第07章 办公中的桌面信息管理

第7章办公中的桌面信息管理2【本章内容介绍】在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。本章介绍利用Outlook2002组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述该软件的基本功能、处理业务范围及具体操作方法，包括创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议等日常事务进行管理以及日记、便笺的创建与应用。3【本章主要知识点】1.Outlook的账号设置2.联系人的创建与维护3.E-mail创建、收发与管理4.任务的创建与应用5.利用日历创建约会6.利用日历安排会议7.日记和便笺的使用41.Outlook的启动与退出Outlook的启动Outlook的用户账号设置Outlook的界面组成Outlook的退出下一页上一页返回5Outlook的启动启动Outlook有许多方法，常用的有以下两种：1．双击Windows桌面上的快捷方式“MicrosoftOutlook”图标。2．选择单击“开始”／“程序”／“MicrosoftOutlook”命令。下一页上一页返回6Outlook的用户账号设置初次启动Outlook时会出现一个向导，提示用户进行账户设置。操作步骤如下：1．启动Outlook，得到“Outlook启动”对话框，如图7-1，单击“下一步”按钮下一页上一页返回7在如图7-2所示的对话框中，选择“不升级”，单击“下一步”下一页上一页返回8在如图7-3所示的“账户配置”对话框中选择“是”，单击“下一步”按钮下一页上一页返回9在如图7-4所示的对话框中，选择“POP3”，然后单击“下一步”按钮下一页上一页返回105．在如图7-5所示的“电子邮件账户”对话框中，进行如下操作：（1）在“用户信息”一栏，输入用户的名字和电子邮件地址，如“火艳”和“[e-mail]”（2）在“服务器信息”一栏，输入接收邮件服务器和邮件发送服务器的名称，如在“接收服务器”和“邮件发送服务器”对应的文本框中分别输入“371.net”和“smtp.371.net”。（3）在“登录信息”一栏，输入用户名和密码，如“Huo_yan_2002”和“888888”。（4）单击“其他设置”按钮。下一页上一页返回116．在“Internet电子邮件设置”对话框的“连接”选项卡中，选择“连接”方式，单击“确定”按钮，如图7-6所示。下一页上一页返回12Outlook的界面组成下一页上一页返回13Outlook的退出单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击“文件”菜单下的“退出”命令等下一页上一页返回14联系人的创建Outlook中的“联系人”文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起。例如，姓名、电话号码、联系地址、商务传真、电子邮件、生日、纪念日等，还可以方便快速地查找某个人的联系方式，也可将会议请求、电子邮件或任务请求发送给联系人。下一页上一页返回15创建“联系人”的操作步骤如下启动Outlook，单击“文件”／“新建”／联系人”命令，打开如图7-8所示的“未命名－联系人”窗口。下一页上一页返回16在图7-8的“联系人”窗口逐项输入于越的个人资料信息下一页上一页返回17电子邮件的使用创建、发送和接收电子邮件管理邮件电子邮件使用注意事项下一页上一页返回18创建邮件(1)输入邮件的主题（参会人员要求）和以上正文内容。(2)按要求对邮件的正文进行格式设置。(3)收件人、抄送等文本框的填写要求会用“联系人”文件夹自动填写。下面说明利用Outlook进行该电子邮件的创建方法。操作步骤如下：（1）启动Outlook，选择“文件”/“新建”/“邮件”命令，弹出如图7-10所示“未命名的邮件”对话框。下一页上一页返回19一封邮件由邮件头和邮件体两部分组成。邮件头类似于人工信件的信封，包括收件人、抄送、邮件主题等信息。其中：“收件人”一栏填入收件人的E-mail地址，是必须填的；“抄送”一栏根据需要可以填入其它收件人的E-mail地址；“主题”填入一个对邮件内容的作简短概括的词语。邮件体是一封邮件的正文部分。（2）在空白邮件窗口中作如下操作：①“收件人”文本框：输入收件人的E-mail地址“[e-mail]”②“抄送”文本框：输入其他收件人的E-mail地址：[e-mail]；[e-mail]；[e-mail]；[e-mail]”，注意中间用“，”或“；”隔开。③“密件抄送”文本框：也是输入接收邮件副本人的E-mail地址，与“抄送”文本框的不同是该文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的下一页上一页返回20下一页上一页返回21“主题”框：输入文字“参会人员要求”。⑤“正文”框：在主题的下半部分，按总裁的要求输入原文并进行适当编辑和排版下一页上一页返回22发送邮件邮件编写完成后，需要发送。操作时，单击图7-12所示窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。下一页上一页返回23接收邮件单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件。下一页上一页返回24管理邮件邮件排序邮件筛选邮箱管理下一页上一页返回25邮件排序在“收件箱”最右侧“邮件列表”上面有一行图标按钮和文本按钮，每一个图标或文本都表示一种特定的含义，它们会被标记在所收到邮件的前面，根据这些图标可以区别对待所收到的邮件，从左到右分别表示：——重要性；——邮件类型图标，有已读和未读两种状态；——标记状态，当对邮件作有标记时显示该图标；——附件，当邮件有附件时邮件前标出该图标；——显示邮件的发件人；——显示邮件的主题；——显示邮件的接收时间；——显示出邮件的大小。下一页上一页返回26Outlook可以按照这八个字段进行排序，操作步骤如下：（1）鼠标右击“邮件列表”框上面一行的任一字段的名称，如右击“发件人”图标，在弹出的快捷菜单中，选择“升序排序”或“降序排序”命令。（2）在弹出的“查看摘要”对话框中单击“排序”按钮下一页上一页返回27图7-14对话框的“排序依据”下拉列表框中，选择字段名称，如在排序依据中选择“接收时间”，然后单击“递增”或“递减”，最后单击“确定”按钮。下一页上一页返回28邮件筛选邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来，操作步骤如下：（1）在“Outlook面板”中，单击“收件箱”；在出现的“收件箱”窗口中，选择“视图”/“当前视图”命令。（2）在出现如图7-15所示的级联菜单中提供了多种视图方式，其实它们也就是各种选择筛选条件，有“邮件”、“收件人”等，根据需要可以进行选取。（3）单击筛选条件后，邮件列表框中符合条件的邮件留下，不符合条件的邮件被隐藏，如图7-16所示是选择“邮件时序表”将指定日期（默认为当天）的邮件筛选出下一页上一页返回29下一页上一页返回30下一页上一页返回31邮箱管理用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小，按大小或时间搜索邮件，对邮件进行删除、移动或存档，以及清除整理邮箱。操作步骤如下：（1）在“收件箱”窗口中，单击“工具”菜单下“邮箱清除”，弹出如图7-17所示“邮箱清除”对话框。下一页上一页返回322）在“邮箱清除”对话框中单击“单击此处（C）”按钮，可以查看邮箱的大小；单击“单击此处（H）”按钮可以查看“已删除的邮件”大小。单击“查找”按钮，可以查找符合某种条件的邮件；单击“自动存档”按钮，可将旧项目移至本机的存档文件中，在“文件夹列表”的“存档文件夹”中可查看这些项目；单击“清空”可将“已删除的邮件”文件夹中的所有邮件彻底删除。下一页上一页返回33电子邮件使用注意事项预防电子邮件病毒电子邮件的使用技巧与建议下一页上一页返回34预防电子邮件病毒因特网是一个巨大的信息库，每天有数不清的信息在网络上流动，网上同样也可能有恶意的程序。如果这些程序是精心编写的网络病毒，那么，它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播，危险很大。对付邮件病毒，第一是防，如拒收陌生人的邮件，不从陌生的站点下载文件等；第二是杀，如果不慎下载了邮件病毒，可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒，第三是要杀防结合。下一页上一页返回35电子邮件的使用技巧与建议1）尽量使用专门的邮件管理程序现在网上某些网站还提供免费邮箱服务，但其主要供个人使用尚可，如果用于办公业务则有些不太安全，并且不太方便，因为免费信箱的基本操作方法都是用浏览器来操作的。而专用的电子邮件管理程序，如Outlook、OutlookExpress和FoxMail（处于篇幅所限，本书主要介绍了第一种，其实后两种程序某前使用也比较多，读者可以自己学习）可以在离线的状态下撰写邮件，可一次写上若干封，全部完成后再按“发送”按钮自动接通网络集中发出。收信时自动将所有信件一次取回，然后可离线阅读。收发工作完成后自动断线。所以在线时间全部都是在传输信件，效率将大大提高。（2）正确设置E-mail软件正确设置E-mail软件，如使用Outlook、OutlookExpress等软件提供的“收发邮件后自动挂断连接”、“挂断前先提示是否要挂断”等功能，可使收发结束就自动断线。下一页上一页返回363）尽量不要用正式注册的账号收发邮件尽量不要用在ISP正式注册的E-mail账号来收发邮件，甚至不要对外公布这个账号。它一般只提供固定的容量，一旦超出就按每K多少钱来收费。如果遭到邮件炸弹轰炸，或是收到好多垃圾邮件，就要付出经济代价。（4）多申请几个不同站点的免费信箱如果条件允许，不妨多申请几个不同站点的免费E-mail信箱，用于不同用途。如用一个来专门收私人信息，一个处理公务信函，一个收订电子刊物等等。这样，信箱各司其职，显得有条有理。（5）及时取消订阅的邮件列表和电子刊物如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物，则转至相关网址取消订阅，不然电子信箱会塞满各种无关信息。下一页上一页返回37（6）公共场合尽量少填写个人信息在聊天室和一些需要登记个人信息的场合，要尽量少地填写个人信息，以免遭到垃圾邮件的侵袭。（7）及时整理信箱检查信箱并及时删除已经下载的信件，删除尚未阅读但确信不要的信件，以节省时间和信箱空间。（8）注意清除浏览器的历史记录和缓存如果用户在通过浏览器查看自己免费信箱中的信件时，从收件箱中直接打开每封信，那么浏览器会把这些信件长期保存在历史记录和缓存中，攻击者可以在脱机方式下查看历史记录，找出收件人的信件。因此，当在公用的机器上进行电子邮件操作后，应该清除浏览器的历史记录和缓存，以防别有用心的人查看这些信息。下一页上一页返回38任务的创建和使用任务是一项与人员或工作相关的事务，用户可以接受上级分派的任务，也可把任务分派给其他人。当用户有一个新任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。下面以实例问题说明如何创建任务,问题情形如下：假设海田公司为了丰富职工业余生活，促进企业文化建设，决定7月28日（星期天）组织一次郊游活动，现在需要给相关人员下派该任务，要求各位职工报名参加。下面就以该事项为例，讲解如何创建和分派任务。下一页上一页返回391．任务的创建（1）在Outlook面板中，单击“任务”图标，打开“任务－MicrosoftOutlook”窗口。（2）选择单击“文件”／“新建”／“任务”命令，弹出如图7-18所示的“未命名-任务”窗口。下一页上一页返回40（3）在图7-18所示的窗口中，进行如下操作：①在“主题”文本框输入任务名称：“星期天去郊游”。②单击“开始/截止日期”下拉列表框的“▼”，选择开始和截止的日期。③单击“状态”下拉列表框的“▼”选择任务的状态（未开始、进行中等）。④单击“优先级”列表框的“▼”选择任务级别（低、普通和高）。⑤选择“提醒”复选框，设置提