第五章-询价报价议价

LOGO《采购管理》询价、报价、议价一、询价1、询价询价采购是指对几个供货商(通常至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。采购作业流程中的一个必要环节。一、询价在接到请购单、了解目前库存状况及采购预算后，通常最直接的反映就是马上联络供应商。如果这是常态性的采购，需求的形态又是属于标准零件，对于供应商来说比较不会有问题。但是在新产品开发时，对于那些不属于标准品的部分，询价的时候就必须要特别注意是否有提供供应商足够的资料，来方便其报价作业。一、询价●为了避免日后造成采购与供应商各说各话，以及在品质认知上的差异，对于询价时所应提供资料的准备上就不能马虎。●因为完整及正确的询价文件可帮助供应商在最短的时间提出正确、有效的报价。一个完整的询价文件至少应该考虑包括下列几个主要的部分。一、询价项目的“品名”与“料号”●首先，询价项目的“品名”以及“料号”是在询价单上所应比备的最基本资料。●供应商必须知道如何来称呼所报价的产品，这即是所谓的“品名”以及其所代表的“料号”，这也是买卖双方在日后进行后续追踪时的一个快速查办以及检索的依据。●料号因为在每一客户中有其独特的代表性，在使用上要特别注意其正确性。有些大型公司的料号动辄多达十多个位数，其中更包括有数字及英文字母在内。●料号中一个位数的不同可能就是版本的不同，甚至可能变成另一个产品的料号。品名的书写应尽量能从其字面上可以看出产品的特性与种类为佳。二、询价项目的“数量”●通常供应商在报价时都需要知道买方的需求量，这是因为采购量的多寡会影响到价格的计算。●数量资讯的提供通常包括有“年需求量”、“季需求量”甚至“月需求量”；“不同等级的需求数量”，如数量为500K，1M，3M等等；每一次下单的大约“订购数量”；或产品“生命周期的总需求量”。●除了让供应商了解需求量及采购的形态外，也可同时让供应商分析其自身产能是否能应付买方的需求。二、询价项目的“数量”●在询价时买方通常都有一个通病，那就是怕量少而无法得到好价格，便把需求量或采购量予以“膨胀”。●此时，虽然采购能够获得短期的利益，就算拿到了量产的价格，如果在真正进行采购后，无法达到报价的预期数量时，供应商不是提高价格，便是在其他方面减少对客户的服务，或停止供应，到头来得不偿失的还是自己。●因此，对需求量的资讯应很实在的与供应商沟通，同时采购也可拿出市场预测来说服供应商，如此才能达到长期配合、持续供货的目的。三、询价项目的“规格书”●规格书是一个描述采购产品品质的工具，应包括最“新版本”的工程图面、测试规格、材料规格、样品、色板等有助于供应商报价的一切资讯。●工程图面必须是最新版本，如果图面只能用于估价也应一并在询价时注明。如为国际采购，如果原始工程图面为英文之外的语文如德文、法文、日文等，也应附上国际通用语言英文的译名，以双语形式呈现以利沟通。●若工程图面可以利用电子档案方式提供，则必须向供应商询问其接受的程度，在提供时应注意以国际共通的档案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供应商转换图档。●不过，在利用电子邮件传递档案的同时，最好也同时提供一份清楚绘在图纸上的工程图面，以避免在档案传递时所可能发生的资料误失。四、询价项目的“品质”要求●表达询价项目品质规范要求的方式有许多种，通常可以使用以下几种方式呈现。●采购人员很难单独使用一种方式便能完整表达对产品或服务的品质要求，应该依照产品或服务的不同特性，综合使用数种方式来进行。四、询价项目的“品质”要求●1、品牌(BrandorTradeNames)：●一般而言，使用品牌的产品对采购而言是最轻松容易的，不仅能节省采购时间、降低采购花费，也同时能降低品质检验的手续，因为只需确认产品的标示即可。不过，具有品牌的产品其价格通常也比较高，购买数量不多时使用品牌方式采购反而比较有利。●2、或同级品(“OrEqual”)：●其意义指的是具有能达到相同功能的产品，决定是否允许使用可替代的同级品报价也应在询价时注明，同级品的确认使用必须要得到使用单位的接受。四、询价项目的“品质”要求●3、商业标准(CommercialStandard)：●商业标准对于产品的尺寸、材料、化学成分、制造工法等等，都有一个共通的完整描述。对于一般标准零件如螺丝、螺帽、电子零组件，使用商业标准可以免除对品质上的误解。●4、材料与制造方法规格：●当对材料或制造方法有特定的要求时，必须注明其适用的标准。如果要求注明为DIN欧规时，其相对应的CNS或JIS规格也最好能予以注明。四、询价项目的“品质”要求5、性能或功能规格：●此类型规格较常用于采购高科技产品以及供应商先期参与(EarlySupplierInvolvement,ESI)的情况中。供应商只被告知产品所需要达到的性能或功能，至于如何去制做方能达到要求的细节部分，则留给供应商来解决。6、工程图面(EngineeringDrawing)：●工程图面是最能用来描述所需要产品品质，其内容除了必须要清晰外，对尺寸公差的精确性也不能忽略。7、市场等级(MarketGrade)：●通常用于商品如木材、农产品、烟草、食品等方面的品质要求，由于市场等级的划分界线无法很明确的被一般人所辩识，采购人员通常会被要求具有如何鉴定所购产品是属于何种时常等级的能力。四、询价项目的“品质”要求8、样品(Sample)：●这是一种懒人的作法，样品的提供对供应商了解买方的需求有很大的帮助，尤其是对颜色、印刷、与市场等级的要求上使用的比较普遍。9、工作说明书(StatementOfWork,SOW)：●主要使用于采购服务项目类如中央保全、大楼清扫、废弃物处理、工程发包等，一份完整的工作说明书除了应该简单明了外，对于所应达到的工作品质也应尽量以量化的方式来规范其绩效的评估。工作说明书的内容必须能保障买方能获得满意的服务，也同时要能保留足够的弹性，让供应商来发挥创造工作上的附加价值。询价的其他要求●询价项目的报价基础要求●交期要求●包装要求●买方的付款条件●运送地点与交货方式●售后服务于保证期限要求●报价到期日●签署文件等二、询价的方式●口头询价●书面询价询价前注意事项●货代的询价一般分为两种，一种为整理市场运价备案，一种为货主单票询价。以货主单票询价为实。整理市场运价的意义在于了解市场行情，对于航线的动态有及时的把握以便能够即时回答货主的问题。●（一）询价前，要确认如下内容：●1、发货港和目的港，以选择相应航线的船公司服务。●2、货物的件数、重量、体积，以确定使用的集装箱尺寸和数量。●3、货物的性质，以确定使用的集装箱种类。●4、货物的出货期，以免运价波动致使报价无效。●5、最好了解市场大概的运价，以便参考询价的价位。●6、选择适当的船公司。●同时，在货主询价时，要记录货主的联系方式存档。询价时注意事项●1、尽量书面询价，要求书面报价。●2、将必要的内容完整报给船公司（或其代理），以取得比较精准的报价。●3、20尺40尺40尺高箱一同询价，确认船期。●4、记录船公司报价人的名称，电话，以防不同报价人报价有差异。●5、清楚报给客户运价，运价有效期，船期及特别要求（如品名、限重等）。●6、可附加报出公司的优势航线，优势运价，以期进一步开发客户。●7、报价资料规类存档。二、报价●（一）报价的基础●成本加成法●市价法●投资报酬率法●竞争导向的定价法：现行价格定价法投标定价法二、报价●（二）报价的种类●确定报价在一定的期限内有效的报价。确定要约，在报价有效期限内，一旦对方提出接受即“承诺”，买卖双方的交易行为即告成立。二、报价不确定报价，指的是附有条件的报价。法律称为不确定要约。●不受约束的报价：按当日市场行情报价●供应商确认后有效的报价●有权先售的报价：对供应商有利●采购方看货后定的报价报价加价技巧●1、了解市场行情●市场行情是加价的基础，不同的船公司，不同的船期都有可能影响到运价的价位。根据不同船公司的市场运价，可以参考得出相应价位。●2、对客户心里的把握●如果跟客户非常熟悉，可以直接要到客户的目标价位，就可以以该运价成交。●如果客户长期出口，该客户对市场应该非常了解，加价要少甚或不加。●如果客户电话询价，需要确认客户所在地，所属行业，询价的技巧程度，以初步判断其对市场的了解程度，以确定加价多少。●3、对航线的了解●如果该航线仅有少数船东运营，有理由加比较多的利润。●4、对特种箱运价的把握●如果是特种箱，尤其是超高、超宽、超长货，一般都需要单票询价，很少市场参考，有机会赢得比较高的利润。●询价、报价体现了货代市场人员对市场和客户的全面了解把握，是货代是否专业的表现。因此，要求询价、报价人员不但要精通航线特点，市场行情，还要有良好的沟通能力和人际关系。三、议价●议价（negotiatedprice），中国国营商业和供销合作社商业根据国家的有关规定和市场供求状况，同商品的卖者或买者议定的价格。●议价是处于国家牌价和市价中间的一种价格形式。它比牌价灵活，经营者可随供求的变化及时调整价格，不必亏损经营；它不像市价那样完全由经营者决定，仍不同程度地受到国家的干预，如国家规定议价水平要略低于市价并要按一定的作价原则定价等。●三、议价原则（1）如果客户口头上要求降价，却讲不出理由，那么这只是客户想探探你的底价而已。可是如果客户以竞争对手的底价比较，甚至拿出意向书给你瞧，在客户如此坦诚的情况下，你至少得象征性地降降价了。（2）要求客户出价，找出差距，采取响应措施。客户出价后一般都会解释原因，这时你要注意分析。如果是客户预算不够，那就是你推荐的机型不适合；如果是竞争对手只提供裸机造成价位低的话，你就要向顾客解释清楚你提供的服务是他所关心的。●（3）报价议价的次数不要超过三次。价格频繁地降落与直线地下跌都会使客户愈议愈勇，恨不得挤的所有利润。●（4）注意落价比率，宜越来越小。这会使客户意识到这已接近底价了。●（5）降价要有要求，促进交易快捷圆满地完成。不要因为客户要求降价而降价，这样并不会增加客户对你的好感。降价的同时可以提出立即签约或预付货款等有利交易完成的要求，这种情况较易被客户认同接受。●（6）对于即将成交的案子，要维持售价。不能因为客户得到某些小道信息，急于成交而迅速降价，这不仅不利于交易，反而会使客户更加疑惑你报价到底有多大水份。