Excel在经济管理中的应用 第一章

1Excel在经济管理中的应用唐小毅、吴立青、杨钰琳编著2第1章Excel基础31.1Excel基本操作1.1.1工作簿操作工作簿的操作包括新建、保存、关闭、打开和保护等操作一个Excel文件（扩展名：“.xls”）即为一个“工作薄”工作薄、工作表、单元格、单元格区域及其之间的关系一个工作薄最多包含255张工作表一个工作表最多有65536行和256列1.新建工作簿在Excel中新建工作簿，可建空白工作簿或带有各种样式的工作簿。Excel中自带有许多表格模板，通过这些模板，可以快速新建各种具有专业表格样式的工作簿。操作方式：在Excel中，单击“文件”菜单的“新建”命令，Excel将打开“新建工作簿”任务窗格，在任务窗格中单击“本机上的模板”，即可打开“模板”对话框，如图1—1所示。在选择模板时，如果计算机处于联网状态，还可单击“OfficeOnline模板”，在“OfficeOnline”网站上获取模板。4图1—1“模板”对话框51.1Excel基本操作2.保存工作簿在创建工作簿时，如果不及时保存，会因为断电或死机造成工作簿数据的丢失，因此，在工作簿创建时，需要保存工作簿。工作簿的保存，可通过单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，在对话框中指定工作簿的保存位置和工作簿名称。Excel提供的自动保存工作簿的功能（见图1—2），可在每隔一段时间自动保存正在编辑的工作簿，以免有时忘记及时保存所作修改而丢失一些重要的数据。设置自动保存的操作方式如下：单击“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框，选中“保存自动恢复信息”，并设置间隔时间。6图1—2“选项”对话框71.1Excel基本操作3.保护工作簿为了防止他人随意对重要工作簿中的工作表进行复制、移动和删除等操作，可利用Excel提供的保护功能为工作簿设置保护。具体的操作方式如下：单击“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“保护工作簿”命令，打开“保护工作簿”对话框，如图1—3所示。可在对话框中设置要保护的内容，包括结构和窗口，并可设置保护密码。选中“结构”，即可禁止对工作簿（内所有的工作表）进行复制、移动和删除等操作(注意：右击工作表标签后出现的快捷菜单)；选中“窗口”，则可禁止改变工作簿（内所有工作表）的窗口大小。图1—3“保护工作簿”对话框81.1Excel基本操作1.1.2工作表操作工作表的基本操作包括：选定、切换、插入、重命名、删除、移动、复制、隐藏、显示和保护等。1.选定和切换工作表工作表标签是操作工作表的一个快捷方法，对工作表的操作基本上都是通过这个标签来完成。工作簿中有多个工作表，但只有一个工作表是当前工作表，切换工作表可通过单击该工作表标签来实现，同时，该工作表出现在Excel工作窗口中。选定工作表，通过单击该工作表的标签来实现；如果要选定多个不相邻的工作表，可在先选中第一个工作表时，按住Ctrl键的同时，用鼠标去单击其他要选定的工作表标签，即可选中多个工作表。91.1Excel基本操作2.插入和删除工作表在新建的Excel工作簿中，有3个工作表，如果工作表不够，可通过单击“插入”菜单的“工作表”命令，在当前工作表之前插入一个新工作表。同时，新工作表也将成为当前工作表。如果工作簿中存在多余的工作表，可将它们删除掉，具体的操作方式是单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，即可将当前工作表删除掉（注意：删除工作表的操作是不可逆的，操作时一定要谨慎）。101.1Excel基本操作3.重命名工作表与设置标签颜色工作簿中的不同工作表之间需要明确的区分，可采用给工作表命名和改变标签的颜色来实现。工作表命名的操作方式将鼠标指针指向工作表标签，单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“重命名”命令，即标签名变成反选状态，输入新的标签名，即可完成标签更名；也可通过双击标签名称，使标签名反选，即可输入新的标签名。设置标签颜色的操作方式将鼠标指针指向要设置的标签，单击鼠标右键，在快捷菜单中单击“工作表标签颜色”命令，在打开的“设置工作表标签颜色”对话框中，选中要设置的颜色，确定即可。111.1Excel基本操作4.移动与复制工作表在同一工作簿中要进行工作表位置的移动操作，可将鼠标左键指向要移动的标签，按下鼠标左键拖动标签到要移动的位置，松开鼠标即完成移动。如果在拖动鼠标指针的同时，按住Ctrl键，则拖动的结果是在同一工作簿中建立被拖工作表的副本（等同复制）。在不同的工作簿之间进行工作表的移动或复制，则可通过“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，在打开的“移动或复制工作表”对话框中进行设置，如图1—4所示(此对话框也可实现在同一工作簿中工作表的移动或复制)。实现工作簿之间工作表的移动或复制，首先要在“工作簿”框中选中目标工作簿，如果完成的是复制，则需选中下方的“建立副本”复选框，否则，完成的是移动操作。图1—4“移动或复制工作表”对话框121.1Excel基本操作5.隐藏和显示工作表在工作簿中，如果希望某几张工作表不显示出来，则可采用隐藏工作表的方式来实现。隐藏工作表的操作：是通过单击“格式”菜单“工作表”级联菜单中的“隐藏”命令来隐藏当前工作表。要取消被隐藏的工作表，可通过相同的操作，单击“取消隐藏”命令在打开的对话框中选择要取消隐藏的工作表完成工作表的显示操作。131.1Excel基本操作6.保护工作表为工作表设置密码是保护工作表的一种有效的方法。保护工作表的操作方式是，单击“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“保护工作表”命令，在打开的“保护工作表”对话框（如图1—5所示）中，设置密码，并对要保护的内容进行相应的设置，然后单击“确定”按钮，完成工作表的设置。要取消工作表的保护状态，可选择“工具”菜单的“保护”级联菜单中的“取消工作表保护”命令，在打开的“撤消工作表保护”对话框中输入设置保护时的密码，然后单击“确定”按钮即可。图1—5“保护工作表”对话框141.1Excel基本操作1.1.3单元格操作在对工作表的操作中，均是先选择单元格。1.选择单元格或单元格区域选择单个单元格：用鼠标指针单击要选择的单元格，此时，单元格的名称将出现在编辑栏的名称框中。选择一个连续的单元格区域：(方法1)首先选择需选择范围内左上角的一个单元格，然后按下鼠标左键不放，拖动至要选择区域的右下角单元格，松开鼠标左键，即可选中指定的单元格区域；（方法2）选择连续区域的操作还可采用先选中左上角单元格，再按住Shift键，用鼠标左键单击单元格区域的右下角的单元格，通过这样的操作即可完成单元格区域的选择。选择整行或整列单元格：用鼠标指针单击列标题或行标题的方式选中整个列或行。如果要选中多个连续的列或连续的行，可利用按下鼠标左键不放拖过这些列标题或行标题的方式来完成。选择不连续单元格及单元格区域：先选中第一个单元格或单元格区域，再按住Ctrl键，去选择其他要选择的单元格或单元格区域。151.1Excel基本操作2.快速选中特定单元格选中当前工作表中的任意一个单元格，单击“编辑”菜单下的“定位”命令,打开“定位”对话框。如果仅仅是要简单定位到某一单元格，则只需在“引用位置”文本框输入被定位单元格的坐标。如果要有条件定位，则可单击“定位条件”按钮，根据要选中的区域类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型。例如“常量”，此时可以复选“数字”、“文本”等项目，单击“确定”按钮以后，符合条件的所有单元格均被选中。3.快速选中数据区域如果想选中活动单元格所在的数据区域，可以单击“编辑”菜单中的“定位”命令打开对话框。然后单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。选中“当前区域”复选框，“确定”后活动单元格所在的连续数据区域就会被选中（如右两图）。如果要选中某行或某列中含有数据的区域，可以选中该区域中的某个单元格。然后按住Shift键，双击活动单元格在待选中方向上的边线即可。161.1Excel基本操作4.快速选中单元格、区域、行或列鼠标单击可以将当前单元格选中；单击待选中区域的第一个单元格，然后拖动鼠标至最后一个单元格，可以将两者之间的区域选中；单击工作表的全选按钮，可以将当前工作表选中；按住Ctrl单击或使用鼠标拖动，可以选中不相邻的多个单元格或区域；单击行号可将对应的整行选中，或单击列号可将对应的整列选中；沿行号或列号拖动鼠标（或者先选中第一行或第一列，按住Shift键选中结束行或列），就可以选中相邻的多个行或列；先选中第一行或第一列，然后按住Ctrl键选中其他不相邻的行或列；选中某区域的第一个单元格，按住Shift键单击区域对角的单元格，可以将两者之间的矩形区域选中；如果想增加或减少活动区域中的单元格，可以按住Shift键单击选中区域右下角的最后一个单元格，活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域就会成为新的选中区域。171.1Excel基本操作5.快速选中特定区域按F5可以快速选中特定的单元格区域。如果要选中A1:C10区域，最为快捷的方法是按F5，打开“定位”对话框，在“引用”栏内输入“A1:C10”回车即可。6.选中超链接单元格Excel单元格如果存放的是超链接，就不能采用直接单击的方法选中，否则会打开超链接目标。此时可以采用以下两种方法：一是单击并按住鼠标左键，可选中这个含有超链接的单元格。二是先选中超链接单元格周围的某个单元格，用←、→、↑、↓将光标移到含有超链接的单元格，也可以将其选中。181.1Excel基本操作7.固定活动单元格选中某一单元格后按住Ctrl键，用鼠标再次单击这个单元格，其中将会出现一个实线框。输入数据以后敲回车，活动单元格不会发生移动，仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进行试算的场合非常有用。8.单元格快速定位如果要在大型工作表中定位到特定单元格，可以采用以下两种方法：按F5打开“定位”对话框，在“引用”栏中输入待定位的单元格地址，单击“确定”按钮即可。用鼠标单击编辑栏左侧的名称框，在其中输入待定位的单元格地址，再按回车。191.1Excel基本操作9.插入或删除单元格当编辑好一个表格后，如果需要在原有表格中插入单元格以添加遗漏的数据，则可在表格中插入单元格以添加数据。插入单元格的操作是单击“插入”菜单的“单元格”命令，在打开的“插入”对话框中选择插入单元格时活动单元格的处理方式。这样，以保证单元格的插入不影响原数据表的内容和布局。如果需要插入行或列，也可用“插入”菜单的“行”或“列”命令来实现。删除单元格的操作方法单击“编辑”菜单的“删除”命令，在打开的“删除”对话框中，可选择各种不同的删除方式来对删除对象进行相应的设置。201.1Excel基本操作10.合并和拆分单元格合并单元格，即是选中要合并的单元格区域单击“常用”工具栏上的“合并及居中”按钮，即可将选定的区域合并为一个单元格。也可单击“格式”菜单的“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡上，如图1—6所示，选中“文本控制”栏中的“合并单元格”选项，即可完成单元格区域的合并。注意：如果要合并的单元格区域中有多个单元格有内容，合并操作时只能保留左上角的单元格的内容，其他单元格内容将会丢失。拆分单元格，即是取消合并的单元格用格式刷将普通单元格的格式去刷合并的单元格，即可取消单元格的合并。也可利用“单元格格式”对话框，取消“文本控制”栏中的“合并单元格”选项，即可完成单元格的拆分，同时，单元格中的内容将保留在拆分后的单元格区域的左上角。21图1—6“对齐”选项卡221.1Excel基本操作11.单元格命名在有许多数据的工作表中，涉及的单元格数量非常多，这时可以将其中一些单元格进行命名，以使表格的结构更加清晰。为单元格命名的操作方式是：选择要命名的单元格，用鼠标单击编辑栏中的名称框，选中单元格名称，即可输入新的单元格名称，按回车即可。也可选中要命名的单元格或区域，单击“插入”菜单的“名称”级联菜单中的“定义”，在