公文处理办法(6.22)doc

—1—文件编号：TXGBⅢ1.0〔2010〕1号批准人：张乃礼承钢公司公文处理实施办法1目的为规范公司公文处理工作，依据国家、政府和上级部门的有关规定，结合公司实际，特制定本办法。2适用范围本办法适用于公司所属各单位、部室、中心的公文处理业务。3定义3.1公文：是指公司在生产经营管理活动中产生的，按照严格的审批、生效程序和规范的格式制定的公务文书。3.2公文处理：指公文（纸质和电子）的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。4职责4.1公司办公室4.1.1负责公司的公文处理与管理工作。4.1.2负责公司OA系统公文处理流程需求提出与优化。4.1.3负责指导、检查二级单位、部室、中心的公文处理工作。—2—4.2二级单位、部门、中心4.2.1配备专（兼）职人员负责本单位、部门、中心的公文处理与管理工作。4.3自动化管控中心4.3.1负责公司OA系统公文处理流程的功能实现与维护。5要点5.1公文种类5.1.1决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。5.1.2决定：适用于对重要事项或者重大行动作出的安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。5.1.3通知：要求各单位、部室、中心办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免人员；批转公司部室、中心及二级单位公文；转发上级单位的公文。5.1.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。5.1.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位、部门的询问。是下级单位及部门向公司汇报工作、反映情况和问题、提出建议及回复公司的询查或交办事项时所用的一种陈述性公文。5.1.6请示：适用于向上级请求批准事项。5.1.7批复：适用于答复各下属子公司请示事项的公文。—3—5.1.8意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。5.1.9函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复审批的问题或有关事项。5.1.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。5.2公文格式：一般由眉首、主体和版记三部分组成。（详见附件1）5.3公文版式：除党群系统和上级部门有特殊要求的公文以红头文件形式发布外，其它公文一律以管理体系文件和便文的形式发布。按公文的发布形式公文的版式主要分以下几类：5.3.1党群系统和上级有特殊要求的公文以红头文件形式发布，根据文件的需要选择使用相应的文头、文件编号和公章。5.3.2以管理体系文件形式发布的公文，采用“承钢管理体系文件”（钢灰色）文头，文件编号执行《文件控制程序》中的文件编号标准，不加盖公章。5.3.3便文5.3.3.1领导班子例会会议纪要套红头、编号，不加盖公章。5.3.3.2机关部室下发的便文不套文头，不编号，不加盖公章。5.3行文规则5.3.1行文应当确有必要，注重效用。5.3.2行文根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越—4—级请示和报告。“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其它单位的，应当用抄送的形式，但不得抄送下级机关。“报告”不得夹带请示事项。5.3.3联合行文应当明确主办部门。5.3.4属于部室、中心职权范围内的事务，应由部门起草，以部、室文件发文，公司主管领导签发。5.3.5对河北钢铁集团，市委、市政府以及省政府国资委、省委、省政府，中央各部、委、办的行文，必须以河北钢铁集团承德钢铁集团有限公司或者河北钢铁股份有限公司承德分公司名义发文，二级单位、部室不能直接对外行文。5.4发文办理：是指制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、复核、登记、编号、套打、盖章、发文、归档、清除（销毁）等程序。公司各级公文通过OA系统并严格按照定置的发文流程进行审批发布。5.4.1拟稿：由拟稿人草拟文稿（公文的草拟要求见附件2），并负责填写发文单中所涉及的标题、主送（在查找框选定）、抄送（在查找框选定）、抄报（或发至）、发送人员、主题词、密级等内容。5.4.2核稿：由拟稿单位主管领导审核文稿内容并签署意见。5.4.3会签：由相关单位的领导签署意见。5.4.4审核：由文件的相关管理部门、办公室主管主任和秘书进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本实施办法的规定，公文的审批程序是否正确—5—等。对不需要行文或者文件不符合行文要求的，提出意见报公司领导同意后，退回主办部门。5.4.5签发：根据公文内容由公司秘书提交相关领导签发。（具体签发规则见附件3）5.4.6复核：公文正式发布前，公司办公室应进行复核。重点是：审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。5.4.7编号：以管理体系文件形式发布的公司文件，由公司办公室编写发放顺序号，其它部分由公文的编制部门按照管理体系文件编号标准负责编写，其它公司文件由办公室文书进行统一编号。5.4.8套打、盖章、发送、存档：文书按照要求进行相关操作，按照发放范围发放文件并存档。5.4.9审批：所有公文严格按照公文审批流程办理，严禁文件越级提交，各审核环节必须填写相应的审核意见。5.4.10请示、报告工作流程：与发文办理的工作流程基本相同，可通过请示报告模块进行操作。5.5收文办理:指收到公文的办理过程。包括内部下发的文件和外来文件。5.5.1内部下发文件的办理，一般包括接收、登记、分办、批办、传阅、承办、催办、归档等环节。5.5.1.1接收文件要及时，做到当日接收，并完成提交拟批操作;公文管理员出差时，要委托专人接收文件;接收文件后，公文管理员要浏览文件，了解文件大致内容，做好在本单位内部流转的准备。—6—5.5.1.2公文管理员负责本单位公文的催办，文件传阅、批办要迅速，要求批办、阅办人员在收到公文后，于次日前完成审批意见，需要核实、处理文件的承办人员于三日内要有审批意见，并提交下一环节。5.5.2外来文件办理:公司内部发文以外的所有公文（以下简称“外来公文”）的办理过程，具体有签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。5.5.2.1外来公文分办件和阅件两种。办件是指需要收文单位办理的公文。阅件是指由收文单位了解来文内容的公文。5.5.2.2签收公文应逐件清点，重要公文要逐页查点。5.5.2.3登记公文应将标题、密级、发文字号、紧急程度、来文单位、件数、收到时间及处理情况登记清楚，以利查询。急件签收人、签发人应注明具体时间。5.5.2.4各单位、部门收到的外来公文，应交由办公室机要秘书，按照收文办理程序进行处理。5.5.2.5办公室签收外来公文后，及时进行收文登记。送主任拟批，按照拟批意见呈送相关领导，根据领导批示意见转送承办部门，并督办落实。紧急公文，应明确办理时限。5.5.2.6承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，立即退回公司办公室并说明理由。5.5.2.7公文办理中遇有涉及其它部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商。如有分歧，主办部—7—门主要负责人要出面协商，如仍不能取得一致，可以报请公司领导裁定。5.5.2.8对有具体请示事项的公文，主批人应明确签署意见、姓名和签批日期，其它签批人圈阅视为同意；对于没有请示事项的公文，圈阅表示已阅知。5.5.2.9送领导批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。逐月逐季检查收文批办落实情况，并通报未办结事项。5.5.2.10阅件应按主管领导批示分送领导和有关工作人员阅读。传阅公文，必须履行登记手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传和延误。公文传阅应建立传阅（退）制度。5.5.2.11传递秘密公文，必须采取保密措施。利用计算机、传真机传输秘密公文，要采用加密装置，绝密公文必须严格按照要求传递，不得用计算机、传真机等传输。5.6公文归档管理5.6.1电子公文的归档：根据国家有关规定明确电子文件归档范围和保管期限，并对具有保存价值的电子文件及时进行归档，由本单位档案部门负责管理。5.6.1.1电子文件归档应符合下列要求：5.6.1.1.1电子文件应在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成；5.6.1.1.2归档电子文件的保管期限划分准确；5.6.1.1.3电子文件及其元数据应同时归档；—8—5.6.1.1.4电子文件归档时，应进行真实、完整、可用方面的鉴定、检测，并由相关责任人确认；5.6.1.1.5电子文件应以国家规定的标准存储格式进行归档，属于国家秘密的电子文件应使用专用保密存储介质存储，并按保密规定办理归档手续。5.6.1.2归档电子文件应按照相关管理要求进行分类和整理。5.6.1.3属于国家综合档案馆接收范围的电子文件，应当按照规定时限向同级国家综合档案馆移交。已建立电子文件备份中心的，应当按照其要求进行移交。5.6.2纸制公文归档管理5.6.2.1公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》和公司档案管理的有关规定定期整理（立卷）、归档，定期归档时间在第二年6月底前完成。个人不得保存应归档的公文。5.6.2.2归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），保证归档公文的齐全、完整，能正确反映单位、部门的主要工作情况，便于保管和利用。5.6.2.3联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其它单位保存复制件或其它形式的公文副本。5.6.2.4归档范围内的公文应确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。5.7公文的管理5.7.1电子文件管理。电子文件是指可以通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音—9—频等不同形式的信息记录和现代数据通信技术传递的公务文书。公司内部下发的公文和河北钢铁集团下发的公文均通过电子文件的形式传递，OA系统产生的办公文档与加盖公章后的纸质公文具有同等效力。5.7.1.1公司所属各单位、机关各部室、中心要指定专人（文书、秘书）负责电子公文管理，并按电子公文的工作流程处理电子公文。5.7.1.2电子公文管理人员必须熟记用户代码和口令，并严格保守秘密，收、发电子公文操作完毕应及时退出该系统。5.7.1.3电子公文管理人员调离工作岗位应及时更换备案表及用户密码。非电子公文操作人员不得上机操作或浏览。5.7.1.4公司办公室发送电子公文的时间为每个工作日全天发送，随时产生文件随时发送，各单位可全天接收公司的电子公文。5.7.1.5公文在流转过程中，在每个环节的处理时间一般不能超过72小时。5.7.1.6标有国家密级的公文不允许在网上传递。对标有密级的文件要按照相应的保密要求进行管理，以防止任何失、泄密情况的发生。5.7.1.7各单位收到电子公文后，如需备查可复制一份（经发文机关允许可复制多份）纸质公文，并在复制的纸质公文右上角加盖复制专用章，注明复制单位、日期、份数。—10—5.7.1.8电子公文介质（硬软磁盘、光盘、U盘等）应按下列要求管理：5.7.1.8.1电子公文介质的使用和保存，等同类同纸质公文的使用和保存。5.7.1.8.2电子公文介质的销毁，等同类同纸质公文的销毁，必须进行登记，确保不漏销、不丢失。5.7.1.8.3电子公文立卷存档可存光盘，并存储一份，留查一份。5.7.1.9电子文件在形成和办理过程中，应具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求：5.7.1.9.1能够有效表现所载内容并可供调取查用；5.7.1.9.2能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更改；5.7.1.9.3在信息交换、存储和显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容真实、完整。5.7.1.9.4涉密电子文件的原件形式应符合国家有关保密法律法规的规定。5.7.1.10电子文件应采用符合国家标准的文件存储格式，要定期备份存储，确保能够长期有效读取。由自动化管控中心完成，并予以记录。5.7.1.11电子文件形成单位应对电子文件形成的过程稿及其相关信息的留存和安全保密等作出明确规定