公文制作与习作(精)

1公文製作與習作行政院秘書處94年1月20日2公文製作－公文的意義公文程式條第1條規定：稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。3公文製作－公文類別公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等4公文製作－製作要領簡（文句少而意義足）淺（不用奇字、奧義、僻典）明（不為隱語、誇張、諷刺）確（所述時間、數字，皆精確真實）正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整5公文製作－製作要領(續)56公文製作－製作要領(續)所屬公務人員符合報領公務人員強制休假補助費申請表符合請領公務人員強制休假補助費之消費資訊強制休假補助費之請領情形休假人確認前項消費資訊及請領情形之簽章公務人員強制休假補助費申請表消費資訊請領情形休假人簽章7公文製作－製作要領(續)主旨：有關鄉鎮民代表會公務車輛使用油摺加油及填寫行車紀錄，據反映執行上造成諸多困擾與不便，建請修正「事務管理手冊」第26點及第29點相關規定，以符實際，報請鑒核。主旨：建請修正事務管理手冊第26點及第29點相關規定，以符實際，報請鑒核。8公文製作－製作要領(續)主旨：○○○政府函以，檢陳「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）一案，檢附原函暨附件影本各1份，請查照惠示卓見，俾憑研辦。主旨：檢送「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）影本1份，請惠示卓見還辦。9公文製作－製作要領(續)主旨：函囑就「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）表示意見一案，檢送本會意見表（詳附件），復請查照。主旨：檢送本會對「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）意見表1份，復請查照。10公文製作－公文的結構主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。＊公告之結構：「主旨」、「依據」、「公告事項」(或說明)3段11公文製作－公文用語期望及目的用語：對上級機關用：請鑒核、請鑒察、請核示、請核轉、請備查、請釋示、復請鑒核。對平行機關用：請查照、請查照辦理、請查照見復、請查照轉告、請同意見復、請查明見復、請惠允見復。對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。12公文製作－公文用語稱謂用語：有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱「貴」；自稱「本」。無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱「貴」；自稱「本」。對機關首長：「鈞長」。機關對人民：「台端」。行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」。13公文製作－公文用語准駁語：應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。14公文製作－公文用語經辦語遵即、遵經：對上級機關或首長用。茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。15公文製作－公文用語引述語：＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。＊准：引敘平行機關或首長公文時用。＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。＊、．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。16公文製作－公文用語經辦語、引述語範例：業經：本院南部聯合服務中心建請本院協調未派駐於中心之機關派員進駐一案，業經副秘書長於○年○月○日邀集○○部等相關機關會商竣事。並經：鑒於行政院會通過「健康食品管理法」修正草案，明確定義健康食品為具有保健功效，而予標示或廣告的食品，並經中央主管機關公告者。奉：奉示通函本院所屬各機關重申員工上下班交通費應確實按實際上班天數及路程核發。謹遵示擬具函稿如附。陳請核判17公文製作－公文用語遵經、並經一、本院研考會前簽「事務管理工作的主管機關之研究」一案,奉院長批示：「為推行各部會事務管理之改進措施，設立『行政院事務管理改進小組』請○秘書長兼召集人，各部會副首長兼任委員，每半年開會1次，提出改進建議，研擬共同性之改進措施」。二、遵經研擬「行政院事務管理改進小組設置要點（草案）」，並經於○月○日邀請○○○等集會商討修正竣事如附件。18公文製作－公文用語抄送語（有副本或抄件時用之）＊抄陳：對上級機關或首長用。＊抄送：對平行機關、單位或人員用。＊抄發：對下級機關或人員用。附件語（有附件時用）＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。19公文製作－正確用字侵占；竊佔；占有；佔領消弭；弭平戰亂；彌平預算部分；不法分子；身分；處分防範；防患未然聯繫；連絡掩埋；淹沒亟需；必須偵查；檢察擁擠；壅塞凸顯；突出20公文製作－正確用字（續）反映意見；生理反應型塑；形象佈置；佈達；佈局；部署費時；曠廢；曠日費時紓解；抒發擘劃、規劃；計畫雇主（名詞）；雇員；僱用（動詞）；約聘僱制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令）紀錄（名詞）；記錄（動詞）給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）21公文製作－正確用字（續）楬(揭)櫫伎(技)倆過度(渡)期以身作（做）則以資（咨）規範躋（擠）身貿(冒)然周(週)延；周(週)知已(己)經撲朔(塑)迷離厲(勵)行真相(象)假借(藉)22公文製作－簽之撰擬簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據，分為下列2種：機關內部單位簽辦案件，依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官。具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。23公文製作－簽之撰擬簽作法舉例(機關內簽)簽稿併陳簽於資訊管理處主旨：辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營，簽請核示。說明：一、依據（公文橫式書寫資訊作業實施計畫）第5點實施方式暨推動時程之（三）辦理。二、擬訂於○年○月○日於公文交換G2B2C服務中心辦理2場次研習營，如奉核可，擬函請各部會、縣市政府派員參加，謹附稿，敬請核判24公文製作－簽之撰擬簽於(機關或單位)主旨：○○部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新台幣00元，擬准動支本年度第二預備金，簽請核示。說明：○○○○○○○○○○○○○○○○○擬辦：○○○○○○○○○○○○○○○○○敬陳副○長○長○○○（蓋章）（日期及時間）簽作法舉例(下級機關首長對上級機關首長)25公文製作－簽之撰擬擬辦方式先簽後稿：政策或重大案件、法律案，須先簽請核定案件。簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理簽稿並陳：須限時辦發不及先行請示之案件。須視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。以稿代簽：案情簡單，照例承轉案件。直接辦稿存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬26公文製作－簽之撰擬撰擬要領：◎主旨：扼要敘述，概括「簽」之整體目的與擬辦，不分項，1段完成。◎說明：對案情之來源、經過、與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。◎擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。27公文製作－函稿之撰擬函稿之性質主動行文：創稿，係承辦人員據公務需要，主動擬稿。被動行文：(一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機關據以轉文丙機關。(二)復文，甲機關行文乙機關請求釋示或研提意見時，乙機關將處理情形回復甲機關。28公文製作－函稿之撰擬承辦人員於辦稿（為公文之草本）時，應分別填列下列各點：文別：「令」、「函」、「書函」速別：希望受文機關辦理之速別。填「最速件」、「速件」,普通件不必填列密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，非機密件，則不必填列。附件：註明名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。「正本」、「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所周知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」方式處理29公文製作－函稿之撰擬撰擬格式依內容、繁簡及需要性採：1段式（主旨）2段式（主旨、說明）3段式（主旨、說明、辦法）30公文製作－函稿之撰擬撰擬要領定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件，不宜在「稿」內書「照錄原文，敘至某處」字樣。概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨。「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。31公文製作－公告之撰擬撰擬要領使用通俗、簡淺易懂之文字，須加註標點符號內容簡明扼要，非必要者如機關來文日期、文號及會商研議過程等，毋需套用敘述登報用時，得用較大字體簡明標示公告之目的，免署機關首長職銜，姓名；除登載於電子公布欄者外，張貼機關公布欄時，須蓋用機關印信，於公告兩字下右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清‧一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免用3段式‧32公文製作－公告之撰擬分段要領：主旨：扼要敘述公告之目的與要求，其文字緊接段名冒號之下書寫‧依據：敘明公告事件之原由，引據有關法規及條文名稱或機關來函；有2項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另行低格書寫‧公告事項：公告內容分項條列，冠以數字，另行低格書寫‧僅就主旨補充說明事實經過或理由者，改用「說明」為段名；如另有附件、附表、簡章等文件，僅註明參閱「某某文件」，公告事項內容不必重複敘述‧33公文製作－箋函之撰擬格式稱謂：包括名（號）、職位、私關係、尊詞等提稱語：緊接著寫在稱謂之下，為提交稱謂之詞語啟事敬詞：開頭應酬語或接信語本文結尾應酬語：為箋文將要結束時，所說的幾句應酬話結尾敬語、問候語：為結束箋文時，向受信人表示禮貌之語句自稱、署名與末啟詞34公文製作－箋函之撰擬用語（列舉較常用者）稱謂：○○部長吾兄、○○副院長吾師、○○主任委員、○○教授、○○先生等。提稱語：鈞鑒、勛鑒、賜鑒、台鑒、惠鑒、英鑒等。啟事敬詞：敬稟者、敬啟者、茲有請者；「久未聆教，時在念中」；「○月○日大函敬悉」。結尾應酬語：「知關錦注，特先奉復」、「耑此奉復」、「知注，耑復」、「方命之處，尚請見諒」、「肅此」等。35公文製作－箋函之撰擬結尾敬語、問候語：「順頌勛綏」、「敬請鈞安」、「並頌時綏」、「順頌教安」、「順頌夏祺」等。自稱語：弟、後學、晚、晚輩、職、舊屬、生等。末啟詞：敬啟、敬上、謹上等。36公文製作－箋函之撰擬要領收信人有別號時，宜稱其別號，以示情誼篤切，關係親近。提稱語、問候語、自稱語，須切合發信人與收信人之身分、關係，以免造成失禮或不得體。對女性收信人，勿自稱「弟」。語氣力求委婉、禮貌。「吾兄」、「我公」，應抬頭者為「兄」、「公」字。37公文製作－箋函作法舉例（稱謂）（提稱語）：（啟事敬詞）（本文）………………………………………………………………………………………………………（結尾應酬語）（結尾敬語）（問候