商业信函

商务业务书函一、商务业务书函的概念1、概念：是指企业在开展商务往来的过程中，以商函、书证形式与商务活动关联方进行业务联络、磋商、洽谈等进行沟通的一些应用文书。2、具体形式主要包括：商函、传真、电传，以及一些专用的书证。二、商务业务书函的作用3、作用1.信息的告知2.主观意愿的表达3.特定事项的解释4.相关要求的明示4、范文天津轻工业品进出口公司：通过商界朋友的介绍，得知道贵公司是天津搪瓷器皿的独家出口商。我公司经销搪瓷器皿已有多年历史，在此期间是最大的批发兼零售商之一。我公司愿与贵公司建立贸易关系。为此，请即将您公司经营的搪瓷器皿目录及价格单寄来，以便我考虑试购一批作为开端。并希望附告大概装运期。盼复顺致商安××贸易公司×年×月×日第一次联系要简明自己得到信息的途径，并介绍自己表明自己的意图、合作的意愿提出要求及愿望三、商函1、概念:即处理商务业务的信件。2、商函的分类（1）按行文分（2）按具体业务项目或内容分包括推销函、咨询函、订购函、索赔函、催款函等。（3）按行文对象分3、商函的写作格式由六个部分组成：称谓、问候语、正文、祝贺语、附件、落款。•（1）称谓，顶格书写。可以是人也可以是收函单位。对人可以加上敬语，对单位要写单位的全称。•（2）问候语，与一般的信件一样，采用惯用的问候语。•（3）正文：开头、主体、结尾a.开头:起因或出发点。b.主体：主干部分，可根据发函的目的，所要表达的具体内容作充分的陈述。c.结尾：表达希望和相关要求。如果第一次与业务合作方交往，结尾处要将本企业的联络方式写清楚，以便对方能准确的回复。•（4）祝贺语，在正文结束后，另起一行。书写时应分两行书写。•（5）附件，随信发的相关文件。如图表、收据、报价单、单据等。•（6）落款，发信人的名称、日期。范文：香港环宇有限公司××总经理：您好，4月9日来函已悉。贵公司3348号信用证项下3吨一级白果，业已装船完毕，拟于×年×月×日由“龙江号”货轮直抵香港，请贵公司注意船期。白果业务，在贵我双方合作下，经与广西等有关省份联系组织货源，已满足贵方所需。今后，我公司将广开土产门路，并在平等互利的原则下，与贵公司继续合作，贵公司若需查询各类土产行情，请随时函电示告知，我公司竭诚服务。盼复顺颂商祺××省土产进出后公司经理×××年×月×日称谓问候语开头主体：表明发函者的意图，继续合作的意愿结尾：提出要求祝贺语落款4、常见商函的写作之间的比较•（1）推销函，是商函中运用最广泛的种类。目的：激发消费者的购买欲。写作要求：介绍商品的优点、产品在市场上的信誉、销售情况等。最好在文章的结尾能突出在近期购买商品能够得到什么样的优惠或者是赠品，鼓励消费者尽快购买。•（2）咨询函，是询问商务信息、商品价格等有关买卖业务的信函。要求：先点名咨询的原因，然后可以直接提出询问或其他请求事项。语言要求温和、友好。如果是第一次接触，应该在信的开头将自己如何获得商品的信息及自己的状况作一简单的介绍。•（3）订购函，买卖双方通过洽谈，确认交易行为，事后需要再以书面的形式确认，同时也可以留下凭证，以免产生差错造成损失的信函。写作要求：表达准确、清楚，以免发生差错。a.准确是指所要购买商品的目录、编号、名称数量、价格等要求准确无误。b.清楚是指买方要向卖方讲述自己要求什货、怎样购买，涉及到运输方式、时间、包装、保险、交货方式等具体条件，不能含糊不清。•（4）索赔函，买方在买卖过程中，因货物未按理想要求或合同的要求，造成买方经济损失的，买方根据自己的权利，可以向卖方提出经济赔偿的要求。索赔函就是在这种情况下，买方为了维护自身的权利，同时也为妥善解决问题所写的信函。写作要求：提出原先双方约定的条件、自己不满的事实、为什么会不满意以及提出解决问题的办法或赔偿条件。注意：在写这类信函时要求有理和礼貌，语言简洁、平和。•（5）催款函目的：一是要回欠款；二是仍然保持与客户之间的关系。要求：①信中态度不能恶劣，避免使用粗鲁、威胁的语言，注意语言的温和、随意。②注意把握催款的“政策”。因为欠款者拖延付款的原因各有不同，要根据顾客的心理发展，分析原因，采取最佳政策。经《证券时报》发出咨询函，湖北潜江制药股份有限公司书面回复如下：贵报于2004年4月26日转来的第20040426104号咨询函已收悉。关于贵报在信中提到的第一、第二条问题：在我前次(4月13日)给贵报的回复中，已经进行了回答；本公司前期的相关公告资料中也对此进行了专门说明。关于贵报中提到的第三条问题：湖北省潜江市制药厂对1997年超范围进行的股份转让是无效的，该厂于2000年对此进行的清退工作，是遵照中国证监会及有关部门的要求进行的整改。湖北省潜江市制药厂表示将继续履行已做出的承诺，对无效转让的股份，随时办理清退手续，妥善解决上述问题。。衷心感谢贵中心为投资者关系工作所作的努力。此致。湖北潜江制药股份有限公司二○○四年四月二十七日×××先生：贵厂×月×日的报价单获悉，谢谢。贵方报价较合理，特订购下列货物：EPSONLQ-100打印机lO台单价1500元总计15000元，STARAR-2463打印机10台单价900元总计9000元，CICIAENCKP-5240打印机10台单价1500元总计15000元。交货日期：×年×月底之前。交货地点：××市××仓储部。结算方式：转账支票。烦请准时运达货物，以利我地市场需要。我方接贵方装运函，将立即开具转账支票。请即予办理为荷。××公司×年×月×日x啤酒股份有限公司：我公司于本月15日从贵公司购买200箱6000罐xx牌纯生啤酒，等级为一级品。但到货后，我方质检人员发现该批货中大约有6箱啤酒的质量明显低于贵公司提供的样品标准。经四川省成都市xx质量监督局抽样检验，这6箱啤酒中含有明显的沉淀物，而且部分抽检样品中大肠杆菌超标，属于不合格产品。随函寄上我公司出具的质检报告。现特向贵公司提出这6箱不符合质量标准的啤酒按照《食品卫生法》的有关规定作销毁处理，同时贵公司需对我公司造成的损失作全部赔偿。特此致函，盼复。成都市xx连锁超市有限公司2010年9月28日x啤酒股份有限公司：我公司于本月15日从贵公司购买200箱6000罐xx牌纯生啤酒，等级为一级品。但到货后，我方质检人员发现该批货中大约有6箱啤酒的质量明显低于贵公司提供的样品标准。经四川省成都市xx质量监督局抽样检验，这6箱啤酒中含有明显的沉淀物，而且部分抽检样品中大肠杆菌超标，属于不合格产品。随函寄上我公司出具的质检报告。现特向贵公司提出这6箱不符合质量标准的啤酒按照《食品卫生法》的有关规定作销毁处理，同时贵公司需对我公司造成的损失作全部赔偿。特此致函，盼复。成都市xx连锁超市有限公司2010年9月28日鲁泰公司：贵公司自2009年9月1日至2010年9月1日止尚欠我公司货款共捌拾万元整，根据贵我双方所签署的合同，贵公司应在2010年10月1日付清该款。现贵公司已逾期30天仍未支付，严重影响了我公司的资金周转和生产安排。请贵公司收到此通知书后30天内将上述逾期未付的货款汇付我公司帐户（户名：××××；开户行：××××；帐号：××××）。否则，本公司将循法律途径或委托相关追收人员上门催收解决，届时可能造成贵公司不良影响并将有损贵公司诚信形象。故特此通知。祝：商祺！华雨公司2010年11月1日