第7章 Word Excel PowerPoint软件的综合应用

Word、Excel、PowerPoint软件的综合应用7.Word、Excel、PowerPoint软件的综合应用7.学习目标掌握在Excel中嵌入Word表格掌握在Word中插入Excel表格掌握在PowerPoint中插入Excel图表掌握Word和PowerPoint之间的转换运用实例掌握Office组件的综合应用主要内容Word、Excel和PowerPoint的相互调用综合实例1：毕业论文综合实例2：暑期社会实践报告的演示文稿在Office套件中各个应用软件之间都存在互动的关系，在各个应用程序之间可以相互传递信息，共享数据资源，还可以为应用程序创建其他程序的对象，是由于采用对象链接与嵌入（OLE）技术，操作灵活，功能强大，双击对象就可以启动相应的应用程序进行编辑。7.1Word、Excel和PowerPoint的相互调用将Word表格以嵌入的方式导入Excel文件中，可以用复制和粘贴的方法，“嵌入”是将其他软件制作的内容（对象），直接放到当前软件工作区中，形成文档的一部分。7.1.1在Excel中嵌入Word表格如果要调整格式，单击数据旁的【粘贴选项】按钮，在弹出的单选框中选择【匹配目标区域格式】选项，以使用Excel单元格原有的格式；如果要尽量匹配Word表格的格式，选择【保留源格式】选项。采用复制的方法将Word表格中选中的每个单元格的内容粘贴到单独的Excel单元格中，粘贴的表格与原表无关。根据需要可以让Excel表格内容与Word表格内容链接，也就是如果Word中表格内容有了更新变动，在Excel表格中也相应实时更新。操作步骤如下：在【打印机和其他硬件】窗口中，单击【鼠标】命令，打开【鼠标属性】对话框。单击【鼠标键】标签，拖动滑块改变鼠标双击的时间间隔，并在右侧的“文件夹图标”上进行测试。单击【指针】标签，更改鼠标指针方向。单击【指针选项】标签，设置指针移动的速度和精度，设置是否显示鼠标移动的轨迹等。单击【轮】标签，可以设置滚动滑轮一个齿格时，屏幕滚动的行数。①选择【开始】|【所有程序】|【附件】|【系统工具】|【磁盘碎片整理程序】命令。②打开【磁盘碎片整理程序】对话框，选择C盘，单击【分析】按钮，系统对C盘的空间占用情况进行分析。窗口显示了碎片整理之前对磁盘空间使用情况的分析结果。不同的颜色代表不同的含义。系统根据分析结果，给出了是否要进行磁盘碎片整理的建议。③单击【碎片整理】按钮，即可开始整理磁盘碎片程序。碎片整理完成后，单击【关闭】按钮。①在将要复制的Word表格内容放到剪贴板后，打开需要插入Word表格内容的Excel工作表。②在Excel中，单击【编辑】|【选择性粘贴】命令，在【选择性粘贴】对话框中，选中【粘贴链接】选项，在【形式】列表框中选择【MicrosoftOfficeWord文档对象】选项。③单击【确定】按钮，即可实现Excel表格内容与Word表格内容的链接。7.1.1在Excel中嵌入Word表格在日常工作中Word和Excel是经常使用的软件，如果能将二者熟练的配合使用起来，会取得事半功倍的效果。在Word中插入已有的Excel工作表的方法不止一种，可以根据具体情况选用。这里将介绍下面两种方法：7.1.2在Word中插入Excel表格1．利用【选择性粘贴】命令插入表格2．利用插入对象的方法插入表格①打开Excel工作表，选中要插入的表格内容。②单击【常用】工具栏中的【复制】按钮。③打开Excel表格要插入的Word文档，定位插入点，打开【选择性粘贴】对话框。④选择【粘贴】单选按钮，表示将对象插入到Word文档中；在【形式】列表框中单击【MicrosoftOfficeExcel工作表对象】选项，表示粘贴的内容可以用Excel工作表来编辑。⑤单击【确定】按钮，即可实现表格的插入。⑥双击插入的表格进入Excel的编辑状态，可以对表格内容进行修改。此处的修改不会影响原Excel表格中的内容。1．利用【选择性粘贴】命令插入表格7.1.2在Word中插入Excel表格①打开Excel表格要插入的Word文档，定位插入点，然后单击【插入】|【对象】命令，打开【对象】对话框。②单击【由文件创建】标签，在【文件名】编辑框中输入Excel工作表所在的位置，或单击【浏览】按钮选择Excel表格；选中【链接到文件】复选框，可使插入的内容随原Excel表格中数据的改变而改变。③单击【确定】按钮，适当调整表格显示内容的位置即可2．利用插入对象的方法插入表格7.1.2在Word中插入Excel表格由于在【由文件创建】标签中，选中了【连接到文件】复选框，双击表格会打开原Excel表格，如图8-10所示。如果对原Excel工作表中的数据做了修改，Word中嵌入的表格内容也会随之改变。图表能够帮助用户分析表格数据，更直观地反映数据间的各种关系。在PowerPoint演示文稿中使用图表可以帮助用户提供一个直观的视觉效果。将Excel中的图表插入到演示文稿中，操作步骤如下。7.1.3在PowerPoint中插入Excel图表①打开要插入图表的PowerPoint文档，选中要插入图表的幻灯片，单击【插入】|【对象】命令，选中【新建】单选选项，然后在【对象类型】单选列表中，选择【MicrosoftExcel图表】选项。单击【确定】按钮，把一个默认的Excel图表插入到PowerPoint中。此时的图表处于编辑状态。7.1.3在PowerPoint中插入Excel图表②修改图表中的数据，在插入的图表中单击【Sheet1】标签，显示默认图表中的数据信息。用户根据需要可以在此对数据和标题等信息进行修改。③图表的信息输入完毕后，单击【Chart1】标签，插入的图表会根据用户输入的新图表信息进行更新。④柱形图是默认的图表类型，用户可以对其进行修改。在图表区域内，单击鼠标右键，选择【图表类型】选项，在【类型】列表中选择类型。单击【确定】按钮显示应用新类型后的图表。⑤单击图表区域以外的任意地方，退出图表的编辑状态。如果用户需要再次进入图表的编辑状态，对图表信息进行修改，在图表区域内双击鼠标左键即可。7.1.4Word和PowerPoint之间的转换1．将Word文档转换成PowerPoint文稿常用会用Word来录入、编辑、打印材料，而有时需要将已经编辑、打印好的材料，做成PowerPoint演示文稿，以供演示、讲座使用。可以利用PowerPoint的大纲视图快速完成转换。7.1.3在PowerPoint中插入Excel图表①打开Word文档，全部选中，单击鼠标右键【复制】命令。②新建一个PowerPoint文档，单击普通视图按钮，然后单击“大纲”标签。③将光标定位到第一张幻灯片处，单击鼠标右键，然后选择【粘贴】命令，则将Word文档中的全部内容插入到了第一张幻灯片中。④可根据需要进行文本格式的设置，包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐方式等。⑤将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处，直接按Enter键，即可创建一张新的幻灯片。如果需要插入空行，按【Shift+Enter】组合键即可。操作步骤：7.1.4Word和PowerPoint之间的转换2．将PowerPoint演示文稿转换成Word文档将PowerPoint演示文稿转换成Word文档，同样可以利用【大纲】视图快速完成。首先要将所有的幻灯片与第一张幻灯片合并，操作方法是将光标定位在第二张幻灯片的开始处，按【BackSpace】键，重复上述操作，直到所有幻灯片合并为一张幻灯片为止。然后选中合并成的幻灯片，通过复制和粘贴操作转换到Word中即可。制作一篇毕业论文文档，要求使用16开纸；每页打印20行，每行25个汉字。有封面和目录，并且封面和目录没有页码，目录之后为第1页。除封面和目录外，每页的页眉有题目。页码在页面底端的居中位置显示，单页打印。7.2综合实例1：毕业论文7.2.1案例分析7.2.2操作步骤1．设置页面毕业论文的撰写规范通常会规定页边距、装订线、纸向、纸型、页眉和页脚距边界距离以及文章的行间距等，这些都是在【页面设置】中设置的。2．样式设置Word2003本身自带了许多内置样式，用户也可以根据需要来创建自定义样式。在使用和修改内置样式和自定义样式时操作没有任何区别。打开Word应用程序，选择【视图】|【工具栏】菜单，单击【格式】命令可以显示或隐藏【格式】工具栏。通过【格式】工具栏中的【样式】下拉列表框可以查看或修改段落的格式。首先单击选中要修改样式的段落，然后单击【样式】下拉列表框中需要的样式完成段落的样式设置。7.2.2操作步骤3．插入页眉和页脚在Word中建立的页眉和页脚，不仅可以包括页码，还可以包含日期、时间、文字和图形等。（1）创建页眉和页脚单击【视图】|【页眉和页脚】命令，显示一个虚线框表示页眉区或页脚区，打开【页眉和页脚】工具栏。单击【在页眉和页脚间切换】按钮进行页眉区和页脚区的切换；单击【显示／隐藏文档文字】按钮可以显示或隐藏文档中的文字；如果要插入页码、日期和时间，单击【页眉和页脚】工具栏中的相应按钮即可。页眉和页脚输入完成后，单击【页眉／页脚】工具栏中的【关闭】按钮即可完成页眉和页脚的创建。7.2.2操作步骤3．插入页眉和页脚（2）在首页和奇偶页上创建不同的页眉和页脚在文档的奇数页和偶数页中是可以设置不同的页眉和页脚的。操作步骤如下。①单击【文件】|【页面设置】命令，单击【版式】标签，在【页眉和页脚】复选框中选中【奇偶页不同】和【首页不同】复选框，然后单击【确定】按钮。②单击【页眉和页脚】工具栏中【显示前一项】按钮或【显示下一项】按钮，在不同位置的页眉和页脚区之间转换，然后创建要在文档或节的奇偶页上显示页眉和页脚，最后单击【页眉／页脚】工具栏中的【关闭】按钮。7.2.2操作步骤3．Word中节的作用如果文档的某一部分中间采用不同的格式设置，就需要创建一个节。在普通视图中，分节符是用两条横向平行的虚线来显示的。分节符存储着当前节的文本边距、纸型、方向以及该节所有的格式化信息。如果对部分文档中的某些元素要修改时，可以创建一个节。如：（1）垂直对齐文本的方式；（3）报版样式的栏数；（5）页边距、纸型及方向；（2）页码的格式和位置；（4）页眉与页脚的设置；（6）背景、主题等。7.2.2操作步骤插入分节符的操作步骤如下。①将光标定位到需要插入分节符的位置。②单击【插入】|【分隔符】命令，打开【分隔符】对话框。③设置【分节符类型】单选框，选择分节符的类型，单击【确定】按钮。创建节后，可以为只应用于该节的页面进行设置。由于在没有分节前，Word将整篇文档视为一节，所以文档中节的页面设置与在整篇文档中的页面设置相同。只要在【页面设置】对话框的【版式】标签中，【应用于】下拉列表框选择【本节】选项即可。7.2.3操作技巧1．高级输入功能对输入中的常见错误Word可以识别的有拼写错误和语法错误。在使用Word输入文字过程中，在一些词语或符号的下面会出现红色或是绿色的波浪线，这些波浪线就是Word自动为用户检测到的输入错误的地方，其中红色波浪线表示拼写错误，绿色波浪线表示语法错误。（2）自动更正（1）错误处理输入固定的长词或长句，可以使用【自动更正】功能来设置缩写输入。操作步骤如下。①启动Word文档。②选择【工具】|【自动更正选项】命令。③单击【自动更正】标签，在【替换】文本框中输入要替换的缩写内容,【替换为】文本框中输入替换后的内容.④单击【添加】按钮，将缩写输入添加到列表中，最后单击【确定】按钮。（2）自动更正（1）错误处理7.2.3操作技巧1．高级输入功能7.2.3操作技巧2．自动翻页在阅读较长的Word文档时，可以让Word自动翻页。操作方法如下。①打开要阅读的Word文档，单击【工具】|【宏】|【宏】命令，打开【宏对话框】。②在【宏的位置】下拉列表中选择【Word命令】选项，在【宏名】列表框中选择【Autoscroll】选项。③单击【运行】按钮，鼠标指针跳转到Word文档窗口右边的滚动条上，指针在滚动条的上半部，文档向上翻页，在下半