项目投标管理办法

项目投标管理办法一、小组的性质及组成投标小组是根据公司投标业务需要，由营销中心牵头，其它相关部门配合而成立的阶段性项目团队。投标小组采用项目管理模式运作，由分管项目销售的公司副总经理领导，成员为组长及若干组员。是否考虑增设副组长一名，保证投标工作有备选负责人。公司所有的投标项目根据相关规定划分为A、B、C、D四个等级（见附件一），根据相应的等级来确定投标小组组长、各组员及审核人员。公司各部门的职责与分工：1、营销中心全面负责投标小组的过程运作管理。2、总工办负责技术方案的论证、设备基础报价、软件技术方案的论证、软件界面的制作；技术委员会负责审核技术部门所提出的建议性报价方案及整个技术标。3、综合办负责设备的询价及厂家授权、形式审查及为投标小组提供全面的后勤保障服务。二、投标小组成立1、拟投标项目立项报告通过审批时，由大区负责人确定项目等级。2、由投标小组组长提出投标小组所需人员，本部门人员由营销中心负责人指定，其他部门人员由投标小组组长与其他部门协调，确定具体人选。3、配合部门必须在投标小组组长提出人员需求1个工作日内确定本部门具体人选。4、投标小组组长编制投标工作计划，经过营销中心、技术部门审核，综合办确定形审人员后，由分管领导批准，公司行文下发，正式成立投标小组。三、投标的前期及后期工作1、投标意向书的拟制和申报（立项报告的提交）2、招标公告的获取3、与招标人及招标代理机构的联络；现场踏勘的组织和实施4、招标文件的购买及投标文件的编制5、委托人参加现场开标会及开标记录的完成7、完成投标过程的总结8、组织和实施中标项目的合同签订9、完成投标费用的决算10、中标项目销售工作评估11、其他与投标工作相关的事务四、投标小组组长职责1、全面负责投标的各项工作，并落实专人负责投标价格的核算，提供建议性投标报价方案，是投标工作的第一责任人。2、组织投标小组会议，统筹安排投标小组成员工作，保证按期完成投标小组工作职责范围内各项工作。3、对不服从工作安排、没按计划完成工作或完成工作质量较差的投标小组成员按照本管理办法提出处理意见，或向其部门负责人反映。4、投标工作中，遇到需要协调解决的问题，协调部门负责人及时给予解决。否则组长可以直接向其上级领导汇报。5、负责编制、整理、汇总投标过程中各种记录。6、对中标项目奖励提出分配方案，报部门经理和分管领导批准。五、投标小组成员职责1、专职监督员：负责检查、督促投标小组成员的工作进度，记录各项工作的完成时间，发现问题及时告知组长。修改投标小组发文格式，确定项目的专职监督员；掌控投标各项工作的进度、时间节点，及时反馈，严肃发文所规定的完成时间。2、设备询价及授权：做好与技术人员的及时沟通，负责投标项目中设备的询价及授权工作；营销中心——综合采购：需要明确所需资料，包括公司资质、授权格式、典型案例、产品资料等，尽量预留足够的时间；综合采购——营销中心、总工办：尽量提前完成询价及授权工作，并交给技术人员或营销中心，为后期更改预留时间和空间；3、商务标制作人员：负责商务标的编制及整个标书的排版、打印、装订。4、技术标制作人员：负责技术标的编制及商务标中工程量清单的基础报价、软件演示及技术图纸。六、投标文件评审投标文件评审采用分级审核。1、商务终审人员负责整个商务标的全面审核。2、技术终审人员负责技术标的全面审核，包括工程量清单中设备报价的合理性，以及施工组织管理、安装调试方案、质量控制和人员配置等准确性及合理性。3、价格评审人员：负责商务标中与投标报价有关方面的审核。4、形式审查人员：负责审查标书中的重大偏差、废标因素及投标材料的完整性（开标一览表、图纸、软件演示、电子版、厂家授权及需携带的原件）、外出封标等。5、对公司A类项目及对公司具有战略意义的投标项目，公司设立二级评审（初级评审、终极评审），价格评审由大区日常事务负责人召集相关人员集体讨论决定。6、各级审核人员应认真做好书面审核记录。七、投标总结某项投标活动结束后，不管是否中标，都应在接到中标或未中标通知后三天内由项目负责人完成投标总结，营销中心负责定期或不定期召开评审会，评审会原则上每月召开一次。评审的依据为投标小组在投标过程中执行的各类表格。1、各审核人员的审核记录。2、专职监督员记录的各项工作完成时间表。3、实际费用与预算费用。4、投标过程的监控资料是否齐全。5、投标文件的审核是否存在关键点漏项。其中对未中标项目，重点审核以下内容：1、投标报价是否合理，参考数据的获取是否有效。2、投标文件是否有废标因素。3、投标文件的审核是否存在关键点的漏项。4、投标过程的监控资料是否齐全。5、费用是否超过预算。6、投标方案是否存在偏差。八、奖罚1、投标小组成立时，各部门负责人没有在限定期限内指派人员参与投标工作，给予部门负责人50元/次扣罚。2、投标小组成员没有按期完成工作计划或按期完成但质量较差的，按30元/项扣罚。3、标书审核人员在审核过程中，发现以下情形：①未按招标文件要求，每遗漏1项重大偏差给予审核人员20元/处的扣罚；每遗漏1项废标因素给予审核人员50元/处的扣罚，若因此造成废标的，作为重大责任事故另行处理。②对在审核中发现错误的形审人员予以适当奖励。具体见（附加二）4、发生重大失误（应当预见而没有预见，或应当发现而没有发现）造成废标的，属于重大责任事故。根据情况分析总结，由公司进行处理。原则上，组长为第一责任人，具体负责该部分内容的成员为第二责任人、形式审查人员为第三责任人。5、项目中标后，由投标小组组长提出奖励分配方案，报分管领导批准后执行。综合部意见：1、建议投标工作以营销中心同管理组为主，总工办负责技术方案的论证、设备基础报价、软件技术方案的论证、软件界面的制作；技术委员会负责审核技术部门所提出的建议性报价方案及整个技术标，综合办配合形式核查工作；2、建议增强合同管理组的工作能力，加强岗位职能培训，强化合同管理组的工作能力，优化工作程序，提高工作质量；3、建议以牵头部门为主体建立目标责任制，若分担到各部门审核，则演变为责任共担，风险共担的局面，降低相应部门的工作责任心。