ACCESS2010基础详解

ACCESS2010基础数据库系统概述数据库技术是20世纪60年代后期发展起来的一项重要技术，是计算机科学的重要分支,在当今信息社会中，信息资源已经成为人类经济活动、社会活动的战略资源，数据库的应用无处不在，信息系统也越来越显示出它的重要性。教学内容数据库系统概述数据库设计基础数据库与表的操作数据表的基本操作查询窗体报表的基本操作Access与其它软件之间的数据共享数据库系统概述数据库基本概念数据模型简述数据库基本概念数据（Data）数据库（DataBase,简称DB）数据库管理系统（DataBaseManagementSystem简称DBMS）数据库应用系统（DataBaseApplicationSystem,简称DBAS）数据库系统（DataBaseSystem简称DBS）数据是存储在某种媒体上能够识别的物理符号，其形式是多种多样的，可以是如数字、文字、字母及其他特殊字符组成的文本形式数据，也可以是图形、图像、动画、影像、声音等多媒体数据。在计算机中，为了存储和处理现实中的事物，就要抽出事物的特征组成一个记录来描述，职工就可以这样描述：（10001，朱友锋，男，讲师，1978-4-12，文学院）数据库数据库（DataBase,简称DB）数据库，是指按一定规则组织起来的、便于共享的大批量数据的集合。数据库中的数据按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度、较高的独立性和易扩展性，并可为各种用户共享。数据库管理系统数据库管理系统（DataBaseManagementSystem简称DBMS）数据库管理系统是位于用户与操作系统之间的一层数据管理软件，是数据库系统的一个重要组成部分，是数据库系统中对数据库进行管理的系统软件。它是数据库系统的核心，负责数据库中的数据组织、数据操纵、数据维护、控制及保护和数据服务等。数据库应用系统数据库应用系统（DataBaseApplicationSystem,简称DBAS）利用数据库管理系统而开发的各种应用软件，如各种学生档案或成绩管理系统、工资管理系统、人事管理系统、财务管理系统等等。数据库系统数据库系统（DataBaseSystem简称DBS）是指在计算机系统中引入了数据库后的系统，一般由数据库（DB）、数据库管理系统（及其应用开发工具）、数据库应用系统、数据库管理员和用户构成数据模型简述数据是描述事物的符号记录。模型（Model)是现实世界的抽象。数据模型（DataModel）是数据特征的抽象，通俗地讲就是数据的组织形式。数据库领域采用的数据模型有层次模型、网状模型和关系模型1.关系模型简介用二维表结构来表示实体以及实体之间联系的模型称为关系模型。在关系模型中，操作的对象和结果都是二维表，这种二维表就是关系，每个关系有一个关系名。关系模型中的相关术语（1）属性（字段）：二维表中垂直方向的列称为属性。在Access2010中，被称为字段。字段名也就是字段的名称，也称为属性名。（2）元组（记录）：二维表中水平方向的行称为元组。在Access2010中，被称为记录。（3）数据项：也称为分量，是某条记录中的一个字段值，也就是一个数据项。（4）主关键字：二维表中的某个属性，若它的值唯一地标识了一个元组，则称该属性为关键字。若一个表中有多个关键字，则选定其中一个为主关键字，这个属性称为主属性。关系的分类在一个实用的数据库中往往存在多个数据表，这些表与表之间通常是有联系的。当我们要更新或删除一个表中的数据时，要考虑到对相关数据表中的数据的影响，这就是数据的完整性。根据两个不同表中记录之间的对应联系，可以将表之间的关系分为三种类型1.一对一的关系（one-to-onerelationship）2.一对多的关系（one-to-manyrelationship）3.多对多的关系（many-to-manyrelationship）一对一的关系一对一的关系表现为A表中的每一条记录只与B表中的一条记录相关联，反之亦然。例如人事部门的教师表和财务部门的工资表之间就存在一对一的关系。一对多的关系（one-to-manyrelationship）一对多的关系表现为A表中的每一条记录与B表中的多条记录相关联，且B表中的一条记录最多只能与A表中的一条记录对应。多对多的关系（many-to-manyrelationship）对于A表中的每一条记录在B表中可以找到多条与之相对应的记录，而B表中的一条记录在A表中也可对应多条记录。如“学生”和“课程”之间的选课关系即为多对多的关系，因为一个学生可以选修多门课程，同时一门课程可以被多个学生所选择。5.2数据库设计基础数据库设计的步骤分析数据库的数据需求确定数据库中的表确定表中的字段及类型确定主键及表之间的关系优化完善数据库数据库设计的步骤1．分析数据需求。确定数据库要存储哪些数据。2．确定该数据库中需要包含的表，一个数据库中要处理的数据很多，不可能将所有的数据都存放在同一个表中。确定数据库中需要包含的表，就是分析收集到的信息需要使用几个数据表进行保存。3．确定表的结构。确定在各表中存储数据的字段有哪些，各是什么类型，即确立各表的结构。4．确定表间的关系。仔细研究表间的联系，看各表之间是如何进行联接的。5．改进整个设计。可以在各个表中适当的添加数据，然后进行相关的操作，看能否得到自己希望的结果，如果发现设计不完备，可以立即对设计进行修改调整。分析数据库的数据需求首先要考虑为什么要建立，以及建立数据库要完成的任务，这是数据库设计的第一步，也是数据库设计的基础。然后考虑与数据库的最终用户进行交流，了解现行工作的处理过程，讨论应保存哪些及如何保存要处理的数据。要尽量收集与当前处理有关的各种数据表格。确定数据库中的表为了能更合理的确定在数据库中应包含的表，可以按照以下原则对信息进行分类。每项信息只保存在一个表中，只需在一处进行更新。这样效率高，同时也保证了数据的一致性。每个表应该只包含关于一个主题的信息，可以独立于其他主题来维护每个主题的信息。确定表中的字段及类型1．确定每个表中的字段应遵循下面的原则：①字段表示的是有意义的原子数据，像姓名、性别等。字段不能包含可以经过计算或推导得出的数据，也不能包含可以由基本数据组合而得到的数据。②避免表间出现重复字段。在表中除了为建立表间关系而保留的外部关键字外，尽量避免在多个表之中同时存在重复的字段，这样做一是为了尽量减少数据的冗余，二是防止因插入、删除、更新造成数据的不一致。③字段按要求命名。为字段命名时，应符合所用的数据库管理系统软件对字段名的命名规则。确定表中的字段及类型2．字段名称的命名规则在Access2010中定义字段名称时，有以下规则：①最长不超过64个字符。②可以包含中文、英文字母、数字、下划线等，开始符号不能是空格。确定表中的字段及类型3．字段的数据类型在Access2010中共有文本、数字、日期/时间、查阅向导、附件、计算和自定义型等13种数据类型，其中自定义型是Access2010中新增加的类型。对于数字型数据，还可以细分为字节型、整型、长整型、单精度型和双精度型等5种类型。确定表中的字段及类型数据类型说明字段大小举例文本文本或文本和数字的组合，例如工号、学号、电话号码等。最大值为255个中文或英文字符姓名、性别、学号、电话号码备注长文本或文本和数字的组合或具有RTF格式的文本。最长65535个字符简介、简历、备注数字用于数学计算的数值数据。1、2、4、8个字节分数、年龄日期/时间从100~9999年的日期与时间值8个字节出生日期、入学时间货币用于计算的货币数值与数值数据。8个字节单价、总价自动编号自动给每一条记录分配一个唯一的递增数值4个字节编号是/否只包含两者之一，如婚否、Yes/No1位婚否、党员否OLE对象将对象（如电子表格、文件、图形、声音等）链接或嵌入表中最大可达1GB（受限于磁盘空间）照片、音乐超级链接存放超级链接地址。最多64000个字符电子邮件、首页附件图片、图像、office文件。用于存储数字、图像和office文件的首选数据类型对于压缩的附件为2GB，对于未压缩的附件大约为700KB存储图片、文件计算表达式或结果类型是小数8个字节查阅向导在向导创建的字段中，允许使用组合框来选择另一个表中的值。与执行查阅的主键字段大小相同省份、专业确定表中的字段及类型4．Access2010中的运算符及表达式运算符用来完成各种运算，由运算符将常量、变量、函数调用连接起来组成的符合Access语法规则的式子称为表达式。在Access中表达式主要用在字段的有效性规则及SQL命令中。在Access中常用的运算符主要有算术运算符、关系运算符、逻辑运算符、文本运算符等。常用算术运算符及功能运算符号功能举例+加1+2=3-减9-8=1*乘1*100=100/除9/2=4.5\整除9\2=4^乘方2^5=32mod取余9mod3=0常用关系运算符及功能运算符号功能举例小于基本工资2500大于基本工资1800=小于或等于基本工资=2000=大于或等于基本工资=2000=等于基本工资=20不等于基本工资2000Between…and…在…之间基本工资between1800and2500常用逻辑运算符及功能运算符号功能举例And逻辑与性别=男and职称=教授Or逻辑或性别=男or职称=教授Not逻辑非Not(性别=男and职称=教授)文本连接运算符及功能运算符号功能举例+连接字符串计算机+教学部=计算机教学部&连接字符串大一&新生=大一新生确定主键及表之间的关系确定表中的主键，一个目的是为了保证实体的完整性，因此主键的值不允许是空值或重复值，另一个目的是在不同的表之间建立关系。优化完善数据库①这些字段准确吗？有没有漏掉某些字段？有没有多余字段？②多个表中是否有重复没用的字段？③各个表中的主关键字段设置的是否合适？数据库与表的操作Access2010简介Access2010中数据库的常用对象Access2010中数据库和数据表的创建Access2010简介Microsoft0fficeAccess2010是一个健壮、成熟的32位或64位关系型数据库管理系统，Access2010可以对大量的数据进行存储、查找、统计、添加、删除及修改，还可以创建报表、窗体和宏等对象。用户通过Access2010提供的开发环境及工具可以方便地构建数据库应用程序，大部分工作都可以通过可视化的操作来完成，无需编写复杂的程序代码，所以比较适合非计算机专业的人员开发数据库管理类的应用软件。Access2010中数据库的常用对象用户使用Access2010进行数据库操作时，具体操作的对象有：表、查询、窗体、报表、宏和模块Access2010中数据库的常用对象表（Table）对象表是一种有关特定实体的数据的集合，表以行（称为记录）列（称为字段）格式组织数据。表对象在Access2010的六种对象中处于核心地位，它是一切数据库操作的基础，其它六种对象都以表提供数据源。Access2010中数据库的常用对象查询（Query）对象查询是数据库的基本操作，查询是数据库设计目的的体现，建立数据库的目的就是为了在需要各种信息时可以很方便地进行查找，利用查询可以通过不同的方法来查看、更改以及分析数据。也可以将查询作为窗体和报表的数据源。Access2010中数据库的常用对象窗体（Form）对象窗体是用户输入数据和执行查询等操作的界面，是Access数据库对象中最具灵活性的一个对象。窗体有多种功能，主要用于提供数据库的操作界面。根据功能的不同，窗体大致可以分为提示型窗体、控制型窗体、数据型窗体三类。Access2010中数据库的常用对象报表（Report）对象报表是以打印的格式表现用户数据的一种很有效的方式。用户可以在报表中控制每个对象的大小和外观，并可以按照用户所需的方式选择所需显示的信息以