PowerPoint在管理工作中的应用

第1页共28页EExxcceell和和PPPPTT在在管管理理工工作作中中的的高高级级应应用用第2页共28页PPoowweerrPPooiinntt在在管管理理工工作作中中的的应应用用第一部分：基础概念一、演示文稿构成要素1.文本2.图示3.表格4.色彩二、明确演示文稿的用途1演讲目的2文档目的三、演示文稿的分类1展示型：演讲目的，以图示为主2内容型：文档目的，以文本，表格为主四、展示型演示文稿制作原则：信息可视化1提纲挈领的文本2图示替代文本3图表替代数据的罗列信息以一种直观的方式展现，可以更好地传递演讲内容。要求一定程度的视觉效果。赏心悦目的画面有利于人们增强对演示内容的记忆，但是不要为了装饰而装饰，如此反而会分散观众的注意力。不追求内容的全面，而是追求重点的突出，强化观众对于最主要内容的关注。如果想详细地全面地对主题进行说明，可以使用WORD或者EXCEL。大段的文字演示的效果会很差，是演示文稿的忌讳。要想方设法把文字转化为各种直观的图形来说明和展示。五、展示型演示文稿的特点：1.逻辑性2.可视化六、内容型演示文稿制作原则1框架布局第3页共28页2必要的修饰第二部分：演示文稿构成元素操作新建一个演示文稿。ctrl+M：插入新幻灯片页面一、应用版式。选择“开始”－“版式”，选择一种适合的版式。版式：指幻灯片内容在幻灯片上的排列方式，由占位符组成。占位符：一种带有虚线或阴影线边缘的框，绝大部分幻灯片版式中都有这种框。在这些框内可以放置标题及正文，或者是图表、表格和图片等对象。可以将版式中的占位符移动到不同位置，调整其大小，以及使用填充颜色和边框设置其格式。也可以自己进行版式设定。二、应用模版。选择“设计”，调出设计工作区，选择一种适合的模版。可以对某页幻灯片或者整个文件应用某个设计模版。第4页共28页修改模版：进入母版视图。在应用设计模板时，会在演示文稿上添加幻灯片母版。幻灯片母版是存储关于模板信息的设计模板（设计模板：包含演示文稿样式的文件，包括项目符号和字体的类型和大小、占位符大小和位置、背景设计和填充、配色方案以及幻灯片母版和可选的标题母版）。这些模板信息包括字形、占位符大小和位置、背景设计和配色方案。幻灯片母版的目的是使您进行全局更改（如替换字形），并使该更改应用到演示文稿中的所有幻灯片。通常可以使用幻灯片母版进行下列操作：更改字体或项目符号插入要显示在多个幻灯片上的艺术图片（如徽标）更改占位符的位置、大小和格式更改幻灯片母版时，已对单张幻灯片进行的更改将被保留。一个演示文稿，可以应用多个设计模版。选定幻灯片，选择新的模版，选择“应用于选定幻灯片”。自定义模板：新建PowerPoint文件；点击“视图”-“幻灯片母版”；在母版视图上进行模板的设计，包括背景效果，标题区，页脚区效果，字体，项目符号等；设计完毕后关闭母版视图；点击“文件”-“另存为”，将文件保存类型改为“演示文稿设计模板”，模板制作完成。三、导入演示文稿“开始”-“新建幻灯片”-“重用幻灯片”第5页共28页通过设置左下角的【保留源格式】选项，可以选择是否保留被导入的页面的原始格式。插入的页面将沿用它上面一页的格式信息。四、文本项目符号级别如果存在多个级别的项目符号，按【Tab】可以将文本降为下一级别，【Shift】＋【Tab】将文本升为上一级别。五、插入页脚，页码【插入】【页眉和页脚】，在界面上定制相应内容：六、自动调整自动调整智能标记可以用来调整文本，使之适合当前占位符的大小。第6页共28页七、段落格式首行缩进：将段落中的第一行向右缩进。左缩进：所有行均向右缩进。八、动态表格。在excel中将表格选中，切换到PPT界面，选择“编辑”－“选择性粘贴”，选择粘贴链接。此操作可以使得复制过来的表格数据可以随着源文件的更新而自动更新。为了避免其他阅读者打开文件时看到是否更新链接的提示信息，可以在将文件发送给对方之前断开链接。首行缩进左缩进第7页共28页九、使用控件1.ActiveX控件是用于向用户提供选项或者运行使任务自动化的宏或者脚本。可以在VBA中编写控件的宏或者在脚本编辑器中编写脚本。2.可以在幻灯片中添加控件，以在幻灯片放映时与用户交互信息。比如，在为展台设计的幻灯片中可以使用控件使得观众可以选择放映的内容。3.控件所在的位置：第8页共28页a)b)属性c)查看当前所选控件的属性d)e)查看代码f)启动VB编辑器查看或编辑当前控件代码g)h)复选框i)j)k)文本框l)m)n)命令按钮o)单击时可以启动某个操作的按钮p)q)选项按钮r)单选按钮s)t)列表框u)包含项目列表的框v)w)组合框x)带有下拉列表框的文本框；可以选择或输入y)z)切换按钮aa)单击时保持按下状态，再次单击还原bb)cc)数值调节钮dd)可附加到文本框的按钮ee)ff)滚动条gg)滚动显示内容hh)ii)标签jj)用于提供有关控件信息的文本kk)ll)图像mm)将图片嵌入到演示文稿中的控件nn)oo)其他控件pp)4.在有限区域内显示更多文本内容功能的实现1)选择“控件工具箱”中“文字框”选项，在编辑区按住鼠标左键拖拉出一个文本框，调整位置及大小。2)在“文字框”上击鼠标右键，选择“属性”，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性进行设置。第9页共28页EnterKeyBehavior属性：设为True时允许使用回车键换行。MultiLine属性：设为True时允许输入多行文字。ScrollBars属性：利用滚动条来显示多行文字内容，其中：1-fmScrollBarsHorzontal为水平滚动条；2-fmScrollBarsVertical为垂直滚动条；3-fmScrollBarsBoth为水平滚动条与垂直滚动条均存在。当文字不超出文字框时，滚动条设置无效，当文字超出文字框时，则出现一个可拖动的滚动条。要实现滚动条对文本的控制，必须设置EnterKeyBehavior属性为True，MultiLine属性为True，并按需设置ScrollBars属性。3)输入文字框内容。至此，一个文字可以随滚动条上下拖动而移动的文本框就完成了。可以利用该滚动条在有限区域内查看更多内容第10页共28页第三部分：多媒体的应用一、插入剪贴画与图像【插入】【图片】/【剪切画】。恰当的剪切画可以帮助我们更好地进行页面布局，且可以更好地辅助表达主题思想，提升页面的表现力。二、电子相册1.新建相册三、声音的配置1.插入声音：【插入】【声音】【文件中的声音】，图标为扬声器2.右键单击，可以进行编辑声音选项3.持续播放的声音。在自定义动画工作区，双击插入声音后出现在该工作区的项目。修改停止播放选择选项为在希望停止的幻灯片后。第11页共28页四、播放视频1.直接播放【插入】【影片】【文件中的影片】这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片中，该方法是最简单、最直观的一种方法，使用这种方法将视频文件插入到幻灯片中后，PowerPoint只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制，而没有其他更多的操作按钮供选择。在播放过程中，可以将鼠标移动到视频窗口中，单击一下，视频就能暂停播放。如果想继续播放，再用鼠标单击一下即可。2.控件播放这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的，然后通过修改控件属性，达到播放视频的目的。使用这种方法，有多种可供选择的操作按钮，播放进程可以完全自己控制，更加方便、灵活。该方法更适合PowerPoint课件中图片、文字、视频在同一页面的情况。1)运行PowerPoint程序，打开需要插入视频文件的幻灯片。2)将鼠标移动到菜单栏，单击其中的“视图”选项，从打开的下拉菜单中选中“控件工具箱”，再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。3)在随后打开的控件选项界面中，选择“WindowsMediaPlayer”选项，再将鼠标移动到PowerPoint的编辑区域中，画出一个合适大小的矩形区域，随后该区域就会自动变为WindowsMediaPlayer的播放界面（如下图）。4)用鼠标选中该播放界面，然后单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“属性”命令，打开该媒体播放界面的“属性”窗口。5)在“属性”窗口中，点击“自定义”设置项，点击在后面出现的选择按钮“…”，在弹出的对话框中的文件名或url处正确输入需要插入到幻灯片中视频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时，就能通过[播放]控制按钮来播放指定的视频了。第12页共28页6)为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起，还可以修改“属性”设置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。7)在播放过程中，可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音量]等按钮对视频进行控制。8)在高级对话框中，还可以设置视频开始播放的位置。第四部分：页面组织通常的方式是按照页面的前后排列顺序依次播放，但是有些时候为了更有效地组织具有跳跃性的演讲内容，需要采用其他的页面组织方式。一、多话题陈述---嵌入式演示文稿的制作。1.执行【插入】【对象】，在对象类型中选择“microsoftpowerpoint演示文稿”，单击【确定】，此时就会在当前幻灯片中插入一个“PowerPoint演示文稿”的编辑区域。2.在此编辑区域中可以对插入的演示文稿对象进行编辑，编辑方法与PowerPoint演示文稿的编辑方法一样（如果觉得编辑窗口太小，可以将插入的演示文稿对象以单独的窗口打开，方法是：右击插入的演示文稿对象，选择“演示文稿对象”下的“打开”命令）。点击该处出现右图界面第13页共28页在插入的演示文稿对象中建立需要的幻灯片，然后退出编辑。3.对其他的子话题进行同样的插入。完毕后，将所有对象缩小为较小的尺寸。单击“观看放映”命令进行演示，单击小图片马上会放大，进入内层的幻灯片放映。放映结束马上又返回到了外层主话题的幻灯片中。4.可以利用插入PowerPoint演示文稿这一特殊手段来使PowerPoint文稿的结构清晰明了。5.也可以应用在需要放大观看图片的场合。二、演讲主题结构图。将演讲主题制作成结构图放置在页面固定位置，通过色彩变更提示当前演讲内容。三、超级链接。可以链接到外部文件或者本文档内部其他页面。第14页共28页四、动作按钮。动作按钮可以起到超级链接的作用，但其功能并不局限于此。动作按钮还可以发出声音，运行其他程序，运行自定义的宏等。第五部分：演示文稿布局一、成功的布局1.均衡感2.整体感3.方向感4.核心感二、布局设计的目的1.突出核心主题2.逻辑的可视化表达三、布局的类型根据页面主要内容是文本还是图示来决定采用何种布局类型。第15页共28页1.目录布局：处理文本2.环形布局：一个中心3.均衡布局：多个中心4.线性布局：发展四、布局设计的步骤1.分析演示内容2.确定逻辑结构3.确定布局类型4.着手进行设计五、布局设计的方法牵一发而动全身的中心移动法。彻底突破单调的目录式布局结构，通过移动中心位置来确定布局整体结构的方法。六、布局设计的内容1.位置包括中心的位置，其他元素的位置以及各个元素之间的位置关系。位置设计可以决定演示文稿页面的整体设计风貌，通过不同的位置移动可以形成灵活多变表现力强的页面布局。2.大小包括文本的大小，构成图示的各个独立图形的大小比例关系。大小设计可以有效的突出核心主题并改变单调的页面效果。3.形状包括文本字体和构成图示的图形类型。采用不同的字体可以有效的区别内容，但应该避免采用过多的字体。图示设计应避免全部采用硬线条图形，包括直线和矩形。多采用一些线条柔和的图形，如圆形和曲线，此类图形可以避免硬线条带来的生硬感觉，让页面变得活泼并更准确地传递逻辑内容。第六部分：图示的设计一、可以利用PPT内置的图示，也可以自己制作。内置图示较少，大部分需要另外制作。一种更为可行的方法为：平时建立自己的素材库，工具库。素材库中包括大部分常用的各类图示，需要使用时可以马上调出，可以大大提高制作演示文稿的效率，且可以保证文件风格的统一。需要平时进行有目的的搜集，搜集的来源主要来自互联网。第