《会计电算化》第4章

12020/2/22第四章会计信息系统管理22020/2/22系统初始化系统管理基础设置本章主要内容32020/2/22第一节系统初始化42020/2/22会计工作是严谨的，特别在实施网络化、数字化管理时更需要以科学的方法来对待各项工作。会计信息系统的初始化则是会计电算化中一项十分重要的工作，它是整个会计电算化工作的基础。这个基础的好坏，将直接影响到会计电算化这座大厦的质量和运作。系统初始化清晰的科目结构、明了准确的数据关系，会使财会人员在账套启用后的日常处理和财务核算工作中思路畅顺、处理简捷。3.1系统初始化52020/2/22•基于商品化通用会计软件模式的会计信息系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”。这种工作本身对技术性、专业性要求较高，工作量较大，涉及的范围较广，所以必须给予充分的重视，为信息系统正常运行打下良好的基础。初始化阶段要做的工作包括整个系统的初始化和账务处理系统的初始化两个方面。3.1系统初始化62020/2/22•系统初始化设置首先要由系统管理员对系统管理功能进行账套建立。所谓账套，是指在会计软件系统中为每一个独立核算的单位所建立的一套完整的账务体系。账套包括了一个企业所有会计核算所需的资料文件，其作用相当于手工操作条件下明确会计核算的主体。建立账套的过程也称为设置账套。通过对账套的管理，可以实现在同一电算化系统中为多个会计主体完成会计核算工作的任务。这为一些小核算单位开展代理记账等带来了方便。3.1系统初始化72020/2/22第二节系统管理82020/2/22•在财务、业务一体化管理应用模式下，企业级财务软件与传统的财务软件产品有着根本的不同，它是由多个产品组成，各个产品之间相互联系、数据共享，完整实现财务、业务一体化的管理。因此，需要有这样一个子系统专门为其他各个子系统提供一个公共平台，用于对整个系统的公共任务进行统一管理，如基础信息的设置，企业账套的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、角色的划分和权限的分配等，其他任何财务软件的独立运行都必须以此为基础。系统管理的作用92020/2/22包括建立、修改、引入和输出包括建立、清空、引入、输出和结转上年数据包括数据库的备份、功能列表和上机日志等系统管理的主要功能对账套的统一管理对账套中年度账的统一管理对操作员及其权限的统一管理以及设立统一的安全机制102020/2/22•在运行系统之前，首先要新建本单位的账套。建立账套的实质是在会计软件环境里创建一系列的数据库文件，用以存放各种凭证、账簿资料。这个过程是由系统自动完成的。而需要用户完成的工作是：明确当前会计主体的核算要求，输入核算过程中应遵循的规则，以及告诉系统这个单位的一些业务背景资料。以下对建立账套时所要做的主要几项工作分别给予详细说明。帐套管理112020/2/22建立帐套修改帐套删除帐套年度账管理帐套管理的主要内容122020/2/22•建立账套是电算化会计系统新建时的一个必要步骤，是所有会计处理的前提。从操作的角度看，一般会计软件中都提供建账向导功能，用户只要依照系统引导的步骤按界面指示操作即可。•建账过程是通用会计软件的功能与用户单位实际情况相结合的过程，随着账套数据的完善，通用软件的个性化特点也逐步显现。在通用软件环境里建立一个账套，需要输入或设置的项目大致有以下几项。建立帐套132020/2/22账套基本信息是指反映新建账套的有关特征的信息，包括账套编号、账套名称、账套数据存储路径、账套启用会计期间等账套编号账套基本信息账套名称账套数据存储路径账套启用会计期间*Descriptionofthecontents*Descriptionofthecontents设置帐套基本信息142020/2/221、注册系统管理在系统管理界面单击“账套/建立”，在账套信息页面依次输入账套号、账套名称、账套路径、启用会计期等账套信息，2、输入单位信息包括单位名称、单位简称、单位地址、法人代表、联系电话等信息3、输入核算类型-包括本币代码、本币名称、企业类型、行业性质、账套主管，按行业性质预置科目等信息，4、输入基本信息-根据系统的详细设计说明书，用指定的程序设计语言或开发工具予以实现，并进行反复调试5、设置分类编码方案-选择企业是否有外币核算业务，并确定是否对存货、客户和供应商进行分类管理，6、定义数据精度对为了便于用户进行分级核算、统计、管理及提高工作的效率，本系统可以对基础数据的编码进行分级设置建立帐套的操作步骤152020/2/22•建立海思电脑装配公司账套。账套号：888。账套名称：海思公司。账套路径：c：/u8soft/admin。启用会计期：2009年12月。会计期间设置采用系统默认设置。单位名称：泉州市海思电脑装配有限公司。单位简称：海思公司。单位地址：泉州市打铁巷市井胡同44#。法人代表：兰茂泉。邮政编码：362011。联系电话与传真：[phone]。电子邮件：[e-mail]。税号：3987456721325。本币代码：RMB。本币名称：人民币。企业类型：工业。行业性质：新会计制度科目。账套主管：demo。按行业性质预置科目：打“√”。存货、客户、供应商是否分类：打“√”。有无外币核算；打“√”。科目编码级次：4-2-2-2-2。客户及供应商分类编码级次：2-2-3。其余分类编码及数据精度均采用系统默认值。【示例4-1】162020/2/22建立帐套的操作步骤172020/2/22•当系统管理员完成新账套的建立并设置了账套主管后，在未使用相关信息的基础上，可能需要对某些信息进行调整，以便真实准确地反映企业的相关内容。•操作要点：以账套主管的身份进行注册，选择相应的账套进入“系统管理”界面。选择“账套/修改”，进入修改账套功能。根据提示对允许修改的内容进行修改。修改帐套182020/2/22•系统管理员执行账套输出功能时，在“账套输出”界面选择好账套号后，在“删除当前输出账套”复选框前打“√”，系统进行数据备份后，弹出询问对话框：“真要删除该账套吗？”，单击〖是〗，系统即将该账套删除。删除帐套192020/2/22删除帐套202020/2/22•在用友财务软件中，用户不仅可以建立多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。同一账套不同年度的会计数据是通过建立各个年度的年度数据库独立存放于以会计年度命名的文件夹中，以便于运用历史数据进行查询和比较分析。年度账管理包括年度账的建立、清空年度数据、输出和引入年度账及结转上年数据等功能。年度账管理212020/2/22年度账管理建立年度账清空年度数据引入和输出年度账*Descriptionofthecontents结转年度数据222020/2/22建立年度账232020/2/22清空年度帐的操作步骤242020/2/22•输出年度账是将账套某一年度的数据备份到存储介质上的过程，目的是防止意外发生而导致对账套数据的安全性造成影响。企业应定期将年度账的数据备份到不同的存储介质中。•引入年度账是将存储在外部介质中的账套年度数据恢复到系统中的过程。引入年度账一方面有利于恢复系统内数据到输出前状态，另一方面有利于集团公司的操作（子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作）。•操作要点：以账套主管的身份注册进入“系统管理”，单击“年度账/输出”，弹出“输出年度数据”对话框，选择年度后，单击〖确定〗按钮。系统开始输出年度账直至完成。引入和输出年度账252020/2/22•按照会计核算的持续经营假设，企业的会计数据应保持连续性。用友财务软件中，在新年度进行操作之前，需要人为地将企业上年度账中的相关账户的余额及其他结转到新年度帐中。•示例4-13：将北京宏远科技有限公司111账套2006的年度账数据结转入2007年度。•操作步骤：•①以账套主管的身份注册进入“系统管理”。此时注册的年度应该是需要进行结转的年度，如需要将2006年的数据结转到2007年注册进入。•②单击“年度账／结转上年数据”，选择相应模块结转功能进行上年数据的结转。各相关模块确认后，系统自动进行检查并给出相关提示。结转年数据262020/2/22•引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果需要定期将子公司账套引入到母公司系统，可在建立账套时事先进行规划，使各公司的账套编号互相配合，形成系列，这样在引入子公司数据时就可以避免出现覆盖其他公司账套，造成账套数据丢失的情况。引出账套是指将所选取的账套数据从当前软件包系统中卸出，以便实现账套数据的转移。引出与引入是软件数据操作中的一组相互对应的功能。从操作顺序看，先有引出，后有引入。具体操作时，需要操作员指定引出（引入）数据的文件名或文件存放路径。引出（引入）功能与通常的备份（恢复）功能在执行原理和操作方式上非常相似，但属于两个不同的概念。账套的备份与恢复272020/2/22•企业在实际运营中，存在很多不可预知的不安全因素，这些因素的存在有可能对系统安全造成致命性的损害，因此，对于企业系统管理员来讲，应该及时将企业数据存储到不同的介质上（用友软件财务数据的存储功能是通过软件的输出功能来实现的）；另外，对于异地管理的公司，财务数据的备份有利于解决审计和数据汇总的问题。账套数据备份282020/2/22•操作步骤：•①以系统管理员身份注册进入“系统管理”。单击“账套/输出”，打开“账套/输出”对话框。•②选择要输出的账套，单击〖确定〗按钮，系统进行输出的准备工作。任务完成后，系统弹出“选择备份目标”对话框，选择好备份目标后，单击〖确定〗按钮，系统提示输出成功。账套数据备份292020/2/22账套数据备份302020/2/22•在用友财务软件系统中提供了设置自动备份计划的功能，其作用是自动、定时地对设置的账套进行输出备份。利用该功能，可以实现定时、自动输出多个账套的目的，有效减轻了系统管理员的工作量，保障了系统数据安全。设置自动备份计划312020/2/22•为海思电脑装配公司888[2009]账套设置自动备份计划。计划编号：2009-12。计划名称：账套系统初始化期间备份计划。备份类型：账套备份。发生频率：每天。发生天数：1。开始时间：12：00：00。有效触发：2小时。保留天数：10天。备份路径：D：/[888]账套备份计划。•操作步骤：•①以系统管理员身份或者账套主管身份注册进入“系统管理”，单击“系统/设置备份计划”，打开“设置备份计划”对话框。•②单击上方的〖增加〗按钮，打开“增加备份计划”对话框，如图4-10所示。依次输入计划内容并选择相应的账套后，单击下方的〖增加〗按钮，完成备份计划的设置。【示例4-4】322020/2/22设置自动备份计划332020/2/22•账套数据恢复是账套数据备份的反向操作过程，是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能一方面可以恢复系统内受损的数据，另一方面将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司的系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。用友财务软件中账套数据恢复功能是通过软件的引入功能来实现的。•操作步骤：•①以系统管理员的身份注册进入系统。单击“账套/引入”，进入“引入账套数据”窗口。•②选择所要引入的账套数据备份文件，前缀名统一确定后，弹出系统提示信息，询问是不是要重新指定引入账套的存放路径，根据情况进行选择。•③如果欲引入账套的账套号与系统内已有的账套号重复，系统将弹出提示信息。单击〖否〗，取消账套引入操作，返回系统管理界面；单击〖是〗，开始引入账套，稍后，系统提示“账套引入成功！”。账套数据恢复342020/2/22账套数据恢复352020/2/22•为了保证会计信息系统及数据的安全与保密，系统提供操作员设置功能，以便在会计信息系统上进行操作分工及