项目一商务秘书的角色认知

商务秘书实务精品课程项目一秘书岗位认知学习目标子项目1定位现代秘书•项目任务：为自己准备一次商务秘书招聘面试•事件回放：天骏秘书咨询服务公司是一家向机关企事业单位提供各类秘书服务、咨询工作及提供钟点秘书服务的公司。•天骏公司总经理办公室，李总正在和行政部经理高明谈话。•李总：高明，现在公司事务较多，办公室工作都挺忙的，为了让各部门工作更有条理，公司打算招聘三位秘书，主要让他们做一些基本的办公事务。上个周末在人才市场初步挑选了6位秘书，你准备一下，这个星期进行业务面试，确定的人选要及时进行岗前培训．•高明：好的，我一定认真面试他们。•高明回到办公室，立刻电话通知相关人员，三天后进行面试。•任务分析：我们的工作任务看似比较简单，但是要做的工作不少。应聘者要根据秘书的岗位职责和公司人才需求，制定面试计划。在面试过程中，既会考察应聘者的学识、技能及应变能力，还会考察应聘者的职业意识。因此其次，应聘者必须明确现代秘书的定位，制定较完善的面试计划，做到有备无患。秘书一词的由来及含义•国际通用秘书的涵义•全美秘书协会对秘书的定义是：高级官员的助手，掌握机关职责并具有在不同上司直接监督下，承担任务的才干，发挥积极主动性，运用判断力在其职权范围内对机关工作做出决定。•国际秘书联合会对秘书的定义是：秘书应是上司的一位特殊助手，他们掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断能力，并且在所给予的权利范围内做出决定。相关知识•综合国外关于秘书种种定义的共性：•（1）秘书是一种社会职业，而不仅是一种官职名称；•（2）秘书主要是为领导服务的人员。国内关于秘书的解释•辞海》的解释：“职务名称之一，是领导的助手。秘书工作是一项机要性工作，它的任务是收发文件，办理文书、档案和领导交办事项。”•我国劳动与社会保障部2006年新版秘书国家职业标准，狭义秘书定义是：“从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。•教育部全国自考办２０００年出版的《秘书学概论》教材，广义秘书定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。•（三）综合研究秘书的定义及现代社会对秘书人员的要求，可以将现代秘书这样定位：1、秘书是一种职业。2、从事秘书职业的人员，是“直接为领导工作服务”的，秘书服务的根本对象是领导者。3、秘书工作，是“协助领导处理政务及日常事务”，秘书活动的根本性质是辅助管理。4、秘书活动的基本方式，是处理信息和事务。古今秘书的演变过程（一）从“神权”走向世俗•1、最早的“秘书”名称•在我国，“秘书”一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。其工作性质相当于皇家图书馆长。•2、最早的秘书工作。秘书工作是个古老的职业。秘书的出现，必须具备两个条件，一是管理组织的出现。秘书与领导有着天然的联系，先有领导，后有秘书。二是文字的出现，有文字才能有公文，而公文的制作、传递、管理，是秘书工作的重要内容。•我国现存最早的公文——甲骨文书•距今大约4000年•我国最早的秘书——使用和撰写甲骨文书的“巫”。•巫的身份，相当于神的代言人。•皇权至上的秘书——各级官员•历代为皇帝起草文书，掌管印玺，提供参谋意见等从事现代意义上“秘书”一职的，有各种不同的官职名称。那时从事秘书工作的，其实是协助朝廷处理各类事务的官员，就是有诸如蔺相如、诸葛亮、张良等人，有门客、军师之名，最终还是走向官场。•明清师爷，我国的秘书工作真正走向世俗化。•（二）从官职走向职业化•1、国外秘书工作的社会化、职业化发展。•2、我国秘书的社会化职业化发展今天•改革开放后，随着经济发展和社会需求，秘书的工作性质、涵义发生较大变化。私人秘书、商务秘书逐渐出现，行政秘书角色开始向社会化，职业化、市场化转变，职业秘书逐渐形成。定位现代秘书•（一）明确秘书的职业角色•1、从属性地位。有人说，秘书从属于领导。这个说法并不正确。应该说，秘书职业是从属于管理活动的，任何有管理存在的行业，就需要秘书来协助。只要有一个行业，就要有这个行业的秘书，所以人们称秘书为“三百六十一”行。反之，管理活动消失，秘书职业就不存在了。•2、辅助性作用。秘书的职业是协助管理，在管理活动中起辅助领导、服务领导的作用。秘书是领导的“外脑”、“智囊”，是领导的左右手，在管理活动中为领导提供信息、出谋献策、处理日常事务。（二）明确秘书的活动范围•秘书活动是围绕领导活动展开，为领导服务是秘书第一位的基本职能，秘书活动是领导的附属和补充，领导活动规定了秘书活动的基本范围和工作方向，所以。秘书活动的范围就是领导活动。（三）明确秘书的工作核心—领导意图•领导意图是指领导人、领导班子或领导机关在指导其社会组织实现目标的过程中所提出的意见和企图的实质，是领导提出的工作意见，是领导工作思想的具体体现。•领导意图的形成过程，实质上是领导决策的过程。领导意图的具体表现形式往往都是通过命令、指示、决定、通知等正式文件或部署安排、签批意见、口头要求等非正式文件的形式进行传达贯彻的。秘书的工作要围绕领导意图进行。正确领会、贯彻、执行领导意图，是秘书工作的一个基本出发点。秘书的种类•秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。（见表1）•（一）从服务对象来分•（二）从工作领域分•知识链接：美国“全美秘书协会”章程提出的秘书必备的9个条件–1．像心理学家一样善于观察和理解人2．像政治家一样有灵敏的头脑3．像外交官一样有潇洒的风度4．有调查各种棘手问题的丰富经验5．有良好的速记能力及文字功夫6．谙熟各种商业往来中的法律关系7．能熟练地使用各种办公自动化8．具备相当的金融和税务方面的知识9．能熟练地对各种文件资料进行整理子项目2认知秘书工作•项目任务：前往联系单位走访（观察）一位资深秘书，整理出一份秘书日常工作内容表•事件回放•上班第一天•毕业于名牌大学的林英踌躇满志地踏上了秘书的工作岗位，经过一系列的面试竞争，她终于获得天骏公司的秘书一职。今天她上班的第一天，一路上林英想象着她的工作：在电脑桌前熟练地进行脑操作；用流利的英文为总经理书写函件；聚光灯下，从容地主持对外活动……她兴冲冲地赶到办公室报到，经理淡淡地看了她一眼，然后吩咐说：“请林小姐先把办公室收拾一下。”林英一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来，将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的地面进行除尘，这一切做完以后，林英对经理说：“办公室收拾好了，请问经理，还有什么吩咐？”林英心想，这下该让我起草文件了吧。可是没想到，经理头也不抬地说：“请帮我倒杯水。”于是林英泡了一杯热的茶水端了过去，“对不起，要的是白开水。”经理挥了挥手说，林英赶忙又去换了一杯热的白开水。“对不起，林小姐，我要冷的水”，经理有点不耐烦地说，她只好去换第三杯水，这才让经理满意。这以后，经理又吩咐她去做了很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡，等等，一整天就这样匆匆过去了。第一天的工作经历，让林英很失落，苦读了四年大学，为了提高英语水平，熟练操作电脑，甚至本末倒置，白天上课懒洋洋，晚上拼命读夜校，为的就是能获得体面的外企秘书职业，没想竟然要像佣人那样为别人打扫卫生、端茶倒水、跑腿，这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干，林英的心里充满了困惑。•任务分析：这件事说明了秘书工作的性质，具有专业性、服务性、繁杂性的特点。一个秘书，在领导工作需要时必须尽职尽责，不能对职责范围内的工作视而不见，一味认为自己是专业人才，服务性工作不是自己做的。如果你是林英，你该怎样做好这件事？通过整理秘书工作内容表，你认识到了秘书工作的特性吗？相关知识•一．秘书工作概述。•秘书工作，又称为秘书实务工作，是指协助领导处理政务及日常事务时所进行的各项辅助性工作。这一涵义，反映出秘书工作的服务性、从属性、事务性、综合性和专业性等基本特性。•秘书工作的内容几乎与领导工作内涵相等，但秘书工作特征却是辅助的作用并须是提供服务，现代秘书工作与领导活动的关系，准确地指明了现代秘书工作的服务性和从属性这一本质特征。•秘书工作总是围绕着领导活动的全过程进行的。有领导活动，就有为领导活动服务的秘书工作。领导的职责，是制定并实施决策以掌管全局。而领导者不可能事必躬亲，这就需要秘书人员做领导的助手，为领导处理各项日常事务性工作，也就决定了秘书工作具有事务性与综合性特征。•秘书工作从属于领导工作，领导的管理活动既综合又专业，为其服务的秘书工作必须有与之相适应的专业能力和技巧，因此，秘书工作具有专业性特点。•二．秘书工作的基本内容。•秘书工作的基本内容与秘书岗位职责分不开，秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关中介沟通的任务，是上情下达，下情上报，联系左右，沟通内外的枢纽部门。•从下表我们可以看出，秘书工作的大致内容，归纳起来，秘书实务工作可以分为以下几大类：•具体有以下工作：•（一）日常事务办理•事务办理是秘书工作的重要内容，包括办公室环境管理、用品管理、常用设备管理，办公室日常事务、对外接待与沟通，以及领导临时交办事务及突发事。•（二）文书工作•文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、保管、利用等文书档案的处理工作。文书工作在秘书工作中占的比重很大，有的甚至占秘书工作总量的三分之一。•（三）会务操办秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工作，会议期间的大量事务服务，会后的落实工作、整理工作和信息反馈工作等。•（四）信息工作•秘书信息工作，是围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、贮存提供利用、反馈等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息服务。•（五）参谋辅佐•秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供综合辅助和公务服务中为领导决策出谋献策、提供参考方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中，发现决策实施中的不足与偏差，及时反馈。•三．秘书常规工作•秘书常规工作就是根据上司的日常工作安排和指示，去处理一些非决策性的事务，包括琐碎的杂事，从而使上司能够进行管理和决策。这一类工作基本形成规律，存在于秘书每天的工作常规中。•从下面两个例子我们可以具体了解一下秘书工作的常规。•某外资企业秘书的一天•(大学英语系毕业，己做了一年的秘书工作，直接上司是公司副经理，外国人)•上司秘书•8：30到公司马上将空调、电脑、打印机等设备的开关打开，查收E-mail，将传真，信件等分类登记，浇花等•上班与秘书见面8：45冲咖啡，与上司简短会面，报告E-mail内容(一边喝咖啡)•开始工作与公司的人一起开会处理国内外的电话与接待国内外的来宾空闲时间录音回答传真和E-mail9：00开始工作(利用耳机)听前一天上司的录音信件并录制，发送信件，复印，接听，转达电话等•10：00对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司•在外面吃饭12：00与上司和其他的外国人去外面吃饭(但通常是和日本女职员在一起)•继续办公室的工作13：00继续录制磁带•接待客人14：00对收到的邮件进行分类，将需要上司处理的送给上司•和秘书商议工作15：00冲咖啡，和上司一起商量上司出差时的要订的饭店•传真，信件的录音等等15：30完成要发出的文件，录音，整理文件，接听电话等•18：30下班•下班19：30•其他主要工作：复印在外出差的上司发送回来的信件，并向国内外发信，与上司保持电话联系等。上司虽不在，但工作仍然很多。另外，要将文件翻译成英文。如果上司准备宴请客人，那么秘书要为宴会作准备(如时间、地点和费用等等)。此外，还要帮上司办理买的轿车手续、上司的住宅物业管理费自动支付的手续等这样一些工作范围之外的工作。•在日本某企业秘书科工作的女秘书的一天•(大专文学系毕业在人事科工作1年后调到秘书科己3年，直接上司是公司常务董事)•8：00打扫上司的办公室、接待