公文处理培训课件

2012年3月14日12012年3月14日2一、公文组成1、眉首部分：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人。2、主体部分：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注（对公文发送、阅读范围的说明，标注在成文时间的左下方，主题词的上方，并用括号括起来）。2012年3月14日3二、公文格式公文格式分为“一般格式”和“特定格式”特殊格式包括：1、命令格式2、信函式格式3、会议纪要格式★向上级机关报送公文必须使用“一般格式”2012年3月14日4三、秘密等级和保密期限设计国家秘密的公文如有具体保密期限，应当明确标注，否则按照《国家秘密保密期限的规定》，凡未标明或未通知保密期限的，按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。2012年3月14日5四、签发人指制发公文机关的主要负责人，即正职或主持工作的负责人，联合向上行文，应一一注明联合行文单位的签发人姓名。五、公文的文种公文的文种是根据行文目的、发文机关的职权、与主送机关的行文关系这三个要素而确定的。2012年3月14日6国家机关公文种类（13个文种）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要上行文是适用于下级机关向上级机关或其上级业务部门使用的公文文类，例如汇报、报告、请示等等；下行文是适用于上级机关向下级机关使用的公文文类，例如批示、指示、通报等等；平行文是同级机关或无业务指导和行政领导关系的单位之间使用的文种，例如函。2012年3月14日7几种常用的文种1、公告和通告：前者适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，后者适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（注意两者的区别）2、通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。3、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。2012年3月14日84、报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。5、请示：适用于向上级机关请求指示、批准。（主送机关只能写一个，不能越级请示，不能一文多事）6、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。（可用于回复上级部门征求意见的通知，例如回复市局，文件标题可写成《关于XXXXX事项的回复意见》）7、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。2012年3月14日98、函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（常用于信访回复函件）从函所起的作用来看，可分为一下几种：1）告知函。即把某一事项、活动函告对方，或请对方参加（如会议、集体活动）。这种函的作用和内容类似通知，只是由于双方不是上下级和业务指导关系，使用“通知”行文不妥，故应该用“函”。2）商洽函。主要用于请求协助、支持、商洽解决办理某一问题。比如干部商调函，联系参观学习函、要求赔偿函等。3）询问函。主要用于询问某一事项、征求意见、催交货物等。4）答复函。主要答复不相隶属机关询问相关方针、政策等问题而不能用批复时使用。2012年3月14日10函的写作方法：①去函:主要用于与有关单位商洽工作，询问有关问题或向有关部门请求批准等，其行文是主动的。这种函一般包括缘由、事项和结尾三个部分。缘由部分一般须把所商洽的工作、询问的问题或请求批准的事项具体写清楚。如果内容较多，要采用分条的写法，使之条理分明。结尾只需写出“请研究函复”、“请函复”、“盼复”或“以上意见当否，请复函”等语即可。②复函。是用于答复商洽、询问的问题或批准有关单位的请求事项。这种函的行文一般是被动的，具有很强的针对性。复函的正文包括缘由、答复、结尾三部分。缘由部分要针对来函写收函情况，然后用“经研究，函复如下”过渡到下文。答复部分是复函的主题，要根据来函的做出具体的答复。答复时一定要注意分寸，不得违背政策界限，结尾可写上“此复”或“特此函复”，也有的不写。2012年3月14日11六、文件内容（一）标题：公文的标题应概括地说明公文的内容，而且必须符合有关规定，在标题的结尾一定要加上公文所属的文种。标题注意事项：（1）标题结尾要注明文种，例如“关于*******的通知”、“关于******的请示”，而不能用“关于******的回复”之类的标题，因为“回复”不属于13个文种中的一个。2012年3月14日12标题注意事项：（2）除法规规章名称加书名号外，一般不用标点符号，例如“转发《*****》的通知”当中的书名号可以去掉。（3）标题中部门与部门名称之间不需要加标点符号，例如表述为“区食品药品监管局区教育局”即可。（4）标题中“关于”和“对”两个介词不可以连用，例如“关于对辖区内化妆品生产企业开展专项检查的通知”可改为“关于开展辖区内化妆品生产企业专项检查的通知”。2012年3月14日13标题注意事项：（5）在请示当中，标题不需要重复表述“关于请示×××”、“关于申请×××”、“关于请求×××”，直接表述为“关于×××（事项）的请示”即可。（6）回复征求意见类的复函，题目不宜冗长，例如“关于征求××××（征求意见稿）意见的复函”可改为“关于××××问题的复函“。（7）标题中文种不能重复，例如：“关于××××意见的通知”、“关于××××意见的复函”。2012年3月14日14（二）主送机关主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。主送和抄送不能重复，注意单位之间的排序。（三）公文内容中的引文引文应当先引标题，后引发文字号，再次出现时刻直接引用发文字号。例如：《关于开展春节期间食品安全专项检查的通知》（番食药监办〔2011〕1号）2012年3月14日15（四）成文日期要用汉字书写，以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。注意：“零”要用特殊符号“”表示，而不能用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”表示。正确写法为“二○一二年一月二十一日”。（五）结构层次序数第一层为“一、”第二层为“（一）”第三层为“1．”第四层为“（1）”。2012年3月14日16（六）附件：公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。公文如有附件，应当注明附件的顺序（用阿拉伯数字）和名称。附件的序号和名称前后标识应一致。附件不用添加“《》”。（七）印章：公文除《会议纪要》和以电报形式发出的意外，应当加盖印章。单一发文时，只需要在标识成文日期（右空4字）上加盖印章，不署发文机关名称。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（八）主题词：类别词+类属词+文种2012年3月14日172012年3月14日182012年3月14日192012年3月14日202012年3月14日212012年3月14日222012年3月14日232012年3月14日242012年3月14日252012年3月14日262012年3月14日27参考资料《国家行政机关公文处理办法》国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》涉及的几个具体问题的处理意见《中国共产党机关公文处理条例》2012年3月14日28谢谢！