单位都要在一定时间范围内执行和办理，因此正文中通常包括时间要素。•（4）告知事项的可操作性。通知要具体说明要点和要求，这些要点和要求必须具体明白而不能含糊其辞，收文机关按照通知的要求去做，即可完成任务。•（5）表述形式的灵活性。根据通知内容的繁简程度，表述形式可以多层多段，也可以篇段合一。另外，在内容安排上也比较灵活，没有固定不变的表达方式。•通知的结构模式•通知都要具备标题、主送机关、正文、生效标志、发文时间等基本部分。但是，在正文的表达形式上，有篇段合一式和分层表达式两种类型。一般而言，篇段合一式适合于内容单纯、篇幅简短的文件；分层表达式适合于指示性、规定性通知等内容事关重大、篇幅较长的文件。篇段合一式结构模式标题举例：会议通知主送机关：各区、县人民政府，市政府各委、办、局、各市属机构。正文部分：以简要文字将需要告知的事项写在一个段落当中，注意要素齐备。落款（加盖发文机关印章）成文日期（用汉字写清发文的年月日）分层表达式结构模式标题举例：中共中央关于认真学习贯彻党的十六大精神的通知主送机关：用统领方式标明收文单位名称（同篇段合一）开头部分：说明发文背景、根据、目的或事项的紧迫性、危害性等。主体部分：围绕主题分项说明需要领会、执行、办理的事项。注意逻辑性，可以采用从务虚到务实或从务实到务虚等方式排列内容。结尾部分：用发出号召、提出贯彻执行的要求、说明注意事项等方式结尾。落款（加盖发文机关印章）成文日期（用汉字写清发文的年、月、日）•通知的写作要求•１、中心明确，说明清楚•２、主题集中，一文一事•３、条理清晰，表达简练•４、雷厉风行，讲求时效•能力测试全县各旅店业：根据上级指示精神，决定对全县旅店业进行一次整顿。我们经过研究决定要召开一次全县旅店业负责人会议。现将有关事项通知如下：会议时间：3月12日在县政府第一招待所报到，会期2天。会议参加人员：全县国营、集体、个体旅店业各来一名负责人，不得缺席，否则按照停业处理或予以取缔。并请各派出所、工商所负责人参加会议。差旅费自理特此通知。ＸＸ县工商局（印）ＸＸ县公安局（印）ＸＸＸＸ年3月2日关于召开全县旅店业负责人会议的通知全县各旅店业：根据上级指示精神，经研究，决定召开全县旅店业负责人会议。现将有关事项通知如下：会议报到时间：2010年3月12日。会议时间：2010年3月13日－14日。会议地点：县政府第一招待所。会议参加人员：全县国营、集体、个体旅店业负责人各一名。会议重要，不得缺席，否则停业处理或予以取缔。另外，差旅费自理。特此通知。ＸＸ县工商局（印）ＸＸ县公安局（印）二〇一〇年三月二日课堂练习•以学院党委办公室的名义草拟一份2010年学院纪检监察工作会议的通知关于召开2010年学院纪检监察工作会议的通知各党支部、处（室）、系（部、学院）、中心（馆）：根据学院党委工作安排，定于2010年5月6日（星期四）下午2:30在教学楼1002召开2010年学院纪检监察工作会议，参加人员为学院领导、纪委委员、全体中层干部。会议重要，请准时参加。特此通知。二〇一〇年五月六日作业•1、以学院学生会的名义草拟一份会议通知，会议主题是讨论学院技能考证和升本的相关工作，会议时间是2010年11月11日18：30-19：30，地点是教学大楼102教室，要求各系学生会学习部全体成员、各班班长、学习委员参加。•2、XX学校决定聘用王小狗为医学系系主任，聘用时间为2099-2105年。请为XX学校写一份聘任通知。•要求：两份通知写在同一word文档上。