采购管理操作手册

南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部1采购管理操作手册南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部2目录一、进入系统...............................................................................................................................................................3一、采购总体流程.......................................................................................................................................................5二、采购请购单下达...................................................................................................................................................5四、采购订单下达.........................................................................................................................................................9五、采购发票录入.......................................................................................................................................................14南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部3一、进入系统1．如图1所示，单击Windows窗口左下角“开始”，在弹出的菜单中点击“所有程序”选择“用友U8+13.0”，单击“企业应用平台”，或桌面图标图12．如下图，进入用友软件登陆界面，在第一次登陆时则需要选择服务端的服务器地址或者名称。【服务器地址：192.168.0.248】3．输入操作员帐号以及密码。如要修改密码，则选择“改密码”选择钮。南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部44．选择帐套，单击“确定”进入系统。南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部5一、采购总体流程采购总体业务流程（流程编号：Naec-CG01）采购部库房部门品质部门财务部门对应U8程序机要室采购订单采购到货单来料报检单来料检验单是否合格不良品处理单采购入库单采购入库记账采购发票应付凭证应付制单请购单采购订单检验单报检单采购到货单采购拒收单采购入库单采购发票不良品处理单开始采购请购单否采购拒收是结束说明：流程中涉及到的质检业务会在质量管理操作手册中进行表述。二、请购单采购请购单下达1)采购请购单下达适用业务：当各部门人员有采购需求时，在系统中填制采购请购单，提交审核。南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部6功能路径：“供应链”-“采购管理”-“请购”-“请购单”功能界面及操作步骤：2）界面功能说明本界面提供新增、修改、审核、弃审、删除、输出、打印等基本功能。3)增加：打开界面后，单击“增加”按钮进行添加，如下图。填写请购部门、商品、数量、需求日期等内容，最后进行保存通知相关领导审核，如下：南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部7原则上，请购单审核完成后，不允许再修改，如果需要补申请，则重新填制一张请购单。根据MRP计算后请购单生成1）MRP数据分析如下图，MRP计划生成的102采购建议。行号1需求跟踪方式为空的，是安全库存产生的需求，行号2是根据销售订单号000000001产生的需求。2）相关请购单建立，请购单参照采购计划生成，如下图打开3）弹出的过滤界面可以根据一下查询方式来获取数据南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部8如选择销售订单号，则安全库存产生的20个需求就不会过滤出来若选择无来源，则只产生安全库存的需求，如下图4）若需求跟踪方式为空，则所有需求都会列出来，如下图：南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部95）根据需求，选择需要申购的数据即可完成根据MRP生成请购操作。四、采购订单下达1)采购订单下达适用业务：当采购人员根据采购请购单采购，并跟供应商签订采购合同后，在u8系统中录入采购订单。功能路径：“供应链”-“采购管理”-“采购订货”-“采购订单”功能界面及操作步骤：图1.12）界面功能说明南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部10本界面提供新增、修改、审核、弃审、变更、删除、输出、打印等基本功能。3）增加：打开界面后，单击“增加”下拉选择请购单，如下图。南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部11点“确定”，如下图：南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部12点确定后，如下：5）修改：是指对已保存、审核的采购订单进行修改。打开一张要修改的采购订单，如下图。对于一张已经审核的采购订单要进行修改，先单击“弃审”按钮，出现如图２所示“单据弃审成功”，单击“确定”按钮，然后再单击“修改”按钮进行修改；对于一张已经保存但没有审核的采购订单要进行修改，直接单击“修改”按钮进行修改。修改后的采购订单需再次保存和审核。图1南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部13图２6）变更：指已审核的采购，因为该采购订单已发生过下游单据（采购订单里的商品已入库），所以采购订单不能弃审，这时可以点采购订单上的变更，然后可以修改采购订单信息（采购订单修改的数量要大于等于已入库的数量），修改完成后，点保存、审核。如下图：7）删除：是指对已保存、未审核的采购订单进行删除。打开一张要删除的采购订单，如图3。单击“删除”按钮，出现如图４所示“确实要删除该张单据吗”窗口，单击“是”就可以删除该张单据，单击“否”则不删除该张单据。南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部14图４说明：已审核的单据不能删除。必须先弃审。五、采购发票录入适用业务：采购发票专用发票和普通发票录入功能路径：供应链—采购管理—采购发票—专用/普通采购发票”打开，如下图；南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部15注意事项：发票分为专用发票和普通发票，扣税类型不同，请注意录入操作步骤1）增加：打开界面后，单击“增加”下面的小黑三角，选择采购入库单，如下图。南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部16然后系统弹出如下过滤界面2）在该窗口中添加过滤条件后单击“确定”按钮，出现“拷贝并执行”窗口，如下图，在窗口选择相应的入库单后单击“确定”按钮，就可以把选中的入库单拷贝到专用/普通发票中；南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部17选择完成后，点确定，选择的记录将自动写入到采购发票中。3）填写发票号、发票日期、等内容，核对金额、税额与手工发票是否一致，最后进行保存，审核无误后点复核、结算。如下图；选中需要开票的采购入库单系统默认将选中的采购入库单表体所有记录全部生成采购发票，这里可以选择，如果有本次不需要开票的记录，则可以勾选掉南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部18注意事项：发票被结算和审核后，单据头上会打上标记的“已结算”和“已审核”；4）修改：是指对已保存发票进行修改。打开一张未审核未结算的要修改的发票，如下图，单击“修改”按钮直接进行修改；5）删除：是指对已保存而未审核未结算的发票进行删除。打开一张要删除的发票，如图。单击“删除”按钮，出现如图所示“确实要删除该张单据吗”窗口，单击“是”就可以删除该张单据，单击“否”则不删除该张单据。南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部19对于已结算已审核的采购发票，需要先取消结算再取消审核才能删除和修改，取消结算操作如下：在结算列表中，双击结算单列表，系统弹出如下图：点查询，在过滤界面输入发票号，如下：南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部20然后点确定。如下：勾选最上面的选择框，然后删除。这样就可以删除发票的结算了。注意：只是删除发票的结算状态，此操作不会删除发票。然后再到采购发票中，这时该采购发票上就没有已结算的标志，然后在发票弃复，再点修改就可以修改发票，南京奥特电气操作手册采购管理南京阔友信息技术有限公司U8咨询实施部21发票修改成功并保存后，要再次点击发票表头上的复核及结算按钮。