文件记录控制程序培训

文件、记录控制程序培训一、文件控制程序二、记录控制程序一.文件控制程序1、各部门职责2、文件分类3、文件编号4、文件编写、审批、发布、保存、接收5、文件管理6、电子文件记录保存7、文件起草格式要求1、各部门职责•董事长负责《质量环境管理手册》的批准，生产经理负责《程序文件》和作业管理文件的批准。•管理者代表负责组织部门编制、更改所有质量环境管理体系文件，并审核所编制文件。•人力资源部负责所有体系文件的登记、复制、标识、发放、回收、记录和归档。•各部门负责人负责本部门文件的管理和正确使用。2、文件分类公司文件共分四级：一级文件——《质量环境管理手册》（包括公司质量方针、目标）二级文件——《程序文件》三级文件——作业文件（a)规范：阐明具体要求的文件；b)指南：阐明推荐的方法或建议的文件；c)图样：给出操作依据的文件；等等）、外来文件（法律法规、标准等）四级文件——相关记录编制人审核人文件编号版本发布时间版次实施时间分发号持有者3、文件编号•一级文件——质量手册•二级文件——程序文件文件名称文件版本／版次文件编号审核人页数制定部门制定日期生效日期3、文件编号三级文件—作业文件：FLD****／***／**／**单位简称年份部门代码版次序号外来文件编号：所有外来文件均采用原文件编号，如外来文件无编号将三级文件编号中FLD换做WL。四级文件—相关记录：**—***—**记录代码部门号顺序号3、文件编号•部门分发编号及其表示形式•文件版本/版次的管理体系文件的初始版本/版次为A/0，第一次换版为B版，以后换版依次类推为C版、D版、……，文件第一次换页修改版次为1，以后修改依次为2、3、……。部门部门代号分发号部门部门代号分发号部门部门代号分发号总经理／01质量管理部ZL05客服部KF09管代GD02采购部CG06财务部CW10生产部SC03设备动力部SB07核算部HS11技术部JS04人力资源部RL084、文件编写、审批、发布、保存、接收•编写、审批•一级文件《质量环境管理手册》由管理者代表编制，总经理审批。•二级文件《程序文件》由管理者代表组织各部门编制，管理者代表审批。•三级文件（作业文件）由各部门负责人根据本部门实际工作情况编制，相应领导审批。外来文件统一由人力资源部接收，填写《外来文件（资料）登记表》，根据需要下发至各部门，顾客提供的文件按顾客财产予以控制。•四级文件（相关记录）由相关部门根据工作需要制作，由人力资源部统一管理。4、文件编写、审批、发布、保存、接收•发布、保存、接收•各级文件均由人力资源部统一保存、发布，填写《文件资料发放（回收）登记表》，如有变更，旧版文件持有人将旧版文件上交到人力资源部，由人力资源部统一下发新文件。•各文件在最初起草时，起草人完成草稿后，填写《管理制度征求意见表》向相关部门会签争取意见，在确定起草文件无争议后经审批人签字认可，向人力资源部索取文件编号，在《受控文件清单》上登记，按征求意见表的范围发放。•文件的起草部门将通过审批的文件纸质原件交人力资源部存档；作废文件需作资料保留，在《作废文件清单》上予以记录，经原发放部门经理同意，盖“作废”印章可留用，使用部门在部门文件接收记录上注明，如有文件需销毁，按《记录控制程序》中5.6执行。•文件发放范围及数量由起草部门在《管理制度征求意见表》上确定，接收部门责任人在《文件资料发放（回收）登记表》指定位置上签字，各部门收到文件后要妥善保管，防止损坏和丢失。5、文件管理•有效文件控制•通过控制文件的起草、审核、批准、发放、接收，保证现场使用的文件为有效文件，文件编号为受控文件标识，并在每二年发布一次的《有效文件清单》上确认，确有必要保留非受控文件，加盖“非受控”印章识别。•文件起草部门在文件正式实施一个月后对文件的执行情况进行验证，每两年对文件的有效性进行评审，并上报人力资源部，人力资源部依据实际情况，每二年发布一次《有效文件清单》，作为有效文件确认的证据。•因工作需要借阅或复制文件时，可向人力资源部办理登记手续，未经许可不得复印或向无关的人员提供文件。•文件破损影响使用或文件丢失时，应向原发放部门申请，经批准后补发，发新文件时必须上交破损文件并记录，一旦找回丢失文件，应立即上交原发放部门处理。•《受控文件清单》、《文件资料发放（回收）登记表》、《文件会签表》、《外来文件（资料）登记表》、《作废文件清单》、《有效文件清单》由人力资源部管理。•文件的更改•文件更改由原起草部门提出并在《受控文件清单》登记。•更改人负责按发放记录收回需要更改的文件，换发更改后的文件并保持记录。•文件多次修改或经评审需大幅度修改时，执行4.3.6条。6、电子文件记录保存•电子文件存档归口管理部门为人力资源部，负责电子档案的归档、整理、保管和提供利用工作，按年度对电子档案的接收、更改、管理、保护、利用等情况进行统计，电子档案的销毁程序参照纸质档案的销毁程序执行。•电子文件形式包括文本文件、数据文件、声音文件、图形文件、图像文件、影像文件、超文本文件等。•电子文件的存档根据文件等级、编制部门、编制时间分类，公司内所有文件的电子版本均归档到人力资源部，文件编制部门对所编制的文件备份，文件编制部门在文件通过审核后3天内将通过审核文件的电子版传至人力资源部。•电子文件的格式、编号、编制、更改、签署和版次管理应符合有关规定。•具有重要保存价值的电子文件必须适时生成纸质文件等硬拷贝，归档时必须将电子文件与相应纸质文件等硬拷贝一起归档，并保持其内容的一致性。未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子档案。•电子文件保管部门在积累时必须建立电子文件登记制度，按《电子文件登记表》进行登记。7、文件起草格式要求•各级文件标题字号设置为小二、二号，其他内容字体设置为四号，行距设置为固定值22磅—28磅。•公司内部所有文件页面设置：左右为2.5厘米，上下为2.5厘米。二、记录控制程序1、各部门职责2、记录控制流程3、记录控制过程、方法和要求1、各部门职责•人力资源部是记录的归口管理部门，负责记录责任的划分和规范要求。•管理体系的各归口管理部门负责所涉及记录的控制。•其他各部门按本程序要求使用各种记录。2、记录控制流程3、记录控制过程、方法和要求•记录表格的编制•记录表格在程序文件和作业文件编制的同时，由制定人根据标准要求和管理的需要同步编制。•记录表格中的栏目设置要合理，既要满足质量管理的要求，又要力求简化，做到适用、充分、规范。3、记录控制过程、方法和要求•记录表格的标识和编号•记录表格编号按《文件控制程序》中4.2.1条款执行，QR为记录代码。•各职能部门编制相关记录表格经部门负责人审批后,向人力资源部申请编号，在《记录表格清单》中记录，然后印制，必要时记录可呈其它形式（如电子版本）。•各部门应对本部门的记录进行识别、汇总,汇编成《记录表格清单》，人力资源部负责编制公司《记录表格清单》。以上《记录表格清单》应包含每种记录的名称、记录编号、归口管理部门等。3、记录控制过程、方法和要求•记录的使用（填写）、更改、收集、贮存•记录的填写应及时、真实、准确、完整、字迹清晰规范，不得随意涂改。填写应能清楚地证明过程或产品满足规定要求的程序。•不需填写的内容，说明理由，或在该栏内划单杠线，不允许留有空白栏。•凡签名或签章栏均应由当事人签名或加盖印章。•流转的记录在交接时均需要进行互监确认，以防漏填，承接者有权拒收不完善的记录。•记录不得污损、失落，若发现污损或失落应尽快报相关部门，及时补上或修复。•记录表格使用完后，一周内经记录人整理后交指定部门存档，存档部门按要求分类保存，并在《记录保存清单》上登记记录名称、记录编号、移交人姓名、接收人姓名等。各部门记录具体存档部门分别为：车间原始记录存档至核算部，车间除原始记录外的其他记录存档至技术部；车间线检、分切专检、化验室记录存档至化验室；物流部各保管记录、单据部分存档至财务，其余部分存档至核算部；采购部、人力资源部、设备部单据、记录存档至人力资源部。•须查阅或复制有关记录需经存档部门同意后查阅或复制，查阅或复制完毕后需返还调出处。•各职能部门根据记录编号登记表上注明的记录保存年限，整理出超过年限的记录，由技术部统一实施销毁。3、记录控制过程、方法和要求•记录表格的更改•各部门根据需要可对记录表格进行更改，使之更为适用，更改过的新的记录表格应及时报人力资源部备份存档。•各部门应建立本单位有效版本的记录清单；人力资源部负责每年汇总编制全公司的《记录表格清单》。该清单应包含每种记录的名称、记录编号、归口管理部门等。3、记录控制过程、方法和要求•记录的归档和检索各部门记录表格管理人员应对已归档的记录表格按规定进行分类、标识、建账归档、贮存和管理，以便于存取、查阅和检索。•记录的销毁：各部门对超过保存期的或其他情况需要销毁的记录应及时撤出，记录管理人员填写《文件、记录作废申请单》，经批准后销毁。需销毁的文件记录统一由人力资源部送到锅炉房进行销毁。•记录表格的保存期限为2年。