第9章 项目信息管理

第九章项目信息管理9.1项目信息管理概述9.2项目信息管理的主要内容及组织规划9.3项目管理信息系统9.4项目管理软件介绍第九章项目信息管理9.1.1项目信息9.1.2项目信息管理9.1项目信息管理概述9.1.1项目信息项目信息是指报告、数据、计划、安排、技术文件、会议等与项目具有联系的各种信息。1．项目信息的表现形式（1）书面材料（2）个别谈话（3）集体口头形式（4）技术形式2．项目信息的特点（1）信息量大。（2）系统性强。（3）传递障碍多。（4）信息反馈滞后。3．项目信息的分类（1）进度控制信息（2）质量控制信息（3）合同管理信息（4）费用控制信息（5）项目其他信息9.1.1项目信息9.1.2项目信息管理项目信息管理是指对项目信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用等一系列工作的总称，也就是把项目信息作为管理对象进行管理。项目信息管理的目的就是根据项目信息的特点，有计划地组织信息沟通，以保证决策者能及时、准确获得相应的信息。以计算机为基础的现代信息处理技术在项目管理中的应用，为大型项目信息管理系统的规划、设计和实施提供了全新的信息管理理念、技术支撑平台和全面解决方案。9.2项目信息管理的主要内容及组织规划9.2.1项目信息管理的主要内容9.2.2项目信息管理的组织规划9.2.3项目执行过程中的信息收集和分析9.2.1项目信息管理的主要内容项目信息管理系统有两种类型：人工管理信息系统和计算机管理信息系统。项目信息管理的主要内容有:1．项目信息收集2．项目信息的加工3．项目信息传递9.2.2项目信息管理的组织规划项目信息管理组织机构的规划原则主要有：1．限额以上的大型项目在项目概念阶段的组织和资源规划中必须设立专门的信息管理机构，部门名称可以叫项目信息中心或项目信息办公室。2．成立以项目总经理为核心的项目信息管理系统建设领导小组，统一规划部署项目信息化工作，设立项目信息总监或项目总信息师。3．在项目的计划、财务、合同、物资、档案、质量、办公室等职能部门设立部门级项目信息员。4．单位从总预备费或办公管理费用中列支计算机网络、数据库、项目管理软件等采购费用。9.2.3项目执行过程中的信息收集和分析1．项目进展报告项目执行过程中，要收集关于项目进展情况的信息以及项目的完成情况，并且向项目利益相关者、项目组成员、管理层及其他相关方面作报告。还要在此基础上对项目未来的进展情况进行预测。项目进展情况报告一般包括项目范围、进度、费用、技术状态等方面的执行状态，以及对未来趋势的预测。项目管理进展报告的例子见表9.1和表9.2。项目名称项目编号关键问题是否任务范围有变化吗？超过目标日期了吗？估算有问题吗？有技术问题吗？有评审问题吗？对跟踪项目的解释：下一周任务计划：问题和办法：完成人：日期：评审人/日期：表9.1项目进展报告1表9.2项目进展报告2项目管理报告:项目号:项目名称:报告日期:项目经理:项目报告数:是否状态总结1．实际进度超过10%吗？2．以投入工作时间加未完成工作的计划时间超计划时间的10%吗？3．完成任务的数量超计划的10%吗？4．提交物能满足性能要求吗？5．项目能按时交货吗？6．满足用户的要求吗？7．与用户的关系被接受了吗？8．附上职员工作总结、资源计划总结、累计完成任务总结报告了吗？人员配备状况:技术状况:任务完成估测:附上的用户进度报告:审批项目经理:日期:在获取项目进展状态信息的过程中，要用到多种工具和技术,包括：（1）一般管理技能（2）产品所需的技能和知识（3）工作授权体系（4）执行状况检查例会（5）项目管理信息系统9.2.3项目执行过程中的信息收集和分析2．项目进展情况的分析对项目计划的执行情况进行分析时，可以用到偏差分析、趋势分析和挣值分析等多种技术。偏差分析用来在项目进展过程中比较期望的项目计划结果和实际结果，以确定是否存在偏差。趋势分析用来确定随着时间的推移，项目的执行是否得到了提高，其方法是定期的分析项目结果。挣值（EarnedValue）分析法是用三值指标来比较项目获得的成果和付出的代价，可以综合分析进度、费用以及项目的范围。9.2.3项目执行过程中的信息收集和分析9.3项目管理信息系统9.3.1项目管理信息系统的特点9.3.2项目管理信息流9.3.3项目管理信息系统的实施项目管理信息系统的特点主要有：（1）系统集成化；（2）管理规范化；（3）计算机化；（4）支持决策。9.3.1项目管理信息系统的特点项目业主业主项目负责人项目总承包商项目经理项目监理项目招标中标签约制定计划项目采购项目施工项目控制项目试车项目验收维护服务后评价项目决策项目通信及数据管理系统项目可行性研究报告项目动态数据项目合同项目环境数据项目计划图9.1项目生命期内的信息流图9.3.2项目管理信息流一个项目的组织分解结构确定下来之后，项目信息流路线就确定下来，以进一步确定各部门信息流的传递关系，保证信息沟通渠道的正确、通畅，不致造成信息漏传或误传现象。图9.1是一个工程项目在项目生命期内的信息流图。9.3.3项目管理信息系统的实施1．项目管理信息系统的总体规划由于项目管理信息系统是一个大系统，复杂程度高，投资大，开发周期长，因而，在启动初期必须以整个系统为分析对象，确定这个系统的总目标和主要功能。(1)确定新系统目标为了确定系统的目标与功能，进行初步的调查研究的主要内容:1)整个组织的概况。2)组织的对外关系。3)现行系统的概况。4)新系统的条件。(2)项目管理信息系统的实施策略与方案1)以项目信息门户网站作为项目管理信息系统的战略目标。2)项目管理信息系统的规划设计必须列入工程项目概念阶段方案拟定和认证的必备内容。3)以造价（概预算）、合同、财务管理为主线和重心构建项目信息管理系统。4)建立进度项目划分、费用项目划分和质量项目划分三者之间编码的统一或对应关系是项目管理系统开发的重点和难点。5)一把手先用起来是项目管理信息系统成功运用的关键。全员参与是项目管理信息系统成功运用的保障。9.3.3项目管理信息系统的实施(3)可行性分析与研究可行性的意思是指：在当前的具体条件下，这个信息系统是否具备必要的资源条件及其他条件。可行性包括可能性和必要性两个方面。可行性研究可从下面三个方面考虑：技术方面：根据新系统目标衡量所需要的技术是否具备。经济方面：估计新系统开发所需要的投资费用和将来的运行费用，并同估计的新系统收益进行比较，看是否可行。运行（组织管理）方面：评价新系统运行的可能性及运行后所引起的各方面变化（组织机构、管理方式、工作环境等），将对社会及人的因素产生影响。9.3.3项目管理信息系统的实施2．项目管理信息系统的设计开发设计开发项目管理信息系统的工作应包括以下三个方面：（1）系统分析首先要调查建立项目管理信息系统的可靠性，即对系统的现状进行调查。其次，调查建立系统的信息量和信息流，分析用户的要求.再次，确定电子计算机的技术要求。（2）系统设计利用系统分析的结果进行系统设计，建立系统流程图，提出程序的详细技术资料，为程序设计做准备。系统设计分两阶段进行：先进行概要设计，然后进行详细设计，将前一阶段成果具体化。9.3.3项目管理信息系统的实施（3）系统实施1）程序设计根据系统设计的要求编写程序，检查写出操作说明书。2）程序调试和系统调试对单个程序进行语法和逻辑检查消除程序和文件的错误。3）系统评价系统管理效果评价及系统的经济性进行评价4）系统维护5）项目管理把项目管理信息系统作为一个“项目”进行管理.9.3.3项目管理信息系统的实施9.4项目管理软件介绍9.4.1国外项目管理软件9.4.2国内项目管理软件1.MicrosoftOfficeProject2003（1）概述Project2003是Project软件基于Windows操作系统的第六个版本，已成为世界上应用最普遍的项目管理软件。Project为普通工作人员或项目管理人员提供对于项目的整体规划和跟踪，并按照业务需求交付相应的结果。作为一个项目管理软件，Project2003能够帮助单位协调商业计划、项目及资源，从而获得更好的商业业绩。通过使用其灵活的报告和分析功能，可以利用可操作的信息来优化资源、安排工作优先顺序并协调项目与总体商业目标。9.4.1国外项目管理软件Project2003系列产品包括MicrosoftOfficeProjectStandard2003、MicrosoftOfficeProjectProfessional2003、MicrosoftOfficeProjectServer2003以及MicrosoftOfficeProjectWebAccess。Project2003是MicrosoftOffice系统中不可缺少的一部分，新增了很多功能，如①演示向导②打印向导③XML报告向导④资源可用性图表⑤资源信息导入ProjectProfessional2003、ProjectServer2003和ProjectWebAccess共同组成Microsoft针对企业项目管理（EPM）的解决方案。该解决方案使组织能够合理安排业务活动、项目和资源，以获得更理想的业务结果。9.4.1国外项目管理软件（2）Project2003主要功能1）项目范围管理2）项目进度管理3）项目资源管理4）信息沟通管理5）项目综合管理9.4.1国外项目管理软件2．PrimaveraProjectPlanner（P3）（1）概述P3工程项目管理软件是美国Primavera公司的产品，是国际上最为流行的项目管理软件之一，并且已成为项目管理软件标准。该公司成立伊始，便推出了P3。P3的精髓是广义网络计划技术与目标管理的有机结合，P3是全球用户最多的项目进度控制软件，尤其适用于大型项目和多项目的协同管理。9.4.1国外项目管理软件（2）主要功能1）项目团队遍布全球各地，通过多用户来支持项目文档安全模拟2）有效地控制大而复杂的项目3）平衡资源4）利用网络进行信息交换5）资源共享6）自动调整7）优化目标8）工作分解功能9）对工作进行处理10）数据接口功能9.4.1国外项目管理软件3．PrimaveraProjectPlannerfortheEnterprise(P3e)（1）概述P3e是Primavera公司专门为企业开发的管理软件致力于以下几个方面的任务：通过提高项目管理能力提高企业经营能力；使企业的各种资源高效率地/协调/协同地有序进行；将企业行为既按多个项目进行管理又能够全面共享整体资源；建立标准的、精确的项目评价制度；在企业内部围绕项目进行全盘计划、及时沟通、动态跟踪；预警、中和、消除项目风险；加工项目管理系统与企业其他管理系统整合；利用Internet技术辅助实现深度的项目管理。9.4.1国外项目管理软件（2）功能特点1）P3e是一个全面的、多工程进度计划和控制的项目管理软件2）可对整个工程的生命期进行管理3）完善的数据通讯4）可集中控制资源5）事务管理和风险分析6）Primavera进度报表生成器7）Primavera决策分析工具9.4.1国外项目管理软件9.4.2国内项目管理软件1．项目管理中心平台（LinkProject）（1）概述LinkProject是梦龙科技有限公司研制的项目管理类软件之一。在大型关系数据库SQLServer和Oracle上构架起企业级的、包含现代项目管理知识九大体系在内的、具有高度灵活性和开放性的、以计划－协同－跟踪－控制－积累为主线的企业级工程项目管理平台软件。支持多用户在同一时间内集中存取所有项目的信息，包括有基于B/S、基于C/S结构等不同的组件以满足不同角色的项目管理人员的使用。（2）功能简介完善的宏观分析功能;规范项目管理;信息快速沟通共享。（3）模块介绍1)统一的项目管理服务平台及授权管理,主要功能：Linkwork平台（Linkworks）：安全加密、即时通讯及所有系统信息流服务授权管理系统（MrAdmin）：组织机构、权限管理、软件授权、身份认证软件接口系统：可直接将办公系统与业务系统