L4-《采购与供应的谈判与合同》-讲义

©《采购与供应的谈判与合同》CIPS采购与供应文凭DiplomainProcurementandSupply©招标方法•公开招标，将招标邀请广泛公布并对任何潜在投标人开放。•选择性招标，对潜在供应商的资格进行预审，并最终确定3~10个供应商参加投标邀请。•限制性公开招标，邀请有潜力的供应商合同竞价，但对这些供应商已根据招标人公布的限制条件进行部分资格预审。©•界定要求•向供应商清楚地传达要求•使风险和成本最小•提供一种评价质量或合格性的手段•支持标准化和一致性一个有效的规格©•工程图纸、设计或蓝图（技术或设计规格）•化学配方或成份或材料的”配方”（组成规格）•品牌名称和型号名称或型号的规格•产品的样品•符合公认标准的规格一致性规格可以采取以下形式：©•功能、性能或能力•关键工艺输入•操作环境和条件•要求产品如何与过程的其它要素接口•所需的质量等级•所需的安全等级和控制•所需的环境性能等级和控制•所用的的标准和方法典型的性能规格的细节©•所界定的绩效标准•以前的绩效•其它可对比组织（例如其它供应商）的绩效或标准标杆供应商绩效测量©•增加和改善（以结果为重点）在绩效问题上的沟通•实现或超越规定绩效水平的激励。•支持买方-供应商合作关系•直接比较年同比绩效、识别改进或恶化趋势的能力•聚焦关键结果区域（关键成功因素•清楚界定所分担的目标•减少冲突。采用KPI的益处©供应商绩效的一般KPI成功因素样本KPIs成本管理•获得的降价金额或百分比•提出或实施的成本降低动议的数量•可接受的与预算成本的成本偏差的百分比范围质量绩效、•次品和退货、错误或报废件的百分比或数量交货合格性•客户投诉（例如来自用户或最终客户的投诉）和/或退货的数量或合规性•在质量管理标准（例如ISO9000）和/或环境管理标准（例如ISO14001）下的认证及时性/交货•迟交、不正确或不完整交货的频率或百分比•按时全部–OTIF（国际铁路运输政府间组织）–交货的百分比•可以接受的计划偏差范围（截止日期+/–×小时或天）服务•响应问询和问题的快速性资源•给项目分配的最少人员数量或规定等级的资源（例如用于服务提供或外包）©KPI作为绩效的说明绩效标准绩效指标质量管理体系及流程是清楚的，且归档良好成本管理消费品采购价格经过资金价值方面的对标及时性在协定的时间内提供服务数量库存保持在适当的水平，以确保服务的持续性合规性遵守公司的政策及程序©合同条款明示条款是双方在合同中明确规定和认可的条款。默示条款是依据不成文法已被接受的法律规则。条件条款（Conditions）是合同中的关键条款，违反了它可以被无过错方按实质未能履行协议的基本要素论处。保证条款（Warranties）是合同中的非关键条款，违背这类条款不构成实质不履约，因此整个协议无需推翻。©标准合同的优点和缺点优点缺点减少制定合同的时间及成本（包括法律服务成本）。和协定的合同相比，对于势力较大的采购方来说，标准合同条款可能不是那么有利。避免重复（不过在必要的时候可以根据具体情况稍加更改）可能没有包含符合采购方利益要求的特别条款或要求。行业模版合同被广泛接收，从而减少了谈判时间及成本。如果有大的修改变动，仍需要法律顾问。从设计上对双方都是公平的。需要花成本培训采购人员使用模版合同。©•健康与安全承诺。•保密协议。•分包商的使用。•供应商人员。其他相关附件©例如:1投标中标通知函2合同文件的范围3规格或需求声明4带有相关参考号、页码和版本号的技术图纸5一般合同条款6特殊合同条款7投标邀请、投标格式和附表8中标通知函所参考的通讯方式。合同文件明细©•协议（Agreement），采取要约（offer）和承诺（acceptance）。•对价（Consideration）。•建立法律关系的意图（Intentiontocreatelegalrelations）。•立约能力（Contractualcapacity）。具有约束力的合同的各个要素©•任何形式的承诺都是有效的，不论是口头、书面还是根据各方行为推断。•沉默本身并不是承诺：承诺者必须具有某种行动。•受要约人应负责确保适当地和清楚地向要约人传达承诺。•承诺是对某个要约的全部条款的无条件同意（“是”）。要约的承诺©•对价必须是有价值的。•对价必须是充分的，即它是得到法律认可的。对价的两个主要规则©•不同商谈方对一致同意的内容具有不同的认识或记忆。•对不适当或不利条款做出承诺。•合同中的“错误”：即在合同条款中存在误解或歧义时缺乏真正的一致。•合同因条款错误或出现歧义而无效。•产生后续的误解和合同纠纷。•缺乏据以衡量合规性和履约性的合同管理的书面条款。•合同授予决定缺乏透明性和审计跟踪。通过口头约定签订合同的风险©•陈述是在何时做出的。•在做出陈述后是否将其付诸书面。•陈述对接受者的重要性。•做出陈述的人是否已经建议另一方核查其有效性。•做出陈述的人是否具有有关陈述主题内容的特殊知识或技能。影响一个陈述是否变成一个合同条款的因素©表述必须已经诱发了合同。无过失一方不得取消合同，如果：•他不知道该误述。•他知道表述是假的。•他没有依赖该表述。•表述是在合同形成后做出的。误述（Misrepresentation）©•对货物价值的一定程度的夸大是谈判过程可以接受的一个要素，但“过分”的陈述会带来被指不合理及不诚实的风险。•在面对你的供应商准备的公式时，不要仅依赖它的市场知识。应自己进行研究，并且如果你不同意供应商的数字，应向他们提出质疑并要求看一下支持证据。应记住，货物售出概不退换。•如果编写公式，应确保所用的所有定价或市场信息是准确和最新的，并且如果你需要在公式纳入各种估计的价值，应诚实为之，不要采用你知道是或怀疑是不正确的信息。货物售出概不退换原则©什么构成一个有效要约?•要约必须是对在合同中受约束意愿的确定的、不含糊的或无歧义的陈述。•它必须是要约人愿意受其约束的要约。•它必须向受要约人加以成功传达，以至于他意识到它的存在。•在受要约人承诺要约时它必须是“开放的”（仍有效力）。©要约是可供承诺的“开放”要约吗?•如果规定要约仅在特定的时间段内开放，在该时间到期时它将“流逝”。•如果要约是在必须符合某个条件时做出的，在该条件失效时要约将会“流逝”。•要约在被承诺前的任何时候可被取消。•通过拒绝可以终止一个要约。©要约邀请和谈判邀请•报价邀请或投标邀请不是一个购买要约。•在商店中，货物的展示不是一个（销售）“要约”。•货物销售广告本身不是一个要约。•在拍卖或电子拍卖的情形下，一“拍卖品”广告只是一个要约邀请。©一般合同结构协议双方在合同上的姓名和签字（通常包括一份已经阅读并理解所有条款的申明。）定义名称和词汇的定义，以避免在合同正文中重复使用长句子。一般性条款一般性协议条款关于改变、代替或者变化的条款：例如，除非另外签署书面协议，否则不可以对合同做任何变动。关于通知的条款：如何或用什么方式将与合同相关的通知发送出去。商业条款供应商及购买者的权利及义务。采购的标准条款，可能包括：所有权或者权益的转移：在哪个点上商品会成为购买者的财产（例如：在检查及正式的接收后）履行时间：例如一条阐明“时间是至关重要的”条款，说明延迟交付就会造成合同违约。检查/测试：给进来的商品留出合理的检查时间。交付/包装：规定交付和包装必须按照采购订单中的要求来做。指定委派：例如：没有购买者的书面同意，订单的任何部分都不可以分包给第三人。搬运过程中造成破坏或损失的责任（及相关的保险费用）拒绝：例如，一条说明购买者有权因各种原因拒绝商品的条款：（例如：不能令人满意的质量，延迟交付）支付条款©一般合同结构（续）次要的商业条款保密性及知识产权保护（如相关）赔偿金：例如，如产品有瑕疵，供应商担保会赔偿购买者的损失（例如：以消费者补偿条款或产品召回的形式）。担保条款：例如，如所供应的产品有瑕疵，供应商担保会赔偿购买者的损失，如果是在合理的时间内收到相关通知的话。终止：例如，什么时候及如何终止合同。仲裁：例如，解决合同争议应先考虑申请仲裁，而不是到法院起诉。标准条款这些可能包括：弃权：如没有在既定的时间内行使权利不代表在今后不可以继续行使该权利。不可抗力：如因双方无法控制的“不可抗力”事件阻碍或延误合同的履行，则可以免除责任（例如：自然灾害、战争、洪灾等等）。法律及司法管辖权：依据哪个国家或地区的法律来执行这份合同。©•发送所有询价的确认书。•发送所有订单的确认书。•和供应商进行合同谈判，明确条款，达成协议。•检查所有发生了更改的条款和条件（即反要约），这些有可能是附加在供应商的文件中的。•在收到商品的时候，在上面盖上刻有“依据买方的条款接收”字样的章。合同条款的优先权：条款之战©•在国际贸易交易中一份要约或承诺何时变为有效?•被销售货物的物权、产权和风险何时从海外卖方转移给本国买方?•在货物与合同不符时一方具有什么权利?《维也纳国际货物销售公约》©供应合同协议•“一次性采购”（one-offpurchases）•框架协议（Frameworkagreements）•使用微型竞争（mini-competitions）•按需分批发货合同（call-offcontract）•服务合同•资产租借和租赁合同（Contractsforthehireandleasingofassets）©•它使买方和供应商对某一特定情形下、针对规定要求的供货相关的所有条款承担责任。•它使买方和供应商仅对某一特定情形下、针对规定要求的采购和供货承担责任。一次性采购合同的要点©向更广泛的供应商基地开放市场是指：•你不会遗漏掉可能更具有竞争力的潜在供应商。•你也许会发现一些创新的解决方案，如果不这样做可能会失去发现这些方案的机会。•你将能避免因大供应商数量不断减少所导致的市场不景气的危险。中小型企业（SME）供应商©总括订单（blanketorder）这是一个协议，根据该协议供应商负责在一致同意的时间段内以一致同意的价格提供估计数量的物品。•有时不以货币金额规定价格，但协议含有一个确定价格的公式。•通常不事先约定物品供应数量。©框架协议（Frameworkagreements）三个基本选项:•根据与选定供应商达成的框架签发分订单。•在框架中所包括的多个供应商之间开展进一步的微型竞争（竞争性投标）。•转向其他地方（采用适当的合同投标和授予流程）。©分订单（Call-offs）和微型竞争•应用框架协议条款。•在有能力的框架参与者之间举行微型竞争（mini-competition）。©框架协议的例子•来自一个单独供应商的供货。•来自几个供应商的供货。•咨询服务。•小工程。•大工程。©服务合同•货物（Goods）是可被消费的有形物品或物件。•服务（Services）是个人或组织实施的给予利益但不形成任何物的“所有权”的各种行动。•工程（Works）包括建筑物或结构的建造、改造、修理、维护或拆迁等项目，配件安装等。©服务水平协议•包括什么服务；•服务的标准或水平；•活动、风险和成本的责任分配；•如何监控和评审服务与服务水平。•如何管理投诉与争议；•何时及如何评审和修订协议。©《英国货物和服务供应法案1982》部分默示条款解释13谨慎与技能供应商应当以合理的谨慎态度和技能提供服务。14履行的时间如果开展服务的时间没有在合同里面确定下来，而是留待以后来确定（经双方协商同意或者在处理过程中决定），那么服务提供商应当在一段“合理的”时间段内完成该服务。15对价（Consideration）如果服务的对价没有在合同中确定，而是留待未来确定（经双方协商同意或者在处理过程中决定），那么购买者应当相应支付“合理的”酬劳。©服务合同和外包合同定义解释服务合同（servicecontract）是一种供应合同，只不过供应的是一种服务而不是有形的商品。A公司希望采购某种服务，如咨询或保洁服务，与一家选定的供应商（B公司）达成合同，依照约定的条款来履行服务。分包（Subcontracting）是在临时出现资源短缺或产能不足的时候，使用外部组织完成买方组织