公文制作与习作行政院秘书处93年9月23日.

1公文製作與習作行政院秘書處93年9月23日2公文製作－公文的意義公文程式條第一條規定：稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。3公文製作－公文類別公文程式條例第二條：令、呈、咨、函、公告、其他公文其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等4公文製作－製作要領簡（文句少而意義足）淺（不用奇字、奧義、僻典）明（不為隱語、誇張、諷刺）確（所述時間、數字，皆精確真實）正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整5公文製作－製作要領(續)6公文製作－製作要領(續)所屬公務人員符合報領公務人員強制休假補助費申請表符合請領公務人員強制休假補助費之消費資訊強制休假補助費之請領情形休假人確認前項消費資訊及請領情形之簽章公務人員強制休假補助費申請表消費資訊請領情形休假人簽章7公文製作－製作要領(續)主旨：有關鄉鎮民代表會公務車輛使用油摺加油及填寫行車紀錄，據反映執行上造成諸多困擾與不便，建請修正「事務管理手冊」第二十六點及第二十九點相關規定，以符實際，報請鑒核。主旨：建請修正事務管理手冊第26點及第29點相關規定，以符實際，報請鑒核。8公文製作－製作要領(續)主旨：○○○政府函以，檢陳「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）一案，檢附原函暨附件影本各一份，請查照惠示卓見，俾憑研辦。主旨：檢送「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）影本一份，請惠示卓見還辦。9公文製作－製作要領(續)主旨：函囑就「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）表示意見一案，檢送本會意見表（詳附件），復請查照。主旨：檢送本會對「○○○政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點」（草案）意見表一份，復請查照。10公文製作－公文的結構主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。11公文製作－公文用語期望及目的用語：對上級機關用：請鑒核、請鑒察、請核示、請核轉、請核備、請釋示、復請鑒核。對平行機關用：請查照、請查照辦理、請查照見復、請查照轉告、請同意見復、請查明見復、請惠允見復。對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。12公文製作－公文用語稱謂用語：有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱「貴」；自稱「本」。無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱「貴」；自稱「本」。對機關首長：「鈞長」。機關對人民：「台端」。行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱「貴機關」。13公文製作－公文用語准駁語：應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。14公文製作－公文用語經辦語遵即、遵經：對上級機關或首長用。茲經、業經、經已、均經、復經、並經、嗣經、迭經、前經：普通用。15公文製作－公文用語引述語：＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。＊准：引敘平行機關或首長公文時用。＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。＊、．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。16公文製作－公文用語經辦語、引述語範例：業經：本院南部聯合服務中心建請本院協調未派駐於中心之機關派員進駐一案，業經副秘書長於○年○月○日邀集○○部等相關機關會商竣事。並經：鑒於行政院會通過「健康食品管理法」修正草案，明確定義健康食品為具有保健功效，而予標示或廣告的食品，並經中央主管機關公告者。奉：奉示通函本院所屬各機關重申員工上下班交通費應確實按實際上班天數及路程核發。謹遵示擬具函稿如附。陳請核判17公文製作－公文用語抄送語（有副本或抄件時用之）＊抄陳：對上級機關或首長用。＊抄送：對平行機關、單位或人員用。＊抄發：對下級機關或人員用。附件語（有附件時用）＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。18公文製作－正確用字侵占；竊佔；占有；佔領消弭；弭平戰亂；彌平預算部分；不法分子；身分；處分防範；防患未然聯繫；連絡掩埋；淹沒亟需；必須偵查；檢察擁擠；壅塞凸顯；突出19公文製作－正確用字（續）反映意見；生理反應型塑；形象佈置；佈達；佈局；部署費時；曠廢；曠日費時紓解；抒發擘劃、規劃；計畫雇主（名詞）；雇員；僱用（動詞）；約聘僱制定、公布（法律）；訂定、發布（法規命令）紀錄（名詞）；記錄（動詞）給與（慰問金）；給予、授予（名位、榮譽）20公文製作－正確用字（續）楬(揭)櫫伎(技)倆過度(渡)期以身作（做）則以資（咨）規範躋（擠）身貿(冒)然周(週)延；周(週)知已(己)經撲朔(塑)迷離厲(勵)行真相(象)假借(藉)21公文製作－簽之撰擬簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情，並作抉擇之依據，分為下列二種：機關內部單位簽辦案件，依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官。具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳○○長官字樣。22公文製作－簽之撰擬第一頁簽於○○○立法院黃委員○○就國家安全與新聞自由問題所提質詢一案，除擬參酌本會期答復○委員○○質詢稿函復立法院外；另案內詢及國安局情報經費運用一節，因涉國家安全會議權責，擬另以秘書長函轉請國家安全會議卓參。當否？附雙稿，陳請核判簽稿併陳雙稿23公文製作－簽之撰擬簽於行政院研究發展考核委員會主旨：謹陳「總統重要競選政見各機關辦理情形報告（截至九十三年四月底）」如附件，敬請鑒核。說明：一、奉鈞長九十一年二月二十日指示本會專案列管總統重要競選政見各機關執行情形，計有二十二類三四九項重要競選政見納入列管。二、本案截至九十三年四月底止，已執行事項三二七項，包括已執行完成事項二四三項及已納入年度施政執行事項八四項；規劃評估事項二二項，包括規劃中事項一六項、評估中事項一項以及暫不執行者五項。三、謹將各機關九十三年四月份辦理情形重點摘陳如後：（一）行政院研考會完成「中程施政計畫編審作業網路化系統」建置作業第二階段系統開發工作。（二）性侵害犯罪防治法修正草案於四月三十日送立法院審議。（三）國科會於四月七日核准財團法人電信技術中心進駐路竹園區。擬辦：本案繼續追蹤執行情形，並按月簽陳鈞長。敬請秘書長轉陳院長副院長職○○○24公文製作－簽之撰擬擬辦方式先簽後稿：政策或重大案件、法律案，須先簽請核定案件。簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理簽稿並陳：須限時辦發不及先行請示之案件。須視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。以稿代簽：案情簡單，照例承轉案件。直接辦稿存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬25公文製作－簽之撰擬撰擬要領：◎主旨：扼要敘述，概括「簽」之整體目的與擬辦，不分項，一段完成。◎說明：對案情之來源、經過、與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。◎擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。26公文製作－函稿之撰擬函稿之性質主動行文：創稿，係承辦人員據公務需要，主動擬稿。被動行文：(一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機關據以轉文丙機關。(二)復文，甲機關行文乙機關請求釋示或研提意見時，乙機關將處理情形回復甲機關。27公文製作－函稿之撰擬承辦人員於辦稿（為公文之草本）時，應分別填列下列各點：文別：「令」、「函」、「書函」速別：希望受文機關辦理之速別。填「最速件」、「速件」,普通件不必填列密等及解密條件或保密期限：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，非機密件，則不必填列。附件：註明名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。「正本」、「副本」：分別逐一書明全銜，或以明確之總稱概括表示；其地址非眾所週知者，請註明。機關內部得以加發「抄件」方式處理28公文製作－函稿之撰擬撰擬格式依內容、繁簡及需要性採：一段式（主旨）二段式（主旨、說明）三段式（主旨、說明、辦法）29公文製作－函稿之撰擬撰擬要領定有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。擬辦復文或轉行之稿件，請將來文機關之發文日期及字號敘入，俾便查考。承轉公文如有需要，請摘敘來文要點，無法摘敘時，可照規定列為附件，不宜在「稿」內書「照錄原文，敘至某處」字樣。概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等列入主旨。「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。如要求副本收受者作為時，請在「說明」段內列明。文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下可僅書「姓」，名字則以「○○」表示。30公文製作－蓋印及簽署令、證明書、契約、獎狀：均蓋用機關印信及首長職銜簽字章呈：機關首長全銜、姓名，蓋職章函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章平行文蓋職銜簽字章或職章下行文蓋職銜簽字章書函、開會通知單、移文單等，蓋機關或單位條戳單位主管依分層負責授權對外行文：單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳機關首長出缺時，由代理人代理並署名；因故不能視事時，由代理人代行（署首長姓名註明不能視事事由，並由代行人附署職銜姓名及加註代行二字）31公文寫作注意事項：承辦案件時，首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈；並就「人、事、時、地、物」5要項加以考量。公文寫作應考量所涉的法令，與曾經有過的相關案例。承辦人撰擬公文時，所代表的是本機關的立場與機關首長的身分，故寫作公文時，要切記遣字用句、卑亢之間（上行、下行或平行）準確拿捏。公文的目的在期望達成溝通宣喻效果。承辦人撰擬公文時，不能只站在己的立場陳述，還應以受文者的位置檢視成果，排解閱讀障礙。公文陳核前，應仔細做最後檢視，檢視範圍包括：錯別字、文體、文句、形式等。公文如有附件隨陳，應檢齊隨文稿或簽再陳核；附件有二種以上，應依序分別標示附件1、附件2。32公文書橫式書寫改革－公文程式條例中華民國93年5月19日總統令修正公布第七條：公文得分段敘述，冠以數字，採由左而右之橫行格式。第十三條：機關致送人民之公文，除法規另有規定外，依行政程序法有關送達之規定。第十四條：本條例自公布日施行。本條修正條文第七條施行日期，行政院已定自94年1月1日施行33公文書橫式書寫改革－文書處理修正•事務管理手冊文書處理部分(即文書處理手冊)行政院已於93年6月29日函頒•本次修正重點：(一)公文作業改採直式橫書(二)簽署原則由左而右由上而下(三)公文信封開窗作業採用中華郵政股份有限公司讀信機規格標準34公文書橫式書寫改革－橫式公文舉例35公文書橫式書寫改革－橫式公文舉例36公文書橫式書寫改革－橫式公文舉例37公文書橫式書寫改革－橫式公文舉例38公文例式講解及公文習作公文例式講解∣簽原版第一頁簽於○○○主旨：謹陳第二屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎頒獎典禮程序表及鈞長致詞參考稿，敬請鑒核。說明：一、第二屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎頒獎典禮將於本（九十三）年八月二十四日（星期二）上午十時三十分假台泥大樓士敏廳（台北市中山北路二段一一三號三樓）舉行，恭請鈞長蒞臨致詞及頒獎。二、謹陳鈞長致詞參考稿如后附。右陳○○長職○○○□九十三年