管理学原理 第十四章 控制基础

第十四章控制基础为什么•世界500强名录中，每过10年就有1/3的企业消失。最近这几年公布国内500强企业，每年淘汰率是20%左右，也就是每年有1/5从人们视野中消失。•计划、组织、领导、控制，谁更重要？要实现企业长远发展，控制！第十四章控制基础•管理的目的是有效地实现组织目标，为此就要进行计划、组织、领导、控制。•计划工作为整个组织确定目标，作出总体规划和部署；•组织工作通过内部结构设计和组织关系的确定，明确组织内各部门的职责，以保证计划的落实和完成；•领导工作是管理者运用职权和威信施加影响，以充分发挥每个人的积极性，指导各类人员努力实现组织目标；•控制工作通过检查、监督、对所出现的偏差加以纠正，从而确保整个计划及组织目标的实现。第十四章控制基础•控制及其前提•控制是组织在动态的环境中为了实现既定的目标而进行的检查和纠偏活动或过程。•控制是计划、组织、领导有效进行的必要保证，离开了适当的控制，计划、组织、领导都有可能流于形式。似是而非的论调1、员工只有在绝对自由的环境下，才能发挥出最大的潜力。2、高明的领导是放飞员工，而不是控制员工。3、最好的控制就是不控制。第十四章控制基础现代控制产生的原因•组织环境的不确定性：为了使目标计划与变化的环境相适应，需监控环境的变化和发展；•组织活动的复杂性：为了避免本位主义，保证各项活动的顺利进行，要监控各部门及其各岗位的工作情况。•管理失误的不可避免：为及时发现失误，明确问题之所在，必须进行经常性的监督检查。管理者需要建立控制系统，以便自始至终地掌握下属的情况，以确保预定目标的实现。问题•雷曼兄弟破产、通用汽车破产，难道这些企业没有控制吗？•管理是艺术，控制是艺术中的艺术。第一节控制系统的建立•一、控制系统的构成•1、控制的对象（考核内容）——整个组织，组织的控制应该是全面的统一的控制；•2、控制目标体系（目标要求）——总目标及其分目标及各项计划指标，控制本身不是目的，无目标的控制是不成立的；•3、控制的方法和手段（考核方法）——包括控制的方法、手段和管理标准，各个组织应视其不同的情境选用相应的控制方法和手段。•4、控制的主体（考核人或部门）——各级管理者及其所属的职能部门，控制主体的控制水平高低决定了一个控制系统的控制水平；第一节控制系统的建立•二、控制的基本前提•1、有计划：要有一个科学的、切实可行的计划：有效的控制是建立在科学的计划基础之上的；控制工作本身也需要有计划地进行。•2、有组织：要有专司控制职能的组织机构或岗位：一个组织，如果没有专门的控制机构，就难以防止执行部门和管理部门由于自己的切身利益而出现制造假象、阳奉阴违、报喜不报忧等情况。•3、有领导：要有畅通的信息反馈渠道：信息反馈的速度、准确性如何，直接影响到控制指令的正确性和纠偏措施的准确性。第二节控制的过程与原则一、控制的基本过程1、确定控制标准2、衡量实际业绩3、进行差异分析4、采取纠偏措施（1）改进工作方法（2）改进组织和领导工作（3）调整或修改原有计划或标准第二节控制的过程与原则二、控制的基本原则1、重点原则：•（1）关键目标•总经理应该直接控制1-3个大客户•（2）薄弱环节•领导亲自抓•（3）例外情况•泰罗指出，在例外原则之下，“经理只接受有关超过常规或标准的所有例外情况的决策。”二、控制的基本原则•2、及时性原则•高效率的控制系统，要求能迅速发现问题并及时采取控制措施。一旦丧失时机，即使提供再准确的信息也徒劳。•及时性•预见性•准确性准确性•控制信息要力求准确•一是要尽量建立客观的衡量方法，对绩效用定量的方法记录并评价，把定性的内容具体化•二是管理人员要从组织的角度来观察问题，避免个人的偏见和成见，特别是在绩效的衡量阶段；•三是明确这些信息不是整人的证据以确保信息的可靠性，因为谁也不愿意提出对自己不利的证据。二、控制的基本原则•3、灵活性原则•未来的不可预测性始终是一个客观的存在•控制应保证在发生某些未能预测到的事件的情况下，如环境突变、计划疏忽、计划失败等情况下，控制仍然有效，因此要有灵活性。•控制的灵活性原则要求：•制定多种应付变化的方案•留有一定的后备力量•采用多种灵活的控制方式和方法二、控制的基本原则•4、经济性原则•控制是一项需要投入大量的人力、物力和财力的活动，其耗费之大正是今天许多应予控制的问题没有加以控制的主要原因之一。•控制的经济性原则要求：•实行有选择的控制，要正确而精心地选择控制点，太多会不经济，太少会失去控制；•改进控制方法和手段，努力降低控制的各种耗费而提高控制效果第三节控制类型•1、事前控制、事中控制、事后控制•2、预防性控制和纠正性控制•防火与救火。•3、反馈控制和前馈控制反馈控制就是根据过去的情况来指导现在和将来。前馈控制是通过分析，预计未来可能发生的问题，在其未发生前就采取措施加以防止。第三节控制类型•4、集中控制、分散控制和分层控制（1）集中控制：由一个控制中心发出指令，操纵所有的管理活动。（2）分散控制：由子系统自行控制。将在外，君令有所不受。（3）分层控制：子系统相对独立控制；上层机构对下层进行指导性、导向性的间接控制。控制必然有阻力•毛主席语录：哪里有压迫，哪里就有反抗。•哪里有控制，哪里就有反控制。第四节控制的阻力及其防范•一、人们反对控制的原因•1、过分的控制：一般地，人们越是感到控制过分，反对和抵制控制的情绪也就越剧烈。•2、不恰当的控制点或控制方法：即使不是面面俱到的控制，如果控制点选择不当，也会遭到反对和抵制。控制方法不当也会导致人们对控制不满。•3、不公平的报酬：有时人们反对控制是因为管理者未能根据考评的结果给予公平奖惩•4、责任制度问题：若职责不明，就容易被一部分人钻空子，通过千方百计地推卸自己的责任，反对和抵制组织对自己的控制。第四节控制的阻力及其防范•二、反对控制的表现形式•当人们反对控制时，常常会以以下几种方式表现出来：1、对抗某项制度；2、提供片面的或错误的信息；3、制造控制的假象——一切正常；4、故意怠工与破坏。第四节控制的阻力及其防范•三、消除控制阻力的方法•1、建立有效的控制系统：要想进行顺利而有效的控制，就必须从一开始就建立一个高效率的控制系统。•2、让尽可能多的人参与控制：参与可减少和避免人们对变革的阻力。•3、采用目标管理：采用目标管理可减少人们对控制的反对和抵触情绪。•4、建立记录备查制度：建立平时各方面的记录备查制度可减少人们对控制的反对情绪。第十五章控制方式与方法第一节常见的经营控制方式一、资金控制（财务控制）•预算控制•会计稽核•财务报表分析二、时间控制：要求组织对其实现目标过程中的各项工作，作出合理的安排，以求按期实现组织目标。网络图、甘特图第一节常见的经营控制方式三、数量和质量控制四、安全控制•人身安全控制工伤、职业病。据统计,我国每生产一百万吨煤,就要死三个矿工。我国每年要产25吨左右。•财产安全控制•资料安全控制第一节常见的经营控制方式五、人员行为控制•鉴定式评价法•指标考核法六、信息控制1、信息控制常见问题•信息不及时、不准确、反应不灵敏2、管理信息系统产生的原因（1）对外部信息的需求（2）对内部信息的需求（3）技术发展所提供的可能性六、信息控制3、管理信息系统应用原则（1）信息系统的建立应有助于组织目标的实现（2）所提供的信息必须是准确和高质量的（3）信息处理和传递必须及时（4）系统运行安全稳定可靠第二节预算•预算：是一种以货币和数量表示的计划，是有关为完成组织目标和计划所需资源特别是所需资金的来源和用途的一项书面说明。第二节预算一、预算的种类1、收支预算2、实物量预算3、投资预算4、现金预算•现金预算就是对现金收支进行预测，并据此衡量实际现金的使用情况。5、总预算第二节预算二、预算的特点1、预算是有时间期限的2、预算是一数字化的计划3、预算通常由专门的组织负责编制4、预算执行情况通常有财务部门负责收集反馈第二节预算•三、预算的作用•1、帮助管理者掌握全局，控制整体情况•2、有助于管理者合理配置资源和控制组织中各项活动的开展•3、有助于对管理者和各部门的工作进行评价•4、预算还便于培育勤俭节约、精打细算的工作作风第二节预算•四、预算工作中常见的错误•1、预算过繁过细•2、错把手段当目标•3、预算依据不足（1）按过去情况增减（2）故意加大预算基数（3）故意缩小预算基数•4、预算缺乏灵活性第三节其他常见的控制方法一、统计分析法•统计分析法是运用各种数量分析方法，对有关的历史数据进行统计分析，从而了解有关因素的发展情况，并据此进行趋势预测的方法。二、专题分析法•专题分析法是指由专门的人员针对某一专题进行专门的调研并作出专门的报告和分析的方法。第三节其他常见的控制方法三、审计法•通过经营审计的方法进行控制。企业聘请外部的或内部的审计人员对企业的会计、财务和其他业务经营活动所作的独立的定期或不定期的评价。四、现场观察法