管理提升四步法之-时间管理

大纲课程内容：了解什么是时间管理，时间管理的误区，时间管理的障碍，1~4代时间管理方法解析，有效时间管理的方式课程目的：通过学习时间管理掌握正确的工作流程安排和方式，提高工作能力增加工作效率，保持高效的执行力课程需时：一天（8小时）授课方式：内容讲解、讨论分析、案例解析目录一时间管理的定义二时间管理的作用和必要性三有碍时间管理的因素四时间管理的有效方式时间的四项独特性（1）供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。（2）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。小故事有两个人到非洲考察，迷路了，忽然一只凶猛的狮子朝他们跑过来，其中一人马上从旅行袋中拿出运动鞋穿上。另外一个人便摇摇头说：“没用，你怎么跑也跑不过狮子。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要的关头最重要的是我要比你跑的快。”故事的启示在现代商业社会必须与时间竞争时间管理的误区我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。误区之一：学习缺乏计划尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；2、不做计划也能获得实效；（案例分析）3、不了解做计划的好处；4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信；5、不知如何做计划。原因剖析：1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动地位、并提高工作效率。3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。从“铁杵磨针”中领悟顽强毅力，我觉得这简直就是犯傻，这个故事的影响非常恶劣，它使我们中国人从小就排斥“效率”的概念。铁杵磨针磨针溪，在眉州象耳山下。世传李太白读书山中，未成，弃去。过小溪，逢老媪[ao]方磨铁杵[chu]，问之，曰：“欲磨针”。太白感其意，还，卒业。媪自言姓武。今溪旁有武氏岩。缺乏计划将导致如下恶果：1、目标不明确；2、没有进行学习、工作归类的习惯；3、缺乏做事轻重缓急的顺序；4、没有时间分配的原则。误区之二：时间控制不够1、习惯拖延时间2、不擅处理不速之客的打扰3、不擅处理无端电话的打扰4、不擅利用“零碎”时间误区三：整理整顿不足办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。误区四：进取意识不强“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对学习和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：*个人的消极态度*做事拖拉，找借口不干工作*唏嘘不已，做白日梦*工作中闲聊时间管理时间管理一、什么是时间管理二、为什么要进行时间管理三、浪费时间的内在外在因素四、如何进行时间管理一、何谓时间管理时间管理时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一样多。所以时间管理的问题不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。1、所谓时间管理是指用最短的时间或在预定的时间内，把事情做好。时间管理就是自我管理。自我管理即是改变习惯，让自己更富绩效，更富效能。达到目标，叫做效果把事情很快地做完，叫做效率把事情很快又很对地做完，叫做效能全球首富—巴菲特根據《福布斯》杂志公佈的2008年度全球富豪榜，他已经超过卡洛斯·斯利姆·埃盧和比爾·蓋茨成为全球首富。2006年6月，巴菲特承诺将其资产捐献给慈善机构，其中85%(约370亿美元)将交由盖茨夫妇基金会来运用。巴菲特此一大手笔的慈善捐赠，创下了美国有史以来的记录。一九九八年五月，美国华盛顿大学请来世界巨富华伦‧巴菲特和比尔‧盖茨进行演讲。演讲结束提问时，华盛顿大学的学生提出了一个问题：「你们是如何做到比上帝还富有的？」全场屏息期待巴菲特的回答。「这个问题很简单，」巴菲特说：「原因並不在于智商，而在于习惯，你必須有好习惯。」第一个好习惯就是善用时间懶惰的青蛙住在田边的青蛙对住在路边的青蛙说：「你这里太危险，搬来跟我住吧！」路边的青蛙说：「我已经习惯了，懶得搬了。」几天后，田边的青蛙去探望路边的青蛙，却发现他已被車子压死，暴尸在马路上。原来掌握命运的方法很简单，远离懶惰就可以了。懶惰的青蛙2、四代时间管理理论第一代时间管理----备忘录型第二代时间管理----事先规划安排行程第三代时间管理----规划、定优先顺序、操之在我第四代时间管理----以原则为中心，以良知为导向，创造高品质生活阶段重点內容工具第一代备忘录順其自然、时间追踪随身携带备忘，方便填写或刪除纸条(Thingstodolist)备忘录(memorandum)第二代规划与准备事先规划、安排工作与行程、标明期限行事历、日记簿、MSOutlook阶段重点內容工具第三代规划、制定优先順序、操之在我认清价值、追求效率、操之在我订立「中、长、短期」目标編排优先次序计划表、组织表第四代客观的「最重要的事」人生的四大需求得到滿足(物质、心理、社会、精神)根据自然原则制定及达成目标-一周计划表-探讨生命中最重要的东西-认清角色-第二象限目标-坚持与正面想象-评估及自我欣赏第一代时间管理法--1第一代是备忘录型,即随身携带便条或备忘录,每天先将一天的全部工作列于备忘录上,而后按所列工作逐一完成,每完成一项可将其从备忘录上划掉。如在完成每天工作的同时又有新的工作则随时将其记录在备忘录上，以避免遗漏。第一代时间管理法--2优点缺点重要事情发生时应变能力强有成就感会追踪待办事项压力少没有系统性没有“优先”观念完成的只是必要而非重要之事（人生的大目标）易推卸责任缺乏效率、自制力与自尊人际关系可能较差第二代时间管理法--1第二代是简单计划型，人们安排每天的行事历并带有记事簿。其特点是拟订合适的目标并进行规划，讲求效率。使用这一代时间管理工作通常先订出日程安排表，记录应完成的工作。已经注意到规划未来的重要性。第二代时间管理法--2优点缺点自制力增强会追踪约会与答应做的事通过预定的目标计划，能完成较多的事有效率对事情没有轻重缓急之分会产生安排人的习惯不见得满足真正的需要利己式的思考或行为最重要的事是时间表上的事第三代时间管理法--1第三代是操之在我型。首先你必须花点时间确定自己的价值观。接着依据轻重缓急制定长、中、短期目标，再按优先顺序将每天的活动详尽地规划排列出来，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。这一代时间管理法是根据自己的目标来安排行程。所以称之为“操之在我”。第三代时间管理法--2优点缺点有责任感能发挥长、中、短期目标的效果能将价值观转为目标与行动通过每天的规划，安排优先顺序，个人生产力提高效率提高对时间与自我更具管理技巧价值观未必符合自然原则缺乏远见，视野不广对人与事一视同仁可能在不同角色间造成失衡、愧疚感等最重要的事因急迫性与价值观而定第Ⅰ、Ⅲ类事务占去所有时间第四代时间管理法----个人管理主张关键不在于时间管理，而是在于个人管理。与其着重时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。时间取决于你如何重视个人生命的精神和内涵。强调以原则为重心，配合个人对自己人生使命的认识，兼顾重要性与急迫性，强调产品与产能齐头并进，着重第Ⅱ类事务的完成。紧急不紧急重要Ⅰ危机急迫的问题有期限压力的计划（结果）Ⅱ防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划休闲（结果）不重要Ⅲ不速之客、某些电话某些会议、报告必要而不重要的问题受欢迎的活动（结果）Ⅳ繁琐的工作某些电话、信件浪费时间之事有趣的活动（结果）偏重第一类事务的结果Ⅰ结果：压力筋疲力尽危机处理忙于收拾残局ⅡⅣⅢ偏重第三类事务的结果ⅠⅡⅢ结果：短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人人际关系浮泛甚至破裂Ⅳ偏重第三、四类事务的结果ⅠⅡⅢⅣ结果：•全无责任感•工作不保•依赖他人或社会机构维生偏重第二类事务的结果ⅠⅡ结果：•有远见•平衡•纪律•自制•少有危机时间管理矩阵使用技巧：不要总是做灭火员，尤其是灭自己的火；B做得多了，A就自然做得少了；寻求调整自己情绪的有效办法，提高工作效率；比做“紧急且重要的事情”更重要的是把重要的事变成紧急的事去做；勤于计划。好记性不如烂笔头，并学会分解大的计划；尽量将每件事情一次性做对。二、为什么要进行时间管理？人生最宝贵的两项资产，一项是头脑，一项是时间。无论你做什么事情，即使不用脑子，也要花费时间。因此，管理时间的水平高低，会决定你事业和生活的成败。我们为何忙乱？电话干扰会议没有计划和控制上司召见太随意下属不断请示汇报不放心下属工作，帮下属做事事必亲躬工作没有程序做事没有主次和轻重缓急太关注细节和小事不知道如何说“不”对喜欢和熟悉的事尽快做完，对棘手的事一拖再拖不授权，下属闲，自己忙时间管理的重要性1、时间有限，而工作无限2、努力工作却并不快乐3、能主导自己的生命4、能实现自己的理想5、能兼顾自己和别人的要求6、做到忙而不盲有效時間管理的障碍不清楚的目标无组织化沒有说不的能力有效時間管理的障碍干扰更多的干绕未活动的时间有效時間管理的障碍一时有太多事情压力及工作疲劳完全在工作沒有玩乐我們要如何做?认知障碍的存在确定您的障碍克服障碍之策略十大时间浪费时间管理乱放东西是首位翻箱倒柜最费时开会属于第二位好多会议无效益十大时间浪费时间管理电话属于第三位管理不好掉陷井干扰列在第四位应酬很多实在累十大时间浪费时间管理拖延列在第五位对人对已都不利垃圾档案属第六鱼目混珠低效率十大时间浪费时间管理危机属于第七位接踵而至难应付颠倒授权属第八别人求援常应答十大时间浪费时间管理完美主义属第九精工细雕属多余精神涣散属第十流畅受阻费时间三、如何管理时间1、时间管理的四大法则2、善用规划的观念3、时间管理的十大关键4、高效时间管理十法5、高效时间管理工具6、实务应用有效管理时间四大法则：法则一：明确目标树立时间观念切实的短期目标合理进行目标管理法则二：分清轻重缓急运筹时间，充分应用只做最重要的事情时间管理矩阵法则三：制订计划表制订有效计划逐步实现远期目标自我激励法则四：立即行动克服拖延有头有尾重视今日Step3配合生理时钟，拟定计划。Step4分析、检讨目标达成率改进。Step2安排目标的轻重缓急，安排优先次序。Step1订好长期目标，以及与之有关的短期目标。2、善用规划的观念三、如何管理时间时间管理3、时间管理的十大关键（1）设立明确的目标（2）列一张清单（3）20：80定律（4）确定不被干扰时间（5）和你的价值观相吻合（6）最有效率的事情（7）充分地授权（8）同一类的事情一次做完（9）做好时间日志（10）时间大于金钱1要明确工作目标