光伏项目工程资料管理

1工程资料管制度2015年02月10号宜阳宏聚光伏电力有限公司2目录1总则1.1总则1.2目的1.3适用机构和范围1.4资料员的岗位职责1.5文档管理制度2术语3基本规定4归档文件及其质量要求4.1归档文件范围4.2归档文件质量要求5工程文件立卷5.1立卷流程、原则和方法5.2卷内文件排列5.3案卷编目5.4案卷装订与装具5.5案卷目录编制6工程文件归档7工程文件收发发及管理规定7.1工程文件接收7.2工程文件的发放38工程文件验收与移交9施工资料台制度10文件的保密制度及安全制度10.1文档的保密制度10.2文档的安全制度11文档资料的查阅制度12附件1总则1.1总则1.0.1为加强建设工程文件归档工作，统一建设工程文件的验收标准，建立真实、完整、准确的工程文件，制定本制度。1.0.2本制度适用于建设工程文件的整理、归档，以及建设工程文件的验收与移交。1.0.3建设工程文件的整理、归档以及建设工程文件的验收与移交除应符合本制度外，尚应符合国家现行有关标准的规定。1.2目的工程资料是编制竣工文件、施工总结、进行质量事故分析、工程成本分析等工作的基本依据。及时收集、妥善管理工程资料是工程项目管理的重要工作。为加强工程过程中的资料管理，明确各部门的资料管理职责，保证工程实施过程中的资料管理工作有效实施，拟制订本制度。41.3适用机构和范围1.3.1本制度适用于公司工程管理部、系统管理部及其他相关工程管理分支机构。1.3.2建设工程资料是指在整个建设项目,从酝酿、决策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料,包括项目的提出、调研、可行性研究、评估、勘测、设计、施工过程、调试、生产准备、试运维、移交生产、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料。1.4资料员岗位职责1.4.1及时收集、分析工程中产生的资料，加强对工程资料的现代化管理。1.4.2及时收集、整理工程施工各类图纸以及补充资料，做好工程资料收发、运转、管理等工作，做好文件资料管理规范、完整。1.4.3及时准确收集、检查工程技术资料、质检资料及试验资料，保证资料的完整性、真实性，及时编报竣工资料，做好所有影像资料的保管、存档。1.4.4掌握施工技术质量资料的归档要求，积极参与施工生产管理，做好资料的管理和监控。1.4.5做好工程图纸的收发和审核，对工程资料和图纸等进行独立组合案卷和归档。1.4.6负责工程项目验收资料的业主部分的准备，并督促总包单位工程项目资料档案管理、计划、统计管理及内业管理工作，确保项目通5过验收。1.4.7做好日常会议纪要，完成上级领导交办的其它工作任务。1.4.8参加技术复核和隐蔽验收；1.4.9项目部印章严格按照公司的管理规定使用，做好项目印章使用台账及印章的保管.1.5文档管理制度1.5.1非文档管理人员不得擅自查阅文档柜里的案卷，确因工作需要，须经主管领导批准同意后在文档管理人员帮助下方可查阅，且必须保证文档使用过程的完整性。1.5.2文档柜内的文档要进行系统排列存放，不准堆放与文档无关的东西,做到安全完整，存放有序规范，查找方便。1.5.3做好文档柜内“六防”（防火、防盗、防尘、防潮、防阳光、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持文档柜卫生、整洁、安全，定期关注档案室内的温湿度等相关指标。1.5.4对文档柜所藏文档要进行定期检查，一般要求每月平均检查三次，如发现问题及时采取有效措施。1.5.5凡属归档范围内的仪器设备的全套随机技术文件，仪器设备说明书、样本、图纸、技术操作规程、合格证及安装调试等材料若系一式二份，应留一份存档；只有一份的，将原件存档，复印件随机使用。1.5.6文档人员负责仪器设备文档的收集、整理、保管、归档、进柜、利用和统计工作。仪器设备文档内的文件材料，要按时间先后排列好，用铅笔编写页号，凡有文字的页面，都要编号，正面编在右上角，背6面写在左上角，然后填写好卷内目录。2术语2.0.1建设工程经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算’行政上具有独立组织形式，实行统一管理的建设工程基本单位。它由一个或若干个具有内在联系的单位工程所组成。2.0.2建设工程文件在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，简称为工程文件。2.0.3工程准备阶段文件工程开工以前，在立项、审批、用地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。2.0.4监理文件监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。2.0.5施工文件施工单位在施工过程中形成的文件。2.0.6竣工图工程竣工验收后，真实反映建设工程施工结果的图样。2.0.7竣工验收文件建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。2.0.8建设工程文件7在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件等各种形式的历史记录，简称工程文件。2.0.9建设工程电子文件在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。2.0.10建设工程电子文件工程建设过程中形成的，具有参考和利用价值并作为文件保存的电子文件及其元数据。2.0.11建设工程声像文件记录工程建设活动，具有保存价值的，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音、图片和影像等历史记录。2.0.12整理按照一定的原则，对工程文件进行挑选、分类、组合、排列、编目，使之有序化的过程。2.0.13案卷由互有联系的若干文件组成的文件保管单位。2.0.14立卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。2.0.15归档文件形成部门或形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理8立卷后，按规定向本单位文件室或向城建文件管理机构移交的过程。2.0.16城建文件管理机构管理本地区城建文件工作的专门机构，以及接收、收集、保管和提供利用城建文件的城建文件馆、城建文件室。2.0.17永久保管工程文件保管期限的一种，指工程文件元限期地、尽可能长远地保存下去。2.0.18长期保管工程文件保管期限的一种，指工程文件保存到该工程被彻底拆除。2.0.19短期保管工程文件保管期限的一种，指工程文件保存10年以下。3基本规定3.0.1工程文件的形成和积累应纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。3.0.2工程文件应随工程建设进度同步形成，不得事后补编。3.0.3每项建设工程应编制一套电子文件，随纸质文件一并移交城建文件管理机构。3.0.4建设单位应按下列流程开展工程文件的整理、归裆、验收、移交等工作：1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应明确竣工图的编制单位、工程文件的编制套数、编制费用及承担单位、工程文件的质量要求和移交时间等内容；92收集和整理工程准备阶段形成的文件，并进行立卷归档，3组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程文件，5收集和整理竣工验收文件，并进行立卷归档；6在组织工程竣工验收前，提请当地的城建文件管理机构对工程文件进行预验收；未取得工程文件验收认可文件，不得组织工程竣工验收；7对列入城建文件管理机构接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，应向当地城建文件管理机构移交一套符合规定的工程文件。3.0.5勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。3.0.6建设工程项目实行总承包管理的，总包单位应负责收集、汇总各分包单位形成的工程文件，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位应负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。3.0.7城建文件管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程文件进行预验收，验收合格后，必须出具工程文件认可文件。3.0.8工程资料管理人员应经过工程文件归档整理的专业培训。104归档文件及其质量要求4.1归档文件范围4.1.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷后归档。4.1.2工程文件的具体归档范围应符合本制度附件4.1.3声像资料的归档范围和质量要求应符合现行行业标准《城建文件业务管理制度》CJJ/T158的要求。4.1.4不属于归档范围、没有保存价值的工程文件，文件形成单位可自行组织销毁。4.1.5工程前期资料：包括项目开发阶段的各项政府手续批文、备案文件等；项目各类合同、招投标文件；工程开工前各项手续。4.1.6设计文件资料：包括设计图、参考图、变更设计、设计图审核、设计图优化和各种规范、验标等。4.1.7施工控制资料：包括检验批记录、分项分部单位工程评定、测量资料、施工日志、施工记录、作业指导书、技术交底及技术交底记录、工程试验、试验检验及测量设备台账等。4.1.8施工技术管理资料:包括项目部形成的各种文件、会议记录和会议签到表、施工组织设计、施工规范、验收标准、保证工程质量、安全和环境保护措施、管理方案、应急预案、水保措施、施工技术小结或总结、竣工文件相关资料、施工过程验收及竣工验收记录，竣工验收报告、审批材料等文档资料等。114.1.9工程试验资料。试验资料包括原材料试验检验报告、材料合格证、成品及半成品质量合格证、原始检查试验资料、理论配合比、施工配合比、进场检验、试件记录等。4.1.20其它技术资料，含文字、图纸、照片、录音、录像及电子版技术资料。4.1.21工程项目实施过程中各种变更产生的各种变更性文件、工程洽商等文档资料（包括会议纪要）。4.1.22工程项目实施过程中，各种费用发生时的各种申请、审批等过程性文档材料。4.1.23工程项目竣工验收过程中，各种竣工验收检查报告。4.2归档文件质量要求4.2.1归档的纸质工程文件应为原件。4.2.2工程文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘察、设计、施工、监理等标准的规定。4.2.3工程文件的内容必须真实、准确，应与工程实际相符合。4.2.4工程文件应采用碳索墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料，不得使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。4.2.5工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续应完备。4.2.6工程文件中文字材料隔面尺寸规格宜为A4帽面(297mm×12210mm）。图纸宜采用国家标准图帽。4.2.7工程文件的纸张应采用能长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。4.2.8所有竣工图均应加盖竣工图章（图4.2.8），并应符合下列规定80竣工图卢~施工单位、编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监理工程师监理工程师20cm20cm20cm20cm图4.2.8竣工图章示例1竣工阁章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。2竣工图章尺寸应为：50mm×80mmo3竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在阁标栏上方空白处。4.2.9竣工图的绘制与改绘应符合国家现行有关制图标准的规定。4.2.10归档的建设工程电子文件应采用表4.2.10所列开放式文件格式或通用格式进行存储。专用软件产生的非通用格式的电子文件13应转换成通用格式。表4.2.10工程电子文件存储格式表文件类别格式文本（表格〉文件XML、TXT、PDF罔像文件JPEG、TIFF图形文件DWG、PDF、SVG影f型文件MPEG2、如1PEG4、AV声音文件M陀、WAV4.2.11归档的建设工程电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。元数据应符合现行行业标准《建设电子文件元数据标准》CJJ/T187的规定。4.2.12归档的建设工程电子文件应采用电子签名等手段，所载内容应真实和可靠。4.2.13归档的建设工程电子文件