公文处理管理办法

附件公文处理管理办法第一章总则第一条为促进公司（以下简称“公司”）公文处理工作流程化、标准化、常态化，不断提高公文处理工作的质量和效率，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条本办法适用于公司及直属各单位（以下统称“各单位”）的公文处理工作。第三条本办法所称公文，是指各单位实施领导、履行职能、指挥生产和经营管理的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，贯彻落实上级部署，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况，依法经营和进行商务活动等的重要工具。第四条本办法所称公文处理工作，是指公文的发文办理、收文办理、整理归档、公文管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第六条公司总经理办公室、党委工作部、纪委工作部、工会办公室分别负责公司行政、党委、纪委、工会的公文处理工-2-作，是公司相应公文处理的职能部门，并对各单位的相应公文处理工作进行指导和督促检查。各单位应设立文秘岗位，指定符合岗位要求的人员，按照本办法的要求开展相关工作。文书、文秘人员应当忠于职守、作风严谨、具备相关专业知识。单位内设临时机构一般不对外发文。第七条非涉密公文应当通过公司OA办公系统进行处理。特殊情况下，不宜使用OA办公系统的，可以采用书面形式。第二章公文种类第八条各单位的公文主要包括正式发文（文件式公文）、便函（信函式公文）、内部公文和专用文件等四种类型。第九条正式发文是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内重要事务的公文，主要种类包括：1.决定：适用于对重要事项做出决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。2.通知：适用于任免干部，发布、传达要求下级单位和有关单位周知或者执行的重要事项，转发上级单位重要公文。3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者告知重要情况。4.报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，回复上级单位的询问。5.请示：适用于向上级单位请求指示、批准。-3-6.批复：适用于答复下级单位重要请示事项。7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。8.函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批重要事项。第十条便函包括单位便函（公司便函）和部门便函。（一）单位便函是以单位名义发布的、用于处理本单位职责范围内一般性事务的公文，主要种类包括：1.函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批一般性事项。2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位和有关单位周知或者执行的一般性事项，召开重要会议，转发公文。3.批复：适用于答复下级单位一般性请示事项。4.报告：适用于回复上级单位或部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。5.意见：适用于对一般性问题提出见解和处理办法。可用于上行文、下行文和平行文。（二）部门便函是以部门名义发布的、用于处理部门职责范围内相关事务的公文，主要种类包括：1.函：适用于不相隶属单位或部门之间相互商洽工作、询-4-问和答复问题。2.通知：适用于发布、传达要求本单位内部机构、下级单位或部门周知或者执行的一般性事项，召开常规性或一般性会议，转发一般性工作文件。3.答复/回复：适用于向下级单位答复一般性问题，但不得用于批复下级单位请示事项。4.报告：回复上级单位的部门提出的一般性问题，提供一般性资料或工作报告等。第十一条内部公文是用于单位内部处理、协调和安排各种工作的公文，主要种类包括:1.决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。2.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。3.签报：适用于单位内设机构向本单位领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及重要公文的起草过程、有关事项的背景、承办部门的意见和建议等事项。4.工作联系单：适用于单位内各部门之间商洽工作，询问和答复问题。5.外联记录单：适用于记录外单位以电话、传真、邮件等方式联系工作的有关内容，并报告单位领导或报送有关部门。6.内部通知：适用于各部门发布需要本单位内部机构周知的一般性事项，是部门便函通知类公文的简化形式。7.管理要情、党建要情、简报：适用于各单位或部门在一-5-定范围内发布专项工作或特定工作的动态、进展等信息。发布范围可以是本单位领导、各部门，也可以是公司所属各相关单位。8.其他：各单位可根据需要制定其他内部公文种类，并以适当的形式予以公布。第十二条专用文件是指在一定业务范围内使用，有特定格式和处理程序的公文，一般用于常规性审批公文。专用文件的公文格式、适用范围、工作程序和管理要求等由使用单位确定，并以适当的形式予以公布。第十三条规章制度的具体公文处理，另行制定管理办法。第三章行文规则第十四条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况下需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。第十六条向上级单位行文，应当遵循以下原则：1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。2.下级单位的请示事项，如须以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。-6-3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。4.除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，也不得以单位负责人名义向上级单位报送公文。5.各单位内各部门不得直接向上级单位行文。除应上级单位要求外，下级单位一般不向上级单位内部机构正式发文。6.受双重领导的单位向一个上级单位行文,必要时抄送另一个上级单位。行文时应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。第十七条向下级单位行文，应当遵循以下原则：1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。2.上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送下级单位的另一个上级单位。3.上级单位原则上不得向下级单位内部机构行文。上级单位内各部门在职权范围内可向下级单位或部门行文，但不得发布指令性公文，不得批复下级单位请示事项。第十八条不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指令性要求。第十九条同级单位之间必要时可联合行文。联合行文按主办、协办单位次序依次签发，一般不使用复印件会签。-7-第二十条公文回复原则：密文密复，明文明复。严禁密文明发，明文中不得有涉密内容。第二十一条对不符合行文规则报送的公文，上级单位或本单位公文处理职能部门应当责令其纠正或者撤销。第四章正式发文的公文格式和办理第二十二条正式发文一般由密级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机构和印发日期、页码等部分组成。1.公文密级、保密期限和紧急标识要清楚。涉及国家秘密的公文应当分别标明“绝密”、“机密”或“秘密”，涉及商业秘密的公文应当分别标明“核心商密”或“普通商密”，密级和保密期限之间用“★”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。紧急公文应当分别标明“特急”、“加急”。标注密级一般使用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；标注紧急程度一般使用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，按照密级和保密期限在上、紧急程度在下的顺序分行排列。2.发文单位标识由发文单位全称或者规范简称后加“文件”组成。发文单位标识居中排布，至版心上边缘35MM，使用华文中宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。-8-3.发文字号包括发文单位代字、年份、发文顺序号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字，按年份累计编号，序号后面加“号”字。发文字号编排在发文单位标志下空两行位置，下行文居中排布，上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色分割线。4.签发人是在上报的公文中批准签发的领导姓名，上报的公文需标识签发人姓名。平行排列于发文字号右侧，右空一格，由“签发人（3号仿宋体字）”三个字加全角冒号和签发人姓名（3号楷体字）组成。5.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(即事由)并标明公文种类，一般由发文单位名称、事由和文种组成。标题中除法规、规章和转发文件名称加书名号外，一般不用标点符号。标题排列要美观，回行不能断开词意。标题用加粗的2号华文中宋体字，可分一行或多行居中排布在红色分割线下空两行的位置。6.主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或同类型单位统称。编排于标题下空一行位置，居左定格，回行时仍定格，最后一个机关名称后标全角冒号。7.正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文的首页必须显示正文。正文从主送单位下一行开始，每自然段左空2-9-字，回行定格，数字、年份不回行。一般用3号仿宋体字。正文行间距根据文件长短进行调整，一般为28磅。8.公文如有附件，应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.××××”），附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。9.发文单位署名为发文单位全称或规范化简称。署名下标注成文日期，成文日期以负责人签发的日期为准，一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。10.公文应加盖印章，印章盖在成文日期上。印章应与发文单位名称相符。特殊情况下，如发文机构与印章名称不符，应标明“代章”字样。印章端正，居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期距印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。-10-11.公文如有附注（公文印发传达范围等需要说明的事项），应当加圆括号标注，居左空二字编排在成文日期下一行。12.附件是公文正文的说明、补充或者参考材料。附件应当另面编排，与公文正文一起装订。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件格式要求同正文。13.抄送单位是除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。14.印发机构和印发日期是指公文的印制机构和印制日期，印制机构一般为公文的职能部门。印发部门和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分割线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。15.页码是公文页数顺序号，首页不标注页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，居中编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线上距版心下边缘7MM。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。16.关于联合发文，同级单位或党政之间联合发文，应使用-11-主办方的发文标识和发文字号。联合发文的成文日期以最后签发单位负责人的签发日期为准。联合发文的所有发文单位都应在公文落款处加盖印章。如确有困难，可只由主办单位加盖印章，并标明“代章”字样。17.公文应使用国际标准A4型（210mm*297m