作业指导书及标准

作业指导书及标准的编写一、术语定义作业指导书：指为保证过程的质量而制订的程序，有时也称为工作指导令或操作规范、操作规程、工作指引等。标准：为在一定范围内获得最佳秩序,经协商一致制定并由公认机构批准,共同使用和重复使用的一种规范性文件。标准有国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。下面先讲一讲作业指导书的编写。二、作业指导书的编写作业指导书作为质量管理体系的第三级文件，在质量体系的运行中起着举足轻重的作用，多用于指导具体的作业如设备的操作、产品或原材料的与试验、计量器具的检定、产品的包装等。质量手册和程序文件的编写已有很多文献作了详尽的阐述，但作业指导书的编写在有关文献和实际编写中却较少得到重视。二、作业指导书的编写1对作业指导书编写的误解1.1作业指导书是无用的，它既费时又妨碍人的手脚。1.2认为作业指导书的数量越多越好。1.3认为作业指导书的数量越少越好。1.4把工作标准当作作业指导书。1.5用文字将现有的操作按步骤详细地描述下来就是作业指导书。二、作业指导书的编写2作业指导书编写的要求2.1需要遵循质量管理体系文件编制的要求。2.2确定性。作业指导书的重点内容应该是解决如何作业的问题，应列出具体操作的详细过程，包括每一步骤所使用的原材料、仪器设备以及过程作业的结果和判定标准等。二、作业指导书的编写2.3作业指导书应尽可能简单、实用。ISO9001规定质量体系程序的“范围和详略程度应取决于工作的复杂程度、所用的方法，以及开展这项活动所需的技能和培训”，同样作业指导书的详略程度也与此有关，并应尽可能简单、实用，为此可以采用以下方法。2.3.1写你该写，即只写与控制影响质量的因素及结果的评定方法有关的内容，而有关操作的步骤等内容已在设备操作手册、标准、岗位培训的原始资料中已有描述，人们只需引用或参考这些已经存在的标准和文件，没有必要把它反复一遍。二、作业指导书的编写2.3.2尽可能写得最易懂。ISO质量管理体系并没有要求用复杂的、冗长的、夸张的语言来编写，无论员工的文化程度有多高，人们都喜欢看容易阅读的东西，故应选择通俗易懂的句子来表达，避免使用难懂的、生僻的词语。2.3.3不定义术语。作业指导书可以使用各种术语，但给术语下定义是标准和质量手册、程序文件的事，而术语的理解应在有关的文件和培训中解决。二、作业指导书的编写2.3.4要尽可能方便使用者。使用者的需要是很重要的，作业文件应避免全部用文字来表达，可以采用流程图、图表、照片等；同时采用较大的字号，避免使用密密麻麻的文字及大量地引用其他的文件或表格。简明、简洁是好的文件的标志。二、作业指导书的编写2.4必要性要求，只写该写的作业指导书。一般来说作业指导书过多或过少都是不正常的，但其数量并没有明确的规定，而应建立在需要的基础上。你应针对你计划编写的作业指导书回答以下三个问题：a)我为什么要编制这个作业指导书?b)有了这个作业指导书，我能执行什么任务(控制哪些影响质量的因素)?c)文件的培训或岗前培训、岗位培训能覆盖或取代这个作业指导书吗?对以上三个问题的明确回答可以决定是否需要这个作业指导书。没有必要每个岗位每个活动都必须有作业指导书，应该充分考虑活动的复杂性、实施活动的方式、完成活动所需的技能、人员和资源要求等，以便确定最能适合组织运作需要的作业指导书。二、作业指导书的编写2.5易于修改。为响应瞬息变化的顾客需要和社会需要，过程需要不断地改进，因而有必要发挥员工在持续质量改进中的作用，而难于修改的作业指导书不利于员工积极性和创造性的发挥。二、作业指导书的编写2.6作业指导书应与已有的各种文件有机地结合起来。在许多案例中，组织者把老的工艺文件、规程、规范、工作标准等放在一边，仅简单地粉饰上质量体系要求，而没有把作业指导书和组织已有的文件结合起来。这实质上又会产生新的官僚主义，维持这种官僚主义就产生了不必要的工作。二、作业指导书的编写2.7实用性。作业指导书的内容和形式应以实用为原则，尽量简洁、易懂，而且要符合文件控制的要求。以文字叙述作业过程时，应选择通俗易懂的语句来表达，方便各个层次人员的理解和领悟。同时尽量多采用图表、图示、流程图和照片等形式，或图文并茂，更容易为使用者接受。2.8完整性。作业指导书的内容要完整，该包括的内容一定要有。在其范围所规定的界限内按需要力求完整。二、作业指导书的编写3作业指导书的内容及表现形式。文件化作业指导书不必成为一种负担，像质量体系的其他文件化形式一样，作业指导书应专注于控制影响质量的因素而不是详细的操作。那么，作业指导书应当包括什么内容呢?它应包括条件和标准，不是要求雇员详述每一步的操作，而是要求他们在进行操作时作记录和如何知道他们所做的是对的。换句话说，作业指导书是文件化一个特定操作的条件和标准。二、作业指导书的编写3.1作业条件开始一种操作的场合或前提条件是什么?由谁开始和认可这项操作?如人员条件、环境条件、设备要求、物料要求等条件。二、作业指导书的编写3.2作业相关标准对用作第三级文件的作业指导书来说，有比日常操作重要得多的内容，为了与相关要求一致，它应当展示一个特定产品或操作的能接受和不能接受的范围，以使操作者明确。如果作业指导书不能提供有权威的标准，如尺寸、公差、公式、表格、温度范围、成份、原材料等，它就没有符合目的。也就是说，作业指导书的文件化是关键信息的文件化，而工作的目的、范围、何时和何地做、如何做、使用什么材料与设备等内容视具体工作可斟酌取舍。作业指导书用于具体指导现场生产或管理工作，其结构和形式完全取决于作业的性质和复杂程度，不像质量手册和程序文件那么单一，不必也不可能采用统一的结构和形式。因而根据其应当包括的内容可以全部用文字描述，也可以用图表来表示，或两者结合起来使用.二、作业指导书的编写3.3作业指导书用于具体指导现场操作或管理工作，其结构和形式完全取决于作业的性质和复杂程度，不像质量手册和程序文件那么单一，不必也不可能采用统一的结构和形式。因而根据其应当包括的内容可以全部用文字描述，也可以用图表来表示，或两者结合起来使用.二、作业指导书的编写4作业指导书编写的原则4.1体现对作业的全过程控制，体现对设备仪器及人员行为的全过程管理。4.2应在作业前编制，注重策划和设计，量化、细化、标准化每项作业内容。4.3针对现场实际，进行危险点分析，制定相应的防范措施。二、作业指导书的编写4.4应体现分工明确，责任到人，编写、审核、批准应签字齐全。4.5围绕安全、质量两条主线，实现安全与质量的综合控制。4.6一项作业任务编制一份作业指导书。4.7应规定保证本项作业安全和质量的技术措施、组织措施等内容。二、作业指导书的编写4.8以人为本，贯彻ISO和EHS管理体系的要求。4.9结合相应的实际情况，由相应的负责人编写，相应主管部门或负责人审批。4.10合法性原则。管理制度应贯彻国家有关政策、法令和法规，遵守集团基本法，与同级有关制度规章相协调，下级制度不得与上级制度相抵触。二、作业指导书的编写4.11准确性原则。作业指导书的文字表达应准确、简明、易懂、逻辑严谨，避免产生不易理解或不同理解的可能性。其图样、表格、数值和其它内容应正确无误。要多一些标准，少一些概念；多一些定量，少一点定性。结要构合理，条理要清楚，要点要突出。二、作业指导书的编写4.12统一性。作业指导书中的术语、符号、代号应统一，并与其它的相关管理制度一致，已有国家标准的应采用国家标准，已有企业标准的应采用企业标准。同一概念与同一术语之间应保持唯一对应关系，类似部分应采用相同的表达方式与措辞。4.13还有科学性和先进性等原则二、作业指导书的编写5作业指导书的编写格式5.1作业指导书一般由表头、名称、目的、适用范围、关键词语解释、相关职责、内容以及要求、其它、终结线、批准实施日期标注栏、编写标注栏及附录等部分组成。5.2一般采用的是章条段的模式，并用阿拉伯数字来编号。二、作业指导书的编写5.3制度按其内容分成若干层次进行叙述。层次的划分一般不超过四层，层次的编号采用阿拉伯数字表示，每两个层次之间加圆点，圆点加在数字的右下角。5.4第一层次为“章”，即“1”，其编号自始至终连续。以下层次统称为“条”即，1.1、1.2或1.1.1、1.1.2、1.2.1、1.2.2等，其编号只在所属章、条的范围内连续。5.5当制度条文的内容适于采用分行并列叙述时，其编号用小写的英文字母（右下角加圆点）a.d.c.顺序表示。二、作业指导书的编写5.6“章”一般有标题。“条”可有标题，也可没有标题。但属于用同一编号发布的制度，“章”、“条”有无标题原则上应一致。5.7“章”、“条”的编写应放在左起顶格书写。有标题时，在编号后空一个字的位置再写标题，另起一行写具体内容。没有标题时，则在编号之后空一个字的位置再写具体内容。具体内容前不加编号时，其每段的第一行均左起空两个字的位置再书写。自第二行起，以下各行均顶格书写。5.8并列叙述的条文的编号用a.d.c..……时，均左起空两个字的位置再书写。自第二行起，以下各行均顶格书写。二、作业指导书的编写5.9制度中的图样、表格一般应排在有关条文的附近，并与条文的内容相呼应。同一制度中，如有两个以上的图样或表格，一般应在制度中连续标注图号或表号，如图1，图2，……或表1，表2，……。必要时，可在图号或表号后面写上图样或表格的名称。图号和图样名称之间空一个字的位置，写在图的下方居中位置，表号和表格名称之间空一个字的位置，写在表格的上方居中位置。5.10制度中的数值一般应采用阿拉伯数字。10以内的数字，如“每批随机抽取一个做试验”等叙述中的“一”可按习惯用中文书写；但带有计量单位时，必须用阿拉伯数字书写，并一律采用法定计量单位。5.11在制度条文结束后和附加说明前，在版面中间划一条粗实线作为终结线，其长度约为版面宽度的四分之一。二、作业指导书的编写5.12编写段时不宜出现“悬置段”。“悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。二、作业指导书的编写悬置段示例：5.1××××××××××××××××××5.1.1×××××××××××××5.1.2××××××××××××××这里红色部分就是悬置段。二、作业指导书的编写5.13列项的格式列项通俗地说是指一个句子分几行来表述。列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项来完成。二、作业指导书的编写列项表述示例：5.7其它当与现行相关制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：——××作业指导书自本制度实施之日起即行废止。——现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。——现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。二、作业指导书的编写不正确的列项表述示例：5.7其它当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：5.7.1××制度自本制度实施之日起即行废止。5.7.2现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。5.7.3现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。二、作业指导书的编写6作业指导书的相关内容结构。6.1名称。一般而言，用于作业指导书的名称有这样一些词语：规定、规范、规则、办法、程序、规程和制度等。6.2目的。是表述指导书所要达到的目标，是对该指导书应该起到的作用一种目标性的描述。二、作业指导书的编写6.3范围。一是制度的适用范围，又称实施范围；另一个是制度内容的范围。6.4关键词语解释。当制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。6.5职责。职责为可选要素。当制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。必要时，即使制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。二、作业指导书的编写6.5内容和要求。是制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。本规则中所指“内容和要求”并非该章的推荐标题。6.6其它6.7终结线6.8批准实施日期标注栏6.9编写标注栏6.