第7章报表设计与应用

第七章报表设计与应用本章要点1、报表对象的组成结构2、使用向导建立报表的方法3、报表设计视图中可以完成的各种设计操作4、各个主要的报表控件的作用及其设计5、预览与打印报表7.1报表的作用与组成7.1.1报表的作用报表的主要功能有：数据的格式化；分组组织与汇总数据；可以实现计数、求平均、求和等计算；可以包含子报表和图表数据。7.1.2报表的组成报表由如下几部分组成，如图所示：1)报表页眉2)页面页眉3)主体4)页面页脚5)报表页脚如果对报表数据进行分组，以实现报表的分组输出和分组统计，报表设计视图中会增加“组页眉/组页脚”节。6)组页眉7)组页脚7.1.3报表的视图Access2003为报表提供了“设计”、“打印预览”和“版面预览”3种视图。1)“设计”视图用于报表功能、格式等的设计。2)“打印预览”视图用于预览报表打印输出的页面格式。3)“版面预览”视图用于查看报表的版面设置。单击工具栏中“视图”工具按钮，选择弹出的3个选项：“设计”、“打印预览”和“版面预览”，可实现3个视图之间的切换。7.2报表的分类7.2.1纵栏式报表纵栏式报表将数据表的记录以垂直方式排列，然后在排列好的字段内显示数据。纵栏式报表的结构如图所示。7.2.2表格式报表表格式报表以行、列的形式显示数据记录，一行显示一条记录，一页显示多条记录，记录数据的字段标题信息放在页面页眉中。表格式报表的结构如图所示。如果需要分组处理报表数据，在表格式报表中可以设置分组字段，实现数据的分组报表输出。分组报表的结构如图所示。7.2.3图表报表在报表中使用图表，用图表显示报表数据之间的关系，图表报表的结构如图所示。7.2.4标签报表标签是在现代商务工作中经常使用的，例如，学生标签、物品标签，Access2003在报表设计中加入了对标签的设计和对打印的支持。用户可以手工设计标签，也可以利用标签向导快速生成所需的标签。标签报表的结构如图所示。7.3创建报表Access2003在“新建报表”对话框提供了多种报表创建方法，如图所示。7.3.1报表向导使用“报表向导”创建报表的主要步骤：(1)选择数据库中的“报表”对象，单击“新建”按钮，在出现的“新建报表”对话框中，双击“报表向导”选项，进入“报表向导”对话框；(2)选择数据源；(3)确定是否添加分组字段；(4)选择分组字段；(5)选择分组报表的布局样式；(6)选择报表标题的文字样式；(7)为要设计的报表指定报表标题。7.3.2自动创建报表“自动创建报表”是Access2003提供的一种快速创建报表的方法。创建的报表格式有2种：纵栏式和表格式。“自动创建报表”建立的报表只有主体节，没有报表页眉、页脚和页面页眉、页脚。7.3.3创建子报表1.子报表的定义和作用子报表是插在其他报表中的报表。2.在已有报表中创建子报表3.将某个报表添加到其他已有报表来创建子报表4.更改子报表的布局7.3.4创建多列报表默认情况下，利用向导或“设计”视图创建的报表是单列报表。掌握在单列报表的基础上创建一个多列报表的具体操作步骤。7.3.5将窗体转换为报表将窗体转换为报表，掌握主要操作步骤。7.3.6自定义报表Access2003提供的报表设计器，既可以设计出格式与功能更完善的报表，又能对前面所讲的各种创建方法所建立的报表进行修改，以满足用户的实际需要。报表“设计”视图创建报表的主要操作步骤。7.4报表编辑利用“工具箱”，可以为报表添加各种控件，实现报表的各种数据处理功能；利用“格式”工具栏可以对这些控件进行布局，完成报表版面设计。7.4.1报表控件及格式设计1.报表“设计”视图中的工具栏和工具箱1)“报表设计”工具栏2)报表设计“工具箱”在Access2003报表中，常用的控件是标签、文本框和子报表控件。标签显示的是静态数据，文本框控件用来在报表中显示数据，可以与数据源进行绑定，显示动态的数据，也可以显示某个表达式的内容。【例7.1】建立“学生基本信息报表”1)报表数据源的设置2)添加报表标题3)设置报表每页的数据列标题。4)在报表“主体”节中，设置相应控件用于显示数据记录。设置文本框数据源，即要显示的字段内容。5)调整各控件的顺序与格式。2.为报表添加页码、日期和时间在报表中添加页码的具体操作如下：(1)在报表“设计”视图中打开要添加页码的报表。(2)选择“插入”菜单中的“页码”命令。(3)选择相应的页码格式、位置和对齐方式。(4)如果要在第一页显示页码，选中“首页显示页码”复选框。【例7.2】为建立的“学生基本信息报表”添加页码。【例7.3】为建立的“学生基本信息报表”添加日期和时间。3.在报表上绘制线条和矩形7.4.2排序与分组1.排序在利用向导创建报表时，含有设置报表中记录排序的操作步骤，最多可以对4个字段进行排序，且排序只能是字段，不能是表达式。Access2003在报表“设计”视图中提供的“排序与分组”操作可以实现更强的排序功能。2.分组以记录的某个或多个特征(字段)分组，可使具有共同特征的相关记录组成一个集合，在显示或报表打印时，它们将集中在一起。对分组产生的每个集合，可以设置计算汇总等信息，一个报表最多可以对10个字段或表达式进行分组。在分组报表“设计”视图中，增加“组页眉”和“组页脚”节。“组页眉”显示或输出用于分组的字段内容；“组页脚”用于添加控件，实现同组记录的数据汇总、计算和显示输出。【例7.5】设计分组报表，输出学生选课成绩信息，如图所示。7.4.3在报表中应用计算在报表设计过程中，不仅要显示和打印输出数据表信息，还经常需要作各种计算并将结果显示、打印出来，像整个报表、每个分组的计算汇总数据。数据要计算并通过控件显示出来，我们称这些控件为“计算控件”。“计算控件”的使用方法，要根据数据表的内容格式来确定。【例7.6】输出学生期末考试成绩分组报表。7.5复杂报表设计7.5.1报表属性报表属性中，主要有对报表外观产生影响的一些属性以及与输出数据有关的属性，最常用的有下面几个：记录源筛选“打开”事件“关闭”事件页面页眉页面页脚记录锁定宽度7.5.2节属性常用的节属性主要有：特殊效果格式化强制分页新行或新列保持同页可见性可以扩大可以缩小打印7.5.3报表加页分割在报表设计中，可以在某一节中使用分页控制符来标志需要另起一页的位置，强制换页。7.5.4使用报表的预定义格式Access2003为用户提供了大量的报表预设格式，方便用户使用，用预定义格式可以设置窗体、报表或控件的格式。7.5.5制作图表在Access2003中可以使用MicrosoftGraph(图表创建程序)，在报表中以图表方式显示数据。7.6打印报表7.6.1报表预览1.预览视图下的工具栏在报表预览视图下，“打印预览”工具栏：2.预览报表的版面布局3.预览报表7.6.2打印与保存报表1.打印报表2.保存报表本章总结作业：1.报表是由哪些部分组成的？每部分的主要功能是什么？2.报表的形式有几种？各有什么特点？3.Access2003报表的创建方法有哪些？4.如何对报表中字段进行排序与分组？分组的主要目的是什么？5.如何为报表对象指定数据源？6.如何在报表中使用计算控件？7.在报表页脚和组页脚中使用计算控件与在主体节中使用计算控件有何不同？8.熟练掌握使用报表设计器创建报表的操作。9.如何创建主/子报表？10.如何在报表中插入日期、时间和页码？